基層地質(zhì)檔案管理的實(shí)踐策略探討

何興

【摘要】地質(zhì)檔案涉及到國(guó)土測(cè)繪、儲(chǔ)量等數(shù)據(jù)，管理方面保密要求高?；鶎拥刭|(zhì)檔案管理中存在諸多問(wèn)題，影響到檔案的安全性和完整性?；鶎拥刭|(zhì)檔案管理人員在地質(zhì)檔案管理工作中，應(yīng)積極采取相應(yīng)的策略加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理，提高管理水平。

【關(guān)鍵詞】基層；地質(zhì)檔案；管理策略

地質(zhì)檔案中包含了地質(zhì)測(cè)繪的相關(guān)數(shù)據(jù)，涉及到國(guó)土安全問(wèn)題，管理中保密要求高。因此，管理人員在地質(zhì)檔案管理中責(zé)任重大。而基層地質(zhì)檔案管理中存在很多問(wèn)題，影響到地質(zhì)檔案的完整性和安全性。因此，地質(zhì)檔案管理人員應(yīng)積極面對(duì)當(dāng)前基層地質(zhì)檔案管理中存在的問(wèn)題，探究有效的管理策略。現(xiàn)結(jié)合筆者工作經(jīng)驗(yàn)，簡(jiǎn)要分析基層地質(zhì)檔案管理現(xiàn)狀中存在的問(wèn)題，并探究相關(guān)解決問(wèn)題的方法。

一、基層地質(zhì)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）地質(zhì)檔案項(xiàng)目實(shí)施人員檔案匯交意識(shí)淡薄。地質(zhì)工作中，有些項(xiàng)目實(shí)施人員缺乏完整匯交原始資料的意識(shí)，這就造成相關(guān)檔案資料的不完整性。在地質(zhì)檔案匯交過(guò)程中，口述歸納原始地質(zhì)資料的情況屢見(jiàn)不鮮。而這類行為說(shuō)明項(xiàng)目人員在匯交檔案方面缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊庾R(shí)，完全屬于不負(fù)責(zé)任的行為，從而造成地質(zhì)檔案原始資料不全或缺乏一定的權(quán)威性。

（二）地質(zhì)檔案管理人員專業(yè)背景不足。地質(zhì)檔案涉及的內(nèi)容十分復(fù)雜，檔案種類繁多。在管理方面，各種資料的歸檔十分重要。在歸檔地質(zhì)資料時(shí)，需要根據(jù)地質(zhì)資料的內(nèi)在聯(lián)系、形式特征等進(jìn)行歸類整理，形成齊全成套的地質(zhì)資料。在實(shí)際工作中，常常由于管理人員的專業(yè)背景不足，缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致無(wú)法按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或要求進(jìn)行資料分類、歸檔等，造成一些地質(zhì)資料不齊全、地質(zhì)檔案存放混亂等現(xiàn)象。

（三）地質(zhì)檔案利用不當(dāng)。地質(zhì)工程、環(huán)境評(píng)價(jià)、道路橋梁工程等很多工程項(xiàng)目會(huì)涉及到地質(zhì)檔案的借閱。大多數(shù)工程項(xiàng)目的周期較長(zhǎng)，一些地質(zhì)資料可能長(zhǎng)期處于借閱狀態(tài)，借閱地質(zhì)檔案的人員需要反復(fù)翻閱、查看，加快地質(zhì)檔案的耗損。而且長(zhǎng)時(shí)間的借閱，借閱人員的保密意識(shí)及檔案保護(hù)意識(shí)的淡化，常造成檔案損壞或丟失等現(xiàn)象。很多工程項(xiàng)目施工環(huán)境惡劣，導(dǎo)致地質(zhì)資料得不到應(yīng)有的保護(hù)，加快了地質(zhì)資料的損耗速度。

（四）地質(zhì)檔案管理保密措施不當(dāng)。很多地質(zhì)檔案中都含有保密要求高的數(shù)據(jù)內(nèi)容。管理人員在工作中，主要采用以項(xiàng)目作為歸檔單位進(jìn)行分類歸檔。因此，在同一個(gè)項(xiàng)目中，管理人員將未涉及保密的文件和涉及保密的文件共同歸檔保管，進(jìn)而使該項(xiàng)目列為保密的檔案。雖然采用這一方法可以增加保密性，但實(shí)際上由于涉密文件與非涉密文件混合保存，在使用這些地質(zhì)檔案時(shí)，很容易出現(xiàn)泄密的問(wèn)題，反而沒(méi)有達(dá)到保密的目的。

二、基層地質(zhì)檔案管理策略分析

（一）做好地質(zhì)檔案匯交工作。以往地質(zhì)檔案管理部門在地質(zhì)檔案匯交過(guò)程中，主要以“交什么就收什么的”的態(tài)度接收資料，導(dǎo)致地質(zhì)檔案的匯交工作沒(méi)有很好地完成，尤其是基層檔案管理中，人們?cè)诘刭|(zhì)檔案匯交方面的重視度不夠。因此，檔案管理部門應(yīng)制定完善資料匯交的相關(guān)制度，運(yùn)用有效的管理體系確保地質(zhì)資料的完整性和齊全性。在地質(zhì)資料匯交的過(guò)程中，檔案管理人員要認(rèn)真復(fù)核地質(zhì)工作中各項(xiàng)目的實(shí)施方案、技術(shù)手段及工作精度等，嚴(yán)格杜絕隨意口頭匯交資料的行為。

（二）加強(qiáng)涉密地質(zhì)檔案的管理。由于地質(zhì)資料中涉密的數(shù)據(jù)多，保密級(jí)別也有一定的差異，管理人員在分類歸檔地質(zhì)檔案時(shí)，要嚴(yán)格鑒別文件是否需要保密，并采取相應(yīng)的歸檔和保管措施。涉密的地質(zhì)資料要單獨(dú)裝訂和保存，避免與非涉密資料混合保存，造成管理混亂等現(xiàn)象。對(duì)于涉密的資料，檔案管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的借閱、歸還等制度，制定地質(zhì)資料丟失、損壞的追責(zé)制度。地質(zhì)資料歸檔后，檔案管理人員要及時(shí)做好資料的備份工作。在借閱時(shí)，檔案管理人員有義務(wù)告知借閱者資料的保密性，并簽訂相應(yīng)的檔案借閱保密協(xié)議。資料歸還時(shí)，檔案管理人員要仔細(xì)檢查其完整性及耗損情況，一旦出現(xiàn)破損，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，以免影響日后使用。

（三）規(guī)范化地質(zhì)檔案工作管理。地質(zhì)檔案的歸檔整理要遵循“從一而終”的原則，也就是由立項(xiàng)者來(lái)歸檔地質(zhì)資料。項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人要負(fù)責(zé)立項(xiàng)、勘察到資料匯總整理的過(guò)程。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在勘察過(guò)程中獲取一系列地質(zhì)數(shù)據(jù)，對(duì)其進(jìn)行整理后，編寫報(bào)告及驗(yàn)收等資料，最后形成一份完整的地質(zhì)檔案，并移交至相應(yīng)的檔案管理部門。檔案管理部門的工作人員在接收到地質(zhì)檔案資料后，要嚴(yán)格檢查地質(zhì)資料的完整性、涉密情況等等，做好地質(zhì)檔案的審查工作。地質(zhì)檔案通過(guò)審查和入庫(kù)以后，檔案管理人員要對(duì)檔案進(jìn)行整理。在整理時(shí)，應(yīng)該按照相關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)真執(zhí)行，將地質(zhì)資料做好分類、裝訂、編目、裝盒等工作。在資料的管理過(guò)程中，應(yīng)該加強(qiáng)檢查，保證地質(zhì)檔案的完整性。在地質(zhì)檔案變更中，應(yīng)該做好登記工作，確保庫(kù)存檔案和目錄信息相符合。

（四）加強(qiáng)基層檔案管理信息化建設(shè)。由于紙質(zhì)、實(shí)物等地質(zhì)檔案借閱不便，而且很容易耗損、丟失?，F(xiàn)階段很多基層檔案管理部門十分重視檔案管理的信息化建設(shè)。相比紙質(zhì)資料，電子資料具有可重復(fù)利用、耗損低等優(yōu)勢(shì)。基層檔案管理應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理信息化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，完整保存原始資料的掃描件和電子元件。地質(zhì)檔案管理人員可以通過(guò)計(jì)算機(jī)將檔案進(jìn)行歸類整理，形成一個(gè)完整的電子檔案。在檔案的借閱中，管理人員無(wú)需再手工一個(gè)個(gè)翻閱資料，直接從數(shù)據(jù)庫(kù)中提取相應(yīng)的檔案，使地質(zhì)檔案的保存更加安全。而且將地質(zhì)檔案信息化后，能夠有效防止檔案被篡改，更好地保證了檔案的真實(shí)性和完整性。目前，雖然在地質(zhì)檔案管理中采用實(shí)物和虛擬共同管理的方式，但是依然存在一定的安全隱患。檔案管理部門可以運(yùn)用大容量存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行資料保存，異地存放，避免所有地質(zhì)檔案存放一處，有效降低地質(zhì)檔案損壞甚至丟失的風(fēng)險(xiǎn)

（五）加強(qiáng)地質(zhì)檔案相關(guān)人員的綜合素質(zhì)。在檔案管理過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范來(lái)要求自己，認(rèn)真做好檔案的接收登記、整理歸檔和借閱審批等工作。在地質(zhì)檔案管理信息化的背景下，不斷提高自身的計(jì)算機(jī)能力，并學(xué)習(xí)地質(zhì)方面的相關(guān)知識(shí)，從而提高個(gè)人的業(yè)務(wù)能力。在技術(shù)人員借閱地質(zhì)檔案時(shí)，管理人員要告知其關(guān)于地質(zhì)檔案的涉密情況，做好登記、簽訂協(xié)議等工作，以嚴(yán)格舉措來(lái)增強(qiáng)借閱人員的保密意識(shí)。

（六）構(gòu)建完善的防抵賴機(jī)制。防抵賴機(jī)制主要是對(duì)借閱地質(zhì)檔案的技術(shù)人員起到威懾的作用，防止出現(xiàn)泄密事件。盡管借閱人員與檔案管理部門須簽訂保密協(xié)議，但泄密事件依然發(fā)生，因此，必須要有完善的防抵賴機(jī)制，不僅能夠防止出現(xiàn)泄密事件，也有利于在出現(xiàn)泄密事件后進(jìn)行追查。目前最常用的防抵賴機(jī)制是采用數(shù)字水印技術(shù)，也就是在檔案中嵌入水印信息，其內(nèi)容包括借閱人的姓名、登記信息、用途等等。數(shù)字水印具有識(shí)別性高、魯棒性、隱蔽性的特點(diǎn)。嵌入數(shù)字水印的地質(zhì)資料在經(jīng)過(guò)調(diào)色、扭曲、剪切等操作處理后，依然留有完整的水印信息，有效防止借閱人員去除水印信息，進(jìn)而做出泄密的行為。因此，在地質(zhì)檔案中利用數(shù)字水印技術(shù)，能夠有效防止泄密事件，一旦出現(xiàn)泄密事件，可以直接追查到泄密的人員，追究其法律責(zé)任。

三、結(jié)束語(yǔ)

在地質(zhì)檔案的管理過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到地質(zhì)檔案的涉密問(wèn)題。一方面，檔案管理人員要從自身做起，提高個(gè)人的業(yè)務(wù)能力，做好地質(zhì)檔案的整理、保管、借閱等工作，保證地質(zhì)檔案的完整性。另一方面，管理人員要加強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)格把控地質(zhì)檔案管理工作中相關(guān)安全措施的實(shí)施情況，如按要求落實(shí)防抵賴機(jī)制等，以確保地質(zhì)檔案的安全性。地質(zhì)檔案的完整性和安全性一直都是地質(zhì)檔案管理工作中的重點(diǎn)，也是難點(diǎn)，需要地質(zhì)檔案管理人員不斷尋找有效的管理措施，提高管理水平。

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