事業(yè)單位文書(shū)檔案的規(guī)范化管理

和煒

【摘要】事業(yè)單位作為我國(guó)主要的社會(huì)服務(wù)性部門(mén)，其工作效率與人們的生活息息相關(guān)，其中文書(shū)檔案管理工作在事業(yè)單位日常管理中占有重要的比重，提升文書(shū)檔案管理工作的效率和質(zhì)量對(duì)于保障服務(wù)質(zhì)量、提升人們的生活水平具有至關(guān)重要的作用，也是事業(yè)單位管理者所關(guān)心的焦點(diǎn)問(wèn)題之一。本文在前人研究的基礎(chǔ)上對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理中存在的主要問(wèn)題進(jìn)行了系統(tǒng)的研究，并有針對(duì)性地提出了合理的解決策略，旨在進(jìn)一步提升事業(yè)單位工作質(zhì)量，促進(jìn)社會(huì)的和諧發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；文書(shū)檔案；管理質(zhì)量；規(guī)范化

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速發(fā)展的今天，對(duì)事業(yè)單位的改革工作已經(jīng)引起了社會(huì)各界的廣泛重視，因?yàn)槭聵I(yè)單位作為主要的社會(huì)服務(wù)型機(jī)構(gòu)，在民眾日常生活中占有重要的地位。事業(yè)單位通常來(lái)說(shuō)業(yè)務(wù)覆蓋面積廣、書(shū)面資料繁多，因此文案管理工作的實(shí)際開(kāi)展效率在很大程度上決定了事業(yè)單位的服務(wù)水平和工作質(zhì)量，也與民眾對(duì)政府部門(mén)的滿(mǎn)意度息息相關(guān)。因此通過(guò)多種手段提升事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性在促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展方面發(fā)揮著重要的作用。

一、我國(guó)當(dāng)前事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展現(xiàn)狀

（一）文書(shū)檔案未實(shí)現(xiàn)集中管理。當(dāng)前事業(yè)單位文書(shū)檔案管理中存在的首要問(wèn)題就是沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案的集中管理，相應(yīng)的檔案由對(duì)口部門(mén)集中處理，各部門(mén)之間的聯(lián)系不暢，檔案管理效率底下。以某地事業(yè)單位的檔案管理工作為例，該事業(yè)單位共有13個(gè)下屬事業(yè)單位，每個(gè)事業(yè)單位都有一個(gè)檔案室，分管醫(yī)療檔案、養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案、大學(xué)生檔案、勞動(dòng)監(jiān)督檔案等，由于我國(guó)人口基數(shù)非常龐大，所涉及到的工作量和工作范圍都極為龐雜，如就業(yè)檔案管理處掌管著全市7萬(wàn)份事業(yè)檔案，其他的就業(yè)檔案更是數(shù)不勝數(shù)，因此工作量非常龐大，需要更多更加專(zhuān)業(yè)的人才從事該工作。另外，各部門(mén)之間沒(méi)有建立統(tǒng)一的共享機(jī)制，且各部門(mén)之間由于職能、對(duì)象等不同，相互之間的交流互動(dòng)不強(qiáng)，工作效率也無(wú)法令人滿(mǎn)意。

（二）庫(kù)房分散、檔案存儲(chǔ)成本過(guò)高。上面已經(jīng)提到，我國(guó)人口基數(shù)較大，相應(yīng)的各類(lèi)文書(shū)檔案數(shù)量也十分龐大，這就需要更多的庫(kù)房檔案進(jìn)行存放?？v觀我國(guó)各地事業(yè)單位檔案存儲(chǔ)現(xiàn)狀，所有的檔案被分散存儲(chǔ)在幾個(gè)不同的倉(cāng)庫(kù)中，且由于檔案的材質(zhì)對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境有較為嚴(yán)苛的要求，各個(gè)存儲(chǔ)倉(cāng)庫(kù)都安裝有空調(diào)、電腦、空氣干燥機(jī)以及其他必備的辦公用品，造成了資源浪費(fèi)，也使得存儲(chǔ)成本持續(xù)居高不下。另外，由于一些事業(yè)單位的建筑面積有限，沒(méi)有充足的庫(kù)房用于存儲(chǔ)檔案，只能向外界租賃，無(wú)疑又增加了存儲(chǔ)成本。還有，一些檔案管理人員工作中存在粗心大意的毛病，沒(méi)有嚴(yán)格按照管理制度進(jìn)行檔案的分類(lèi)管理工作，往往會(huì)造成一些關(guān)鍵檔案的損壞、遺失等，且檔案的安全狀況比較堪憂(yōu)。

（三）文書(shū)檔案管理人員不足、人才素質(zhì)不強(qiáng)。事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的復(fù)雜性和專(zhuān)業(yè)性決定了從事檔案管理人員必須具備較好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和檔案管理技術(shù)，也對(duì)其組織能力、協(xié)調(diào)能力和綜合實(shí)踐能力提出了更高的要求。反觀我國(guó)各地區(qū)的事業(yè)單位檔案管理工作，由于主要工作人員有限且他們還要應(yīng)對(duì)其他各種日?，嵥槭聞?wù)，沒(méi)有充足的精力投入檔案管理工作，很多需要在一定時(shí)間內(nèi)完成的工作中都需要突擊完成，難免會(huì)忙中出錯(cuò)，甚至?xí)o民眾帶來(lái)切身的利益?zhèn)?。一些工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，很多需要分類(lèi)歸檔、存儲(chǔ)并建立統(tǒng)一的檔案目錄的檔案沒(méi)有落到實(shí)處，工作中效率無(wú)法令民眾滿(mǎn)意。

（四）文案檔案管理模式落后。目前很多事業(yè)單位的文案管理模式中存在一定的問(wèn)題，這就在根本上限制了文案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。當(dāng)前計(jì)算機(jī)技術(shù)與數(shù)字檔案管理技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到了社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，但是事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作還沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和自動(dòng)化，檔案管理質(zhì)量不能滿(mǎn)足社會(huì)經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展要求，也進(jìn)一步影響了服務(wù)質(zhì)量。即使實(shí)現(xiàn)了文書(shū)檔案管理中引進(jìn)數(shù)字技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的事業(yè)單位，其在實(shí)際管理中也存在諸多不合理之處，沒(méi)有根據(jù)本部門(mén)的工作性質(zhì)和文書(shū)檔案管理的特點(diǎn)開(kāi)發(fā)個(gè)性化的軟件掛管理系統(tǒng)，仍然沿用已經(jīng)淘汰的技術(shù)和設(shè)備，甚至一些事業(yè)單位購(gòu)置的計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)被閑置，仍然沿用傳統(tǒng)的人工管理模式，使得文書(shū)檔案管理具有一定的封閉性，長(zhǎng)此以往必然不利于檔案管理工作的長(zhǎng)久發(fā)展。

二、提升事業(yè)單位文書(shū)檔案管理水平的有效建議

（一）提起對(duì)文書(shū)檔案管理工作的高度重視。大量的分析取證表明，造成事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作效率和質(zhì)量低下的一個(gè)根本原因就是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者缺乏對(duì)該工作的高度重視。凡是成績(jī)突出、進(jìn)展順利的工作無(wú)不與領(lǐng)導(dǎo)的重視與關(guān)心息息相關(guān)，文書(shū)檔案管理工作也不例外。因此事業(yè)單位檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該首先從自身角度出發(fā)，端正工作態(tài)度，擺正工作方法，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，摒棄傳統(tǒng)的工作理念與工作態(tài)度，將完成檔案管理工作與服務(wù)大眾緊密聯(lián)系起來(lái)，并要求下級(jí)工作人員努力完成本職工作，做到身先士卒。另外，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，讓全社會(huì)都認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，同時(shí)積極向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)和財(cái)政部門(mén)申請(qǐng)，爭(zhēng)取更多的政策和財(cái)務(wù)支持，切實(shí)解決好檔案管理工作中人員匱乏、資金短缺、檔案管理混亂、人員責(zé)任心不強(qiáng)的問(wèn)題，爭(zhēng)取早日建立一個(gè)綜合性的、性能更加完備的、工作效率更高的大型綜合檔案室。

（二）落實(shí)基本政策。如果說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)重視是前提，那么落實(shí)基本政策就是核心與保障。首先，事業(yè)單位要從完善人員配置入手，編制部門(mén)要根據(jù)不同部門(mén)的工作性質(zhì)與工作強(qiáng)度合理分配不同工作能力和數(shù)量的人員參與檔案管理工作，明確分工，落實(shí)責(zé)任終身制度。其次，要努力實(shí)現(xiàn)公共資源的共享。事業(yè)單位檔案科下屬的工作單位眾多，若每個(gè)單位都配置同樣的一套辦公設(shè)備、檔案用具及檔案信息系統(tǒng)，必將造成檔案管理資源的極大浪費(fèi)。因此必須將這些資源進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，建立完善的辦公用品共享系統(tǒng)，合理配置辦公設(shè)備、避免出現(xiàn)資源浪費(fèi)的問(wèn)題。最后，應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的更新?lián)Q代，增強(qiáng)檔案管理的效率性、安全性以及系統(tǒng)性。事業(yè)單位要設(shè)置專(zhuān)項(xiàng)資金用于引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，逐步淘汰舊有的以紙質(zhì)檔案為主的檔案系統(tǒng)，建立更加完備的社會(huì)保障檔案管理體系。

（三）逐步完善檔案管理制度。一套科學(xué)、合理的文書(shū)檔案管理制度是保障檔案管理工作高效開(kāi)展的關(guān)鍵。一方面，事業(yè)單位要針對(duì)當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)的探究，針對(duì)其中不合理之處出臺(tái)合理的整改措施，逐步彌補(bǔ)文書(shū)檔案管理制度中的漏洞，從而在制度上規(guī)范文書(shū)檔案管理工作的高效運(yùn)行。另一方面，要大力加強(qiáng)工作人員的工作能力和綜合素質(zhì)，提升其專(zhuān)業(yè)能力，并定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，提升其對(duì)于數(shù)字檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和實(shí)際操作能力，并加強(qiáng)工作人員的保密意識(shí)，定期對(duì)檔案管理人員的工作能力和業(yè)務(wù)表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)測(cè)，并逐步完善獎(jiǎng)罰機(jī)制，促使文書(shū)檔案管理走向規(guī)范化和正規(guī)化。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，作為事業(yè)單位日常管理工作中的重要內(nèi)容，文書(shū)檔案管理工作的實(shí)施質(zhì)量在很大程度上決定了事業(yè)單位的實(shí)際運(yùn)行效率以及服務(wù)質(zhì)量，提升文書(shū)檔案管理質(zhì)量在經(jīng)濟(jì)社會(huì)高速發(fā)展的大背景下具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。事業(yè)單位相關(guān)主管部門(mén)應(yīng)該立足于本單位文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀積極開(kāi)展檔案管理制度的改革，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的信息化和科學(xué)化建設(shè)，并注重提升管理人員的綜合素質(zhì)，通過(guò)多種手段促進(jìn)文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展。

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