特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)檔案分類管理

賴雪霞

【摘要】隨著社會的不斷發(fā)展，人們對特種設(shè)備的需求與關(guān)注度也越來越高。但傳統(tǒng)檔案管理思想中存在著一些弊端，工作人員認為它只是單一的統(tǒng)計和記錄方式，并不需要過多的技巧和經(jīng)驗。所以，在執(zhí)行階段并沒有給予其過多的重視，使得數(shù)據(jù)測量和記錄存在偏差，引起后續(xù)實施的不便。因此，本文從特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)檔案分類管理的問題入手，對主要方式進行研究。

【關(guān)鍵詞】特種設(shè)備；檢驗檢測；檔案管理

特種設(shè)備檔案管理工作主要是指根據(jù)設(shè)備的種類與特點進行的文字、圖片整理方式。管理者可以從檔案中一目了然地對各類設(shè)備進行深入化理解，并作出基本的活動判斷。同時，單位對相關(guān)人員也有著一定的要求。例如：特種設(shè)備檢驗數(shù)據(jù)要精確地表示出來、管理方法不得混亂，要有一定的對應性等等。從這個角度來看，特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)檔案分類管理勢在必行。

一、特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)檔案分類管理的問題

（一）檔案管理意識薄弱。對于許多工作者而言，檔案管理的意識不是非常明顯，甚至會出現(xiàn)松懈的情況。從本質(zhì)上來講，此工作的重點主要體現(xiàn)在“分類”“管理”上。如果對這兩個詞進行延伸，相關(guān)人員不僅要掌握現(xiàn)代化的實施手段，還要做好檔案的安全保護工作，提高生產(chǎn)的有效性。但現(xiàn)實的情況恰恰相反，工作人員片面地認為只有登記是他們的本職，其他的后期保護與業(yè)務管理都不應該計算在內(nèi)。

（二）領(lǐng)導的重視程度不夠。領(lǐng)導的重視程度不夠主要表現(xiàn)在以下幾個方面：第一，相關(guān)負責人沒有對檔案管理工作進行定期的宣傳，轉(zhuǎn)變管理者的思想。第二，沒有給予檔案管理部門適當?shù)谋憷?，使他們在?shù)據(jù)采集、特種設(shè)備的文件歸類中無法形成一個明確的方向。通常情況下，管理人員都要定期對任務進行規(guī)劃，實現(xiàn)工作程序的統(tǒng)一分析。如果缺少了這一指向，則不利于后續(xù)方案的設(shè)定與實施。第三，少數(shù)的領(lǐng)導認為，特種設(shè)備的檔案管理工作是根據(jù)設(shè)備檢測明細中合格證書內(nèi)容對照來達到管理的目的，并進行文件的定期核查工作。在這種條件下，工作者缺少一定的技術(shù)支持，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析。因此，在相關(guān)資料檢索的過程中浪費了大量的時間與金錢，使管理工作混亂。

（三）檔案管理制度不健全。管理制度的不健全在許多特種設(shè)備檢測單位中都是比較常見的。一般情況下，都是由于工作人員管理方式的缺失所導致的。首先，有些單位雖然建立了一定的檔案管理制度，但沒有將具體的懲罰和獎勵方案落實下去，工作只是流于形式，員工對其中的認同感欠缺。其次，在檔案外借、歸還以及安全保密工作上沒有體現(xiàn)得當性。檔案借出的條款不明確，一些人員沒有及時歸還，管理者也沒有與其進行協(xié)商或者催促，使得一些特種設(shè)備的資料“有去無還”。同時，還有一部分人對資料并不愛惜，管理手段不得當，當數(shù)據(jù)記錄錯誤時隨意進行涂改，使檔案的真實性出現(xiàn)了缺失。

二、特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)檔案分類管理

（一）提高檔案分類管理的認識與責任感。特種設(shè)備檔案管理的認識與責任感的提升主要針對兩部分人群。第一，對于實施部門的工作人員來講，他們應該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，以服務為宗旨，以特種設(shè)備的不同類型劃分為主要目標，將維修改造、使用年限、產(chǎn)品參數(shù)、生產(chǎn)廠家等重點記錄下來，以保證每一個特種設(shè)備的日常狀態(tài)都能夠記錄在案。檔案管理人員要將其進行重點劃分。第二，從管理層人員的角度來講，要加強特種設(shè)備檔案管理的宣傳工作。例如：可以在每月定期召開例會，檔案管理人員以工作的分類總結(jié)為主，對其中發(fā)現(xiàn)的問題進行著重說明，并提出改進方案。對于一些工作積極、認真負責的人員，管理者要以表揚、鼓勵的方式調(diào)動他們的積極性。反之，對于一些投機取巧的工作者，管理人員也要及時批評，并督促其改正。

（二）建立完善的特種設(shè)備檔案管理工作。完善的特種設(shè)備檔案管理工作的確立是必不可少的。工作人員除了要協(xié)調(diào)記錄與核準方式外，還要將檔案的借閱與歸還放在首位，實現(xiàn)工作體制的有效性。第一，每一個特種設(shè)備都要登記在案。管理人員要根據(jù)其編號進行排序，并適當調(diào)整入庫時間，將范圍精確到分鐘。具體執(zhí)行者要建立一個excel表格，將設(shè)備管理中的對應事項都審核清楚，并查看是否有遺漏，便于日后的驗證工作。第二，檔案管理人員在信息預覽、復制和外借方面予以創(chuàng)新。例如：可以在本單位的官網(wǎng)上設(shè)定一個OA軟件。每個特種設(shè)備都有其具體的號碼，我們也可以將其理解為它們的身份象征。內(nèi)部人員如果有需要，可以將自己的員工編號輸入進去，并依照特種設(shè)備的號碼進行預覽。在借出和歸還方面，內(nèi)部人員要攜帶上級負責人蓋章以及檔案管理人員同意的證明，管理者將借出時間與限定日期在系統(tǒng)中輸入，程序會進行自動提醒。當借出者歸還檔案時，工作人員同樣要進行審查，以保證內(nèi)容中沒有被涂改或者損毀的地方。如果出現(xiàn)了此種情況，要及時向上級匯報。

（三）建立嚴格的績效考核制度。特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)的管理者應該及時建立完善的績效考核制度，對檔案管理人員進行綜合性評估，提升他們的整體素質(zhì)。第一，要聘請專業(yè)的人員對檔案工作者的操作技能進行培訓。例如：指導人員要從理論與實踐兩方面對他們進行培訓。在理論方面，主要講解一些檔案的統(tǒng)一管理方式。在實踐方面，帶領(lǐng)工作人員“走出去”，讓他們?nèi)テ渌貐^(qū)與單位進行業(yè)務觀摩，學習別人的長處，改進自身的管理技術(shù)。第二，每隔一段時間對工作人員的能力進行考察。以“綜合簡述題”“日常操作管理”作為兩個重要記點。前者主要是對工作者的工作方法進行考察，選擇10道覆蓋面較廣的題目來進行查驗。后者則是以平時的工作經(jīng)驗總結(jié)為主，看工作人員是否按照記錄的標準和要求將設(shè)備運行維護和事故處理等內(nèi)容具體化。總體來說，管理者對兩部分成績進行統(tǒng)一設(shè)定，對連續(xù)兩次排名在首位的員工，升職加薪時予以考慮。而對于成績不合格者，也要有一定的經(jīng)濟懲罰。

三、特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)檔案分類管理的有效性

第一，優(yōu)化檔案監(jiān)督與交接工作。特種設(shè)備檔案的分類管理工作是文件合理交接的重要前提。如果工作人員出現(xiàn)了崗位上的變動，工作的交接是必不可少的。假定檔案的分類不明確、設(shè)備的種類設(shè)定不完整，會為交接工作帶來一定的困難，影響檢測秩序。第二，促進檔案的定期檢查工作。管理的有效性會使得檔案按照一定的編碼表示出來，操作人員能夠依據(jù)具體的明細進行裝訂或查詢，提升了工作速度。

四、結(jié)語

綜上所述，本文從三方面入手。第一，對特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)檔案分類管理的問題進行分析。第二，闡述了檔案管理的主要措施。第三，對管理的有效性進行研究。從而得出：檔案分類管理工作在特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)中至關(guān)重要。因此，管理人員要提高對工作的重視程度，定期召開例會進行宣傳，完善內(nèi)部秩序。同時，工作者也要以技能的提升為標準，促進檔案安全，為分類質(zhì)量的增強奠定基礎(chǔ)。

【參考文獻】

[1]繆幼容.完善特種設(shè)備檢驗檢測技術(shù)檔案管理對策探討[J].質(zhì)量與標準化，2014（03）.

[2]扈然，楊林，甘鋒.特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)質(zhì)量管理中的難點[J].科技傳播，2014（08）.

[3]景戰(zhàn)軍，張明揚.論特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)資質(zhì)核準、質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全“四合一”管理體系的整合建立[J].現(xiàn)代測量與實驗室管理，2015（03）.

[4]胡萍.關(guān)于建立特種設(shè)備檢驗檢測機構(gòu)質(zhì)量管理體系的探討[J].福建質(zhì)量管理，2016（01）.

[5]紀金蘭.特種設(shè)備檢驗檢測檔案工作的優(yōu)化建議初探[J].辦公室業(yè)務，2016（06）.

[6]孫曉燕.檢驗檢測機構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理中存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務，2016（17）.