實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的策略和方法

鄧佳

【摘要】本文分析了檔案資源管理現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的策略、方法，推進(jìn)檔案信息資源共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】檔案信息資源共享；策略；方法

檔案信息資源共享就是運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使檔案信息能夠在網(wǎng)上同時(shí)為眾多的使用者共享。使用者通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)隨時(shí)可以進(jìn)入網(wǎng)站閱讀檔案信息，可遠(yuǎn)程閱讀檔案，免除使用者長(zhǎng)途奔波的勞累，節(jié)約時(shí)間，滿足社會(huì)對(duì)跨館際、跨時(shí)空查詢檔案的需求。其優(yōu)點(diǎn)是方便、快捷、利用率高、存儲(chǔ)信息量大，充分體現(xiàn)出檔案信息的價(jià)值。要將檔案信息的作用最大化體現(xiàn)出來(lái)，進(jìn)而有效促進(jìn)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，我們必須不斷加快檔案信息資源管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)步伐，加大檔案信息資源的開(kāi)發(fā)力度，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

一、多數(shù)檔案資源管理現(xiàn)狀

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)檔案館藏自成體系，追求“實(shí)體”擁有，一直都認(rèn)為檔案館藏的成績(jī)與檔案保存的數(shù)量有著最直接的關(guān)系，所以在日常管理中一直存在著重保管、輕利用的現(xiàn)象，服務(wù)對(duì)象也僅僅局限于本系統(tǒng)、本區(qū)域。在這樣的情況下，我國(guó)館藏檔案的數(shù)量逐步增加，館庫(kù)逐年飽和，館藏結(jié)構(gòu)單一，沒(méi)有管理特色，很多實(shí)物保存價(jià)值含金量不高，利用率低，不少檔案已經(jīng)到期，鑒定工作卻沒(méi)有開(kāi)展，該處理的得不到處理，無(wú)價(jià)值的檔案占據(jù)大量的儲(chǔ)存空間，造成了檔案庫(kù)存量大，重復(fù)存檔較多，影響新形成的檔案進(jìn)館。檔案作為一種信息資源，不開(kāi)發(fā)、不創(chuàng)新管理，就不能充分發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，這就造成不能實(shí)現(xiàn)資源共享的原因。

二、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的策略、方法

（一）優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。豐富而優(yōu)質(zhì)的館藏，是檔案館工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，如果這個(gè)基礎(chǔ)不雄厚，檔案館的技術(shù)設(shè)備無(wú)論怎樣先進(jìn)，也無(wú)法充分滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需要。豐富館藏檔案，確保各類載體形式的檔案資源都能夠完整、系統(tǒng)地進(jìn)館。與此同時(shí)，還應(yīng)該把控好案卷的質(zhì)量關(guān)，以此來(lái)讓館藏檔案的質(zhì)量得到充分保障。

（二）實(shí)施檔案信息數(shù)字化。檔案資源數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)共享的前提。具體來(lái)說(shuō)，在整個(gè)檔案數(shù)字化的加工過(guò)程中，主要包含了檔案調(diào)卷、免拆卷、整理和著錄、影像處理、檔案掃描、完整歸還、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)備份以及數(shù)據(jù)掛接等內(nèi)容。具體加工流程為：調(diào)卷→著錄→掃描→處理→質(zhì)檢→歸還→備份→掛接。在這其中，檔案掃描的分辨率通常都為300DPI，相應(yīng)的存儲(chǔ)格式為“TIFF”，基本以黑白掃描為主，特殊情況下也會(huì)將顏色設(shè)置為“灰度”（比如在掃描照片的時(shí)候）。影像處理要以視覺(jué)清晰、頁(yè)面完整為準(zhǔn)，要保留文件編號(hào)與文件頁(yè)碼。掃描完成之后，應(yīng)該對(duì)每一個(gè)案卷目錄下的掃描文件進(jìn)行逐條的檢查，檢查這些文件是否能夠正常打開(kāi)、目錄與掃描文件是否一致、相應(yīng)的頁(yè)數(shù)是否正確等。同時(shí)，還要對(duì)每一個(gè)映像文件的清晰度、傾斜度、格式、分辨率等逐一進(jìn)行檢查，檢查是否存在頁(yè)面信息不完整、缺頁(yè)、重頁(yè)以及漏頁(yè)現(xiàn)象。

檔案裝卷：在將檔案資料進(jìn)行裝訂之前要進(jìn)行一系列的檢查，檢查是為了保證內(nèi)容的正確性。自然了，檢查過(guò)后的盒面各種編號(hào)要與文檔中的相同，同時(shí)也是為了保證檔案資料的排放順序不會(huì)出錯(cuò)。要讓檔案保持在拆封之前的樣子，檢查的目的是糾正錯(cuò)誤但絕對(duì)不能使檔案的裝訂法則發(fā)生變化。如此一來(lái)，檢查過(guò)后的檔案就能保證數(shù)量和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

數(shù)據(jù)備份：在實(shí)際的掃描過(guò)程中，相應(yīng)的管理人員應(yīng)該再備份兩份以上不同階段的數(shù)據(jù)，備份工作要貫穿整個(gè)掃描、質(zhì)檢過(guò)程，然后再以DVD光盤為終端，實(shí)現(xiàn)對(duì)全部數(shù)據(jù)的刻錄，最終將全部數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)硬盤上備份。

（三）運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化。在實(shí)際的檔案管理過(guò)程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入不但可以提供基本目錄與各種統(tǒng)計(jì)數(shù)字，還可以接收檔案的記錄與統(tǒng)計(jì)，另外還能辦理檔案的歸還、借閱手續(xù)以及報(bào)告鑒定與檔案銷毀的期限等。與此同時(shí)，在檔案的檢索與編目過(guò)程中，如果按照固定的格式將檔案文件的形式和內(nèi)容特征輸入進(jìn)計(jì)算機(jī)后，計(jì)算機(jī)即能根據(jù)事先編制好的程序迅速將這些輸入進(jìn)來(lái)的內(nèi)容編成文檔，而所編成文檔的總和即構(gòu)成了所謂的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)?；谶@樣的數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案利用者在查閱檔案的時(shí)候僅僅需要按照某種排檢項(xiàng)提出相應(yīng)的查詢要求，即可在很快的時(shí)間內(nèi)獲取相應(yīng)檔案的檔號(hào)及存放地方，并且以計(jì)算機(jī)屏幕或打印機(jī)打印的方式來(lái)通知利用者最終的結(jié)果。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)。1.只有在政治上具備了較強(qiáng)的敏銳性、堅(jiān)定性，檔案工作者才能確保相應(yīng)檔案管理工作的安全性、可靠性。因此，檔案工作者理應(yīng)將 “講政治有信念”“講規(guī)矩有紀(jì)律”“講道德有品行”“講奉獻(xiàn)有作為”作為行動(dòng)指南，保持清醒的政治頭腦，做靠得住、信得過(guò)、能放心的合格檔案管理人員。2.從事檔案工作的人員不僅要牢固掌握相關(guān)檔案管理工作的規(guī)律與方法，還應(yīng)該精通檔案業(yè)務(wù)。這就要求檔案工作人員應(yīng)當(dāng)具有廣博的知識(shí)，注重文化基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)，樹(shù)立終生學(xué)習(xí)的觀念，按照科技發(fā)展要求，多參加業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，建立一支具有信息采集、經(jīng)濟(jì)分析預(yù)測(cè)、數(shù)據(jù)處理軟件開(kāi)發(fā)、硬件運(yùn)行維護(hù)、通信保障、系統(tǒng)分析與管理、信息科學(xué)研究、業(yè)務(wù)素質(zhì)較高的專業(yè)管理人員隊(duì)伍，檔案信息資源共享才能有保障。

三、結(jié)語(yǔ)

實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須貫徹“統(tǒng)籌規(guī)劃、國(guó)家主導(dǎo)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、聯(lián)合建設(shè)、互聯(lián)互動(dòng)、資源共享”的中國(guó)信息化建設(shè)的指導(dǎo)方針，必須堅(jiān)持以大力發(fā)展數(shù)字化檔案館，面向社會(huì)開(kāi)放、開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源為主題；合理配置檔案信息資源，走聯(lián)合之路，實(shí)現(xiàn)各種文獻(xiàn)信息資源的互補(bǔ)；加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)；采用先進(jìn)的信息技術(shù)和通信技術(shù)，建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)；按照循序漸進(jìn)、分期分批上網(wǎng)的原則，推進(jìn)檔案信息資源共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。