淺析科技檔案管理信息化建設(shè)

盧冬鈿

【摘要】本文論述了科技檔案在企業(yè)信息化建設(shè)中的作用，介紹了潮州市交通運輸工程質(zhì)量監(jiān)督站在管理系統(tǒng)應(yīng)用過程中，不僅實現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理，同時涌現(xiàn)出大量的新技術(shù)、新成果服務(wù)于企業(yè)建設(shè)。

【關(guān)鍵詞】科技檔案管理；信息化建設(shè)

檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點為一般屬性。這就是科技檔案管理信息化建設(shè)的屬性。進入21世紀以來，由于現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進的發(fā)展，對于科技檔案管理而言，不再停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺，從而提高企業(yè)的綜合運作能力，增強企業(yè)的核心競爭能力。由此可見，信息化是科技檔案管理的必由之路。作為企業(yè)的檔案管理者，務(wù)必要樹立起強烈的職業(yè)創(chuàng)新意識，以信息化建設(shè)推動科技檔案管理工作，建立企業(yè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對象與需求擴大化，是每一位檔案工作者義不容辭的職責。

一、科技檔案在信息化建設(shè)中的作用

檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值型等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻。

科技檔案是指在自然科學研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料?？萍紮n案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物?？萍紮n案對于企業(yè)建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進入現(xiàn)代化企業(yè)建設(shè)中，科技檔案在科研、生產(chǎn)、企業(yè)科學管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當高的經(jīng)濟價值。

對于一個企業(yè)來說，研發(fā)能力的強弱，是衡量其核心競爭力的重要指標，而許多新的研發(fā)成果不可能從零開始，更多的是要借鑒、吸收大量的前人成功經(jīng)驗，吸取大量的前人失敗教訓?？萍紮n案利用價值是它本身固有的特點，使其變利用價值為使用價值，使科學技術(shù)成為生產(chǎn)力，在企業(yè)建設(shè)與發(fā)展中產(chǎn)生經(jīng)濟效益。

當今社會正步入一個新的技術(shù)革命新時代，這些高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)，應(yīng)用于社會之中，勢必帶來社會生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化，尤其是計算機和通信技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學技術(shù)的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學信息的交流、利用必將推動科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，科技檔案信息化管理勢在必行。

所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)企業(yè)的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現(xiàn)代信息技術(shù)，對企業(yè)科技檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務(wù)。企業(yè)科技檔案信息化一般而言，可以從實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經(jīng)過反復查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術(shù)就彰顯出獨特的魅力，可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實現(xiàn)科學開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

二、科技檔案管理是企業(yè)信息化的重要環(huán)節(jié)

企業(yè)信息化以現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，對企業(yè)進行全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發(fā)和信息技術(shù)的有效利用，來提高企業(yè)的生產(chǎn)能力和經(jīng)營管理水平，增強企業(yè)在國內(nèi)外市場中的競爭力。

同樣，交通運輸企業(yè)科技檔案信息化管理也是如此。更多更快地收集、整理、傳遞有價值的信息，為交通運輸企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、研發(fā)和領(lǐng)導決策服務(wù)，已成為交通運輸企業(yè)信息化建設(shè)的核心環(huán)節(jié)。交通運輸企業(yè)的科技檔案信息化建設(shè)，將檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化納入整體企業(yè)信息化的重要內(nèi)容。通過長期全方位地跟蹤國內(nèi)外本行業(yè)的科技動態(tài)、成果和進展水平，建設(shè)成具有行業(yè)特色的專題數(shù)據(jù)庫，這樣才能為本企業(yè)提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。

三、科技信息化管理是系統(tǒng)工程

交通運輸企業(yè)一般設(shè)置科技信息管理部門，這個部門的主要職責是：根據(jù)本企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和發(fā)展需要，開展科技工作，解決實際問題，推動交通運輸網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進步與信息化；運用科技管理、計算機應(yīng)用、信息化和技術(shù)監(jiān)督等手段，提高本企業(yè)科學管理水平。管理的內(nèi)容：一是負責制定科技發(fā)展規(guī)劃，負責科技計劃（資金）管理，包括科技項目計劃，青年科技促進費項目計劃等。二是負責科技管理成果，包括鑒定、申報、評審、獎勵、科技成果產(chǎn)業(yè)化及推廣應(yīng)用、技術(shù)市場等。三是負責專利管理，包括申報、統(tǒng)計、實施等。四是負責計量管理，包括計量升級、貫徹執(zhí)行計量法、計量認證與認可、計量標準的建立與檢定、計量站管理等。五是負責全質(zhì)管理，包括全質(zhì)管理成果的申報、評審、發(fā)表、獎勵等。六是負責標準化管理，包括標準的制訂、修訂、標準化審查等。七是負責科技統(tǒng)計工作。八是負責信息化工作，包括信息規(guī)劃、信息網(wǎng)的建設(shè)與維護、組織開發(fā)應(yīng)用軟件等。當然，交通運輸企業(yè)科技管理部門管理的內(nèi)容并非僅僅以上八個方面，（下轉(zhuǎn)第125頁）（上接第98頁）筆者之所以羅列出來，是說明科技信息絕非是檔案管理部門一家的事情，它是交通運輸企業(yè)科技管理的重要組成部分，建立科技管理系統(tǒng)與科技數(shù)據(jù)庫，同樣是一項系統(tǒng)工程。

交通運輸企業(yè)科技管理系統(tǒng)服務(wù)于全網(wǎng)的各級科技管理部門，在功能上覆蓋運作層、運作管理層、戰(zhàn)術(shù)管理層和戰(zhàn)略管理層。通過集約化的共享數(shù)據(jù)庫和發(fā)達的計算機通信網(wǎng)絡(luò)，溝通各層間的信息交流，實現(xiàn)全網(wǎng)科技管理工作（當然包括科技檔案管理）的統(tǒng)一管理。

科技管理系統(tǒng)、科技計劃管理系統(tǒng)、科技成果管理系統(tǒng)、科技統(tǒng)計管理系統(tǒng)、計量管理系統(tǒng)、全面質(zhì)量管理標準化管理系統(tǒng)以及科技評審專家?guī)?、科技成果專家評審系統(tǒng)等等，為科技檔案管理提供了強大的支撐能力，提供了科技檔案靈活、方便的查詢、統(tǒng)計功能。

推進科技檔案信息化的關(guān)鍵是人才。舉例來說，如由于科技檔案的信息化，其中包括檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能最大限度地能滿足企業(yè)對科技檔案的需求。

科技檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實現(xiàn)不可能是檔案部門力所能及的，也不是僅僅單憑幾個計算機技術(shù)人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業(yè)統(tǒng)籌兼顧全面安排，特別是依靠企業(yè)科技信息管理部門所發(fā)揮的主導作用。

四、實現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化管理

（一）科技計劃管理系統(tǒng)。以潮州市交通運輸工程質(zhì)量監(jiān)督站為例，科技計劃管理信息系統(tǒng)采用面向?qū)ο蟮南到y(tǒng)分析與設(shè)計，利用先進的三層體系結(jié)構(gòu)（BAS），應(yīng)用JAVA技術(shù)開發(fā)，符合J2EE標準的強大的企業(yè)級資源管理平臺，是建立并實施ERP的核心。按項目類別，負責單位對資金分配的統(tǒng)計，設(shè)備的購置計劃，科技計劃草稿，科技計劃的上報等。該系統(tǒng)運行以來，通過信息網(wǎng)絡(luò)完成計劃上報與下達、項目申請若干個。

（二）計量管理系統(tǒng)。計量管理主要包括：基層單位申報計量室認證資料、基層單位計量管理資料信息采集與查詢等。

（三）全質(zhì)及標準化管理系統(tǒng)。全質(zhì)及標準化管理系統(tǒng)主要包括：行業(yè)標準維護、基層單位上報QC成果、QC成果評審結(jié)論及上報QC成果，企業(yè)標準化編寫模板等。

（四）科技成果和專利管理?？萍汲晒蛯＠芾碇饕ǎ夯鶎訂挝簧蠄罂萍汲晒?、科技成果匯總維護、基層單位上報專利、篩選申報科技進步獎項目、基層單位返回科技進步獎推薦書、匯總上報科技進步獎推薦書、科技成果專利統(tǒng)計及收集科技成果推廣項目申請書等。

（五）科技統(tǒng)計系統(tǒng)。統(tǒng)計是科技檔案工作的一個組成部分，基本任務(wù)是對檔案工作發(fā)展情況進行統(tǒng)計調(diào)查、分析、監(jiān)督，以計量化進行管理，科技統(tǒng)計系統(tǒng)的所有報表均采取網(wǎng)上電子報表形式。對各類統(tǒng)計信息實現(xiàn)計算機管理，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息共享，使統(tǒng)計工作標準化、實用化?；鶎訂挝豢梢凿浫搿⒉樵?、統(tǒng)計、修改、打印。

在潮州市交通運輸工程質(zhì)量監(jiān)督站管理系統(tǒng)應(yīng)用過程中，不僅實現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理，同時涌現(xiàn)出大量的新技術(shù)、新成果服務(wù)于企業(yè)建設(shè)。信息化是科技檔案管理的核心，它可以帶動其他新技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展。隨著企業(yè)信息化建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，必將實現(xiàn)科技檔案的管理信息化，科技檔案信息化的實現(xiàn)也一定能促進企業(yè)的發(fā)展。