關(guān)于高速公路檔案精細(xì)化管理的實(shí)踐探析

趙艷莓

【摘要】高速公路檔案實(shí)施精細(xì)化管理極有必要，需要基于系統(tǒng)性約束檔案管理的需要，將相關(guān)制度予以完善；建設(shè)精細(xì)化的管理團(tuán)隊(duì)，為檔案的全面管理提供條件；立足檔案管理的全方位要求，積極創(chuàng)新檔案管理模式。

【關(guān)鍵詞】高速公路；檔案管理；精細(xì)化

高速公路檔案管理的工作范疇極為廣泛，內(nèi)容涉及施工圖紙、項(xiàng)目合同、工程成本以及相關(guān)的大量資料。借助網(wǎng)絡(luò)與信息平臺(tái)，對(duì)其實(shí)施精細(xì)化管理可以確保該項(xiàng)工作的高水平運(yùn)作，不論在檔案的整理、歸檔還是調(diào)閱方面都比傳統(tǒng)管理模式有著顯著的優(yōu)勢(shì)，從而使得各項(xiàng)公路項(xiàng)目建設(shè)的系統(tǒng)與全面性得到保證，最終將管理質(zhì)量和效率大幅提升。本文主要在概述精細(xì)化管理內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，就高速公路實(shí)施此種模式的檔案管理的目標(biāo)、要求做了梳理，從而提出了相關(guān)舉措。

一、精細(xì)化管理的內(nèi)涵

與其他管理理念相比，精細(xì)化管理對(duì)于“精”和“細(xì)”尤其重視，是一種全新的管理理念。其試圖通過(guò)此點(diǎn)將管理質(zhì)量與效率進(jìn)行有效提升，也是基于常規(guī)管理模式所進(jìn)行的一種深度管理方式。精細(xì)化管理對(duì)于以下幾點(diǎn)極為重視，設(shè)定明確的管理職責(zé)、社會(huì)分工必須到位、提供質(zhì)量精細(xì)的服務(wù)、管理質(zhì)量的提升與成本的降低兼顧。隨著社會(huì)的發(fā)展，精細(xì)化管理逐漸被廣泛應(yīng)用于大量領(lǐng)域，新時(shí)期的高速公路檔案管理也不外如是。隨著建設(shè)項(xiàng)目的不斷增加，與之相關(guān)的檔案資料也越來(lái)越多，從而使其管理難度大增。面對(duì)檔案資料冗雜、種類(lèi)繁多的現(xiàn)狀，高速公路檔案管理部門(mén)需要明確劃分各項(xiàng)工作，確保各司其職，最終實(shí)現(xiàn)檔案資料管理工作的全方位、立體式和無(wú)死角。

二、實(shí)施精細(xì)化管理的各項(xiàng)要求

（一）緊緊圍繞“做什么”，明晰各個(gè)崗位的職責(zé)。對(duì)組織系統(tǒng)而言，崗位職責(zé)主要指對(duì)其部門(mén)和崗位工作任務(wù)所進(jìn)行的定性描述。將崗位職責(zé)進(jìn)行明確的具體做法是，以任務(wù)的屬性為依據(jù)，將工作內(nèi)容按照類(lèi)別單獨(dú)列出來(lái)，并根據(jù)具體條款要求以一定規(guī)則將細(xì)分后的工作科學(xué)排序。崗位職責(zé)定性構(gòu)建的目的在于解決“做什么”這一問(wèn)題，將紀(jì)律和學(xué)習(xí)方面的各項(xiàng)要求置于管理制度之中予以解決。比如工作職責(zé)劃分不夠合理與科學(xué)，部門(mén)職責(zé)與個(gè)人崗位職責(zé)分工不細(xì)、責(zé)任落實(shí)不到位以及關(guān)聯(lián)度不高，等等。

（二）緊緊按照“怎么做”的各項(xiàng)要求，保證業(yè)務(wù)流程的合規(guī)化。業(yè)務(wù)系統(tǒng)的各項(xiàng)工作流程全面涵蓋了各項(xiàng)規(guī)定動(dòng)作。業(yè)務(wù)流程是基于資源配置的比較固化的動(dòng)態(tài)式的組合關(guān)系，對(duì)于確保工作業(yè)務(wù)以穩(wěn)定高效的狀態(tài)運(yùn)行、各個(gè)崗位的員工以最有效的方式獲得組織預(yù)想的產(chǎn)出結(jié)果，都能夠發(fā)揮極為重要的作用。如此一來(lái)，工作流程中的不規(guī)范和業(yè)務(wù)流程粗放化等局面都將被消除，崗位之間與部門(mén)之間相互推卸責(zé)任的現(xiàn)象將會(huì)避免，從而使之實(shí)現(xiàn)無(wú)縫鏈接。

（三）基于“做到什么程度”，量化工作標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)業(yè)務(wù)技能水平、業(yè)務(wù)操作規(guī)范以及工作完成質(zhì)量與數(shù)量進(jìn)行衡量的主要依據(jù)是工作系統(tǒng)中的各項(xiàng)規(guī)章制度所構(gòu)成的崗位工作標(biāo)準(zhǔn)。這也是管理者進(jìn)行過(guò)程與結(jié)果評(píng)價(jià)能夠參考的可測(cè)量的客觀依據(jù)。不論是管理者，還是執(zhí)行人員都應(yīng)當(dāng)根據(jù)定量化的指標(biāo)數(shù)據(jù)對(duì)業(yè)務(wù)績(jī)效進(jìn)行公開(kāi)、公正和公平的評(píng)價(jià)。

三、高速公路檔案精細(xì)化管理的措施

（一）基于系統(tǒng)性約束檔案管理的需要，將相關(guān)制度予以完善?？疾旄咚俟吩跈n案管理方面的相關(guān)信息之后，發(fā)現(xiàn)存在許多問(wèn)題，又以管理效率不高和質(zhì)量較低為最。為此，應(yīng)當(dāng)將現(xiàn)有檔案管理制度予以系統(tǒng)完善，制定出科學(xué)規(guī)范的規(guī)章制度，嚴(yán)格約束管理人員的工作不規(guī)范行為，高度重視檔案的收集、分析、歸檔與清點(diǎn)等重要工作，并按照項(xiàng)目的類(lèi)型或重要程度予以分類(lèi)。在檔案系統(tǒng)中，其中涉及的都是項(xiàng)目的相關(guān)重要資料，如施工合同、設(shè)計(jì)方案與圖紙、成本協(xié)議、人力資源方面的合同與協(xié)議等多項(xiàng)內(nèi)容，其中當(dāng)屬合同最為重要，在項(xiàng)目啟動(dòng)與驗(yàn)收過(guò)程中都發(fā)揮著重要作用。驗(yàn)收過(guò)程中，需要對(duì)工程量的完成情況進(jìn)行驗(yàn)收，要與相關(guān)的合同材料予以核對(duì)，公路企業(yè)應(yīng)出示相關(guān)的合同證明材料，以表示施工隊(duì)已經(jīng)完成工程量，其決定著高速公路企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。為此，應(yīng)成立項(xiàng)目管理的專(zhuān)項(xiàng)小組，對(duì)于出現(xiàn)的違規(guī)操作或檔案管理不到位等行為，應(yīng)根據(jù)情節(jié)的嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處理或懲罰。

（二）建設(shè)精細(xì)化的管理團(tuán)隊(duì)，為檔案的全面管理提供條件。公路檔案管理實(shí)施專(zhuān)業(yè)化團(tuán)隊(duì)的思路，嚴(yán)格貫徹“持證上崗”的制度，管理團(tuán)隊(duì)中的每一名成員都必須獲得檔案管理的專(zhuān)業(yè)證書(shū)，對(duì)于兼職類(lèi)或非專(zhuān)業(yè)類(lèi)人員要予以淘汰，從而將專(zhuān)業(yè)管理團(tuán)隊(duì)的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，使檔案管理質(zhì)量得到大幅提高。高速公路企業(yè)應(yīng)當(dāng)實(shí)施人才戰(zhàn)略，將大批高素質(zhì)人才引入企業(yè)，不僅鼓勵(lì)其創(chuàng)新檔案管理方式，而且要充分發(fā)揮其所具備的信息技術(shù)能力，為積極推動(dòng)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)提供必要條件。

（三）立足檔案管理的全方位要求，積極創(chuàng)新檔案管理模式。在應(yīng)用信息技術(shù)方面，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯得尤為不足，在檔案的收集、分類(lèi)和整理方面的效率都比較低。新形勢(shì)下的高速公路檔案管理，需要建立內(nèi)部檔案信息化系統(tǒng)，以確保檔案資料安全為首要宗旨，設(shè)置專(zhuān)屬賬號(hào)。檔案管理團(tuán)隊(duì)要定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)中的資料進(jìn)行清點(diǎn)，并建立完善的監(jiān)控系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)全方位管理。

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