新規(guī)下文書檔案整理方法經(jīng)驗(yàn)探討

毛羽豐

【摘要】2015年，國(guó)家檔案局正式發(fā)布《歸檔文件整理規(guī)則》。新《規(guī)則》進(jìn)一步豐富與修訂了歸檔文件整理原則，同時(shí)也積極采納了各省市規(guī)則中一些較好的做法經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)一步細(xì)化了歸檔文件整理要求，明確提出了文件檔案整理方法，其操作性有了很大程度的提升。本文結(jié)合筆者實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，闡述了新《規(guī)則》下文書檔案工作的些許體會(huì)，希望能夠起到拋磚引玉的作用。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；歸檔整理；工作思路

歸檔文件整理工作即是把辦理完畢后擁有一定保存價(jià)值的文件材料，根據(jù)其形成規(guī)律與相互之間的聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)有效的整理，同時(shí)按照規(guī)范方法建立案卷，形成文件系統(tǒng)。它不單單是文件處理的關(guān)鍵工作，同時(shí)也屬于各單位檔案管理工作中的核心環(huán)節(jié)。開展好歸檔文件的整理工作，對(duì)于促進(jìn)檔案管理工作水平和檔案開發(fā)利用效率的提升具有重要意義。

一、組件（件的組織）

新《規(guī)則》中對(duì)歸檔文件的主要類型進(jìn)行了說明，和老《規(guī)則》比起來主要包含下面幾種情況：1.新增情形。如正本和翻譯本為一件，簡(jiǎn)報(bào)等材料規(guī)定一期為一件，會(huì)議記錄等材料一次會(huì)議為一件，有文件處理單以及發(fā)文稿紙的和其他相關(guān)文件共同為一件。2.修訂調(diào)整的情形。如來文和復(fù)文獨(dú)立成件，也可以為一件。3.略微調(diào)整的情形。如文件正本和定稿（其中包含政策法規(guī)等重要文件的修改稿）為一件，各種報(bào)表圖冊(cè)一本為一件（如其屬于文件附件則例外）。對(duì)于各單位的文件材料，其中制度規(guī)范、工作報(bào)告、會(huì)議記錄等文件屬于相對(duì)普遍的歸檔文件形式，而其他的一些收發(fā)性的文件材料，通常都具有統(tǒng)一的文件處理或者發(fā)文稿紙。在新《規(guī)則》中對(duì)于此類文件材料的組件排列方式進(jìn)行了規(guī)定，管理工作人員在對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行整理的過程中，特別是文件材料形成的過程中必須根據(jù)組件要求形成文件，確保文件材料在其形成階段就可以符合歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定，真正把文件整理工作前置，減少后續(xù)的工作時(shí)間和負(fù)擔(dān)。

二、文件分類、排列

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)，各單位的文件資料類型也更加多元化，大部分單位開始借助于部門整理的辦法來工作，遵循誰形成、誰整理的基本原則，清楚地規(guī)定各個(gè)部門的歸檔責(zé)任。考慮到原《規(guī)則》中“保管期限-年度-機(jī)構(gòu)分類法會(huì)給機(jī)關(guān)檔案的日常管理、利用帶來較大不便”，在新《規(guī)則》中推薦先采用“年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限”三級(jí)分類方法。在歸檔文件排列這一環(huán)節(jié)上，新《規(guī)則》規(guī)定“按時(shí)間結(jié)合事由排列”，放棄了原《規(guī)則》中強(qiáng)調(diào)的事由原則和重要性程度標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際工作中，目前辦公自動(dòng)化已非常普及，按新《規(guī)則》的要求大大提高了工作效率。

三、檔號(hào)編制

檔號(hào)的本質(zhì)是字符形式的檔案代碼，其主要功能是規(guī)定檔案材料的排列順序，屬于全宗中的位置標(biāo)識(shí)。我們?cè)陂_展檔案整理工作時(shí)，為了確保各種類型檔案材料整理方式的一致性，將檔號(hào)當(dāng)成是文件資料的一種身份標(biāo)志，從而便于未來查詢利用時(shí)更有效率。因?yàn)樵谂f《規(guī)則》中并未明確提出關(guān)于檔號(hào)的規(guī)定，各單位結(jié)合自身具體情況來制定檔號(hào)規(guī)則，導(dǎo)致了檔號(hào)編制的混亂。在新《規(guī)則》中也明確規(guī)定了檔號(hào)編制原則、檔號(hào)結(jié)構(gòu)以及檔號(hào)編制的具體方法，是進(jìn)一步貫徹推進(jìn)深化檢索的有效對(duì)策，也讓我們?cè)谶M(jìn)行文件資料查詢時(shí)帶來了極大的便利性，讓單位檔號(hào)可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一格式。檔號(hào)編制工作同時(shí)也是針對(duì)各種類型檔案實(shí)施統(tǒng)一有效整理的基本要求，按照新《規(guī)則》中的內(nèi)容，檔號(hào)機(jī)構(gòu)一般是：全宗號(hào)-檔案門類代碼·年度-保管期限-機(jī)構(gòu)代碼-件號(hào)，上、下位代碼用“-”符號(hào)進(jìn)行連接，同級(jí)代碼用“·”符號(hào)間隔。針對(duì)部分選擇機(jī)構(gòu)分類法的單位，相關(guān)部門已經(jīng)設(shè)置部門代碼，檔號(hào)結(jié)構(gòu)能夠這樣進(jìn)行設(shè)置：全宗號(hào)-WS·2015-Y-01-0001。檔號(hào)中檔案門類代碼的使用讓新《規(guī)則》不單單能夠適用于文書檔案材料，同時(shí)還能夠適用于其他不同門類的檔案材料，確保不同門類檔案都擁有唯一的檔號(hào)，能夠便于我們進(jìn)行統(tǒng)一管理。

四、文件裝訂

舊《規(guī)則》中對(duì)檔案文件裝訂相關(guān)的規(guī)定不是非常明確，單純的規(guī)定裝訂材料必須要滿足檔案保護(hù)的實(shí)際需求，對(duì)檔案裝訂材料以及裝訂方法都沒有進(jìn)行清楚的規(guī)定?，F(xiàn)階段很多單位一般所采取的檔案裝訂辦法包括線裝、粘貼、不銹鋼釘裝訂。所謂線裝通常來說即是較為傳統(tǒng)的三孔一線裝訂，實(shí)際操作起來相對(duì)繁瑣，對(duì)于近年來越來越多的歸檔文件，采取這樣的裝訂手段非常影響工作效率，但站在檔案保護(hù)這一角度而言，線裝依舊是最符合要求的。粘貼法的成本相對(duì)較低，對(duì)于紙張不多的歸檔文件比較適合，但其缺陷在于復(fù)印掃描不方便。不銹鋼釘裝訂操作起來較為簡(jiǎn)單，然而對(duì)裝訂材料的質(zhì)量要求高，成本較高。新《規(guī)則》中明確提出歸檔文件裝訂材料必須要和文件保管期限要求相符合，針對(duì)永久保存的文件可以選擇線裝法，對(duì)于定期保存的文件要按照其具體情況，可采取線裝混不銹鋼釘、封套等方式進(jìn)行裝訂。如此我們?cè)趯?duì)歸檔文件進(jìn)行整理的過程中，只需對(duì)部分永久保存的文件應(yīng)用線裝法，針對(duì)定期保管的歸檔文件可選擇不銹鋼釘進(jìn)行裝訂，能夠有效地降低工作操作時(shí)間。

五、結(jié)語

綜上所述，新《規(guī)則》無論是從結(jié)構(gòu)還是內(nèi)容上都有非常大的改變，進(jìn)一步細(xì)化了歸檔文件整理工作的基本流程，也提出了對(duì)電子文件的整理要求，對(duì)各單位開展好歸檔文件整理工作起到了非常好的指導(dǎo)作用。我們?cè)趯?shí)際工作中必須要貫徹落實(shí)新《規(guī)則》中的要求，真正促進(jìn)歸檔文件整理工作效率的提升，不斷推動(dòng)檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

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