加強(qiáng)文件材料歸檔 提高審計(jì)檔案管理水平

張建超

【摘要】審計(jì)檔案管理要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)，還要具備現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理檔案的技能。我局以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化為目標(biāo)，充分利用南大之星檔案管理網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)可以查閱審計(jì)檔案資料，全局檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息共享，有效地服務(wù)了審計(jì)人員，提高了審計(jì)效率。

【關(guān)鍵詞】審計(jì)；檔案管理；歸檔

檔案是各項(xiàng)工作的原始記錄，隨著改革的深入，我們?nèi)找嫔羁痰卣J(rèn)識(shí)到：檔案是審計(jì)工作不可缺少的重要組成部分，審計(jì)工作各項(xiàng)日常業(yè)務(wù)，每天都離不開(kāi)檔案，做不好檔案工作，我們的審計(jì)工作就會(huì)受到很大影響，甚至無(wú)法開(kāi)展。檔案管理是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的工作，要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感、樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的技能。下面結(jié)合我局檔案工作實(shí)際，就提高檔案管理水平談點(diǎn)個(gè)人看法。

一、切實(shí)提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

當(dāng)今社會(huì)，大多數(shù)人對(duì)檔案工作的重要性都不否認(rèn)。但在實(shí)際工作中，真正重視檔案工作的單位比例并不高。很多單位對(duì)檔案和檔案工作的態(tài)度是“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”，這種態(tài)度不是真正重視檔案的態(tài)度，檔案工作不可能真正做好。我們石河子市審計(jì)局以前也有這種現(xiàn)象，日常工作中檔案收集不全，整理不規(guī)范的情況時(shí)有發(fā)生，在利用檔案時(shí)，常常是東翻西找，浪費(fèi)很多時(shí)間，也不一定能找到，有時(shí)是影響工作效率，有時(shí)甚至使工作難以開(kāi)展。近幾年來(lái)，我局檔案工作出現(xiàn)了前所未有的好勢(shì)頭。主要表面在兩個(gè)方面：一是檔案工作由局長(zhǎng)直接分管，納入領(lǐng)導(dǎo)班子議事日程，各位領(lǐng)導(dǎo)都能率先垂范，帶頭做好文件材料歸檔工作，手頭不積壓文件材料，凡屬歸檔范圍內(nèi)的文件材料都能及時(shí)、齊全、完整地移交檔案室。二是檔案工作納入了各科室的工作流程，平時(shí)每項(xiàng)工作結(jié)束后，總有人及時(shí)收集文件材料，然后按規(guī)范要求及時(shí)整理，最后經(jīng)檔案室人員檢查驗(yàn)收合格后將檔案移交檔案室。可以說(shuō)大家都養(yǎng)成了做好檔案工作的好習(xí)慣。我局檔案工作之所以出現(xiàn)這種好勢(shì)頭，最主要的原因就是領(lǐng)導(dǎo)真正重視檔案，我局領(lǐng)導(dǎo)班子一致認(rèn)為：檔案工作對(duì)我局工作來(lái)說(shuō)既是基礎(chǔ)，又是保障，檔案工作做不好，審計(jì)業(yè)務(wù)就很難開(kāi)展，也會(huì)使審計(jì)工作出現(xiàn)嚴(yán)重的問(wèn)題。基于這種認(rèn)識(shí)，我局領(lǐng)導(dǎo)班子下決心一定要把檔案工作做好。

二、健全管理制度，細(xì)化崗位職責(zé)

沒(méi)有規(guī)矩不成方圓。做好檔案工作必須要有一套完善的切實(shí)可行的檔案工作制度。據(jù)了解，各單位都制定過(guò)一些檔案管理制度，但一般都不能很好地落實(shí)，因?yàn)檫@些制度大多是為了應(yīng)付各種檢查而草率制定的，有的還是抄襲別人的。一項(xiàng)制度能否很好落實(shí)，取決于兩方面：一是制度的制定者是否打算很好地落實(shí)，二是制度本身制定得是否合理合法。我局先是認(rèn)識(shí)到用制度管人管事的重要性，制定檔案工作制度是為了做好我局檔案工作，不是為應(yīng)付檢查或裝飾門(mén)面，所以，我們制定檔案工作制度之前向檔案局進(jìn)行了一番咨詢(xún)，并結(jié)合單位實(shí)際進(jìn)行了深入的研究，在此基礎(chǔ)上制定了一系列的檔案工作制度。其中有《檔案人員崗位責(zé)任制度》《檔案文件材料歸檔制度》《檔案保密制度》《檔案移交制度》《檔案保管制度》《檔案閱覽制度》和《文書(shū)材料立卷、歸檔制度》等，應(yīng)該說(shuō)，這些制度都是合理合法的，制度建立從根本上保證審計(jì)檔案管理的規(guī)范化。

為確保制度落實(shí)，我們還做了兩項(xiàng)工作：一是建立了完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對(duì)檔案崗位職責(zé)進(jìn)一步細(xì)化，責(zé)任落實(shí)到每個(gè)業(yè)務(wù)人員身上。二是健全和完善了檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化檔案工作環(huán)節(jié)和步驟，制定必要的安全措施，特別對(duì)文件和電子檔案，確保檔案的安全性與完整性。特別是對(duì)審計(jì)業(yè)務(wù)檔案，我們統(tǒng)一了管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，文書(shū)、審計(jì)檔案，按照審計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定，完善環(huán)節(jié)內(nèi)容把好統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)關(guān)。審計(jì)檔案做到封面內(nèi)容、紙張規(guī)格和裝訂順序統(tǒng)一，提升了審計(jì)檔案的裝訂質(zhì)量。

三、更新管理設(shè)備，提高管理質(zhì)量和效果

做好檔案工作需要一定的物質(zhì)條件，特別是在信息化社會(huì)的今天，沒(méi)有比較先進(jìn)的管理設(shè)備檔案工作是不可能做好的。由于我局領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案工作，所以我局真正是舍得投入。在辦公用房十分緊張的情況下，專(zhuān)門(mén)為檔案工作調(diào)整出一間辦公室，為檔案室配備了專(zhuān)用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、檔案管理軟件，移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)刻錄機(jī)、掃描儀、文件柜、碎紙機(jī)、裝訂機(jī)等設(shè)備，檔案室辦公條件得到進(jìn)一步改善；同時(shí)配備了防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設(shè)施。所有這些為我局提高檔案管理水平奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

我局以實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化為目標(biāo)，充分利用師市檔案局提供的南大之星檔案管理網(wǎng)絡(luò)，隨時(shí)可以查閱審計(jì)檔案資料，全局檔案實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)信息共享，有效地服務(wù)了審計(jì)人員，提高了審計(jì)效率。局檔案員對(duì)每人錄入的審計(jì)檔案可以隨時(shí)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，馬上指出，杜絕了錄錯(cuò)、漏錄現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)應(yīng)用普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為檔案的管理提供便利，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)搭建專(zhuān)門(mén)的檔案管理平臺(tái)，不但可以有效地實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理，提高檔案的管理效率，還能節(jié)省大量的人力及物力。保證審計(jì)檔案健康發(fā)展，提供快捷有效的作用。 （下轉(zhuǎn)第66頁(yè)）（上接第64頁(yè)）

四、強(qiáng)化學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)人員水平

檔案工作是項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性工作，需要的專(zhuān)業(yè)知識(shí)很多。專(zhuān)兼職檔案人員必須不斷地參加學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，才能適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案工作。近幾年，我局每年都安排局辦公室檔案管理人員外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)；參加兵團(tuán)審計(jì)局優(yōu)秀審計(jì)項(xiàng)目檔案評(píng)審，加強(qiáng)單位之間經(jīng)驗(yàn)交流，不斷提高檔案管理人員的工作技能。特別是2015年1月，我局專(zhuān)門(mén)邀請(qǐng)師市檔案局專(zhuān)家對(duì)全體業(yè)務(wù)人員使用南大之星檔案管理軟件進(jìn)行了為期2天的現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，檔案局的同志細(xì)致講解、耐心答疑，我局審計(jì)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)，虛心請(qǐng)教，基本掌握了南大之星檔案管理軟件的應(yīng)用。

另外，我局還利用每年的審計(jì)業(yè)務(wù)培訓(xùn)組織全體審計(jì)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《審計(jì)法》《檔案法》以及《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法律法規(guī)，為提高審計(jì)業(yè)務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。真正從思想上認(rèn)識(shí)到做好審計(jì)檔案對(duì)提高審計(jì)工作質(zhì)量、防范審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)的重要意義，查找不足，積極推進(jìn)。堅(jiān)持“誰(shuí)審計(jì)誰(shuí)立卷、誰(shuí)辦理誰(shuí)立卷，案結(jié)卷成”的原則，體現(xiàn)“審計(jì)程序的合規(guī)性、審計(jì)定性的準(zhǔn)確性、證據(jù)要素的可靠性、歸檔文件的完整性”特點(diǎn)。

五、強(qiáng)化監(jiān)督考核，促人人參與管理

我局出臺(tái)了《師市審計(jì)局審計(jì)項(xiàng)目量化考核辦法（試行）》，把檔案質(zhì)量列入年度工作考核內(nèi)容，加大跟蹤檢查指導(dǎo)力度。定期對(duì)審計(jì)業(yè)務(wù)檔案整理情況進(jìn)行考核，年終將考核結(jié)果作為各科室年度考核的一項(xiàng)重要內(nèi)容，進(jìn)一步激勵(lì)審計(jì)人員加強(qiáng)審計(jì)檔案整理工作。同時(shí)，結(jié)合自治區(qū)、兵團(tuán)審計(jì)系統(tǒng)優(yōu)秀審計(jì)項(xiàng)目評(píng)選，采取互查互評(píng)、觀摩交流等方式，從項(xiàng)目立項(xiàng)、審計(jì)方案、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)報(bào)告以及裝訂要求進(jìn)行質(zhì)量評(píng)審，評(píng)審結(jié)果納入科室年度工作考核，在全局形成了人人關(guān)注檔案工作、個(gè)個(gè)重視檔案質(zhì)量的良好氛圍。

南大之星檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的應(yīng)用促進(jìn)了我局檔案工作的監(jiān)督檢查。過(guò)去的檔案工作，是檔案員督促科室錄制審計(jì)檔案的，現(xiàn)在是審計(jì)項(xiàng)目已完成，馬上就錄制審計(jì)檔案，由被動(dòng)工作到主動(dòng)工作，過(guò)去是到了年底，各科室在領(lǐng)導(dǎo)的督促下才錄人審計(jì)檔案，十幾個(gè)人爭(zhēng)搶一臺(tái)檔案機(jī)錄制審計(jì)檔案，現(xiàn)在審計(jì)人員每人一個(gè)檔案賬號(hào)隨時(shí)在自己的計(jì)算機(jī)錄制審計(jì)檔案，徹底解決了年底集中錄制審計(jì)檔案的混亂局面，局檔案員可以隨時(shí)檢查每個(gè)人錄制審計(jì)檔案的質(zhì)量和進(jìn)度，應(yīng)用南大之星檔案軟件整理檔案，收到事半功倍的效果。

以上是我們近幾年檔案工作的一點(diǎn)體會(huì)。面對(duì)新形勢(shì)下的檔案工作，我們注重創(chuàng)新工作方法和途徑，利用檔案資料更好地為審計(jì)工作服務(wù)。我們將不斷總結(jié)審計(jì)檔案工作經(jīng)驗(yàn)，提高服務(wù)質(zhì)量，以審計(jì)工作為先導(dǎo)，改進(jìn)檔案管理手段，提高檔案管理效率，探索檔案工作健康發(fā)展之路，不斷推動(dòng)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。