零售業(yè)管理會計信息系統(tǒng)研究

王平++陳品君

摘要：文章采用案例研究法，依據(jù)財政部《管理會計基本指引》（財會〔2016〕10號），對案例企業(yè)自身的環(huán)境和條件、現(xiàn)有的信息技術(shù)及其應(yīng)用過程中存在的問題及原因進(jìn)行了分析研究，并提出完善管理會計信息系統(tǒng)的具體措施。

關(guān)鍵詞：管理會計信息系統(tǒng);POS;SAP;集成方式

一、 研究背景

財政部于2014年10月正式頒布了《關(guān)于全面推進(jìn)管理會計體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》（財會〔2014〕27號），并于2016年6月頒布了《管理會計基本指引》（財會〔2016〕10號），為企業(yè)建立健全管理會計信息系統(tǒng)提供了指南。財政部領(lǐng)導(dǎo)高度重視管理會計工作，指出在過去的一段時期里，我國很多會計學(xué)術(shù)研究、會計標(biāo)準(zhǔn)、會計實務(wù)較多地考慮到了企業(yè)外部投資者，以及外部審計和社會公眾。管理會計體系的建設(shè)及發(fā)展相對比較滯后，沒有充分地發(fā)揮作用為單位內(nèi)部管理服務(wù)，在單位進(jìn)行規(guī)劃、決策、控制和評價等管理活動中沒有提供出充足有效的信息。推進(jìn)管理會計體系建設(shè)是推動中國會計工作轉(zhuǎn)型升級的重點(diǎn)所在，也是完善會計科學(xué)發(fā)展的必然選擇。

根據(jù)《管理會計基本指引》中的融合性、適應(yīng)性等原則，各企業(yè)需要根據(jù)所處環(huán)境和自身特征，梳理自身對管理會計信息的需求，充分有效地運(yùn)用現(xiàn)有信息技術(shù)，進(jìn)行業(yè)財融合，進(jìn)而加強(qiáng)并完善企業(yè)管理會計信息系統(tǒng)。因此，本文以A公司為例，對企業(yè)當(dāng)前管理會計信息需求現(xiàn)狀、現(xiàn)有信息技術(shù)的利用情況及存在的問題進(jìn)行分析研究，查找問題產(chǎn)生的原因，并提出改進(jìn)和完善企業(yè)管理會計信息系統(tǒng)的具體措施。

二、 文獻(xiàn)綜述

我國管理會計信息系統(tǒng)研究相比于財務(wù)會計研究明顯偏少。有些管理會計信息系統(tǒng)的研究是融合于財務(wù)會計信息化研究之中。匯總與整理關(guān)于研究管理會計信息系統(tǒng)的課題與研究成果的主要觀點(diǎn)后發(fā)現(xiàn)，關(guān)于管理會計信息系統(tǒng)的組成模塊，祁懷錦（1996）認(rèn)為主要模塊可以由五個子系統(tǒng)組成，它們分別是：預(yù)測分析、決策分析、預(yù)算編制、反饋控制以及業(yè)績評價這五部分組成;關(guān)于管理會計信息系統(tǒng)的設(shè)計，許金葉（2016）認(rèn)為，沒有管理會計信息系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)，所謂的管理會計信息化這個概念就無從談起，開發(fā)人員應(yīng)該對管理會計信息化的需求與實施進(jìn)行深層次的探究，不應(yīng)該碎片化設(shè)計，而是需要運(yùn)用“頂層設(shè)計”的理念，總攬全局去開發(fā)設(shè)計管理會計軟件;在管理會計信息系統(tǒng)應(yīng)用方面，陳婉玲、韋沛文（1997）指出，管理會計核算可以利用現(xiàn)有財務(wù)會計核算系統(tǒng)、建立管理會計子系統(tǒng)、利用一些電子表格軟件比如EXCEL，也可以運(yùn)用統(tǒng)計、運(yùn)籌軟件通過輔助方式完成管理會計的應(yīng)用;關(guān)于管理會計信息系統(tǒng)與云計算、大數(shù)據(jù)等計算機(jī)新興技術(shù)的結(jié)合，熊磊（2014）認(rèn)為，管理會計信息系統(tǒng)與云計算結(jié)合可以降低管理會計信息化的建設(shè)成本，企業(yè)不用為服務(wù)器、存儲硬盤等基礎(chǔ)設(shè)施花大量成本，這種結(jié)合還可以實現(xiàn)外部協(xié)同;另外，云計算與管理會計信息系統(tǒng)的結(jié)合可以使得會計人員更加便捷地得到信息，將更多精力投入到關(guān)于企業(yè)決策及績效評價等方面。

綜上可以看出，學(xué)者們?nèi)收咭娙?，各抒己見，對管理會計信息系統(tǒng)組成模塊、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施以及系統(tǒng)與云計算、大數(shù)據(jù)結(jié)合等進(jìn)行了多方面的研究，這些研究成果都對建立和完善我國管理會計信息系統(tǒng)提供了理論基礎(chǔ)。

然而，上述研究缺乏對企業(yè)現(xiàn)在應(yīng)用環(huán)境的分析和認(rèn)識，對當(dāng)前企業(yè)所利用的各種信息技術(shù)的功能缺乏了解，對如何利用信息化技術(shù)支撐管理會計信息系統(tǒng)也缺乏相應(yīng)的研究。因此本文認(rèn)為，研究如何整合單位現(xiàn)有的信息技術(shù)功能，對完善管理會計信息系統(tǒng)具有更重要的意義。本文的研究填補(bǔ)了現(xiàn)有研究的空白。

三、 案例企業(yè)現(xiàn)有信息系統(tǒng)的功能及系統(tǒng)集成方式

1. 案例企業(yè)簡介。A公司是一家著名的體育運(yùn)動品牌公司，主要經(jīng)營服裝、鞋帽、背包、運(yùn)動器材等體育用品。截至2016年3月底，A公司零售店鋪共計278家，主要分布在華東地區(qū)（108家），華北地區(qū)（91家），華南地區(qū)（79家）。其中新品正價店有45家，工廠折扣店有233家。新品正價店都是展示銷售當(dāng)季最新款主題商品，都以正價銷售給顧客沒有打折優(yōu)惠;新品在銷售三個月后就慢慢轉(zhuǎn)入工廠折扣店，給予折扣優(yōu)惠銷售給顧客。

2. 案例企業(yè)現(xiàn)有信息系統(tǒng)。A公司每一家零售店鋪都有自己獨(dú)立使用的POS系統(tǒng)，它是銷售時點(diǎn)信息系統(tǒng)，具有收銀員識別功能、多種銷售模式功能、庫存管理功能等。當(dāng)顧客購買商品結(jié)賬時，通過設(shè)定的自動讀取設(shè)備，可以直接識別并讀取到與商品相關(guān)的銷售信息，比如銷售商品的名稱、銷售店鋪、銷售時間、銷售單價等，并可以通過計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)通訊系統(tǒng)將信息傳遞到有關(guān)部門分析使用。

A公司也使用Systems Applications & Products系統(tǒng)，簡稱為SAP系統(tǒng)。它是包括財富500強(qiáng)80%企業(yè)在內(nèi)的遍布188個國家共232，000多家客戶都在使用的企業(yè)管理解決方案的軟件名稱。這個軟件的整體穩(wěn)定性能高，給用戶提供了高度集成的財務(wù)總賬、銷售明細(xì)賬、采購明細(xì)賬和管理信息系統(tǒng)。SAP公司的主要產(chǎn)品是SAP R/3，SAP R/3反映了其本身的功能，這里的“R”代表實時，數(shù)字“3”則表示三層的客戶端、服務(wù)器構(gòu)架（數(shù)據(jù)庫層，應(yīng)用層和顯示層）。SAP R/3包含CO管理會計模塊，F(xiàn)I財務(wù)會計模塊，MM物料模塊等九大模塊。SAP系統(tǒng)功能強(qiáng)大，目前在同類產(chǎn)品中處于市場領(lǐng)導(dǎo)者的地位。

3. 案例企業(yè) SAP系統(tǒng)與POS系統(tǒng)的集成方式。為了能達(dá)到資源共享并充分發(fā)揮每個系統(tǒng)應(yīng)有的功能，系統(tǒng)之間需要做好集成設(shè)計。通過系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的無縫連接，可以使得企業(yè)管理人員能夠獲得準(zhǔn)確、及時、完整的零售信息，使企業(yè)管理更加到位。在POS系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)集成的構(gòu)架下，每家店鋪每天POS系統(tǒng)中的零售數(shù)據(jù)都會同步傳輸?shù)絊AP系統(tǒng)中，在此POS與SAP集成的基礎(chǔ)上，總部財務(wù)人員根據(jù)SAP中的信息進(jìn)行成本分析、存貨決策、全面預(yù)算、店鋪業(yè)績考核等科學(xué)分析。

目前SAP與POS有4種主要的集成方式，每種方式的各有優(yōu)缺點(diǎn)。企業(yè)在選擇SAP系統(tǒng)與POS系統(tǒng)集成的方式時，應(yīng)根據(jù)企業(yè)自身特點(diǎn)與需求，并充分考慮包括開發(fā)成本、技術(shù)開發(fā)難易程度、接口數(shù)據(jù)量大小、系統(tǒng)負(fù)載能力、系統(tǒng)響應(yīng)時間等影響因素，之后確定企業(yè)認(rèn)為經(jīng)濟(jì)適用的集成方式。A公司POS系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)集成方案目前采用的是ALE/IDOC接口技術(shù)，即各店鋪在POS系統(tǒng)中操作的數(shù)據(jù)首先會匯總至POS總服務(wù)器，然后通過中間數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化系統(tǒng)將POS系統(tǒng)文件轉(zhuǎn)換為可供SAP系統(tǒng)識別的IDOC中介文本，從而在SAP系統(tǒng)中自動產(chǎn)生銷售訂單、財務(wù)憑證等數(shù)據(jù)，同時，SAP也將主數(shù)據(jù)及配置數(shù)據(jù)比如客戶信息、商品編碼、價格等通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)同步傳入POS系統(tǒng)。POS系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)集成過程中，從接口數(shù)據(jù)流向上來看，基本可以分為從SAP系統(tǒng)到POS系統(tǒng) 的下行（讀?。?shù)據(jù)，以及從POS系統(tǒng)到SAP系統(tǒng)的上行（寫入）數(shù)據(jù)。目前案例公司POS系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)之間采用的同步方式是每間隔8小時上行與下行數(shù)據(jù)進(jìn)行同步傳輸。

四、 案例企業(yè)現(xiàn)有管理會計信息系統(tǒng)存在的問題及原因分析

1. POS系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步不完整或重復(fù)的問題。A公司在系統(tǒng)整合過程中，目前遇到的最大的問題就是零售店鋪POS系統(tǒng)中銷售、存貨變動等數(shù)據(jù)有時不能完整同步上傳到SAP系統(tǒng)或者重復(fù)上傳到SAP系統(tǒng)。目前POS與SAP系統(tǒng)之間采用的同步方式是每隔8小時上行與下行數(shù)據(jù)進(jìn)行同步。每隔8小時，每家零售門店P(guān)OS系統(tǒng)中的銷售數(shù)據(jù)或者是存貨變動數(shù)據(jù)都會匯總至POS總服務(wù)器，然后以一個一個數(shù)據(jù)包的形式通過中間數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化系統(tǒng)同步到SAP系統(tǒng)中，形成SAP系統(tǒng)相應(yīng)的銷售信息或存貨變動信息。但是有時候這些零售數(shù)據(jù)沒有及時同步到SAP系統(tǒng)中，造成一家門店的一個數(shù)據(jù)包其中包含8小時內(nèi)的銷售或存貨變動的信息都沒有完成同步;有時候零售數(shù)據(jù)又會重復(fù)同步到SAP系統(tǒng)中，造成數(shù)據(jù)重復(fù)。

2. 已發(fā)生數(shù)據(jù)差異無法被及時處理的問題。A公司幾乎每家門店都會遇到在系統(tǒng)同步過程中產(chǎn)生差異的問題，同時也存在企業(yè)內(nèi)部員工不能對已發(fā)生系統(tǒng)數(shù)據(jù)差異部分及時進(jìn)行處理的問題，甚至很多歷史系統(tǒng)數(shù)據(jù)差異一放就是好幾年都沒人去處理。

A公司零售門店數(shù)量眾多，每天銷售量及存貨變動數(shù)據(jù)量較大，往往以前發(fā)生的數(shù)據(jù)差異還沒有查明原因并解決，新的差異問題卻又產(chǎn)生了，日積月累，這樣的差異金額就像滾雪球一樣不斷上升越來越大。以A公司2016年3月為例，具體差異情況見表1。

3. 店鋪系統(tǒng)中操作商品信息或數(shù)量與實物不一致的問題。A公司管理會計信息系統(tǒng)中的零售數(shù)據(jù)包括銷售及存貨變動等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)都來自于全國幾百家零售門店。零售門店P(guān)OS系統(tǒng)中記錄的商品信息準(zhǔn)確性對管理會計信息系統(tǒng)而言是非常重要的。

目前A公司商品編碼都是運(yùn)用統(tǒng)一的格式，前6位數(shù)是款號，后3位數(shù)是代表顏色，再加上尺碼信息。同樣款式不同顏色的商品前6位數(shù)字是一摸一樣的，關(guān)鍵就是后3位的區(qū)別;同樣款式同樣顏色的商品，款號色號都是相同的，關(guān)鍵就是尺碼的區(qū)別。零售店鋪在銷售商品或存貨發(fā)生變動時，當(dāng)后3位顏色號或者尺碼記錄發(fā)生了錯誤，就會出現(xiàn)商品信息出現(xiàn)串色串碼，造成POS記錄與實物信息不一致的問題;當(dāng)銷售或存貨變動的數(shù)量輸錯時，就會導(dǎo)致店鋪POS系統(tǒng)中操作的商品數(shù)量與實物數(shù)量不符。

4. 管理會計信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題的原因分析。

（1）數(shù)據(jù)同步時間間隔過長。A公司目前選用通過IDOC接口方式互傳POS與SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)，目前設(shè)置的是上行數(shù)據(jù)與下行數(shù)據(jù)每8小時交互一次。隨著門店業(yè)務(wù)量的增加，8小時一次業(yè)務(wù)通訊同步造成了批量數(shù)據(jù)負(fù)載過大，一旦數(shù)據(jù)包因為任何問題卡在某個環(huán)節(jié)沒有被及時發(fā)現(xiàn)，就會造成該門店整個數(shù)據(jù)包（包含門店8小時內(nèi)的大量數(shù)據(jù)）無法同步上傳到SAP系統(tǒng)，對該門店當(dāng)天的數(shù)據(jù)信息及時完整準(zhǔn)確性造成影響。尤其是月底最后一天，店鋪營業(yè)時間至晚上22點(diǎn)，8小時一次數(shù)據(jù)同步會造成下午4點(diǎn)后的數(shù)據(jù)無法及時在月底同步上傳到SAP，而是要跨月開賬后才能傳入SAP，對數(shù)據(jù)及時性造成了影響。另一方面，SAP下行數(shù)據(jù)，比如商品信息、客戶信息等，8小時同步一次可能會造成當(dāng)SAP中商品信息發(fā)生變化而POS系統(tǒng)沒有及時得到數(shù)據(jù)，仍舊按照原先商品信息銷售商品，也影響了信息的準(zhǔn)確和完整。

（2）系統(tǒng)缺乏數(shù)據(jù)傳輸校驗機(jī)制。目前POS文件在同步上傳SAP系統(tǒng)的過程中沒有系統(tǒng)數(shù)據(jù)校驗機(jī)制，店鋪日營業(yè)結(jié)束后，整一天的數(shù)據(jù)分3個批次同步到SAP系統(tǒng)，但是每家門店每天的營業(yè)數(shù)據(jù)及其他存貨變動數(shù)據(jù)是否及時完整通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)生成IDOC文件同步到SAP卻沒有被校驗，缺乏數(shù)據(jù)傳輸校驗機(jī)制會造成POS系統(tǒng)數(shù)據(jù)沒有同步或者重復(fù)同步到SAP系統(tǒng)的情況發(fā)生時，SAP系統(tǒng)沒有做出任何提示，系統(tǒng)維護(hù)員因此不能及時發(fā)現(xiàn)問題并處理。

（3）報錯信息沒有傳遞至信息接收者。A公司的POS系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)在整合過程中用到了數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，該數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)擁有將轉(zhuǎn)換過程中報錯信息自動發(fā)送相關(guān)信息使用者的功能，有很多已發(fā)生的系統(tǒng)差異最終都能在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)中找到對應(yīng)報錯信息。但是由于各種原因，報錯信息沒有及時準(zhǔn)確地傳遞至相關(guān)信息使用者，就也是導(dǎo)致大批量的系統(tǒng)差異沒能及時處理的原因之一（通過人工一條一條記錄去核對，不僅慢而且容易出錯）。

五、 案例企業(yè)完善管理會計信息系統(tǒng)的措施

1. 將下行數(shù)據(jù)改為實時同步，上行數(shù)據(jù)縮短同步時間間隔。POS系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)在數(shù)據(jù)同步的時間上，考慮到數(shù)據(jù)量、實施性、系統(tǒng)負(fù)載等多方面因素，SAP下行數(shù)據(jù)由每日8小時/次同步建議改為實時同步，在POS與SAP系統(tǒng)主數(shù)據(jù)一致的前提下，POS同步上行數(shù)據(jù)就不會因為與SAP系統(tǒng)主數(shù)據(jù)不一致而造成數(shù)據(jù)包無法轉(zhuǎn)換IDOC文件;POS上行數(shù)據(jù)可以由每日8小時/次同步建議改為每日2小時/次，由于門店銷售量越來越大，同步時間的縮短可以提高門店P(guān)OS系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)的傳輸頻率減少系統(tǒng)每次傳輸?shù)呢?fù)載量，即使某家門店的數(shù)據(jù)包出現(xiàn)了轉(zhuǎn)換問題，也是2小時內(nèi)的銷售及存貨變動信息無法同步上傳，不至于整整8小時的數(shù)據(jù)同步出現(xiàn)問題。具體建議見表2。

2. 對POS與SAP兩套系統(tǒng)傳輸數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗。成熟的POS與SAP集成接口技術(shù)是可以進(jìn)行同步數(shù)據(jù)校驗的，A公司如今既然存在兩套系統(tǒng)數(shù)據(jù)在同步上傳過程中發(fā)生了數(shù)據(jù)不完整或重復(fù)上傳的問題，就應(yīng)進(jìn)行系統(tǒng)間傳輸數(shù)據(jù)校驗程序。當(dāng)每一家零售店鋪在每天結(jié)束營業(yè)后，門店P(guān)OS系統(tǒng)的銷售總金額應(yīng)匯總至總POS服務(wù)器并上傳SAP系統(tǒng)，同時SAP系統(tǒng)也應(yīng)將每一家門店每天生成的IDOC文件總金額匯總，同POS上傳的銷售總金額對比并完成校驗，當(dāng)SAP系統(tǒng)完成檢驗后發(fā)現(xiàn)兩套系統(tǒng)的總數(shù)據(jù)存在不一致的情況，就應(yīng)該發(fā)出警示，只有進(jìn)行了傳輸數(shù)據(jù)校驗程序，信息系統(tǒng)管理人員才能在第一時間從茫茫數(shù)據(jù)中及時發(fā)現(xiàn)哪一天哪一家門店的POS總銷售數(shù)據(jù)沒有及時同步SAP系統(tǒng)，從而可以及時查找原因查看數(shù)據(jù)包在哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題并及時修復(fù)，而不是等財務(wù)人員在賬務(wù)處理過程中發(fā)現(xiàn)了問題才被動地進(jìn)行檢查。

3. 及時、正確地傳遞報錯信息。POS與SAP中間數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換系統(tǒng)發(fā)出的報錯信息，應(yīng)及時傳遞至正確接收者。企業(yè)面對員工的換崗、離職等情況，要及時變動、更新及維護(hù)信息接收者的聯(lián)系方式，使需要信息的管理者及時得到信息。

4. 完善內(nèi)部控制制。為保證管理會計信息系統(tǒng)的有效運(yùn)行，公司還必須進(jìn)一步完善內(nèi)部控制制度。特別是在處理POS同步SAP系統(tǒng)過程中報錯的SAP IDOCtor文件時，企業(yè)管理層必須明確各部門各崗位的職責(zé)劃分，明確規(guī)定，在POS系統(tǒng)與SAP系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步上傳的過程中，只要沒進(jìn)SAP與SAP IDOCtor文件前發(fā)生的任何問題，應(yīng)由IT部門同事承擔(dān)系統(tǒng)檢查、調(diào)查、處理的職責(zé);當(dāng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)同步報錯進(jìn)入SAP IDOCtor文件夾時，應(yīng)由訂單部門同事主動負(fù)責(zé)查明訂單信息報錯原因并修正;會計部門的同事由于每天會核對店鋪POS系統(tǒng)數(shù)據(jù)與SAP中的數(shù)據(jù)，當(dāng)發(fā)現(xiàn)有差異的情況，應(yīng)及時告知相應(yīng)部門，追蹤、督促相關(guān)部門積極配合查明造成差異的原因并處理。

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基金項目：財政部全國會計科研課題（項目號：2015KJA015）。

作者簡介：王平（1963-），女，滿族，遼寧省海城市人，中國人民大學(xué)商學(xué)院副教授，中國人民大學(xué)管理學(xué)博士，研究方向為公司理財、信息披露;陳品君（1985-），女，漢族，上海市人，中國人民大學(xué)商學(xué)院碩士，研究方向為管理會計。

收稿日期：2017-05-27。