淺析時間管理在高校辦公室工作中的應(yīng)用

諸葛帥

【摘要】高校中的院系辦公室具備后勤服務(wù)、交流協(xié)調(diào)、協(xié)助決策和傳播訊息等職責(zé)。需要科學(xué)規(guī)劃勞動時間，有序展開工作，減少壓力，進(jìn)而達(dá)成各項任務(wù)，為院系教育、科研、服務(wù)以及文化弘揚(yáng)等多種工作的順暢進(jìn)行給予有力的保證，本文講解了時間管理在高校院系辦公場所工作中的應(yīng)用以及其中意義，為提升高校院系職場工作的效率提供參照。

【關(guān)鍵詞】高校院系；辦公室工作；時間管理

伴隨高校建造規(guī)模的擴(kuò)展、高等教學(xué)革新的深入，各大高校進(jìn)行校院二級管理規(guī)矩，院系的管理權(quán)限逐步增多。院系辦公室作為底層行政管理單位，負(fù)責(zé)著后勤服務(wù)、協(xié)助決策以及信息傳播等多項任務(wù)，與此同時還在調(diào)解左右、疏導(dǎo)內(nèi)外以及上傳下播等工作中擔(dān)負(fù)著樞紐的功能，忙碌是院系辦公室的常有狀態(tài)。此文經(jīng)過討論高校院系辦公室操作中時間管理的應(yīng)用，來探討如何對時間實(shí)行科學(xué)管理，提升工作質(zhì)量，有序展開各項工作，進(jìn)而增高管理水準(zhǔn)。

一、關(guān)于時間和素質(zhì)問題

（一）充足策劃比較零散的時間。無論企劃和管理多么嚴(yán)密，零碎時間是存在的，其總量也不可忽略。為此，工作中應(yīng)該對這些零碎時間進(jìn)行合理計劃，比如可以處置一些不是很要緊或者不是很急促的工作，方便在限定的時間里完成眾多的任務(wù)，提升工作。

（二）禁止工作的拖拉。詳細(xì)的措施有：1.塑造超前的意識。2.限定完成的日子。3.對待最艱巨的任務(wù)不要逃避。應(yīng)該將其放在工作效率最高的時候去達(dá)成，參透化大為小，將艱巨的工作施行分解，逐步去完成，禁止拖拉工作進(jìn)度，從而改善拖拉的惡習(xí)。4.在接收到工作任務(wù)時，應(yīng)該盡快地完成，防止工作的積壓，當(dāng)機(jī)立斷。

（三）保障授權(quán)的合理性以及更好地溝通。通常上講，授權(quán)即是將一項工作從一個人手里轉(zhuǎn)接到另一個人的手里。保證授權(quán)的符合性是進(jìn)行時間整治的方法之一，可減少時間的虛耗。提升辦公的業(yè)績。高校院系辦公室中的工作歸屬底層管理工作，經(jīng)常是有責(zé)無權(quán)，只是工作而忽視了管理，這就引起了授權(quán)的不規(guī)范性。對待這種情況，可以施行“分配工作”的方法來進(jìn)行改進(jìn)，詳細(xì)的方法有：1.獲得授權(quán)人的鼎力支持和理解。2.選取能夠擔(dān)任該項目工作的人進(jìn)行授權(quán)，給出相關(guān)的要求以及期望，并進(jìn)行指揮和探討。3.對工作中需要授權(quán)的工作列出來，和上級匯報，取得到領(lǐng)導(dǎo)的全力支持。這種“分配任務(wù)”的方法，不光體現(xiàn)了對他人的信任，還極大節(jié)約了自己的時間，從而將時間分配到更緊急或者更要緊的工作中。

（四）堅持有序的辦公紀(jì)律。辦公室工作的良好紀(jì)律是提升工作效率的關(guān)鍵保障。想要維護(hù)辦公的紀(jì)律，就要保障工作的簡潔和條理，并且建設(shè)一個優(yōu)越的辦公環(huán)境，進(jìn)而創(chuàng)立并持續(xù)好辦公室工作的秩序。

（五）籌劃——目標(biāo)管理辦法。對于高校院系辦公室工作人員來說，應(yīng)該定制合理、完善的工作企劃，通過定制工作時間表的方法，對時間進(jìn)行分配，并確定目標(biāo)，這是科學(xué)使用時間的基本前提。其具體方法有：1.依據(jù)工作的輕重緩急，調(diào)整好工作的秩序和時間，爭取用限定的時間運(yùn)用到最要緊的工作中，不能只追求面面俱到。長期時間不僅使工作人員不再為工作所累，也不會將大多的時間放在無關(guān)緊要的事情上。2.培養(yǎng)列清單、寫日記的良好習(xí)慣，將每天要做的事情列成詳單，以清楚自己的工作并增加緊迫感，并將每項工作所消耗的時間以日記的方式記錄下來，從中找到時間分配的不恰當(dāng)之處，方便進(jìn)行改善。

（六）提升高校院系辦公室人員素質(zhì)。做好院系辦公室工作發(fā)揮著重要、主動的作用，從而擁有一支高素質(zhì)高技能的院校辦公室工作人員是重點(diǎn)。我們要加強(qiáng)院系辦公室工作人員素質(zhì)教育，切忌德行惡劣，全力塑造切合現(xiàn)代要求的辦公室素質(zhì)管理工作，堅持和完善辦公室制度，創(chuàng)建院系辦公室工作的良好形象。

二、時間管理在辦公中的優(yōu)勢

（一）有助于恰當(dāng)規(guī)劃工作、捋順工作、做到把握要點(diǎn)，提升成效。高校院系辦公室工作具有突變性強(qiáng)、頭緒多、繁瑣等特點(diǎn)，所以就出現(xiàn)了院系辦公室工作忙亂、多變、繁重等等，產(chǎn)生重大的時間損耗現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了辦公的業(yè)績。怎樣才能在繁瑣多變的工作中掌握住重要內(nèi)容，捋順工作流程，計劃好工作內(nèi)容，有序展開并達(dá)成多項任務(wù)，實(shí)現(xiàn)以定目標(biāo)，這時時間管理可以帶來最好的成效。

（二）有利于減少時間耗費(fèi)的現(xiàn)象，提升院系辦公室工作的成效。眾多高校院系辦公室工作人員一直處于救火應(yīng)急、疲于對應(yīng)的情況中，雖然勞碌辛苦，還是經(jīng)常摸不到工作的要點(diǎn)，工作成績也有限。如果始終處于這樣的狀態(tài)，高校院系工作人員只會感到越來越重的壓力，很難操縱工作，對身心健康形成危害。從高校的立場上看，院系辦公室工作人員時間上的融入、產(chǎn)生比例較小，并具有厲害的損耗現(xiàn)象，危害著院系以及相關(guān)管理部門，構(gòu)成整個學(xué)校的運(yùn)行成效極低。減少時間耗費(fèi)的狀況，能提升整個工作的效率。

三、結(jié)束語

唯有科學(xué)合理運(yùn)用時間，才能發(fā)揮極大的能力，工作中也才能做到游刃有余。英國首相曾經(jīng)說過這樣的一句話“丟棄時間的人，時間也同樣丟棄了他”。而高校院系辦公室工作牽涉范圍十分多、比較繁碎復(fù)雜。因此，高校院系辦公中應(yīng)當(dāng)運(yùn)用科學(xué)化管理、把握好工作時間，在最大程度上提升工作的成效以及滿意程度，充分施展高校院系辦公室的職能。

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