人事檔案數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用淺析

洪藝維

摘 要：人事檔案數(shù)字化技術(shù)是對傳統(tǒng)人事檔案管理工作的技術(shù)革新，能夠?qū)崿F(xiàn)對紙質(zhì)檔案文獻的收集、整理、保管、傳遞、統(tǒng)計、利用等日常工作的數(shù)字化管理。本文從多個方面論述了實施人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢，并從法律、技術(shù)以及行業(yè)規(guī)范三個角度分析了人事檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實意義，為人事檔案數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的工作者提供借鑒，為檔案數(shù)字化工作的決策者提供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案 數(shù)字化 技術(shù)應(yīng)用淺析

一、檔案數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用實踐

數(shù)字化是指把一切信息轉(zhuǎn)化為計算機可以識別的0和1。這個過程涉及到數(shù)字的轉(zhuǎn)換、存取、處理、傳輸、控制、壓縮等技術(shù)，是光纖技術(shù)、半導(dǎo)體技術(shù)、計算機技術(shù)等高新技術(shù)綜合發(fā)展引起的信息技術(shù)革命。它實質(zhì)上是把人的所有生物特征都轉(zhuǎn)化為可處理的數(shù)字信息，使人與數(shù)字融為一體。數(shù)字化信息的基本單位是一個0或一個1，稱為一個比特。因此，1995年，美國未來學(xué)家尼葛洛龐蒂（Nicholas Negroponte）在《數(shù)字化生存》一書中指出，比特作為“信息的DNA”，正迅速取代原子成為人類社會的基本要素，數(shù)字化的生存環(huán)境將改變?nèi)藗兊纳罘绞健?/p>

首先，數(shù)字化生存的含義在于，計算不再只是和計算機有關(guān)，它決定我們的生存，伴隨著網(wǎng)絡(luò)革命，人們周圍的越來越多的信息被數(shù)字化，人們將生活在數(shù)字化信息空間中。其次，數(shù)字化生存方式通過“創(chuàng)造完美的人性世界”、“圖形幻界”、“虛擬現(xiàn)實”而實現(xiàn)。再次，數(shù)字化生存使人們進入了后信息時代，而從原子到比特的飛躍，是劃分信息時代和后信息時代的標(biāo)志。在后信息時代，一切都將被即時而廉價的電子數(shù)據(jù)傳輸所取代。數(shù)字化生存不僅改變了人們的生活方式，而且還將改變傳統(tǒng)的國家觀念，民族觀念。數(shù)字化生存具有分散權(quán)利、全球化、追求和諧、賦予權(quán)利等基本特征。

數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的重要性主要體現(xiàn)在四個方面：一是數(shù)字化是計算機技術(shù)的基礎(chǔ)。因為計算機的一切運算和功能都是用數(shù)字來完成的；二是數(shù)字化是多媒體技術(shù)的基礎(chǔ)。數(shù)字、文字、圖像、語音、動態(tài)影像等各種信息通過采樣定理都可數(shù)字化，數(shù)字化后的信息不僅適合計算機處理，還可以用來發(fā)聲音、打電話、發(fā)傳真、放錄像、看電影，用數(shù)字媒體表示多媒體的形象，描述千差萬別的現(xiàn)實世界；三是數(shù)字化是軟件技術(shù)和智能技術(shù)的基礎(chǔ)。軟件中的系統(tǒng)軟件、工具軟件、應(yīng)用軟件等以及信號處理技術(shù)中的數(shù)字濾波、編碼、加密、解壓縮等都是基于數(shù)字化實現(xiàn)的，例如圖像的數(shù)據(jù)壓縮、圖像受到干擾后的濾波等，都只有經(jīng)過數(shù)字化處理后才能進行；四是數(shù)字化是信息社會的技術(shù)基礎(chǔ)。只有通過數(shù)字化技術(shù)，才能使各種家用電器設(shè)備、信息處理設(shè)備等向數(shù)字化方向發(fā)展，使計算機技術(shù)在信息領(lǐng)域得以全面應(yīng)用，實現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)化和虛擬化處理。

檔案數(shù)字化技術(shù)是使各種紙質(zhì)檔案文獻信息轉(zhuǎn)化成計算機和通信網(wǎng)絡(luò)能夠識別、處理和傳輸?shù)臄?shù)字信號的過程。包括檔案文字信息的數(shù)字化、文獻圖像信息的數(shù)字化、聲像檔案、聲音信息、視頻信息的數(shù)字化等，通過檔案文獻的數(shù)字化工作，可使檔案的文字、電話、電報、數(shù)據(jù)、傳真、圖像、聲音、動態(tài)影像等各種信息均變成數(shù)字信號，在同一綜合檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)中進行傳輸和處理。2010年國家檔案館頒布的《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》首次明確了數(shù)字檔案館的概念，2014年國家檔案局發(fā)布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《電子檔案基本術(shù)語》為數(shù)字檔案館的定義進行補充，數(shù)字檔案館的建設(shè)成為新時代的發(fā)展趨勢，檔案數(shù)字化技術(shù)正在廣泛的應(yīng)用實踐中得以不斷完善和發(fā)展。

二、人事檔案數(shù)字化勢在必行

1.人事檔案數(shù)字化勢在必行是由人事檔案自身的特殊屬性所決定的人事檔案，是指在組織人事管理活動中形成的，并經(jīng)組織審查或認可的，以個人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的檔案，它記錄并反映了個人的經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等，是國家檔案的重要組成部分。人事檔案自身有著特殊的復(fù)雜性，與傳統(tǒng)檔案相比，人事檔案具有可更改性和可剔除性，人事檔案數(shù)字化有利于人事檔案的更改和剔除；人事檔案數(shù)字化還有利于糾正檔案中的錯誤，補充完善個人的人事檔案；人事檔案數(shù)字化有利于現(xiàn)代化辦公信息系統(tǒng)的建設(shè)，有效提高組織協(xié)調(diào)的利用水平，對人力資源的管理也是有力的促進。

2.人事檔案數(shù)字化勢在必行是方便人事檔案儲存、鑒定、分類、統(tǒng)計和利用工作的必然選擇每個人的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷都有著自身的獨特性和復(fù)雜性，很難完全按照某種模式來統(tǒng)一整理。通過數(shù)字化的整理，能夠有力地幫助單位提高人事檔案信息查閱、審核準(zhǔn)確性和利用提供的能力。進而為人事檔案在干部選拔任用、考核評價、人力資源合理配置等具體業(yè)務(wù)中提供更加科學(xué)有效的支撐。此外，通過數(shù)字化的檔案儲存方式，能夠為檔案的分類、整理和統(tǒng)計工作提供極大的便利，有利于提升檔案管理的效率，是方便人事檔案儲存、鑒定、分類、統(tǒng)計和利用工作的必然選擇。

3.人事檔案數(shù)字化勢在必行是未來信息社會發(fā)展的必然需要數(shù)字化是21世紀(jì)人類社會文明的顯著特征，已在通信、廣播電視、信息網(wǎng)絡(luò)等領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化為主要特征的智慧城市建設(shè)中，數(shù)字化是技術(shù)手段，網(wǎng)絡(luò)化是方法路徑，智能化是要達到的社會環(huán)境和管理目標(biāo)。檔案數(shù)字化，特別是人事檔案的數(shù)字化工作也是智能化檔案管理的重要方面。

三、人事檔案數(shù)字化的現(xiàn)實依據(jù)

1.法律依據(jù)

在國家檔案局《關(guān)于印發(fā)全國數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進會文件的通知》（檔辦發(fā)〔2013〕6號）之后，國家檔案局又先后發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》、《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》等文件，提出了“建立一批電子文件中心和數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案信息資源社會共享”的總體目標(biāo)；并印發(fā)了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，明確數(shù)字檔案館（室）建設(shè)的具體內(nèi)容；還發(fā)布了《檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》，提出要“加快數(shù)字檔案館建設(shè)步伐”。國家對于檔案數(shù)字化的總體建設(shè)提出了高標(biāo)準(zhǔn)和嚴要求，各單位應(yīng)當(dāng)貫徹落實國家政策，積極響應(yīng)國家檔案數(shù)字化建設(shè)要求，不斷提升檔案利用的效率。