淺析建筑工程檔案管理

孔令娜

摘 要：在建筑工程實(shí)施建筑的過(guò)程中，必不可少的一項(xiàng)工作就是檔案的管理工作。建筑工程的檔案管理有著不可忽視的作用與意義，建筑工程項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人應(yīng)該重視這一工作。本文主要討論了建筑工程的檔案管理中存在的難點(diǎn)以及如何做好檔案管理的措施，希望對(duì)于以后的建筑工程檔案管理起到積極的作用。

關(guān)鍵詞：建筑工程 檔案管理 難點(diǎn) 建議

在建筑工程建造的全部過(guò)程中，檔案管理起著特別的作用，它不僅僅能夠客觀地記錄工程建造的全部信息、資料，還能為以后工程的維修等等工作起到一定的參考作用。現(xiàn)階段很多的建筑工程都沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的優(yōu)點(diǎn)，很多時(shí)候都忽略了檔案管理的工作。但是從另一方面來(lái)看，建筑工程自身有著工程量大、建造時(shí)間長(zhǎng)等等特點(diǎn)，這些特點(diǎn)使得其檔案管理工作存在著一定的難度，具體檔案管理工作的實(shí)施是非常困難的。只有仔細(xì)的分析建筑工程檔案管理的難點(diǎn)，然后根據(jù)難點(diǎn)提出解決的措施，建筑工程的檔案管理工作才能做得更好。本文作者根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)以及理解提出了以下一些看法與建議。

一、現(xiàn)階段建筑工程檔案管理中存在的難點(diǎn)

雖然已經(jīng)有很多的建筑工程開(kāi)始重視了檔案管理的工作，也開(kāi)始逐步的實(shí)施了這項(xiàng)工作，可是在現(xiàn)實(shí)的建筑工程檔案管理工作中還存在著許多的不足之處?，F(xiàn)階段建筑工程檔案管理的難點(diǎn)有很多，作者將其主要分為了以下幾個(gè)方面，具體表現(xiàn)如下所示：

1.1檔案的收集過(guò)程復(fù)雜[1]。建筑工程檔案管理工作中最基礎(chǔ)的工作就是檔案的收集，一旦檔案的收集出了問(wèn)題，那么之后的檔案管理也就會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的問(wèn)題了。許多的建筑工程在工程建造的過(guò)程中，由于工程量大、工程建設(shè)時(shí)間久等問(wèn)題而忽略了檔案的收集，或者說(shuō)在工程建造的過(guò)程中丟失了部分資料，這都會(huì)造成檔案收集的困難。

1.2很難實(shí)現(xiàn)對(duì)于建設(shè)工程的各個(gè)部門的監(jiān)督管理。建筑工程的檔案管理是復(fù)雜而系統(tǒng)的，要想做好建筑工程的檔案管理就必須對(duì)于工程建設(shè)的各個(gè)部門進(jìn)行監(jiān)督管理。比如說(shuō)，對(duì)于建設(shè)工程的原材料的管理、對(duì)于施工圖紙的管理等等。一般來(lái)說(shuō)，建筑工程的施工是由多個(gè)部門共同實(shí)施的，在這種情況下很難實(shí)現(xiàn)對(duì)于所有部門進(jìn)行管理，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)于所有部門的監(jiān)督就會(huì)導(dǎo)致檔案收集的不全面，這對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)是非常不利的。

1.3檔案的編制與組卷的工作比較困難[2]。在一項(xiàng)建筑工程的建設(shè)完成之后，檔案管理的工作人員需要進(jìn)行整理資料，將檔案進(jìn)行編制與裝訂成冊(cè)，這兩項(xiàng)工作的要求是非常高的，因?yàn)樗枰ぷ魅藛T擁有較高的專業(yè)素質(zhì)?？墒乾F(xiàn)階段檔案管理工作人員普遍面臨著專業(yè)素質(zhì)不夠高的問(wèn)題。同時(shí)，在檔案編制的過(guò)程中，還可能出現(xiàn)資料復(fù)雜、資料丟失等等的狀況，這些情況都使得檔案的編制工作與裝訂成冊(cè)工作困難重重。以上這些都是建筑工程檔案管理工作中的難點(diǎn)，同時(shí)也是重點(diǎn)，希望建筑工程的檔案管理部門能夠重視這些難點(diǎn)，及時(shí)的給予解決。

二、如何做好建筑工程的檔案管理工作

如何才能科學(xué)、有效地解決以上提到的建筑工程檔案管理中的難點(diǎn)，如何才能做好檔案管理的工作是目前建筑工程需要迫切解決的問(wèn)題之一。本文作者根據(jù)自身的經(jīng)驗(yàn)以及理解，將解決的措施分為了以下幾點(diǎn)：

2.1完善建筑工程的檔案管理系統(tǒng)[3]。良好有效地檔案管理系統(tǒng)是進(jìn)行有效地檔案管理工作的前提條件。建筑企業(yè)必須為檔案管理提供良好的環(huán)境，比如說(shuō)將建設(shè)單位的各個(gè)部門結(jié)合起來(lái)，建立檔案管理系統(tǒng)，來(lái)避免收集資料困難的問(wèn)題。除此之外，還應(yīng)該全面的實(shí)行責(zé)任制度。這種責(zé)任制度是指將責(zé)任具體的劃分到檔案管理的每一位工作人員的身上，實(shí)現(xiàn)工作內(nèi)容與責(zé)任相結(jié)合的制度，這樣的話哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題可以直接找到相應(yīng)的負(fù)責(zé)人。這樣既可以快速的收集資料信息，還可以減少檔案管理中的失誤情況。所以建立完善的建筑工程檔案管理系統(tǒng)是非常有必要的。

2.2頒布相關(guān)的檔案管理的法律法規(guī)[4]，使得檔案管理工作“有法可依”。目前關(guān)于建筑工程檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)相對(duì)來(lái)說(shuō)還比較少，政府應(yīng)該積極的頒布相關(guān)的法律來(lái)規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)工作。比如說(shuō)，在建筑工程檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照《建筑工程資料管理規(guī)程》來(lái)進(jìn)行一系列的工作，這樣的檔案管理才能更加的合理、有效。同時(shí)，頒布的相關(guān)檔案管理法律還應(yīng)該嚴(yán)格的規(guī)定檔案管理的相關(guān)工作流程，讓這些法律起到真實(shí)的指導(dǎo)、管理作用。

2.3強(qiáng)化對(duì)于檔案管理工作人員的培訓(xùn)，在培訓(xùn)的基礎(chǔ)上對(duì)于工作人員進(jìn)行認(rèn)真的考核。建筑企業(yè)應(yīng)該積極的對(duì)于檔案管理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)來(lái)提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)，可以開(kāi)展檔案管理專業(yè)的課程，來(lái)教授檔案收集的方法、管理的方法等等內(nèi)容，使其在將檔案進(jìn)行編制等等的工作完成的更加出色。在對(duì)于工作人員進(jìn)行培訓(xùn)之后，還應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的考核，實(shí)施嚴(yán)格地考核制度。對(duì)于優(yōu)秀的工作人員進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，增加工作人員的信心與熱情；而對(duì)于工作表現(xiàn)不太好，能力不突出的檔案管理工作人員則要給與一定的懲罰，這種懲罰的目的并不是單純的懲罰，而是起到警醒的作用，是讓工作人員在以后的檔案管理工作中更加細(xì)心的目的。檔案管理的工作人員還應(yīng)該積極地對(duì)于工作進(jìn)行總結(jié)思考，努力將檔案管理工作做到最好。

2.4加強(qiáng)對(duì)于建筑工程的各項(xiàng)監(jiān)督工作[5]，使得檔案管理工作人員能夠輕松的收集資料。面對(duì)檔案管理資料收集困難的問(wèn)題，建筑工程只有對(duì)于建設(shè)過(guò)程的各方面進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，對(duì)于各個(gè)參與建設(shè)的單位檔案進(jìn)行監(jiān)督才能切實(shí)的收集到相關(guān)資料。比如說(shuō)，對(duì)于參與建設(shè)單位的實(shí)際情況進(jìn)行監(jiān)督；對(duì)于原材料的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督等等。但是在資料收集的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)不容易收集的部分，這種時(shí)候檔案管理工作人員應(yīng)該特別注意，比如各類原材料的檢驗(yàn)證書(shū)等等，這些尤其要注意收集管理，這樣才能為將來(lái)的工作提高保障。

2.5做好建筑工程檔案交底的各項(xiàng)工作。檔案交底的工作是非常重要的，它能夠進(jìn)一步的對(duì)于建筑工程的檔案進(jìn)行管理。尤其是在某些較大的施工建筑中，這項(xiàng)工作更是十分重要，一般來(lái)說(shuō)都是由工程負(fù)責(zé)人、檔案管理負(fù)責(zé)人。技術(shù)人員等等一起舉辦交底的會(huì)議。很多情況下，交底主要是探討了以下幾個(gè)問(wèn)題，具體如下：

2.5.1明確每個(gè)部門的責(zé)任，提出相應(yīng)的檔案管理的工作方法。這一點(diǎn)主要是工程建設(shè)單位對(duì)于檔案管理的詳細(xì)情形進(jìn)行交底，使得檔案管理順利進(jìn)行。

2.5.2工程建設(shè)單位為其他部門或者是單位就工程的基本問(wèn)題進(jìn)行介紹。這里介紹的內(nèi)容包括了工程的建設(shè)方案、預(yù)算工期等等。通過(guò)這一類介紹，檔案管理的工作人員可以迅速的了解需要收集的資料種類，也便于檔案管理者做好最終的檔案編制工作。

2.5.3監(jiān)督部門就檔案的監(jiān)督管理工作進(jìn)行了明確的交底[6]。包括了檔案的歸類、整理等等部分。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，建筑工程在施工方法、管理方法等等方面都會(huì)進(jìn)行改革，隨之建筑工程的檔案管理工作也會(huì)變得越來(lái)越困難，也需要進(jìn)行一定的改革。本文作者認(rèn)為，只有首先認(rèn)識(shí)到了檔案管理中的難點(diǎn)才有可能克服這些難點(diǎn)，其次需要建筑部門、檔案管理人員等等各方面的努力，最后切實(shí)的做到了以上提出的幾點(diǎn)措施，建筑工程的檔案管理工作才能真正的有效地完成，最終建筑工程的發(fā)展才會(huì)更好。

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