工作流程電子應(yīng)用手冊(cè)的創(chuàng)建與應(yīng)用

胡明珠+孫業(yè)東+郭樂(lè)+劉琛

摘 要：為加強(qiáng)企業(yè)工作流程化管理，全面推進(jìn)工作流程建設(shè)工作，確保工作落到實(shí)處，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的高效率運(yùn)轉(zhuǎn)。工作流程在實(shí)施過(guò)程中，由于工作流程的節(jié)點(diǎn)相對(duì)較多，查閱紙質(zhì)工作流程相關(guān)節(jié)點(diǎn)的工作標(biāo)準(zhǔn)及要求較為繁瑣。為此，我們創(chuàng)建制作工作流程電子手冊(cè)文件，基本實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)人員在辦理業(yè)務(wù)、日常學(xué)習(xí)等工作中，很方便地查找每個(gè)流程節(jié)點(diǎn)的內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：企業(yè)管理 工作流程 應(yīng)用手冊(cè) 創(chuàng)建與應(yīng)用

中圖分類號(hào)：TP311.52 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）04（c）-0190-02

工作流程是指工作事項(xiàng)的活動(dòng)流向順序，包括實(shí)際工作過(guò)程中的工作環(huán)節(jié)、步驟和程序。工作流程一方面可以保證工作質(zhì)量、規(guī)范管理，另一方面可以提高工作效率。企業(yè)流程管理是對(duì)企業(yè)內(nèi)部改革，改變企業(yè)職能管理機(jī)構(gòu)重疊、中間層次多、流程不閉環(huán)等，使流程可以從頭到尾由一個(gè)職能機(jī)構(gòu)管理，做到機(jī)構(gòu)不重疊、業(yè)務(wù)不重復(fù)，達(dá)到縮短流程周期、節(jié)約運(yùn)作資本的作用。

1 工作流程電子應(yīng)用手冊(cè)的創(chuàng)建背景

近年來(lái)，濰坊煙草市局（公司）系統(tǒng)精益管理活動(dòng)以持續(xù)改進(jìn)管理模式，減少浪費(fèi)降低成本為核心，并改進(jìn)措施來(lái)實(shí)現(xiàn)管理的高效率運(yùn)轉(zhuǎn)，管理工作流程標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)是確保精益管理活動(dòng)有效開(kāi)展的重要管理手段之一。

濰坊煙草市局（公司）系統(tǒng)確定2016年為“管理工作流程建設(shè)年”，按照 “全員參與、集中提煉、寫我所做、做我所寫”的原則，全面開(kāi)展流程建設(shè)工作。至2016年7月底，市局（公司）系統(tǒng)工作流程已編寫完畢，共計(jì)116個(gè)工作流程。在實(shí)施應(yīng)用過(guò)程中，每個(gè)工作流程的節(jié)點(diǎn)相對(duì)較多，工作標(biāo)準(zhǔn)要求嚴(yán)格、相關(guān)的記錄資料復(fù)雜，經(jīng)辦人員在辦理業(yè)務(wù)時(shí)易出錯(cuò)，同時(shí)查閱紙質(zhì)工作流程相關(guān)節(jié)點(diǎn)的工作標(biāo)準(zhǔn)及要求較為繁瑣。如何解決該問(wèn)題，提高工作效率，快速地查閱學(xué)習(xí)各流程節(jié)點(diǎn)的工作標(biāo)準(zhǔn)及資料準(zhǔn)備，了解掌握該流程相關(guān)的支撐文件、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)等，是當(dāng)前亟待解決的問(wèn)題。為此，我們創(chuàng)建制作工作流程電子手冊(cè)文件，基本實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)人員在辦理業(yè)務(wù)、日常學(xué)習(xí)等工作中，很方便地查找每個(gè)流程節(jié)點(diǎn)的內(nèi)容。

2 工作流程電子應(yīng)用手冊(cè)的創(chuàng)建過(guò)程

我們對(duì)目前工作流程研究現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行了調(diào)研，按工作流程開(kāi)展各項(xiàng)工作，最終目的就是要將工作流程灌輸?shù)矫棵麊T工，以確保各項(xiàng)工作的實(shí)施與落實(shí)。按工作流程開(kāi)展各項(xiàng)工作，就是要加強(qiáng)貫徹落實(shí)，我們往往缺的不是工作流程，而是按工作流程辦事的執(zhí)行力。但是我們現(xiàn)在更需要的是能夠創(chuàng)建一種更柔性和人性的方式來(lái)推動(dòng)工作流程的嚴(yán)格落實(shí)，來(lái)從內(nèi)心深處激發(fā)員工的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性。

基于各類工作的特點(diǎn)，部分工作流程節(jié)點(diǎn)多，要求資料規(guī)范，經(jīng)辦人員在辦理業(yè)務(wù)時(shí)易出錯(cuò)，查找相關(guān)工作流程對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)要求時(shí)較為繁瑣，不利于此項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。因此，如何解決上述問(wèn)題，使實(shí)際辦理業(yè)務(wù)的人員都能熟知各類工作流程各個(gè)節(jié)點(diǎn)的要求，實(shí)現(xiàn)工作的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，把工作做真、做實(shí)、做細(xì)、做精，促進(jìn)各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作上水平，真正把工作落在實(shí)處。為此，我們創(chuàng)建制作各類工作流程電子應(yīng)用手冊(cè)，徹底解決以上問(wèn)題。所以，該電子手冊(cè)不僅是工作中的好幫手，還是工作流程學(xué)習(xí)、培訓(xùn)的好工具。該電子手冊(cè)文件通過(guò)微軟公司提供的PPT軟件進(jìn)行編制，提供一種操作簡(jiǎn)單的實(shí)用工具，其對(duì)于微機(jī)硬件配置要求不高。

由于職工年齡結(jié)構(gòu)差距較大，有相當(dāng)一部分年齡大的員工僅能掌握電腦應(yīng)用的初級(jí)操作，而繁瑣的操作步驟讓他們望而卻步。而我們工作流程電子應(yīng)用手冊(cè)的設(shè)計(jì)就適用于全部年齡段，操作相對(duì)簡(jiǎn)單，在開(kāi)始使用時(shí)，只需要用鼠標(biāo)雙擊“電子工作流程手冊(cè)”文件，該工作流程應(yīng)用手冊(cè)會(huì)自動(dòng)運(yùn)行，使用下拉菜單式管理，以后的所有操作只需要使用鼠標(biāo)進(jìn)行點(diǎn)擊操作即可，其操作起來(lái)十分方便，并且得心應(yīng)手。

我們通過(guò)將工作流程的各個(gè)節(jié)點(diǎn)全部集中匯總到工作流程電子應(yīng)用手冊(cè)中，當(dāng)各個(gè)崗位上的職工需要查看時(shí)，打開(kāi)該手冊(cè)后，所有工作流程的各個(gè)節(jié)點(diǎn)將會(huì)在微機(jī)屏幕上全部顯示出來(lái)，點(diǎn)擊某一節(jié)點(diǎn)名稱時(shí)，將自動(dòng)顯示該節(jié)點(diǎn)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求、所需資料、責(zé)任部門及責(zé)任人，不必來(lái)回查找紙質(zhì)資料，既節(jié)約了查找資料的時(shí)間，又提高了員工學(xué)習(xí)的興趣。本工作流程應(yīng)用手冊(cè)界面直觀，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員易于理解各個(gè)節(jié)點(diǎn)的要求。

3 工作流程電子應(yīng)用手冊(cè)的應(yīng)用成效

3.1 提高工作效率

通過(guò)使用工作流程電子應(yīng)用手冊(cè)后，將會(huì)大大提高各個(gè)崗位的工作效率。比如，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在查看工作流程的相關(guān)要求時(shí)，因部分工作流程節(jié)點(diǎn)較多，造成工作效率較低，而通過(guò)我們創(chuàng)建的工作流程電子應(yīng)用手冊(cè)，可以從電腦端直接查看，點(diǎn)擊后所有工作流程各個(gè)節(jié)點(diǎn)是在微機(jī)屏幕上顯示出來(lái)的，業(yè)務(wù)操作人員只需要看一下屏幕顯示，并按照流程節(jié)點(diǎn)開(kāi)展業(yè)務(wù)工作即可，因此將大大提高工作效率。

3.2 提高學(xué)習(xí)積極性

創(chuàng)建制作各類工作流程電子應(yīng)用手冊(cè)，以易操作性作為保障，將文字、圖像等媒介要素有機(jī)結(jié)合，操作界面內(nèi)容豐富、直觀易懂、一目了然，讓學(xué)習(xí)工作流程的人員不感到枯燥無(wú)味，提高學(xué)習(xí)的自覺(jué)性和積極性。

3.3 增強(qiáng)操作靈活性

紙質(zhì)版工作流程查閱時(shí)，易出現(xiàn)串行而導(dǎo)致執(zhí)行出錯(cuò)。而使用工作流程電子應(yīng)用手冊(cè)后，將徹底解決出現(xiàn)串行而導(dǎo)致執(zhí)行出錯(cuò)的現(xiàn)象。當(dāng)出現(xiàn)某一工作流程又涉及另外一項(xiàng)工作流程時(shí)，只需單擊另一工作流程圖標(biāo)，將立即調(diào)用該項(xiàng)工作流程，實(shí)現(xiàn)工作流程之間相互調(diào)用的無(wú)縫對(duì)接，還能實(shí)現(xiàn)自動(dòng)查閱工作流程相關(guān)支撐文件的功能，當(dāng)相關(guān)支撐文件修改或更新時(shí)，同步修改工作流程電子應(yīng)用手冊(cè)信息，增強(qiáng)了工作流程電子應(yīng)用手冊(cè)操作的靈活性、多樣化，使其查閱相關(guān)文件及信息內(nèi)容時(shí)，更加方便、更加及時(shí)、更加快捷。