加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的意義及策略

張小平

摘要：加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，并充分予以充分有效地利用，對(duì)學(xué)校教學(xué)科研工作的順利開展及教育事業(yè)的發(fā)展有著極為重要的意義。本文從健全制度、細(xì)化檔案管理工作內(nèi)容、推進(jìn)電子檔案的應(yīng)用三個(gè)方面探討加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的有效策略。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案管理；策略；制度；電子檔案

學(xué)校檔案管理是學(xué)校教育管理工作的重要組成部分，包含了學(xué)校發(fā)展進(jìn)程中的各類資料，是學(xué)校開展各項(xiàng)評(píng)估工作，衡量學(xué)校管理水平及教育質(zhì)量的重要依據(jù)。當(dāng)前信息化時(shí)代下，學(xué)校檔案信息日漸增多，而學(xué)校檔案管理工作本身較為繁雜細(xì)致，不僅需要注入滿腔的熱情，科學(xué)的態(tài)度，而且需要積極優(yōu)化工作的方式方法，有效加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，以應(yīng)對(duì)現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需要。

一、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的意義

作為教育事業(yè)的重要組成部分，學(xué)校檔案記載了學(xué)校的發(fā)展歷史及教育教學(xué)工作的進(jìn)程，承載著學(xué)校演變過程中的重要信息資源及教育教學(xué)成果，是學(xué)校教學(xué)水平的重要體現(xiàn)，切實(shí)維護(hù)了黨和國(guó)家的歷史面貌。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作，并充分予以充分有效地利用，對(duì)學(xué)校教學(xué)科研工作的順利開展及教育事業(yè)的發(fā)展有著極為重要的意義。學(xué)校檔案中的教育資料信息能為教師開展教學(xué)工作及教學(xué)科研提供有益的借鑒，充分地體現(xiàn)出檔案的價(jià)值，為教育工作者研究改進(jìn)、提高教育事業(yè)提供寶貴的歷史資料。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理并有效分析，能幫助學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)全面掌握學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況，不斷總結(jié)學(xué)校形象建設(shè)的成效，從而能夠迅速、高效地為教育科研以及學(xué)校的各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。學(xué)校檔案是學(xué)校文化的重要組成部分，擁有科學(xué)文化的歷史屬性，是全校師生智慧的結(jié)晶，其中對(duì)學(xué)校優(yōu)秀傳統(tǒng)、先進(jìn)教師學(xué)生事跡、好人好事等相關(guān)記錄，折射出厚重的學(xué)校人文精神，與學(xué)校文化建設(shè)息息相關(guān)，加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，不僅能充分發(fā)揮出其人文導(dǎo)向作用，傳承學(xué)校的人文經(jīng)驗(yàn)成果，而且能促就學(xué)校文化，彰顯出產(chǎn)生較大的凝聚作用、激勵(lì)作用、約束作用及輻射作用，造就積極向上，高昂奮發(fā)的學(xué)校文化氛圍，形成學(xué)校特有的無形的行為準(zhǔn)則，推動(dòng)學(xué)校文化不斷發(fā)展，發(fā)揮出輻射育人的作用，為學(xué)校教育管理提供真實(shí)可靠的歷史依據(jù)及經(jīng)驗(yàn)，從而促進(jìn)學(xué)校整體發(fā)展。

二、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的策略

（一）健全制度

根據(jù)檔案工作的有關(guān)規(guī)定及要求，健全學(xué)校檔案管理的制度，完善檔案工作各項(xiàng)制度，是規(guī)范檔案管理并做好學(xué)校檔案管理工作的重要保障。一是應(yīng)根據(jù)現(xiàn)行檔案管理的有關(guān)規(guī)定，規(guī)范資料收集制度，收集檔案資料是進(jìn)行檔案管理的首要步驟，應(yīng)予以足夠地重視，檔案管理人員從教師、學(xué)校工作人員、學(xué)生手中全面地收集與學(xué)校教學(xué)、科研、運(yùn)營(yíng)管理、人事調(diào)動(dòng)等方面的資料，將資料進(jìn)行針對(duì)性地選擇整理之后，歸納入庫(kù)。健全檔案收集制度，保證檔案資料收集的有效性和及時(shí)性，而學(xué)校日常工作人員也應(yīng)將新資料及時(shí)交由檔案管理人員歸檔。二是根據(jù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定及學(xué)校實(shí)際，建立科學(xué)的學(xué)校檔案管理歸檔制度，明確歸檔的范圍，在制度中詳細(xì)規(guī)定需要?dú)w入檔案的資料，確保所入檔的資料能明確反映學(xué)校的教育教學(xué)管理活動(dòng)及工作，以一定的歸檔價(jià)值為學(xué)校的今后工作提供重要依據(jù)和參考。資料歸檔后，根據(jù)要求完善其后期鑒定、整理工作，將檔案資料進(jìn)行分類，可分成教育、教學(xué)、科研、行政、人事、財(cái)務(wù)等幾大部分，將檔案資料歸入到各個(gè)分類之下，保證每個(gè)檔案具有歷史性及延續(xù)性，檔案之間是既相互獨(dú)立，又相互呼應(yīng)的關(guān)系。與此同時(shí)，根據(jù)需要編制學(xué)校檔案分類方案及保管期限表，使檔案工作實(shí)現(xiàn)有章可循，有效保證檔案的質(zhì)量。此外，還應(yīng)定期鑒定檔案，對(duì)重要檔案進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注及特別保存，對(duì)沒有價(jià)值的檔案，經(jīng)仔細(xì)審核后，予以銷毀處理。通過健全檔案管理各項(xiàng)制度，規(guī)范學(xué)校檔案的收集、歸檔、立卷、分類、保管、利用等各項(xiàng)流程，保證學(xué)校檔案管理工作的順利開展。

（二）細(xì)化檔案管理工作內(nèi)容

學(xué)校檔案管理工作記錄學(xué)校的發(fā)展過程，涉及面廣，內(nèi)容繁多，環(huán)節(jié)甚多，因而細(xì)化檔案管理工作內(nèi)容，能使檔案管理有條不紊地開展。一是對(duì)教學(xué)科研文件形成和積累進(jìn)行有效管理，學(xué)校檔案管理并非孤立存在的，而是與教學(xué)各項(xiàng)活動(dòng)緊密聯(lián)系，因而在檔案管理中，應(yīng)將教學(xué)檔案、計(jì)劃管理、課題管理和成果管理有機(jī)地結(jié)合起來，保證教研材料的形成環(huán)節(jié)、積累環(huán)節(jié)、鑒定環(huán)節(jié)、督促環(huán)節(jié)、整理環(huán)節(jié)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)等得以同步開展。二是充分開發(fā)并利用教學(xué)檔案，將學(xué)校檔案的信息資源進(jìn)行資源共享，為廣大教師及學(xué)生做好教學(xué)、科研的輔助工作，滿足學(xué)校教育管理的需要，為教學(xué)管理業(yè)務(wù)部門、教師教學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)處理、學(xué)生管理提供第一手的資料及有益依據(jù)，以促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量的提高，保證教研工作及學(xué)生管理工作的順利開展。為提升學(xué)校檔案的利用效果，學(xué)校檔案室可與教務(wù)處、科研處等各部門緊密聯(lián)系，及時(shí)了解、掌握并跟蹤學(xué)校重大的教學(xué)科研活動(dòng)，開展針對(duì)性的服務(wù)，并定期向廣大師生公布與學(xué)校教育教學(xué)科研有關(guān)的檔案資料目錄信息，不僅大大節(jié)約了使用者時(shí)間及精力， 而且有效提高了檔案資源的利用率。三是在堅(jiān)持收集并整理檔案資料的基礎(chǔ)上，積極分析教育教學(xué)管理對(duì)檔案工作的要求，開展教學(xué)編研。例如，編研與教學(xué)科研有關(guān)的檔案參考資料，從而為學(xué)校師生提供更為全面，系統(tǒng)的檔案信息，服務(wù)于教學(xué)科研工作；或是將本校的觀摩課、公開課等教案匯編成專題匯集，充分發(fā)揮其教育價(jià)值，或是將教師的教學(xué)方法及經(jīng)驗(yàn)編輯成為教學(xué)法編研材料，利于教師進(jìn)行教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的交流，提升教育教學(xué)的效果，選編一些優(yōu)秀教師簡(jiǎn)介，或是本校優(yōu)秀畢業(yè)生簡(jiǎn)介，提高學(xué)校的社會(huì)知名度，利于學(xué)校教育。通過細(xì)化檔案管理工作內(nèi)容，以加強(qiáng)并提升學(xué)校檔案管理的成效。

（三）推進(jìn)電子檔案的應(yīng)用

隨著科技的不斷深入發(fā)展，現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷普及，電子檔案在各行各業(yè)中發(fā)展起來，并成為企事業(yè)單位檔案管理的主要模式。作為由計(jì)算機(jī)保存的信息資料的電子檔案，相比紙質(zhì)檔案不僅提高了檔案儲(chǔ)存管理的效率與時(shí)間，而且還節(jié)省了大量的紙張資源。但是我國(guó)學(xué)校的檔案管理水平依然落后，管理效率也十分低，推進(jìn)學(xué)校電子檔案的應(yīng)用是當(dāng)前必須面對(duì)的一個(gè)任務(wù)。首先要改變檔案管理思想，電子檔案是信息社會(huì)高度發(fā)達(dá)的產(chǎn)物，是當(dāng)今社會(huì)檔案管理的主要模式。對(duì)于學(xué)校檔案管理部門，必須改變自身的檔案管理思想，不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，聯(lián)系一些在電子檔案管理技術(shù)方面比較成熟的大學(xué)，進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，切實(shí)感受電子檔案為檔案管理工作所帶來非常大的作用，才能實(shí)現(xiàn)把電子檔案引入自身的工作模式中，同時(shí)引進(jìn)他們電子檔案管理一些技術(shù)。其次增加硬件設(shè)備的投入。有了觀念的及時(shí)更近，還需要硬件設(shè)備的投入，硬件設(shè)備是最終實(shí)現(xiàn)電子檔案得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)，校方可在完全分析檔案管理部門申請(qǐng)意見的基礎(chǔ)條件上，拿出部分資金購(gòu)買相關(guān)硬件設(shè)備。對(duì)于資金比較困難學(xué)校，可向社會(huì)求助，比如邀請(qǐng)一些企業(yè)進(jìn)行贊助，以幫助學(xué)校構(gòu)建起電子檔案管理環(huán)境。最后積極更新軟件系統(tǒng)。軟件系統(tǒng)作為不斷提升電子檔案管理的方式方法，對(duì)學(xué)校的管理有非常大的幫助，需要學(xué)校完全分析自身規(guī)模、學(xué)生數(shù)量和檔案管理工作需求狀況，要積極定期對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行更新。

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