檔案管理方法的現(xiàn)代化管理思路分析

孫薇

摘 要：社會信息化背景下檔案管理現(xiàn)代化已成為必然趨勢，也是社會發(fā)展到一定程度的必然要求。提高檔案管理現(xiàn)代化建設的速度，也是各級檔案管理單位需要面對的現(xiàn)實問題。我國檔案管理過程中存在很多問題，影響檔案管理質量。有鑒于此，本文中筆者主要分析檔案管理方法的現(xiàn)代管理思路，為提高管理質量夯實基礎。

關鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化方法 思路分析

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）06-0061-01

引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展與普及，檔案管理與服務工作已經(jīng)步入信息化時代，給檔案管理工作提出更多要求。檔案中記錄中大量信息資源，記錄著各方面的信息。管理人員應該意識檔案工作的重要性，借助現(xiàn)代化管理方法，降低工作難度、提高工作效率，為其他工作夯實基礎。

一、檔案管理現(xiàn)代化概述

所謂的檔案管理現(xiàn)代化指的是借助現(xiàn)代化設備與技術，通過先進的管理手段與方法，通過科學管理理論改變傳統(tǒng)檔案管理方法，逐步實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化與信息化。檔案管理現(xiàn)代化內涵主要體現(xiàn)在三點：

1.數(shù)字化

隨著現(xiàn)代化科學技術水平提高，數(shù)碼攝影技術、縮微攝影技術逐漸被廣大民眾接受，為檔案管理模式創(chuàng)新提供技術支持。通過攝影技術、信息技術等將紙質文檔轉化為電子文件，電子文件存儲方便、空間小，節(jié)省空間，降低難度。檔案資料實現(xiàn)電子化后可以通過互聯(lián)網(wǎng)進行管理，實現(xiàn)智能化檢索，避免出現(xiàn)直至檔案腐蝕、蟲蛀等問題，提高檔案保存效率。

2.虛擬化

檔案管理現(xiàn)代化使得檔案保存方式新穎化、多樣化，檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢主要方向就是電子儲存方式，這種變化也讓檔案管理方式變得更加快捷與方便，促進檔案管理的虛擬化與無紙化。

3.市場化

檔案資料主要記錄單位發(fā)展歷程、變化等內容，具有重要作用與價值。檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，最大程度發(fā)揮檔案作用與價值，通過聯(lián)合等方式實現(xiàn)檔案資料共享，帶動檔案管理質量的提高。

二、檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀與問題

1.利用效率偏低

檔案管理工作并不是堆疊、存放歷史資料文件即可，而是一項有著極強專業(yè)性與機密性的工作。按照規(guī)范標準保存檔案，直接影響單位與企業(yè)發(fā)展。目前大多數(shù)管理者沒有意識到檔案管理工作的重要性，檔案資料僅用于收藏而不是利用，嚴重浪費信息資源，檔案管理工作變得毫無意義。

2.專業(yè)人才不足

檔案管理縣現(xiàn)代化的主力軍就是檔案管理人員，這些人員既需要掌握先進科學技術知識，又要在日常工作中利用這些技術與知識開展工作，不斷更新與維護設備，此外還必須具備較高文化素養(yǎng)與管理技能。但目前檔案人員素質不理想，缺乏專業(yè)性人才。

3.信息程度不足

大部分當官管理人員檔案意識不足，加行管理層不重視，資金投入不能滿足工作需要。加上資金短缺導致無法購買現(xiàn)代化設備，技術落后且延遲，信息化程度偏低。待遇偏低高素質人才不愿進入，甚至出現(xiàn)人才流失情況，影響工作的正常開展。

4.管理手段落后

我國檔案管理水平整體偏低，部分檔案部門并沒有利用計算機等現(xiàn)代化管理設備集中處理檔案資料，嚴重者連起碼的裝訂、防火及防蛀設備都沒有。檔案管理人員工作時依然依靠傳統(tǒng)手工方式裝訂與保管檔案，費時費力效率偏低，還影響后期檔案查閱與使用。這已成為限制我國檔案事業(yè)進步發(fā)展的主要原因。

三、檔案管理中現(xiàn)代化管理措施分析

針對檔案管理中存在的問題，筆者針對性的給出完善措施，從轉變檔案管理理念、推動管理系統(tǒng)建設、強化基礎設施建設及提高檔案資源利用效率四方面入手，推動檔案管理現(xiàn)代化建設。

1.轉變檔案管理理念

在進行檔案管理現(xiàn)代化進程中，領導層起著決定性的作用，他們直接掌握著單位或地區(qū)檔案工作現(xiàn)代化管理的前途和命運，所以要加快實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化管理，首先要轉變領導層觀念，強化領導層檔案管理現(xiàn)代化意識。其次，對于檔案管理人員，進行科學管理，依靠科技發(fā)展，將檔案管理中封閉式、被動式服務轉化為開放式和主動式服務；同時，對固步自封、等用戶上門的傳統(tǒng)舊觀念進行革新，順應時代發(fā)展，樹立科學發(fā)展觀，有流程、有規(guī)劃、積極而穩(wěn)妥地進行檔案現(xiàn)代化管理的建設。

2.推動管理系統(tǒng)建設

檔案管理系統(tǒng)指的是傳遞、收集及促進檔案信息應用的系統(tǒng)。首先設置檔案管理系統(tǒng)的管理權限。安排專人負責系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲、維護等內容，記錄檔案管理系統(tǒng)人員的措施，詳細記錄各方面內容；不斷完善檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲功能，支持不同存儲類型的信息文件及不同格式的信息文件，信息存儲量加大；構建快捷、便利的信息瀏覽網(wǎng)頁。建立完善的信息網(wǎng)頁瀏覽，為用戶提供高效、快速的檔案信息服務。

3.強化基礎設施建設

加大硬件設備投入力度。想要實驗檔案管理現(xiàn)代化離不開硬件設施的投入，劃分專項資金改進硬件設施與檔案案卷質量，建設專門的檔案存儲房間、購置檔案專用密集架，并配備相關的打印、計算機等設備，同時安裝全天安全監(jiān)控報警系統(tǒng)；其次收集各項資料。認真整理每年生成的文化檔案、會計檔案、聲像檔案及實物檔案等，錄入微機管理；強化數(shù)據(jù)庫建設。建立全部檔案案卷級數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了檔案微機檢索，對錄入檔案數(shù)據(jù)實行了光盤刻錄及備份。

4.提高檔案資源利用率

提高檔案利用率，首先將檔案進行分類整理，按規(guī)范修編檔案目錄，實行計算機與手工相結合的檢索方式，便于檔案資料的查閱和使用。其次，加強檔案編研，在對檔案資源進行開發(fā)利用的同時，立足于閱覽服務的基礎上，對檔案信息進行二次加工。最后，狠抓檔案服務，開發(fā)檔案利用實效。圍繞“抓服務，促實效”，為來訪對象免費提供現(xiàn)場查、來函代查等服務，通過開展多種形式的檔案利用服務，提高檔案服務、利用效率。

四、結語

總而言之，檔案管理工作具有較強的復雜性與系統(tǒng)性，想要做好檔案管理工作，必須構建一個科學、合理且系統(tǒng)的現(xiàn)代化管理體系，進而調動各方面工作積極性，加快現(xiàn)代化建設步伐，實現(xiàn)檔案管理信息化，挖掘檔案管理新型人才，促進檔案管理水平的提高。希望通過本文論述，為檔案管理工作進步完善貢獻一份力量，構建和諧社會。

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