航天科技產(chǎn)業(yè)背景下固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理模式分析與探討

劉曼

摘 要：針對(duì)航天科技產(chǎn)業(yè)背景下固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理中存在問(wèn)題，結(jié)合實(shí)際工作中的體會(huì)和思考，提出了相應(yīng)問(wèn)題的解決措施，探討最優(yōu)管理模式，以期提高項(xiàng)目檔案管理水平，使項(xiàng)目檔案更好地服務(wù)于航天科研生產(chǎn)。

關(guān)鍵詞：航天科技產(chǎn)業(yè)；固定資產(chǎn)投資；檔案管理；科研生產(chǎn)

中圖分類(lèi)號(hào)：F562.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2017.12.080

近年來(lái)，航天科技企事業(yè)單位為了拓展科研生產(chǎn)業(yè)務(wù)領(lǐng)域，提升本單位的科研生產(chǎn)能力和水平，加大了固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)，新建、擴(kuò)建和改建了許多科研、生產(chǎn)基地，由此產(chǎn)生了大量的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案。而在航天科技產(chǎn)業(yè)背景下產(chǎn)生的這些固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案又與傳統(tǒng)的項(xiàng)目檔案有所不同，有其獨(dú)特的建設(shè)和歸檔方式。如何更好地管理這些檔案，使其發(fā)揮最大的效用，更好地服務(wù)于航天科研生產(chǎn)，是每一個(gè)航天檔案管理人員應(yīng)該深入思考的問(wèn)題。

1 癥結(jié)所在以及成因

要想解決工作中存在的問(wèn)題，并逐漸向最優(yōu)管理模式靠攏，必須先了解出現(xiàn)問(wèn)題的原因。在航天產(chǎn)業(yè)背景下固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目實(shí)施的過(guò)程中，由于投資規(guī)模大、實(shí)施進(jìn)度緊、技術(shù)難點(diǎn)多、協(xié)調(diào)難度大、相關(guān)手續(xù)辦理過(guò)程復(fù)雜、項(xiàng)目驗(yàn)收要求高等，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案收集過(guò)程中存在以下問(wèn)題。

1.1 重視項(xiàng)目建設(shè)，忽視項(xiàng)目檔案管理

項(xiàng)目檔案在項(xiàng)目立項(xiàng)階段就已經(jīng)存在，它貫穿整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程。但是，由于項(xiàng)目檔案不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，因此，項(xiàng)目立項(xiàng)后，項(xiàng)目主管單位一般會(huì)把全部的人手和精力集中到項(xiàng)目建設(shè)和實(shí)施中去，而忽視項(xiàng)目檔案管理工作的進(jìn)行。往往項(xiàng)目已經(jīng)開(kāi)始實(shí)施，檔案部門(mén)還沒(méi)有得到項(xiàng)目建議書(shū)、初步設(shè)計(jì)和批復(fù)等相關(guān)前期文件，導(dǎo)致檔案人員在文件資料收集過(guò)程中無(wú)據(jù)可依，無(wú)法很好地履行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的職能。另外，項(xiàng)目管理人員和建設(shè)人員也不重視項(xiàng)目檔案管理，他們認(rèn)為項(xiàng)目檔案可有可無(wú)的思想反映在行動(dòng)中，就是忽視項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的原始記錄、文件資料的收集、整理和歸檔，不僅使項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性受到影響，也使得項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)不同步，相對(duì)滯后。

1.2 缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，業(yè)務(wù)水平不一

在工作過(guò)程中，檔案管理人員缺乏航天專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)，項(xiàng)目歸檔人員缺乏基本的檔案知識(shí)，業(yè)務(wù)水平不一，導(dǎo)致資料收集不完整，歸檔質(zhì)量低。

航天產(chǎn)業(yè)背景下產(chǎn)生的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案是航天檔案的一種，具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)性。因此，除了檔案管理學(xué)知識(shí)以外，還要求檔案人員要掌握航天專(zhuān)業(yè)技術(shù)的一般知識(shí)，歸檔

購(gòu)置過(guò)程。建設(shè)單位購(gòu)置儀器設(shè)備，尤其是非標(biāo)儀器設(shè)備之前，擬定的合同、技術(shù)協(xié)議等文件并不征求檔案部門(mén)的意見(jiàn)，常常會(huì)忽略對(duì)參建單位提出設(shè)計(jì)、調(diào)試類(lèi)文件資料歸檔方面的要求，或是籠統(tǒng)地套用模板，并未根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)施和建設(shè)情況提出符合實(shí)際情況的歸檔要求，使這些重要的約束性文件流于形式，無(wú)法發(fā)揮它的真正效用。項(xiàng)目參建單位更是只管趕進(jìn)度，忽視或無(wú)視技術(shù)文件資料的收集和歸檔工作，臨到驗(yàn)收前才匆忙歸檔，且其中有大量的無(wú)效文件，不僅給檔案人員的資料審查工作帶來(lái)了一定的困難，也嚴(yán)重影響了項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度。

2 構(gòu)建項(xiàng)目檔案管理模式

隨著我國(guó)航天事業(yè)的飛速發(fā)展，航天科研生產(chǎn)能力和水平的不斷提高，給固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。針對(duì)當(dāng)前形勢(shì)下暴露出的這些問(wèn)題，結(jié)合筆者在實(shí)際工作中的經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)，拋磚引玉，提出相應(yīng)的解決措施，供同業(yè)者參考、交流，以便共同探索出最優(yōu)的管理模式，使項(xiàng)目檔案更好地為航天科研生產(chǎn)服務(wù)。

2.1 加強(qiáng)溝通與交流，互相學(xué)習(xí)

要想贏得有關(guān)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目檔案工作的重視，除了加大單位內(nèi)部宣傳工作的力度，大力宣傳普及項(xiàng)目檔案工作各種規(guī)章制度外，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案人員與項(xiàng)目人員之間的溝通和交流。檔案人員應(yīng)主動(dòng)向項(xiàng)目人員了解項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容、技術(shù)難點(diǎn)、技術(shù)成果，熟悉項(xiàng)目各階段招投標(biāo)、評(píng)審、調(diào)試和驗(yàn)收等相關(guān)要求，主動(dòng)提供項(xiàng)目實(shí)施各階段需要?dú)w檔的相關(guān)內(nèi)容，定期了解資料收集情況；項(xiàng)目人員則應(yīng)該將資料收集、積累過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難通過(guò)項(xiàng)目例會(huì)等方式及時(shí)向檔案人員反應(yīng)，共同尋求解決問(wèn)題的最佳方法。在這個(gè)過(guò)程中，檔案人員逐步掌握了一定的航天專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)，項(xiàng)目人員則對(duì)項(xiàng)目檔案工作有了更深的了解。只有這樣，項(xiàng)目檔案工作才能少走彎路，在和諧的工作氛圍中持續(xù)發(fā)展。

2.2 與實(shí)際情況相結(jié)合，力爭(zhēng)實(shí)現(xiàn)“四同步”

在實(shí)際工作中，項(xiàng)目檔案工作提前介入，注重檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際相結(jié)合，力爭(zhēng)項(xiàng)目檔案工作實(shí)現(xiàn)“四同步”。

為了改變項(xiàng)目檔案工作相對(duì)滯后的局面，檔案人員應(yīng)轉(zhuǎn)變工作方式，提前介入項(xiàng)目檔案的收集、整理工作，通過(guò)向項(xiàng)目人員了解情況、查閱初步設(shè)計(jì)等前期文件、分析項(xiàng)目各部分之間的關(guān)系等方式，制訂項(xiàng)目歸檔清單。清單中對(duì)前期文件、“三同時(shí)”文件、物資管理、合同管理、工藝系統(tǒng)建設(shè)、設(shè)備儀器歸檔提出了具體的歸檔要求，并且明確項(xiàng)目歸檔單位、主管領(lǐng)導(dǎo)、歸檔責(zé)任人、歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)，避免在歸檔過(guò)程中發(fā)生推諉扯皮的現(xiàn)象。將清單下發(fā)給相關(guān)單位及人員后，要及時(shí)跟蹤項(xiàng)目建設(shè)情況，了解歸檔工作難點(diǎn)，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，并在規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況檢查、控制和考核文件資料的收集情況，力爭(zhēng)達(dá)到“項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)與提出項(xiàng)目歸檔要求同步”“檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查項(xiàng)目檔案資料收集情況同步”“驗(yàn)收、檢查項(xiàng)目成果與驗(yàn)收檢定項(xiàng)目歸檔情況同步”“項(xiàng)目總結(jié)與項(xiàng)目歸檔資料齊備同步”的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

2.3 將合同管理納入檔案管理

在落實(shí)具體工作時(shí)，要將項(xiàng)目設(shè)備儀器合同管理納入項(xiàng)目檔案管理中，在合同中明確列出儀器設(shè)備的歸檔條款，使其成為參建單位的“緊箍咒”。

為了保證項(xiàng)目資料完整、系統(tǒng)、翔實(shí)，項(xiàng)目建設(shè)單位與參建單位在設(shè)備儀器招投標(biāo)和簽訂合同時(shí)，應(yīng)結(jié)合檔案部門(mén)的意見(jiàn)，根據(jù)該設(shè)備儀器的具體技術(shù)要求、設(shè)計(jì)方案等相關(guān)內(nèi)容，在合同或附件中設(shè)立專(zhuān)門(mén)條款，將參建單位在設(shè)備儀器交付驗(yàn)收時(shí)需要提供的文件資料清單納入合同或附件中，并對(duì)文件資料的收集、整理、移交和歸檔提出具體的要求，從而明確參建單位在項(xiàng)目檔案工作中應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，項(xiàng)目人員也應(yīng)定期監(jiān)督和檢查參建單位的資料收集情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與檔案部門(mén)解決，以確保原始記錄、文件資料的準(zhǔn)確性、有效性和系統(tǒng)性。在設(shè)備儀器交付驗(yàn)收階段，要嚴(yán)格按照雙方在合同或附件中約定的資料清單與檔案部門(mén)一起現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，使這一“緊箍咒”充分發(fā)揮對(duì)參建單位的約束、規(guī)范作用，從而提高歸檔工作的效率和歸檔文件的質(zhì)量。

2.4 推進(jìn)預(yù)立卷信息化管理

在工作中，相關(guān)部門(mén)要大力推進(jìn)預(yù)立卷信息化管理，加速項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)，架起檔案人員與項(xiàng)目人員互通的“橋梁”。

檔案信息化建設(shè)是航天檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然選擇，也是全面提升航天檔案為航天科研生產(chǎn)以至社會(huì)服務(wù)能力不可或缺的手段。當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容包括檔案館數(shù)字化建設(shè)、文檔一體化管理、構(gòu)建檔案工作信息網(wǎng)3個(gè)部分，而預(yù)立卷信息化管理既是檔案館數(shù)字化建設(shè)工作的一部分，也是構(gòu)建檔案工作信息網(wǎng)工作的一部分。項(xiàng)目檔案人員應(yīng)將預(yù)立卷文件信息實(shí)時(shí)錄入檔案管理系統(tǒng)，讓項(xiàng)目人員通過(guò)檔案信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)了解檔案工作的進(jìn)度，同時(shí)，也為他們的資料收集、整理工作提供了示范。除此之外，這些信息化后的項(xiàng)目文件資料、信息也可以及時(shí)提供給有需要的科研人員，做到項(xiàng)目建設(shè)與文件資料收集、文件資料信息的同步、共享。

3 結(jié)束語(yǔ)

航天科技產(chǎn)業(yè)背景下的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案是航天檔案的重要組成部分，它從一個(gè)側(cè)面反映了我國(guó)航天科技產(chǎn)業(yè)的現(xiàn)狀和發(fā)展歷程，對(duì)國(guó)家和航天科技企事業(yè)單位有非常重要的參考使用價(jià)值，同時(shí)，在項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、維修、管理、改擴(kuò)建等工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此，各航天科技企事業(yè)單位應(yīng)適時(shí)轉(zhuǎn)變思想和管理模式，結(jié)合項(xiàng)目建設(shè)特點(diǎn)，探索出一條既與項(xiàng)目建設(shè)特點(diǎn)相適應(yīng)，又適合本單位實(shí)際情況的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理模式，并不斷優(yōu)化，使項(xiàng)目檔案這一無(wú)形資產(chǎn)的效用最大化，更好地為航天科技產(chǎn)業(yè)服務(wù)。

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〔編輯：白潔〕