郵件合并功能在審計(jì)報(bào)告模板中的妙用

■高麗霞

郵件合并功能在審計(jì)報(bào)告模板中的妙用

■高麗霞

對(duì)于一些涉及金額大、內(nèi)容多、覆蓋范圍廣的審計(jì)項(xiàng)目，如行業(yè)審計(jì)和專項(xiàng)資金審計(jì)，一般采用的是由上級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)調(diào)度、各級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)自上而下同步開展審計(jì)的組織方式。項(xiàng)目組織單位通常會(huì)按照審計(jì)工作方案的要求，依托審計(jì)報(bào)表，制作審計(jì)報(bào)告模板，供各級(jí)審計(jì)機(jī)關(guān)參考使用。在這類審計(jì)中，如果審計(jì)報(bào)告中的數(shù)據(jù)能根據(jù)審計(jì)報(bào)表的內(nèi)容自動(dòng)生成并隨著審計(jì)報(bào)表中數(shù)據(jù)的變動(dòng)而同步調(diào)整，會(huì)給審計(jì)人員帶來(lái)極大的方便。Word的郵件合并功能便可實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。

一、郵件合并功能的本質(zhì)

郵件合并的本質(zhì)是將數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)與Word文檔進(jìn)行關(guān)聯(lián)并在Word文檔中顯示。運(yùn)用在審計(jì)中，我們用審計(jì)報(bào)表作數(shù)據(jù)源，撰寫 Word格式的審計(jì)報(bào)告，建立好審計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)與審計(jì)報(bào)告的關(guān)聯(lián)關(guān)系，將建好關(guān)聯(lián)關(guān)系的報(bào)表和報(bào)告稱為模板，下發(fā)至各個(gè)審計(jì)組。各審計(jì)組根據(jù)實(shí)際情況將數(shù)據(jù)填入審計(jì)報(bào)表，相應(yīng)數(shù)據(jù)便可自動(dòng)插入報(bào)告模板生成審計(jì)報(bào)告。

二、郵件合并功能的優(yōu)勢(shì)

一是操作簡(jiǎn)單、應(yīng)用廣泛。郵件合并只需在Word中按部就班執(zhí)行相應(yīng)操作即可，不涉及復(fù)雜的計(jì)算機(jī)編程，在任何技術(shù)力量的審計(jì)組都可推廣使用。二是節(jié)省時(shí)間、提高效率。只要在審計(jì)報(bào)告模板中執(zhí)行一次郵件合并操作，便可實(shí)現(xiàn)所有審計(jì)組共享使用將審計(jì)報(bào)表中幾十甚至幾百個(gè)數(shù)據(jù)自動(dòng)插入審計(jì)報(bào)告的功能，從而避免成百上千的審計(jì)組重復(fù)一個(gè)工作量巨大的繁瑣操作。三是動(dòng)態(tài)靈活、實(shí)時(shí)性好。當(dāng)審計(jì)報(bào)表中數(shù)據(jù)發(fā)生變化時(shí)，審計(jì)報(bào)告中相應(yīng)數(shù)據(jù)可隨之自動(dòng)變化，適應(yīng)于報(bào)表數(shù)據(jù)經(jīng)常需要修正調(diào)整的審計(jì)過程。四是使用方便、易于推廣。具體應(yīng)用中只需將進(jìn)行過郵件合并的模板分發(fā)至各審計(jì)組進(jìn)行簡(jiǎn)單設(shè)置后便可直接使用。

三、郵件合并功能運(yùn)用示例

（一）審計(jì)報(bào)表模板和審計(jì)報(bào)告模板部分截圖：

（二）審計(jì)報(bào)表和生成的審計(jì)報(bào)告部分截圖：

以上采用的數(shù)據(jù)是測(cè)試數(shù)據(jù)。

四、郵件合并功能操作方法

（一）準(zhǔn)備數(shù)據(jù)源

Excel工作表、Access數(shù)據(jù)庫(kù)、SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)都可以成為數(shù)據(jù)源。在歷年的大項(xiàng)目審計(jì)中，審計(jì)報(bào)告的數(shù)據(jù)來(lái)自于 Excel格式的審計(jì)報(bào)表，所以在本實(shí)例中，采用Excel表格作為數(shù)據(jù)源。

（二）在Word中進(jìn)行郵件合并

郵件合并是在 Word格式的審計(jì)報(bào)告模版中進(jìn)行的。2003、2007和2010是Word目前通用的版本，三個(gè)版本在郵件合并功能操作方法上大同小異。下面以2010為例，對(duì)郵件合并的步驟進(jìn)行介紹。

【第1步】打開審計(jì)報(bào)告模版，在菜單欄中選擇“郵件”菜單項(xiàng)，并在工具欄中點(diǎn)擊“開始郵件合并”工具按鈕，在下拉框中選擇“普通Word文檔（N）”命令。

【第2步】在工具欄中點(diǎn)擊“選擇收件人”工具按鈕，并在下拉框中選擇“使用現(xiàn)在列表（E）”命令，在彈出的“選取數(shù)據(jù)源”窗口中的“文件名（N）”處，瀏覽選擇設(shè)置好的審計(jì)報(bào)表，點(diǎn)擊“打開（O）”按鈕，接著在彈出的“選擇表格”窗口選擇存放數(shù)據(jù)的工作薄，默認(rèn)“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題（R）”，點(diǎn)出“確定”按鈕。

【第3步】在工具欄中點(diǎn)擊“編輯收件人列表”工具按鈕，在彈出的“郵件合并收件人”窗口中列名和相應(yīng)記錄前的復(fù)選框中打勾選中。

【第4步】郵件合并的工作量集中在第4步，將光標(biāo)定位在審計(jì)報(bào)告模板中第一處需要填列審計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)的位置，在工具欄中點(diǎn)擊“插入合并域”工具按鈕，在彈出的窗口中選擇“數(shù)據(jù)庫(kù)域”，在“域（F）”下選擇審計(jì)報(bào)表對(duì)應(yīng)在審計(jì)報(bào)告模板處數(shù)據(jù)的列名，執(zhí)行此操作后，可以看到列名已經(jīng)插入到審計(jì)報(bào)告模板中。將光標(biāo)逐一在審計(jì)報(bào)告模板中定位，點(diǎn)擊“插入合并域”，選擇審計(jì)報(bào)表的對(duì)應(yīng)的列名，直至完成審計(jì)報(bào)告模板所有與審計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)。

【第5步】在工具欄中點(diǎn)擊“完成并合并”工具按鈕，并在下拉框中選擇“編輯單個(gè)文檔（E）”命令，在彈出的“合并到新文檔”窗口的“合并記錄下”選擇“全部（A）”或“當(dāng)前記錄（E）”，點(diǎn)擊“確定”，生成一個(gè)新的Word文檔，可作為審計(jì)報(bào)告，至此完成將審計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)插入到審計(jì)報(bào)告模板的所有操作。

在工具欄中點(diǎn)擊“突出顯示合并域”工具按鈕，可以實(shí)現(xiàn)審計(jì)報(bào)告模板中列名切換反灰顯示。在工具欄中點(diǎn)擊“預(yù)覽結(jié)果”工具按鈕，可以實(shí)現(xiàn)在審計(jì)報(bào)告模板中列名與數(shù)值的切換顯示。

（三）各審計(jì)組接收并使用模板

將進(jìn)行過郵件合作的審計(jì)報(bào)告模板和與之關(guān)聯(lián)的審計(jì)報(bào)表模板下發(fā)至各審計(jì)組。審計(jì)組初次打開審計(jì)報(bào)告模板時(shí)，會(huì)出現(xiàn)如下圖所示的對(duì)話框，點(diǎn)擊“否（N）”。以后再打開審計(jì)報(bào)告模板時(shí)，如果點(diǎn)擊“是（Y）”，生成的審計(jì)報(bào)告采用的是報(bào)表修改后的新數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了審計(jì)報(bào)告內(nèi)容與審計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)的同步變動(dòng)；點(diǎn)擊“否（N）”，報(bào)告采用的是沒有修改前的審計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)。

在不同電腦上，審計(jì)報(bào)表模板存放的相對(duì)位置各不相同，因此各審計(jì)組在初次打開審計(jì)報(bào)告模板后，需要根據(jù)審計(jì)報(bào)表新的存放位置重新選取數(shù)據(jù)源，具體操作同郵件合并第2步。

五、注意事項(xiàng)

一是在Word文檔打開的時(shí)候，作為數(shù)據(jù)源的Excel表格被鎖定，無(wú)法執(zhí)行打開和編輯等操作。要想對(duì)Excel表格內(nèi)容做編輯和修改，必須在Word文檔關(guān)閉的狀態(tài)下進(jìn)行。

二是 Word在郵件合并中可向下兼容低版本的Excel數(shù)據(jù)源，但不能向上兼容高版本的Excel數(shù)據(jù)源。即 2010版本的 Word文檔可以用 2003、2010版本的Excel表格作數(shù)據(jù)源；但2003版本的Word文檔只能用2003及以下版本的 Excel表格作數(shù)據(jù)源，不能用2010及以上的版本。

（作者單位：內(nèi)蒙古自治區(qū)審計(jì)廳）