加強人事檔案管理的對策分析

摘要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展、社會的進步，人力資源已成為衡量一個企業(yè)整體競爭力的標(biāo)尺。然而任何單位的發(fā)展都需要依靠人才，因而人力資源管理成為現(xiàn)代各單位管理部門關(guān)注的焦點，人事檔案更成為人力資源管理工作不可或缺的一部分。自改革開放以來，我國的人事檔案管理工作也隨之發(fā)生了很大的變化。本文將淺析人事檔案存在問題并在此基礎(chǔ)上探討了幾點完善措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；內(nèi)容；問題；對策

一、人事檔案管理的內(nèi)容

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。

人事檔案是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。作為一項常規(guī)性的公共管理工具，人事檔案管理對中國的信用建設(shè)、干部管理、國家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻。雖然人事檔案在企業(yè)管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用，但是在現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理中的應(yīng)用情況卻并不盡如人意。

二、當(dāng)前人事檔案管理工作問題分析

1.部分單位領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作不夠重視。這種情況普遍存在，一些領(lǐng)導(dǎo)由于檔案管理意識淺薄，總是把人事檔案管理工作當(dāng)作是保管的事務(wù)性工作，他們往往本著不丟失、不泄密、應(yīng)付檢查等工作就可以了。因此在這種錯誤的領(lǐng)導(dǎo)意識下，就會出現(xiàn)檔案工作無計劃、無安排等一系列問題。

2.部分單位在檔案硬件設(shè)施上投入不足。檔案室作為儲存檔案的主要場所本應(yīng)是管理規(guī)范、干凈有序的地方，然而有些用人單位不愿投入資金添加新設(shè)備，設(shè)備簡陋、陳舊，甚至個別單位還會出現(xiàn)無固定人員管理、不規(guī)范、檔案材料雜亂無序、霉變等不良現(xiàn)象。

3.檔案管理技術(shù)手段滯后，運行效率較低。這種現(xiàn)象存在已久，有些單位在檔案整理時大部分仍靠手工操作，費時、費力，效率低下，計算機技術(shù)得不到充分的應(yīng)用，這與社會的現(xiàn)代化與信息化相不吻合。

4.檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。在實際工作中，有些檔案管理人員并不是專職人員，往往采用兼職等形式應(yīng)付，有些管檔人員無法長期固定，變動頻繁，業(yè)務(wù)不熟，因此常常在檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)出現(xiàn)或多或少的問題。

5.檔案收集的對象范圍太窄。一些企業(yè)的人事部門只關(guān)注收集單位主要領(lǐng)導(dǎo)人及高層干部的材料，而忽視了廣大普通職工的材料收集，造成了領(lǐng)導(dǎo)干部的材料多，普通職工的材料少的現(xiàn)象。無論員工現(xiàn)任何職，是否出眾，都是該單位寶貴的人力資源，有關(guān)其個人的材料，都是單位的寶貴財富，人事部門均應(yīng)根據(jù)規(guī)定收集齊全。

6.立卷內(nèi)容上不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。一是檔案材料內(nèi)容填寫前后不一?！叭g一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，個別干部的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準(zhǔn)確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時歸檔。

7.人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高。當(dāng)前許多人的人事檔案質(zhì)量不高，缺乏利用價值，其人事檔案材料空洞的、形式的多，細致的、實際性的少；反映個人經(jīng)歷、學(xué)歷、工資、政治面貌等一般情況的多，反映個人道德品質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、技術(shù)專長的少；反映過去情況的多，反映當(dāng)前情況的少。

8.“棄檔”增多。所謂“棄檔”就是拋棄了自己的檔案，對于有關(guān)記載個人信息的檔案下落和管理不聞不問。一位“棄檔”的先生袒露心跡：“10年前從國企出來，到處瞎折騰，哪有心思管檔案的事，想的是弄出點兒名堂再說。后來做生意，只關(guān)心賺錢，檔案的事早就拋到腦后了，生存第一嘛。如果檔案能讓我生活更好的話，讓我不管我都不愿意。但它無助于生活，我才懶得理它，沒有它，我照樣活得很輕松。”

三、加強人事檔案管理工作的對策

1.加強人事檔案管理理念。隨著社會事業(yè)的快速發(fā)展，人事檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大，要進一步提高對檔案管理工作的重視程度，對新形勢下高素質(zhì)檔案人才的迫切需求要有一個深刻的認識，給人事檔案管理工作以人員、資金以及政策上的大力支持。同時，要把檔案工作納入本單位的工作規(guī)劃，不斷建立和完善檔案管理工作的各項規(guī)章制度，加大投入力度。

2.加強人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。要關(guān)心愛護檔案工作人員，切實解決實際困難，改善工作環(huán)境，提高工資待遇。具體到專業(yè)人員培養(yǎng)方面，一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等方式及時更新工作人員的專業(yè)知識；二是通過大學(xué)生招考、社會招聘等多種渠道積極吸納高層次專業(yè)人才到檔案部門工作，不斷充實專業(yè)力量。對于負責(zé)人事檔案的管理人員要經(jīng)過嚴(yán)格選拔與考核制度，不可出現(xiàn)臨時擔(dān)任或兼職現(xiàn)象，做到“專人專職”，加強崗位建設(shè)。

3.積極開展檔案管理人員培訓(xùn)交流等活動。檔案管理人員的繼續(xù)教育水平很大程度上決定著檔案工作者的整體素質(zhì)，進而決定著檔案事業(yè)的總體發(fā)展層次。檔案工作者要樹立終生教育理念，建立終身學(xué)習(xí)制度，經(jīng)常性地參加系統(tǒng)的知識更新與繼續(xù)教育，不斷擴展自己的知識，提高學(xué)歷層次，以適應(yīng)不斷發(fā)展變化中的業(yè)務(wù)需要。培訓(xùn)內(nèi)容要因需而定，與實際工作緊密結(jié)合。除加強檔案基礎(chǔ)理論與技能等專業(yè)知識學(xué)習(xí)外，特別要加大信息技術(shù)培訓(xùn)力度，重視網(wǎng)絡(luò)知識教育，以適應(yīng)新時期檔案工作需要。

4.加強人事檔案管理設(shè)施建設(shè)。根據(jù)安全保密，便于查找的原則，人事檔案應(yīng)嚴(yán)密科學(xué)地保管。檔案庫應(yīng)保持清潔，整齊和適宜的溫濕度。在信息現(xiàn)代化時代，應(yīng)充分利用計算機等先進設(shè)備，提高工作效率，進而實現(xiàn)人事檔案管理工作的電子化、科學(xué)化。

在社會現(xiàn)代化不斷發(fā)展的形勢下，作為一項常規(guī)性的公共管理工具，人事檔案制度更是作出了不可磨滅的制度性貢獻。我們應(yīng)同努力，不斷創(chuàng)新，讓曾經(jīng)食之無味的檔案管理工作熠熠生輝，綻放光彩。

作者簡介：王彩云（1971.07）女，工作于山東省棗莊市公路管理局206國道嶧城收費處，從事檔案管理工作。endprint