推進物資編碼管理體系在企業(yè)的建立探討

鐘函杉

摘 要：文章結(jié)合某有限公司在物資系統(tǒng)的管理、建立過程中存在的問題以及改進的方法，獲取的經(jīng)驗進行總結(jié)，提出為企業(yè)建立高效的物資管理體系的建議和意見，為做好該項工作提供參考。

關(guān)鍵詞：物資編碼；管理體系；企業(yè)管理

企業(yè)要面臨的問題眾多，例如企業(yè)的內(nèi)部管理和外部市場營銷、產(chǎn)品生產(chǎn)等眾多環(huán)節(jié)，其中物資管理是任何一家企業(yè)都要面對的問題。傳統(tǒng)的企業(yè)物資管理依賴于部門的手工完成，企業(yè)的整體物資狀況要面對的包括原材料的庫存、消耗以及財務(wù)狀況等，采用對各個部門的情況進行綜合的方法，浪費的人力和時間非常巨大，不符合現(xiàn)代化企業(yè)運營的科學(xué)高效的原則，隨著科學(xué)技術(shù)的進步，關(guān)于系統(tǒng)的管理模式逐步形成規(guī)模，例如ERP管理資源方案，就是一種從企業(yè)資源效能的利用觸發(fā)，將先進的技術(shù)和管理集于一體，形成現(xiàn)代企業(yè)的運行模式和資源的調(diào)配模式，為社會財富的創(chuàng)造形成更多的企業(yè)的管理運用。

隨著我國企業(yè)的信息化轉(zhuǎn)型升級的加快，ERP在中國已經(jīng)被廣泛使用。某有限公司成立物資管理體系，是建立在當(dāng)時的企業(yè)硬件條件完善的基礎(chǔ)上的，企業(yè)通過寬帶網(wǎng)將物資管理制定出集技術(shù)、知識與人員為一體的管理體系，并且組織了全體企業(yè)員工，樹立科技化信息化的信念，物資管理系統(tǒng)的開發(fā)和運用中，物資部門負責(zé)人以及負責(zé)物資管理的工作人員，對物資管理的方法、策略等進行講解。建立起統(tǒng)一的內(nèi)部辦公網(wǎng)，形成了物資管理系統(tǒng)。

1 物資編碼體系建立的依據(jù)

（1）物資編碼工作是企業(yè)進行管理運營的最基本的工作，是為企業(yè)建立標識符號的工作，整個物資管理系統(tǒng)的運行是維系公司生產(chǎn)和經(jīng)營的血脈，物資編碼體系是公司物資管理的基礎(chǔ)，在這個基礎(chǔ)上建立工程數(shù)據(jù)庫是非常重要的。

（2）做好物資編碼工作，能夠保證在企業(yè)的各個環(huán)節(jié)，如供應(yīng)、銷售、庫存以及物資管理系統(tǒng)協(xié)同工作需要共享的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

做好物資編碼，系統(tǒng)運行適用到的基礎(chǔ)，是企業(yè)進行決策需要的準確的數(shù)據(jù)信息，可以說系統(tǒng)要運行使用，必須要有物資編碼。

物資編碼具有唯一性，各個部門在對物資進行歸類和統(tǒng)一，要為每條物資提供身份證，通過對物資進行清理和歸類，很多物資在經(jīng)過仔細的核對后，被合理的壓縮和監(jiān)護，達到了減少庫存的目的。

進行物資編碼，是使工作人員為了避免手工操作的弊端發(fā)生，將傳統(tǒng)的手工記賬方式加以甩出，工作人員不需要再面對繁瑣的手工操作，能夠達到事半功倍的效率。

做好物資編碼可以對監(jiān)守自盜、物料舞弊事件加以避免，而且采用編碼進行管理后，物資公司的物資管理人員除了給管理者提供正確迅速的記錄，還要將編碼輸入到計算機中，并且不能隨便地改變，防止出現(xiàn)弊端事件的發(fā)生。

（3）結(jié)合公司的管理情況，并且建立在公司運營和管理基礎(chǔ)上，進行設(shè)計和應(yīng)用科學(xué)方案的制定，物資管理系統(tǒng)的要求更加科學(xué)和明確，許多物資被存儲在部門之中，等待匯總和分類。同時，對于某些性能相近的物資進行必要的規(guī)律的歸類和分類，減少了物資庫存的種類和規(guī)格。

（4）根據(jù)編碼的標準進行規(guī)范化和實例化，參照國家標準進行有關(guān)標準體系的建立。按照國家標準有關(guān)歸類標準，企業(yè)原有的生產(chǎn)活動具有了嚴肅性，國家標準下進行編碼活動中實現(xiàn)了標準化和規(guī)范化的管理方法，編碼變得具有完整性和可擴展性，整個公司的經(jīng)營和財務(wù)的賬目管理將井然有序并且能夠?qū)L(fēng)險控制在可控范圍。

2 物資編碼體系的建立

（1）該公司成立了物資編碼小組，物資管理開發(fā)人員和標準化人員以及相關(guān)技術(shù)人員組成了物資編碼體系，形成了物資資料的整理分類，建立和維護了規(guī)范物資基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，協(xié)調(diào)統(tǒng)一了管理中的矛盾。

（2）確立了物資的編碼方案，確立了物資的分類，將物資編碼設(shè)計中的產(chǎn)品等進行了分類，形成了具有公司特色的專用的備件，建立了專用的小車備件類，防止和同名的專用備件重名的標識。

（3）賦予了物資的新型號和一定規(guī)律的要素，包括主題內(nèi)容和適用范圍，引用國家的標準，代碼結(jié)構(gòu)和使用要求，編碼規(guī)則和方法，按照物料的特性進行字母和數(shù)字的編碼，物料類代碼按照屬性代碼開始，遵照升序進行排列，各類字母和字間不留空位，確保物料按照需要進行等級的分類，確保物料分類的時候能夠?qū)崿F(xiàn)編碼的形式一致。

（4）對物資的信息數(shù)據(jù)進行整理，形成包括物資代碼在內(nèi)的名稱、型號、計量單位、圖紙以及價格、庫存量等，將工作量進行確保和整理，保證物資資料的全面，按照物資編碼進行規(guī)則的操作，采取車間和保管人員共同管理的方法，完善物資資料，將標準化的人員進行規(guī)范，按照物資的基礎(chǔ)進行代碼的編制，相關(guān)技術(shù)人員配合監(jiān)督管理開展物資管理工作，將之視為長期持續(xù)的過程，做好物資數(shù)據(jù)錄入并進行維護[1]。

3 在使用過程中需要注意的問題

（1）在使用過程中，進行手工管理，可以利用物料編碼進行物料的主要特征的提示，包括對規(guī)格尺寸的管理。計算機管理后，物料編碼的功能是識別物料的標識，不掃描物料的屬性，但是傳統(tǒng)的工作習(xí)慣是編碼出現(xiàn)的地方會隨著對應(yīng)的名稱和規(guī)格出現(xiàn)物料編碼的屬性信息，有的工作人員根據(jù)工作習(xí)慣進行編碼體系的規(guī)律的摸索，但是總是摸不到規(guī)律，因此總是一味地新增需要的編碼，然后就無法用有效的方法和手段進行查找。

（2）部門習(xí)慣的遷就，容易造成編碼的混亂，在滿足了日常需要的編碼增加的數(shù)量之后，大量的編碼新增容易造成同一物品由于不同的名稱，帶來不同規(guī)格和計量單位的現(xiàn)象。

（3）由于物流體系在對編碼的采購和備份的時候，容易出現(xiàn)沒有實際可操作的標準的問題，在實際工作中，在約定俗成的分類上根據(jù)部門的購買能力進行協(xié)商，可以將不確定性進行調(diào)整和分類，但是這種不確定的分類容易造成問題，帶來同一類物資的屬性和規(guī)格不同的問題。

4 措施

針對上述問題，可以采取下發(fā)編碼手冊，制定相關(guān)標準，確認低值易耗和備件分類的物品，以明細分類不明確的物資，并依照調(diào)整好的物資流向工作流程進行分類。

5 結(jié)束語

改變傳統(tǒng)工業(yè)企業(yè)的辦事程序，建立先進科學(xué)的管理制度，規(guī)范物資編碼是當(dāng)前物資管理體系的必由途徑，也是為企業(yè)在市場競爭中維護持久競爭力的有力保障。

參考文獻

[1]梁顯剛，何允剛，劉麗萍，等.淺談規(guī)范庫存物資編碼的方法及原則[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2015（9）：123-125.