基于信息資源共享的企業(yè)檔案管理模式探討

韋艷媚

摘要：檔案資料是企業(yè)表現(xiàn)其經(jīng)濟價值和社會價值的重要參照依據(jù)，如何提高檔案資料質(zhì)量對企業(yè)提高其經(jīng)濟價值和社會價值具有重要的作用。而對提高檔案資料的質(zhì)量來說，如何做好檔案的管理才是關(guān)鍵，結(jié)合信息技術(shù)在我國檔案管理中的不斷應(yīng)用，本文著重分析了企業(yè)檔案管理資源共享模式的各方面內(nèi)容，希望對相關(guān)企業(yè)和行業(yè)有所幫助。

關(guān)鍵詞：信息資源共享；企業(yè)檔案；檔案管理；探討

中圖分類號：G271 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）012-00-02

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)資源共享已經(jīng)成為了當(dāng)今時代重要的發(fā)展目標之一，而隨著信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，信息技術(shù)在企業(yè)檔案資源的共享中扮演著越來越重要的角色。

一、企業(yè)檔案信息資源共享的必要性

1.企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求

企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在需求主要體現(xiàn)在三個方面，一是企業(yè)的長遠發(fā)展戰(zhàn)略，二是企業(yè)內(nèi)部管理的需求，三是企業(yè)廉政建設(shè)的需要。無論從哪一個方面來看，信息資源的共享都為企業(yè)的管理需求提供了便利的條件。首先，對企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略來說，信息資源如果掌握不到位，很容易對企業(yè)的經(jīng)營管理和長遠發(fā)展造成影響；其次，對企業(yè)內(nèi)部管理來說，由于企業(yè)在經(jīng)營管理中很容產(chǎn)生大量的文件檔案，尤其是在當(dāng)今時代信息技術(shù)高度發(fā)達的年代，企業(yè)已經(jīng)逐漸依賴于信息技術(shù)的應(yīng)用。因此，目前企業(yè)的信息處理難題，在于海量的電子文件的堆積對企業(yè)內(nèi)部管控的影響，對許多需要以檔案信息為依據(jù)的內(nèi)部管控工作造成了嚴重的影響。最后，對廉政建設(shè)來說，檔案資源保留了企業(yè)發(fā)展歷程中的所有原始資料，有利于與企業(yè)日后的查詢與管理，有助于廉潔風(fēng)險評定準則的準確執(zhí)行，防止企業(yè)內(nèi)部管理人員出現(xiàn)弄虛作假的現(xiàn)象。

2.企業(yè)外在形象樹立的需求

企業(yè)檔案信息資源共享對企業(yè)的外在形象樹立具有重要的作用，尤其是對一些民生工程來說，由于民生工程是一種取之于民、用之于民的工程項目，因此，公眾是具有知情權(quán)的。因此，民生工程在建設(shè)過程中，有義務(wù)向公眾公開完整的建設(shè)信息，保持民生項目的高度透明，讓公眾對企業(yè)產(chǎn)生信賴，同時也樹立了企業(yè)公平、公開、公正的企業(yè)形象，有利于企業(yè)在民眾之間產(chǎn)生良好的信譽，提高品牌價值。

二、檔案整合管理和信息資源共享的內(nèi)涵

1.檔案整合管理

檔案管理的起源在原始記事時期便已經(jīng)存在，同時原始記事也是檔案管理的最早起源，文字的發(fā)明是檔案產(chǎn)生的前提條件，而國家的產(chǎn)生是檔案產(chǎn)生的社會條件。從歷史角度來看，檔案的劃分可以分為：甲骨檔案、金文檔案、縑帛檔案、簡牘檔案、石刻檔案、紙質(zhì)檔案、以及當(dāng)今時代的聲像、電子檔案。在《中華人民共和國檔案法》中指出：“檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文學(xué)、圖標、聲像等不同形式的歷史記錄?！睂τ谄髽I(yè)管理來說檔案的主要作用是作為管理工作的考察依據(jù)、以及企業(yè)生產(chǎn)活動的參考依據(jù)，以及維護企業(yè)法律權(quán)益的法律書證。而企業(yè)檔案整合管理指的是將企業(yè)某個系統(tǒng)的檔案或某個系統(tǒng)中的部分檔案進行聯(lián)結(jié)，從而形成一個統(tǒng)一完整的整體的過程。整合管理是一種全新的管理理念，它是采用科學(xué)合理的管理理念和管理辦法，結(jié)合時代信息技術(shù)的發(fā)展將企業(yè)檔案進行高效有序的管理，提高企業(yè)的管理效率，促使企業(yè)快速發(fā)展。

2.檔案信息資源共享

檔案信息是企業(yè)內(nèi)部管理和生產(chǎn)發(fā)展的重要參照依據(jù)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息的保存載體也變得多種多樣。在當(dāng)今時代，想要將檔案信息的作用發(fā)揮到最大化就必須依靠信息技術(shù)將檔案信息資源進行資源共享。其主要目的是為了向企業(yè)和公眾提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。在當(dāng)今時代為了達到資源共享的目的一般依靠網(wǎng)絡(luò)檔案信息中心的平臺建設(shè)，利用網(wǎng)絡(luò)強大的傳播效力，以達到檔案信息資源共享的目的。由于檔案的性質(zhì)具有一定的原始性、回溯性、社會性和分散性，因此檔案可以很好地反映企業(yè)的原始數(shù)據(jù)、歷史發(fā)展記錄、社會效益情況等等。但由于其具有一定的分散性，不完整的檔案容易影響檔案整體的效益價值。

三、企業(yè)檔案管理信息資源共享原則

1.效益性原則

企業(yè)檔案管理信息資源共享必須遵循一定的原則才能保證企業(yè)檔案價值的最大化利用。而在企業(yè)檔案管理信息資源共享原則中，效益性原則是進行檔案信息整合的最重要原則。首先，效益性原則的根本目標就是為了保證企業(yè)檔案的效益價值能夠被最大化的利用。檔案的效益一般體現(xiàn)在兩個方面：一是經(jīng)濟效益，二是社會效益。企業(yè)的經(jīng)濟效益主要體現(xiàn)在企業(yè)投入和企業(yè)生產(chǎn)效益之間存在的經(jīng)濟關(guān)系，同時利用檔案數(shù)據(jù)可以對市場需求進行一個全面的分析，有助于企業(yè)在生產(chǎn)規(guī)劃和營銷策略上進行修正，保證企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展；二是社會效益，企業(yè)的社會效益主要是體現(xiàn)在企業(yè)的品牌形象對公眾造成的影響上，充分發(fā)揮企業(yè)的社會效益有利于企業(yè)提高其品牌價值。

2.整體性原則

檔案信息的完整性對企業(yè)來說具有不可忽視的作用。在檔案記錄上，如果長時間記錄信息不全的檔案資料，將會對企業(yè)日后的數(shù)據(jù)分析、形勢判斷造成嚴重的危害。因此，遵循檔案管理的整體性原則，有利于企業(yè)對檔案資源的整體利用，同時可以保持檔案資料具有充分的保留價值，并發(fā)揮其作用，為企業(yè)的統(tǒng)一管理奠定基礎(chǔ)。

3.服務(wù)性原則

企業(yè)檔案的實質(zhì)作用就是為了服務(wù)企業(yè)的各項基本工作，在檔案管理中，企業(yè)一定要尊姓服務(wù)性原則，充分將檔案資源的利用分配到每一項工作任務(wù)之中。利用資源共享平臺，讓每一項工作任務(wù)都能快速利用檔案資源信息，最大限度提高企業(yè)生產(chǎn)活動的工作效率。同時通過網(wǎng)絡(luò)資源共享平臺還可以做到檔案資料的實時更新，保持企業(yè)檔案的動態(tài)管理，為企業(yè)和公眾帶來更加便利信息服務(wù)。

四、企業(yè)檔案管理信息資源共享模式的分析

在企業(yè)檔案信息資源共享的發(fā)展中，企業(yè)的檔案資源共享模式也開始朝多元化發(fā)展。而在目前的資源管理模式中，主要分為集中共享管理模式和分散共享管理模式。兩種模式都能夠達到資源共享的目的，但其中還是存在著比較顯著的差異。

1.集中共享管理模式

集中共享管理模式在目前的企業(yè)中應(yīng)用十分廣泛，它改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，將企業(yè)的檔案資源利用信息技術(shù)建立網(wǎng)絡(luò)檔案信息中心進行管理。同時取消了企業(yè)內(nèi)部的其他檔案管理部門，將企業(yè)的檔案資料進行集中管理。集中共享模式主要是對檔案資料進行了統(tǒng)一規(guī)劃、采購、部署運行和管理，對企業(yè)的各個部門不再通過上級進行檔案資料的審閱和管理，而是按照信息中心的要求，將各部門的檔案資料按照統(tǒng)一的規(guī)格標準進行收集和整理。通過集中共享管理模式，企業(yè)可以有效降低管理成本，同時可以避免重復(fù)的數(shù)據(jù)出現(xiàn)，大大提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。通過網(wǎng)絡(luò)共享平臺，檔案資料還能充分發(fā)揮其社會效益，為樹立企業(yè)的外在形象傳播品牌效應(yīng)做出了巨大貢獻。

2.分散共享管理模式

分散共享管理模式和集中共享管理模式的主要區(qū)別在于分散共享模式并不是將所有的檔案信息都集中到信息中心進行管理，而是由企業(yè)各部門進行分別管理。這種共享模式，主要是為了保證企業(yè)檔案資料的真實性和完整性，同時有利于企業(yè)維護自身的商業(yè)機密和知識產(chǎn)權(quán)。但由于其具有分散性的特點，對企業(yè)的統(tǒng)一管理具有一定的影響。

五、基于企業(yè)檔案管理信息資源共享模式的分析

1.從管理效果上進行分析

對企業(yè)來說，無論選擇何種資源共享模式，其主要目的都是為了提高企業(yè)內(nèi)部的管理效果。對上市公司來說，為了向公眾展示其品牌價值，因此企業(yè)的經(jīng)營管理信息必須保持高度透明的狀態(tài)。因此，將企業(yè)各部門檔案信息進行統(tǒng)一管理，有助于企業(yè)對整體的信息進行系統(tǒng)的整合，同時通過這種系統(tǒng)的檔案整合方式，可以將企業(yè)形象價值更加鮮明地體現(xiàn)在公眾視野。因此，從管理效果上看，集中共享管理較分散共享管理更具有優(yōu)勢。

2.保證信息的安全性

在檔案資源管理中，保證信息的安全性是檔案信息資源管理的最重要因素。如果是采用分散共享管理模式，那么檔案信息數(shù)據(jù)將會儲存于不同的數(shù)據(jù)庫中，而企業(yè)對檔案信息的利用必須是通過系統(tǒng)的分析才能得出準確的結(jié)論。因此這種分散儲存的數(shù)據(jù)庫，一旦任何一個數(shù)據(jù)庫發(fā)生故障將會導(dǎo)致其他數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)無法有效利用，為企業(yè)的經(jīng)營管理造成不便。而通過集中共享管理模式，即便是發(fā)生突發(fā)狀況，企業(yè)也能夠利用整體的數(shù)據(jù)備份及時做出有效處理。

3.從發(fā)展?jié)摿ι线M行分析

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，我國步入了大數(shù)據(jù)的信息化時代。從信息技術(shù)的發(fā)展方向來看，未來的信息管理更加趨向于對信息資源的集中管理。因此，對檔案信息共享管理來說，集中共享管理模式更加符合時代發(fā)展的方向，在發(fā)展空間上有著比分散共享管理模式更加廣闊的前景。因此，從發(fā)展?jié)摿ι峡?，集中共享管理模式的?yōu)勢同樣要大于分散共享管理模式。

4.從企業(yè)的統(tǒng)一管理上分析

首先從企業(yè)的管理性質(zhì)上來看，企業(yè)是一個統(tǒng)一的經(jīng)營管理整體，企業(yè)更加要求統(tǒng)一的規(guī)范性管理。而對分散共享管理模式來說，它的檔案管理相對各個部門比較獨立，在整體上難以得到統(tǒng)一的規(guī)范性管理。而相對來說，集中共享管理模式有助于企業(yè)更好地掌握各部門的真實檔案資料，同時也更利于企業(yè)制定統(tǒng)一的檔案整理標準，同時也可以減少領(lǐng)導(dǎo)對員工的干涉，充分保證了檔案資料的真實性和準確性，有利于提高企業(yè)檔案資料的整體質(zhì)量，使企業(yè)的檔案資料具有更大的價值。

總之，要做好企業(yè)檔案資源共享工作，就必須從企業(yè)的實際需求和時代發(fā)展方向兩方面進行綜合的考慮，充分分析目前企業(yè)檔案共享模式中的優(yōu)劣，選擇最適合企業(yè)發(fā)展的資源共享模式，為企業(yè)的檔案管理做出正確抉擇，充分提高企業(yè)的管理效率和可持續(xù)發(fā)展能力。

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