人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

任艷榮

摘 要 本文分析了企業(yè)人事檔案管理及人力資源管理，闡述了人事檔案管理與人力資源管理間的聯(lián)系，提出了人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的主要作用，旨在幫助企業(yè)正確的認(rèn)識(shí)人事檔案管理在人力資源管理中的重要作用，優(yōu)化企業(yè)的人力資源規(guī)劃與設(shè)計(jì)，促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。

關(guān)鍵詞 人事檔案管理 人力資源管理作用

一、人事檔案管理與人力資源管理概述

（一）人事檔案管理

企業(yè)的人事檔案管理是指企業(yè)通過記錄內(nèi)部每位員工的工作信息、個(gè)人及家庭信息等主要內(nèi)容，在企業(yè)人事活動(dòng)過程中記錄員工的成長(zhǎng)經(jīng)歷、工作表現(xiàn)及思想品德，一員工個(gè)人為單位進(jìn)行保存，為企業(yè)后續(xù)的信息查詢提供方便。企業(yè)人事檔案管理的主要目標(biāo)在于管理、開發(fā)及利用企業(yè)人事檔案中包含的主要信息及內(nèi)容。企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理流程圖如圖1所示。

（二）人力資源管理

企業(yè)的人力資源管理是指企業(yè)高層決策人員在企業(yè)宏觀發(fā)展戰(zhàn)略的指引下，通過人力資源職位及人力資源戰(zhàn)略分析，依據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求，在獲取相應(yīng)的人力資源的基礎(chǔ)上，利用科學(xué)的手段，對(duì)企業(yè)的人力資源進(jìn)行一定的培訓(xùn)、配置、考核及激勵(lì)等，在提升企業(yè)員工綜合素質(zhì)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)，保證企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展?，F(xiàn)階段，企業(yè)人力資源管理的過程主要有招聘與配置、績(jī)效管理、勞動(dòng)關(guān)系管理、薪酬與福利管理等幾個(gè)方面。

（三）人事檔案管理與人力資源管理間的關(guān)系

總的來說，企業(yè)的人力資源管理工作包括人事檔案管理工作，企業(yè)的人事檔案管理對(duì)企業(yè)的人力資源管理工作具有積極的促進(jìn)作用。通過企業(yè)的人事檔案管理工作，企業(yè)可有效的了解員工，通過對(duì)員工信息的初步掌握，對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行綜合的分析，企業(yè)的績(jī)效考核工作的有效開展，以企業(yè)人事檔案管理工作的開展為基礎(chǔ)，企業(yè)優(yōu)秀人才的選拔工作也以企業(yè)人事檔案管理工作的開展為基礎(chǔ)。人事檔案管理記錄了員工詳細(xì)的資料及信息，是反映員工發(fā)展情況的關(guān)鍵信息，企業(yè)人力資源管理的核心及對(duì)象是人，企業(yè)人力資源的規(guī)劃與設(shè)計(jì)以實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)為依據(jù)，注重企業(yè)內(nèi)部人員潛力及自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。企業(yè)的人事檔案管理工作具有動(dòng)態(tài)性、現(xiàn)實(shí)性、機(jī)密性及真實(shí)性的特點(diǎn)，使企業(yè)用人過程中進(jìn)行人才考查及衡量的依據(jù)，是企業(yè)實(shí)施人力資源分配過程中必不可少的環(huán)節(jié)，企業(yè)的人力資源優(yōu)化配置，必須以其人事檔案管理為依據(jù)，通過人事檔案管理進(jìn)行人才優(yōu)劣的判定。

二、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

（一）有利于企業(yè)內(nèi)外部員工整體質(zhì)量的提高

企業(yè)的人力資源招聘工作主要有內(nèi)部招聘及外部招聘兩種方式，企業(yè)的內(nèi)部招聘在人才選拔過程中主要從企業(yè)內(nèi)部員工中進(jìn)行選擇，而企業(yè)的外部招聘主要從高效及社會(huì)來進(jìn)行企業(yè)人才的招聘，企業(yè)的內(nèi)部招聘過程中，招聘人員忽略員工自身的專業(yè)級(jí)資質(zhì)，隨意招聘老鄉(xiāng)及校友，這種現(xiàn)象造成了企業(yè)員工的整體素質(zhì)，不利于企業(yè)的內(nèi)部管理，企業(yè)通過有效的人事檔案管理工作，對(duì)員工的整體資料進(jìn)行詳細(xì)的分析，合理的招聘企業(yè)人員，避免人員招聘及任用過程中的違規(guī)操作現(xiàn)象，保障企業(yè)員工的質(zhì)量，企業(yè)人員的內(nèi)部招聘過程中，通過對(duì)人事檔案管理資料的分析，可實(shí)現(xiàn)合理的內(nèi)部員工選拔與任用。

（二）有利于企業(yè)人力資源規(guī)劃的開展

企業(yè)的人事檔案管理工作包括了企業(yè)內(nèi)部的人才結(jié)構(gòu)、人才數(shù)量及人才水平等方面的綜合信息，企業(yè)通過有效的人事檔案整理工作，可有效地進(jìn)行企業(yè)人才的分類，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)人力資源存量及具體情況的了解。例如，企業(yè)的人事檔案管理部門對(duì)企業(yè)內(nèi)部員工流動(dòng)及退休人員的情況進(jìn)行分析，幫助企業(yè)人力資源管理部門及時(shí)把握企業(yè)內(nèi)部人才流動(dòng)情況，為企業(yè)未來的人力資源規(guī)劃設(shè)計(jì)提供重要的參考信息。因此，企業(yè)人事檔案管理工作有利于企業(yè)人力資源規(guī)劃的開展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)未來更好的發(fā)展。

（三）有利于企業(yè)開展有效的員工培訓(xùn)

企業(yè)為實(shí)現(xiàn)內(nèi)部良好的運(yùn)行狀態(tài)，時(shí)常要對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，而企業(yè)培訓(xùn)的效果，在于企業(yè)是否有效了解員工的實(shí)際工作需求，這就要求企業(yè)員工培訓(xùn)具有針對(duì)性，企業(yè)的人事檔案管理工作，是企業(yè)了解員工的教育背景及工作需求的主要途徑，在企業(yè)內(nèi)部的年輕員工，其具有強(qiáng)烈的求知欲，因此，企業(yè)應(yīng)注重對(duì)其進(jìn)行新知識(shí)的培訓(xùn)，但年齡較大的員工一般對(duì)企業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)存在較大的抵觸心理，企業(yè)應(yīng)對(duì)其開展健康保健培訓(xùn)，以充分調(diào)動(dòng)起工作的積極性。

（四）幫助企業(yè)開展跨地域文化管理

在企業(yè)內(nèi)部，其員工一般來自于不同的地域，企業(yè)文化存在明顯的地域特征，因此，在企業(yè)管理過程中，管理人員應(yīng)注重了解并分析員工帶來的地域文化，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部跨地域文化的管理，避免企業(yè)內(nèi)部發(fā)生文化沖突，推動(dòng)企業(yè)員工間的相互了解。企業(yè)的人事檔案管理工作通過對(duì)員工籍貫及工作經(jīng)歷進(jìn)行詳細(xì)的分類，分析員工的文化特質(zhì)，對(duì)員工未來工作中可能存在的問題進(jìn)行預(yù)測(cè)，并提出有效的解決策略，促進(jìn)企業(yè)的跨地域文化管理。例如，企業(yè)可通過安排不同文化背景的員工交流，促進(jìn)員工間的合作，有效提升企業(yè)內(nèi)部的凝聚力。

（五）有利于企業(yè)對(duì)員工實(shí)行有針對(duì)性的激勵(lì)手段

企業(yè)人事檔案管理中員工的檔案資料，是企業(yè)人力資源管理工作者詳細(xì)來了解每個(gè)員工工作需求的依據(jù)，按照馬斯洛的需求層次論，企業(yè)員工具有不同的需求層次，企業(yè)通過員工檔案資料的詳細(xì)分析，就可以了解員工的現(xiàn)實(shí)需要，制定有針對(duì)性的激勵(lì)手段，有效地激發(fā)員工的工作熱情。

三、結(jié)語

企業(yè)的人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中具有十分重要的作用，人事檔案管理過程中檔案資料的具體應(yīng)用，檔案管理人員通過對(duì)檔案資料的整理與分析，幫助企業(yè)人力資源部門完善企業(yè)的人力管理工作，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部員工的工作積極性，因此，企業(yè)應(yīng)重視人事檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源管理工作的良性發(fā)展。

（作者單位為北京送變電公司）

參考文獻(xiàn)

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