事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的重要性及發(fā)展趨勢(shì)研究

吳繼紅

摘 要 事業(yè)單位中會(huì)計(jì)檔案是一種用來(lái)記錄與反映單位業(yè)務(wù)實(shí)際情況的重要工具，對(duì)于事業(yè)單位的不同時(shí)段的財(cái)務(wù)狀況具有重要意義。文章簡(jiǎn)要地論述了事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，并探討了檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)以及提高檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 會(huì)計(jì)檔案 發(fā)展趨勢(shì) 措施

一、前言

伴隨著時(shí)代的進(jìn)步，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，多媒體信息技術(shù)在行政事業(yè)單位的日常工作中運(yùn)用越來(lái)越普遍，會(huì)計(jì)檔案電算化已經(jīng)成為必然趨勢(shì)。

二、會(huì)計(jì)檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的重要性

為了強(qiáng)化事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理，國(guó)家檔案局與財(cái)政部于2016年發(fā)布了新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，要求事業(yè)單位必須進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理，明確了會(huì)計(jì)檔案管理的意義，同時(shí)具體規(guī)定了需要?dú)w檔入庫(kù)的檔案材料必須定期移交到事業(yè)單位的檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一進(jìn)行集中化管理。

再者，由于事業(yè)單位內(nèi)部的在財(cái)務(wù)及內(nèi)部管理上的需求，事業(yè)單位提高會(huì)計(jì)檔案管理也是必不可少的。據(jù)粗略統(tǒng)計(jì)，我國(guó)目前共有約126萬(wàn)個(gè)事業(yè)單位，超過(guò)3000萬(wàn)的單位職工，每年國(guó)家財(cái)政部門(mén)需要極大一筆資金來(lái)支付事業(yè)單位職工的薪資需求，而會(huì)計(jì)檔案管理能夠準(zhǔn)確地記錄管理事業(yè)單位的收支情況，為事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃，人員編制提供科學(xué)可行的依據(jù)，財(cái)政部門(mén)在行政管理方面對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理也具有較大的需求。

同時(shí)科學(xué)合理的會(huì)計(jì)檔案管理也能準(zhǔn)確記錄事業(yè)單位職工的收支情況，為打造清正廉潔型的事業(yè)單位，樹(shù)立廉政工作形象提供大力支持，完善的會(huì)計(jì)檔案管理能讓事業(yè)單位的經(jīng)費(fèi)開(kāi)支變得更加合理，有理有據(jù)，防止公費(fèi)挪用的情況的發(fā)生，也能提高審查部門(mén)的工作展開(kāi)的效率。

三、會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展趨勢(shì)

（一）事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字信息化管理

隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理必將走上數(shù)字化的道路，逐漸實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的電子化會(huì)計(jì)管理，網(wǎng)絡(luò)化管理與智能化管理，事業(yè)單位在今后的會(huì)計(jì)檔案管理或者說(shuō)現(xiàn)在已經(jīng)逐漸不再局限與傳統(tǒng)的檔案袋紙質(zhì)管理上，計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展極大地豐富了檔案資料的儲(chǔ)存介質(zhì)，擴(kuò)大了檔案資料存儲(chǔ)的范圍。事業(yè)單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)也必將以網(wǎng)絡(luò)管理為核心，建立完整的信息化管理體系，在不久的將來(lái)甚至出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)智能化的檔案數(shù)據(jù)管理，節(jié)省了人力，全面提升檔案管理的效率。

（二）財(cái)務(wù)軟件從單純的核算轉(zhuǎn)型為管理

目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)的財(cái)務(wù)軟件大多數(shù)仍然局限在單純的數(shù)據(jù)核算層面上，但由于市場(chǎng)的不斷發(fā)展，單純的核算已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展，隨著會(huì)計(jì)電算化的不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)軟件也必定會(huì)不斷進(jìn)步，不再僅僅停留在財(cái)務(wù)核算方面，還會(huì)在財(cái)務(wù)核算上進(jìn)一步涉及規(guī)劃，決策，統(tǒng)一整合數(shù)據(jù)進(jìn)行效益的評(píng)估，建立完善的電算化檔案管理體系，從之前單純的財(cái)務(wù)核算向綜合管理方向發(fā)展。全面促進(jìn)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理的數(shù)字信息化管理。

（三）會(huì)計(jì)檔案信息化管理的客觀需求

隨著時(shí)代的進(jìn)步，事業(yè)單位工作壓力也越來(lái)越大，傳統(tǒng)事業(yè)單位已經(jīng)漸漸不能滿足事業(yè)單位的發(fā)展需求，會(huì)計(jì)檔案信息化管理旨在會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的利用，單純的會(huì)計(jì)核算逐步轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代管理型會(huì)計(jì)管理，將會(huì)計(jì)檔案信息作用最大限度發(fā)揮已經(jīng)成了事業(yè)單位發(fā)展的客觀需求。財(cái)政部于2014年10月發(fā)布了《關(guān)于全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)體系建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》，政策包含了全面推進(jìn)管理會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)建立的具體措施，進(jìn)而推動(dòng)管理型會(huì)計(jì)在事業(yè)單位的最大化運(yùn)用?；仡檹?000年開(kāi)始的預(yù)算管理以及的信息化系統(tǒng)建設(shè)的發(fā)展歷史，再到2008年的全球金融危機(jī)爆發(fā)之后，預(yù)算管理信息系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)始走向多維度，全面化，精細(xì)化的發(fā)展方向，然后在2013年到現(xiàn)在的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)多變與不斷轉(zhuǎn)型的大背景之下，會(huì)計(jì)管理中成本核算軟件、預(yù)算管理軟件與管理會(huì)計(jì)報(bào)告分析應(yīng)用軟件等會(huì)計(jì)管理軟件的工具在企業(yè)與事業(yè)單位中的具體應(yīng)用，統(tǒng)一標(biāo)示著現(xiàn)代化數(shù)字信息技術(shù)在會(huì)計(jì)管理領(lǐng)域的集中應(yīng)用，再者為了最先限度的去滿足事業(yè)單位對(duì)于會(huì)計(jì)信息資源的全面挖掘與高度聚合，會(huì)計(jì)檔案管理必須發(fā)揮出會(huì)計(jì)檔案作為信息源的應(yīng)有作用與職能，最后統(tǒng)一將所整理出的電子會(huì)計(jì)檔案信息再次進(jìn)行分析處理，便于各大信息平臺(tái)之間的信息流通，促進(jìn)會(huì)計(jì)信息的相互聯(lián)系，避免各個(gè)部門(mén)之間各自為政，會(huì)計(jì)信息得不到充分發(fā)揮。

四、如何提升事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理

（一）重視會(huì)計(jì)檔案管理，提高思想覺(jué)悟

事業(yè)單位想要提升會(huì)計(jì)檔案管理，必須首先從思想層面做起，認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)檔案管理的重要性，不能僅僅將會(huì)計(jì)檔案管理視為賬務(wù)記錄，要將做好會(huì)計(jì)檔案管理當(dāng)作自身的責(zé)任，做到對(duì)單位負(fù)責(zé)，對(duì)國(guó)家負(fù)責(zé)，嚴(yán)格遵循《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，謹(jǐn)慎處理會(huì)計(jì)檔案相關(guān)細(xì)節(jié)，妥善保管會(huì)計(jì)檔案，分類(lèi)存儲(chǔ)，并要及時(shí)清查，防止出現(xiàn)檔案資料的缺失與泄漏。單位高層領(lǐng)導(dǎo)也要對(duì)檔案管理工作人員提供大力支持，創(chuàng)造良好工作環(huán)境，提升員工工作的積極性。

（二）建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度

有效的會(huì)計(jì)檔案管理需要一套完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度體系為基礎(chǔ)，事業(yè)單位務(wù)必要根據(jù)相關(guān)法律，結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際情況建立一套適用的會(huì)計(jì)檔案管理制度，將會(huì)計(jì)檔案的歸檔程序，歸檔的要求與范圍，檔案保存的具體要求做出明確規(guī)劃，運(yùn)用科學(xué)的方法對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行妥善保管，同時(shí)要建立明確的責(zé)任制度，將會(huì)計(jì)檔案管理工作納入職工的績(jī)效考核，對(duì)檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)指正，端正管理人員工作態(tài)度，提升檔案管理水平。

（三）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高工作素養(yǎng)

事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作，對(duì)于管理人員不僅僅在業(yè)務(wù)素養(yǎng)上，還在職業(yè)道德與思想上具有一定的要求，同時(shí)會(huì)計(jì)人員作為會(huì)計(jì)檔案的直接負(fù)責(zé)方，其業(yè)務(wù)水平直接影響到檔案卷宗的質(zhì)量。會(huì)計(jì)檔案管理逐步轉(zhuǎn)向數(shù)字信息化，新的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已經(jīng)將電子會(huì)計(jì)檔案納入會(huì)計(jì)檔案的范圍。事業(yè)單位必須加強(qiáng)在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員的新型技術(shù)學(xué)習(xí)，熟練掌握會(huì)計(jì)檔案電子化管理技能，讓會(huì)計(jì)管理人員在實(shí)踐中不斷學(xué)習(xí)，將理論與實(shí)踐結(jié)合，培養(yǎng)出一批復(fù)合型全面的財(cái)會(huì)人才，最大化發(fā)揮出會(huì)計(jì)檔案的作用。

（四）會(huì)計(jì)檔案管理流程規(guī)范化

為了全面提高事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理，事業(yè)單位必須充分了解會(huì)計(jì)檔案管理的重要意義，貫徹財(cái)政部門(mén)相關(guān)政策，根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況制定相應(yīng)管理機(jī)制，規(guī)范化管理，要做到檔案管理依法管理，科學(xué)管控。細(xì)化會(huì)計(jì)檔案卷宗具體管理細(xì)節(jié)。各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已經(jīng)財(cái)政部部務(wù)會(huì)議、國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議修訂通過(guò)，現(xiàn)將修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》公布，自2016年1月1日起施行，各事業(yè)單位必須全面提高思想覺(jué)悟，建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，規(guī)范工作流程，全面提高會(huì)計(jì)管理人員綜合素養(yǎng)，才能進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量?jī)?nèi)涵，全面提升會(huì)計(jì)信息數(shù)據(jù)的科學(xué)性，準(zhǔn)確性，最大化發(fā)揮出會(huì)計(jì)檔案管理的在事業(yè)單位的重要作用，讓事業(yè)單位能夠?qū)窈蟮陌l(fā)展，人員的管制有一個(gè)清晰的定位并不斷取得發(fā)展。

（作者單位為煙臺(tái)市公路管理局）

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