基于新形勢(shì)下的油田檔案管理信息化建設(shè)

韓海燕

摘 要 在當(dāng)前形勢(shì)下，油田檔案對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是很重要的資源，加強(qiáng)對(duì)油田檔案進(jìn)行信息化管理是現(xiàn)階段社會(huì)發(fā)展的需要。在文章中，筆者將根據(jù)油田企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容和形式以及其建設(shè)的重要性和意義，提出了油田檔案信息化建設(shè)的建議，希望可以給相關(guān)部門提供一些幫助。

關(guān)鍵詞 新形勢(shì) 油田 檔案管理 信息化

一、油田檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容和形式

油田檔案管理信息化主要是指在油田的統(tǒng)籌規(guī)劃下，全面采用現(xiàn)代信息技術(shù)，使檔案在電子系統(tǒng)中存在并不牽涉到交換機(jī)等的更換，從而提高油田企業(yè)內(nèi)部檔案信息資源收集、管理和提供利用服務(wù)水平的過(guò)程，該過(guò)程具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案信息存儲(chǔ)數(shù)字化是基礎(chǔ)，主要包含兩方面內(nèi)容：一方面是集中所有優(yōu)勢(shì)資源將原有的紙質(zhì)檔案，有針對(duì)性的轉(zhuǎn)化為能夠在電腦中存儲(chǔ)并在網(wǎng)絡(luò)中流轉(zhuǎn)的數(shù)字信息。另一方面是在收集新的檔案資料時(shí)，根據(jù)檔案管理的相關(guān)原則同時(shí)收集電子版檔案，經(jīng)核實(shí)、確認(rèn)后進(jìn)行分類存儲(chǔ)，從而加快數(shù)字化進(jìn)程。二是檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)化。目前，對(duì)檔案的提供已經(jīng)從實(shí)物借閱開始向通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程調(diào)用數(shù)字化檔案過(guò)渡，這已成為不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢(shì)。所以在進(jìn)行油田檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)時(shí)一定要有前瞻性，全面考慮網(wǎng)絡(luò)帶寬是否能夠達(dá)到應(yīng)用的需求，以及交換機(jī)的吞吐能力是否可以滿足檔案?jìng)鬟f的需求等等，如果有必要可按照實(shí)際需求對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行升級(jí)改造。油田檔案管理信息化建設(shè)的必要性和意義。

（一）意義

第一，方便檢索。一直以來(lái)，油田檔案的管理都是以手工模式為主，如果人們需借閱檔案資料時(shí)，則要在相應(yīng)的管理目錄中查找，再根據(jù)相關(guān)的辨識(shí)到檔案室查找，該檢索方式需耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，同時(shí)該管理模式也只能在同一時(shí)間借閱給一個(gè)人參考，制約了油田檔案資料作用的發(fā)揮。如果實(shí)施檔案管理信息化，就可采用分類檢索等各種各樣的查詢方式，在計(jì)算機(jī)的作用下能夠快速地查詢到所需要的檔案資料。

第二，提高信息化管理的效率。油田檔案信息化對(duì)檔案信息的全局化管理十分有利，既方便了檔案的歸類和整合，擴(kuò)大了資源的利用范圍，又提高了油田企業(yè)的管理效率。與此同時(shí)，檔案信息化管理還可對(duì)現(xiàn)有的資源進(jìn)行充分利用，比如資金、人才等，從整體上減少了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，不僅推動(dòng)了油田企業(yè)健康穩(wěn)定的發(fā)展，還在一定程度上增強(qiáng)了油田企業(yè)在同行業(yè)中的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。

第三，促進(jìn)企業(yè)的結(jié)構(gòu)優(yōu)化。信息化管理改變了以往檔案管理的人員結(jié)構(gòu)，它將所有的檔案資料采用虛擬數(shù)據(jù)的形式保存到網(wǎng)絡(luò)中，按照各職位所擁有的權(quán)限，對(duì)企業(yè)中的工作人員進(jìn)行檔案開放。這些人員可根據(jù)自己的工作需要直接在數(shù)據(jù)庫(kù)中查找自己所需要的檔案，減少了以往檔案專門管理人員的工作量，同時(shí)也簡(jiǎn)化了人員結(jié)構(gòu)。因此，檔案信息化管理可節(jié)省許多人力物力，從而達(dá)到降低企業(yè)管理成本的目的。

（二）必要性

第一，檔案管理信息化是必然趨勢(shì)。最近幾年，隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，信息化社會(huì)已開始逐步形成，其信息化技術(shù)也已被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)中。要想跟上當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展步伐，增強(qiáng)企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力，就不能在信息化的發(fā)展建設(shè)腳步上落后于人。目前，檔案的信息化管理已成為一種趨勢(shì)，但因各地區(qū)的發(fā)展水平和實(shí)力有很大差異，許多地區(qū)還無(wú)法做到油田檔案的信息化管理。

第二，可拓展服務(wù)領(lǐng)域。檔案管理實(shí)際上就是對(duì)檔案中的信息進(jìn)行管理，信息的價(jià)值主要在于它具有一定的時(shí)效性和應(yīng)用的廣泛性。檔案信息化管理主要是把紙質(zhì)的檔案輸入到網(wǎng)絡(luò)云端中，用電子信息的形式存在，這樣便于油田更快地掌握人員的動(dòng)態(tài)。與此同時(shí)，油田企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)還可采用各種科學(xué)技術(shù)手段，比如掃描技術(shù)、光盤技術(shù)等，來(lái)提高單位體積中信息的存儲(chǔ)容量。檔案使用電子文檔的形式，既可錄入文字信息，還能夠記錄相關(guān)的影音、圖片等，從而拓寬了檔案管理信息化的服務(wù)領(lǐng)域。

二、新形勢(shì)下油田檔案管理信息化建設(shè)的建議

（一）做好檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在當(dāng)前形式下對(duì)油田檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)不能隨意進(jìn)行，要根據(jù)檔案管理的相關(guān)要求，與油田企業(yè)中內(nèi)部的信息化水平結(jié)合在一起，完善其檔案館的相關(guān)設(shè)施，為檔案信息化管理配備各種設(shè)備，比如數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備等，從而再進(jìn)行信息化建設(shè)，這樣可以為油田檔案管理的信息化建設(shè)提供有力的保障。

（二）強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

在對(duì)油田檔案進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)一定要按照油田企業(yè)的自身發(fā)展需要，建立并完善相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)檔案管理信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)十分重要。因油田企業(yè)具有一定的特殊性，它內(nèi)部的生產(chǎn)流程十分復(fù)雜，這就導(dǎo)致其檔案資料特別繁多，再加上其格式差異化情況較為突出，給檔案管理工作帶來(lái)了很大難度。為了能從根本上解決好這些問(wèn)題，在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)一定要強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)，比如文檔的編寫、存儲(chǔ)等等，這樣對(duì)檔案的高效管理十分有利。

（三）加強(qiáng)檔案信息收集

因我國(guó)在油田的發(fā)展上有較長(zhǎng)的時(shí)間，所以會(huì)存儲(chǔ)大量的檔案信息，其存儲(chǔ)方式也多種多樣，比如紙質(zhì)檔案、光盤等等，這些方式所存儲(chǔ)的內(nèi)容包括了鉆井、完井、井下實(shí)地工作等等，內(nèi)容涵蓋十分廣泛，由于這些檔案數(shù)量的繁雜，因此在對(duì)油田檔案進(jìn)行信息管理時(shí)，要對(duì)所有檔案進(jìn)行準(zhǔn)確錄入是一項(xiàng)龐大的工作。每一份檔案資料的缺失，對(duì)油田來(lái)說(shuō)都是一種損失，所以加強(qiáng)對(duì)油田檔案進(jìn)行信息的收集和錄入，是其進(jìn)行信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案信息資料再利用

油田檔案管理信息化系統(tǒng)建成后，不僅要連續(xù)不斷地收集并保存企業(yè)在生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)期間的各種檔案信息，還要從整體上發(fā)揮出信息化時(shí)代的檔案優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案中的信息進(jìn)行全面而深度的搜索和挖掘，從而能更加深入的開發(fā)出現(xiàn)有的檔案資源，促進(jìn)其由傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)型檔案向知識(shí)型檔案的方向轉(zhuǎn)移，使檔案資源的利用價(jià)值能最大限度地發(fā)揮出來(lái)。

（五）加快檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

在油田企業(yè)中，當(dāng)前絕大多數(shù)的檔案管理人員信息化水平較低，他們對(duì)信息化的意識(shí)程度不夠，所以要加強(qiáng)對(duì)這些工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的整體信息化水平，不但要讓這些工作人員能全面而系統(tǒng)的意識(shí)到檔案信息化管理的重要性，還要讓他們更好地掌握信息化管理的相關(guān)技能，從而在一定程度上發(fā)揮出檔案信息化的管理優(yōu)勢(shì)。

（作者單位為青海油田物資裝備公司檔案信息部）

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