事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討

任桐閱

摘 要 近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，加劇了我國(guó)現(xiàn)代化進(jìn)程的腳步，事業(yè)單位成了備受矚目的焦點(diǎn)。關(guān)于對(duì)事業(yè)單位在行政體制、人事管理以及精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)等各方面的改革，我國(guó)取得了許多喜人的成果，但同時(shí)也暴露出了許多新的問(wèn)題，尤其是檔案管理方面的問(wèn)題最為突出。本文筆者將以事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革為題，對(duì)其進(jìn)行探討，提出自己的見(jiàn)解，希望能夠起到借鑒作用。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 檔案管理 創(chuàng)新與改革

一、引言

及時(shí)有效地處理好事業(yè)單位在檔案管理中存在的各種問(wèn)題，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的順利推進(jìn)工作掃清障礙。如今是一個(gè)信息高度發(fā)達(dá)的社會(huì)，信息化和經(jīng)濟(jì)化已成為這個(gè)時(shí)代的標(biāo)簽，在這樣的時(shí)代背景下，只有對(duì)事業(yè)單位方方面面的工作進(jìn)行大膽改革和創(chuàng)新，才能促進(jìn)事業(yè)單位產(chǎn)生新的管理方式，緊跟時(shí)代的步伐，獲得長(zhǎng)足的發(fā)展與進(jìn)步。檔案管理是構(gòu)成事業(yè)單位工作中非常重要的一部分內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足當(dāng)下事業(yè)單位的發(fā)展需求。因此，我們必須高度重視事業(yè)單位在檔案管理方面所存在的問(wèn)題，并進(jìn)行新的管理方式的探索。

二、我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理方面所存在潛在隱患

（一）管理者不夠重視檔案管理工作

就目前而言，經(jīng)過(guò)多方面調(diào)查了解，造成我國(guó)檔案管理問(wèn)題重重的根本原因在于事業(yè)單位不夠重視檔案管理工作，缺乏對(duì)檔案管理工作的全面認(rèn)識(shí)。很多事業(yè)單位的管理者片面地認(rèn)為，檔案管理無(wú)非就是簡(jiǎn)單記錄一下日常的工作情況，回頭來(lái)再翻閱，充其量不過(guò)就是對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展歷史的簡(jiǎn)單記載，對(duì)以后的發(fā)展趨勢(shì)完全起不到科學(xué)預(yù)測(cè)的作用。管理者這樣的態(tài)度也就造就了其他人對(duì)檔案管理工作的輕視，認(rèn)為不重要，出現(xiàn)問(wèn)題也懶得去解決，這種不理不睬的態(tài)度肆意蔓延，也就使得各種各樣的問(wèn)題積少成多，危害日益突出，成為了事業(yè)單位向著規(guī)范化方向發(fā)展道路上的一塊絆腳石。

（二）管理檔案工作人員普遍存在人事變動(dòng)大且素質(zhì)偏低

前面我們提到過(guò)事業(yè)單位管理者對(duì)檔案管理工作不夠重視，也就導(dǎo)致了檔案管理工作體現(xiàn)不出它的重要性，那么專業(yè)性更是無(wú)法談及。檔案管理工作人員的頻頻變動(dòng)，使得從事該方面的工作人員總數(shù)處于培訓(xùn)狀態(tài)，業(yè)務(wù)水平和專業(yè)技能很難得到提升。加之由于管理者認(rèn)為檔案管理工作不重要，給出的薪水比較低，很難調(diào)動(dòng)起從事該份工作的工作人員的積極性，這樣一份沒(méi)有動(dòng)力的工作也使得工作人員逐漸養(yǎng)成了慵懶散漫、不求上進(jìn)的工作作風(fēng)。

（三）管理檔案的方式、方法比較滯后

事業(yè)單位的工作做派一直比較中規(guī)中矩，所以這種氛圍也就造就了工作人員在檔案管理方式、方法上比較循規(guī)蹈矩，甚至比較刻板。但是，他們沒(méi)有意識(shí)到隨之時(shí)代背景的變化，以前的管理檔案的方式、方法早已比較落后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)在發(fā)展的需要。例如，使用人工傳遞信息的方法進(jìn)行檔案信息的收集，特別影響獲取信息的時(shí)效性；采用手工錄入檔案信息的方法，造成很多錯(cuò)誤現(xiàn)象的發(fā)生；總之，手工登記既消耗精力又花費(fèi)時(shí)間，使得工作效率特別低下。另外，多數(shù)事業(yè)單位所使用的檔案管理軟件還是很早以前的軟件，沒(méi)有進(jìn)行更新，處理技術(shù)比較差勁，與新時(shí)代下對(duì)檔案管理的要求格格不入。

（四）沒(méi)有建立起來(lái)科學(xué)完善的檔案管理機(jī)制

常言道，無(wú)規(guī)矩不成方圓。由于很多事業(yè)單位極力追求經(jīng)濟(jì)利益，把精力完全放在了經(jīng)濟(jì)發(fā)展上面，對(duì)于像檔案管理這樣的基礎(chǔ)性工作基本上無(wú)暇顧及。檔案管理工作要想取得發(fā)展與進(jìn)步，相應(yīng)的制度建設(shè)至關(guān)重要。因?yàn)闆](méi)有制度的約束，一方面會(huì)造成從事檔案管理的工作人員工作懶散，形成能混則混的工作態(tài)度，另一方面使得其他員工無(wú)法得到約束，不配合檔案管理人員的工作。

三、對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新與改革的對(duì)策

（一）管理者對(duì)檔案管理工作予以高度的重視

目前很多事業(yè)單位出現(xiàn)問(wèn)題都是由于領(lǐng)導(dǎo)的重視度不夠，監(jiān)管力度不強(qiáng)， 導(dǎo)致散漫發(fā)展。所以首先，事業(yè)單位的管理者需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面的認(rèn)識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)整個(gè)事業(yè)單位發(fā)展的重要性，改變態(tài)度，以身作則，重視對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)性培訓(xùn)投入，提高其工資待遇。其次，積極宣傳檔案管理工作的重要性，使得其他員工對(duì)檔案管理工作有一個(gè)全新的認(rèn)識(shí)，要學(xué)會(huì)把檔案看作是寶貴的信息資源。當(dāng)今社會(huì)是信息社會(huì)，信息成為了重要資源，檔案的收集與保管的重要性也日益凸顯出來(lái)，所以要嚴(yán)格規(guī)范檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的發(fā)展。

（二）提高從事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

一是在對(duì)檔案管理人員的招聘方面，要關(guān)注他們是否具有檔案管理的專業(yè)技能，是否具備相應(yīng)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。二是對(duì)從事檔案管理工作人員進(jìn)行定期考核，既要注重對(duì)其工作能力的考核，又要進(jìn)行必要績(jī)效考核，如果考核不通過(guò)，則考慮對(duì)其調(diào)整工作崗位。三是可以嘗試舉辦一些關(guān)于檔案管理專業(yè)知識(shí)的講座，一方面對(duì)宣傳檔案管理的重要意義能起到很大的作用，另一方面可以使從事檔案管理的工作人員從中受益匪淺，獲取檔案管理的方法和技巧。四是選拔一些可塑性較強(qiáng)的人才，將他們列入重點(diǎn)培養(yǎng)對(duì)象的名單，給創(chuàng)造他們獲得進(jìn)修和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。五是適當(dāng)調(diào)整檔案管理人員的工資待遇，最好制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制。

（三）引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和方法

在信息化時(shí)代，科學(xué)技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都發(fā)揮著巨大作用。檔案管理工作必須及時(shí)更新應(yīng)用軟件，使得技術(shù)的科學(xué)性與先進(jìn)性得以充分發(fā)揮，才能領(lǐng)略先進(jìn)的信息處理技術(shù)帶來(lái)的極大便捷，使得事業(yè)單位各部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)信息上的互通有無(wú)，以便于檔案登記及查詢工作效率的提升，更重要的是減少甚至避免不必要的錯(cuò)誤出現(xiàn)。

（四）建立科學(xué)完善的檔案管理機(jī)制

一是檔案管理機(jī)制的制定要符合科學(xué)合理的指導(dǎo)原則；二是檔案管理各項(xiàng)制度的制定必須在遵守國(guó)家的法律法規(guī)及相關(guān)政策的前提下，來(lái)結(jié)合自身的特點(diǎn)進(jìn)行個(gè)性化制定；三是所制定的檔案管理制度要切實(shí)可行，能夠指導(dǎo)日常工作的順利開(kāi)展；四是所制定的檔案管理制度無(wú)論對(duì)員工還在對(duì)管理人員都必須具有同等的約束力。

四、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革具有時(shí)代的意義，檔案管理是對(duì)社會(huì)發(fā)展的一項(xiàng)重要的工作。但是由于各種問(wèn)題導(dǎo)致了發(fā)展滯后的現(xiàn)象，從而影響了檔案數(shù)字化的發(fā)展。所以事業(yè)單位必須高度重視檔案管理工作，從業(yè)人員必須在檔案管理的改革檔口中不斷創(chuàng)新工作的方式、方法，才能配合事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)整體的高效運(yùn)行，促進(jìn)其在大刀闊斧的改革進(jìn)程中獲得新的、更大的發(fā)展機(jī)遇。

（作者單位為河北省民政廳軍隊(duì)離退休干部第二休養(yǎng)所）

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