淺析如何做好學(xué)校檔案管理工作

李維

【摘 要】學(xué)校檔案直接記錄著一個(gè)學(xué)校創(chuàng)建過(guò)程的點(diǎn)滴，其中的內(nèi)容不僅包括學(xué)校的相關(guān)文件材料，還有師生的個(gè)人信息、教學(xué)情況、學(xué)習(xí)情況等。學(xué)校檔案室作為保管學(xué)校重要檔案信息的職能部門，在整體學(xué)校工作當(dāng)中有著舉足輕重的作用?？傊挥凶龊孟嚓P(guān)的學(xué)校檔案管理工作，才能夠有效推進(jìn)整個(gè)教育事業(yè)的發(fā)展。本文主要就如何做好學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行淺析。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案管理；工作；進(jìn)行淺析

中圖分類號(hào)：G47 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1007-0125（2017）10-0192-02

隨著現(xiàn)代社會(huì)的不斷發(fā)展變化，學(xué)校的檔案管理工作也相應(yīng)地發(fā)生了變化。雖然檔案管理的重要性不言而喻，但是很多的學(xué)校卻并沒(méi)有引起高度的關(guān)注和重視。正是由于對(duì)檔案管理缺乏一定的認(rèn)識(shí)和了解，加上部分人員的檔案管理意識(shí)欠缺，從而使得學(xué)校檔案管理中存在諸多的問(wèn)題，以致檔案內(nèi)容流失、檔案資料不全等現(xiàn)象頻繁出現(xiàn)。在這樣的情形之下，學(xué)校檔案管理的價(jià)值也根本沒(méi)法得到體現(xiàn)，最終必然導(dǎo)致大量人力和物力資源的浪費(fèi)，并且也不利學(xué)校教學(xué)事業(yè)的發(fā)展。

一、做好學(xué)校檔案管理工作的重要性

（一）學(xué)校檔案具有極大的參考價(jià)值。實(shí)際上，檔案其實(shí)就是一種歷史記錄的形式，每一個(gè)行業(yè)也都有相應(yīng)的檔案管理部門。就學(xué)校而言，學(xué)校檔案管理所涉及的內(nèi)容是比較多的，既包括校園文化建設(shè)、學(xué)生學(xué)籍等管理內(nèi)容，也含有學(xué)生個(gè)體學(xué)習(xí)情況、教師教學(xué)表現(xiàn)等一系列的信息?？傊瑢W(xué)校檔案管理工作的開(kāi)展，是在學(xué)校相關(guān)負(fù)責(zé)人通過(guò)調(diào)研、收集等形式獲取信息基礎(chǔ)上所形成的。因此，學(xué)校在未來(lái)的發(fā)展中，也可以將其相關(guān)內(nèi)容作為重要的參考依據(jù)。

（二）學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展的見(jiàn)證者。學(xué)校檔案館，是獲取重要信息資源的重要地方。做好檔案管理工作，既能夠全面掌握學(xué)校的發(fā)展和變化，同時(shí)也更加明確學(xué)校自身的形象定位和價(jià)值取向。除此之外，學(xué)校檔案中還匯集很多學(xué)校現(xiàn)有的知識(shí)成果，其中既包括了學(xué)校優(yōu)秀的傳統(tǒng)，又含有歷年來(lái)先進(jìn)教職員工的事跡。實(shí)際上，這些都已經(jīng)形成了學(xué)校教育教學(xué)的一大特色，同時(shí)也能有效地推動(dòng)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀的發(fā)展。可以說(shuō)，學(xué)校檔案就如同是學(xué)校發(fā)展的一個(gè)見(jiàn)證者。

二、學(xué)校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員素質(zhì)低下。隨著社會(huì)的進(jìn)步和我國(guó)高等教育的振興，學(xué)校檔案管理的重要性在近年來(lái)受到了高度的重視，但是卻由于信息資料異常復(fù)雜等原因，從而使得學(xué)校檔案管理工作中存在諸多的問(wèn)題。其中比較明顯的一個(gè)問(wèn)題就是檔案管理人員的素質(zhì)低下，這也就使得他們難以做好相關(guān)的學(xué)校檔案管理工作。

雖然不少學(xué)校都招聘有專門的檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業(yè)的。由于沒(méi)有接受過(guò)專門且全面的檔案管理培訓(xùn)，因此在檔案管理中無(wú)法及時(shí)地對(duì)相關(guān)材料進(jìn)行收集、整理與保管，進(jìn)而也無(wú)法使檔案管理形成相應(yīng)的系統(tǒng)，而這樣只會(huì)加大后期相關(guān)資料管理和查詢的難度。其實(shí)，檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜且需要一定耐心的工作。因此，想要做好學(xué)校的檔案管理工作，不僅要依靠資金的投入，更需要及時(shí)提高相關(guān)工作人員的整體素質(zhì)。

（二）檔案管理的技術(shù)資金投入極其有限。我們身處在21世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，學(xué)校檔案室作為重要的信息聚散地，在實(shí)際的管理工作中，也遇到了諸多的阻礙，主要體現(xiàn)在技術(shù)資金投入上。不過(guò)在資金投入上，主要有兩方面的問(wèn)題，一方面是很多的學(xué)校都將大量的資金投入到了整體硬件設(shè)施的建設(shè)上，比如：教學(xué)樓、食堂、宿舍等公共設(shè)施，以至于沒(méi)有足夠的資金應(yīng)用于檔案管理工作中。另一方面則是個(gè)別學(xué)校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關(guān)部門劃撥了一部分資金用于檔案管理中，但是部分負(fù)責(zé)人卻不能根據(jù)實(shí)際需要統(tǒng)籌安排資金，盲目購(gòu)置各類數(shù)字化資源與設(shè)備……這無(wú)疑也造成了巨大的資源浪費(fèi)。

由于資金在技術(shù)上的投入有限，使得檔案管理工作中面臨著諸多的問(wèn)題。主要表現(xiàn)為檔案管理信息索引和檢索不準(zhǔn)確、用戶管理不安全等，其實(shí)最大原因還是在于目前我國(guó)學(xué)校檔案管理工作還處于起步的階段，各個(gè)資源節(jié)點(diǎn)也沒(méi)有統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)作為參考。雖然我國(guó)當(dāng)下的學(xué)校檔案管理工作取得了一定的成效，但由于資金投入不夠、技術(shù)先進(jìn)程度不夠等因素的影響，依舊對(duì)其產(chǎn)生了諸多的發(fā)展阻礙。

三、做好學(xué)校檔案管理工作的有效辦法

（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)。隨著學(xué)校檔案管理模式的改變，同時(shí)也對(duì)相關(guān)的檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求。尤其是作為學(xué)校檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，為了確保檔案管理工作順利開(kāi)展，他們就必須跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，在日常的工作中也要注重提高自身的素質(zhì)和能力。主要體現(xiàn)在以下三大方面：

首先是要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識(shí)，還要在工作實(shí)踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其是要牢牢掌握相關(guān)理論知識(shí)，進(jìn)而才能有效提高自己的工作能力。

其次是要具備一定的寫作能力。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，在平時(shí)的工作中也總是會(huì)做一些簡(jiǎn)單的文字編輯，因此也就要求他們要有意識(shí)地加強(qiáng)自身的寫作能力。

最后一點(diǎn)同樣重要，那就是要具備較高的政治素養(yǎng)。由于學(xué)校檔案管理中的各種資料信息都屬于內(nèi)部資源，且不能夠?qū)ν庑孤?，如果檔案管理人員沒(méi)有堅(jiān)定的意志和較高的政治素養(yǎng)，就可能做出一些損害學(xué)校利益的事情。因此學(xué)校在招聘相關(guān)檔案管理人員的時(shí)候，除了對(duì)他們的基本能力進(jìn)行考察以外，還要考察他們的政治素養(yǎng)。也只有這樣，才能確保學(xué)校，以及師生的利益不會(huì)因此受到損害。

（二）加大資金的投入力度。隨著學(xué)校檔案管理模式的改變，尤其是在信息化技術(shù)的時(shí)代，加大技術(shù)資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保學(xué)校檔案管理工作能夠有序開(kāi)展。如何才能通過(guò)技術(shù)的支撐促進(jìn)現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展，主要可以從兩方面入手：

一方面學(xué)校要增加對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備的購(gòu)置資金。比如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索則更加便捷；通過(guò)微縮技術(shù)、掃描技術(shù)等則能對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的保護(hù)。也只有利用現(xiàn)代化高科技手段，才能有效提高檔案管理工作的效率，從而也能克服以往檔案工作人工操作的落后性。由此可見(jiàn)，添置現(xiàn)代化的設(shè)備顯得尤為必要，同時(shí)也能使檔案管理工作走向現(xiàn)代化的管理模式。

另一方面則是加大人員培訓(xùn)資金。由于一些學(xué)校管理人員不懂得現(xiàn)代化的檔案管理方式，因此作為相關(guān)校方負(fù)責(zé)人，有責(zé)任去聘請(qǐng)一些專業(yè)的人員到校進(jìn)行講解。這樣才能克服當(dāng)下檔案管理的問(wèn)題，比如各部門之間歸檔材料銜接不緊等；同時(shí)也能讓他們掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，進(jìn)而也能對(duì)文件、檔案的全部信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，從而使得整個(gè)學(xué)校的檔案管理體系變得更加一體化。

總而言之，作為學(xué)校在進(jìn)行資金配置的時(shí)候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保學(xué)校檔案管理工作的有序性和科學(xué)性。

四、結(jié)語(yǔ)

雖然學(xué)校檔案管理室只是存放相關(guān)資料的一個(gè)地方，但是只要對(duì)這些資料加以合理運(yùn)用，則能展現(xiàn)其存在的價(jià)值和意義。尤其是隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和變化，人們對(duì)于學(xué)校檔案管理的重視程度也逐漸有所加大，相應(yīng)的也意味著相關(guān)工作人員也肩負(fù)著更加重大的使命和責(zé)任。由于學(xué)校檔案管理是一項(xiàng)比較復(fù)雜且繁瑣的工作，作為關(guān)鍵人物的管理員，只有保持良好的工作作風(fēng)，具備專業(yè)的工作能力和素質(zhì)，才能夠保障學(xué)校檔案管理工作的安全，進(jìn)而確保每一位師生的利益不受侵犯。

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作者簡(jiǎn)介：

李 維（1973-），男，紅河州高級(jí)技工學(xué)校。