論財(cái)政檔案工作的現(xiàn)代化管理

陳彤

摘 要：財(cái)政檔案是記錄企業(yè)和政府與財(cái)務(wù)相關(guān)的重要資料，不僅是能夠反映出當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展的重要證據(jù)，也是為當(dāng)?shù)仡I(lǐng)導(dǎo)層制定新的相關(guān)政策的有力依據(jù)。但是我國(guó)當(dāng)前的財(cái)政管理檔案工作，不管是從管理方法還是從選拔人才上，都有一定的不足，致使工作水平始終得不到提升。而財(cái)政檔案真正應(yīng)該發(fā)揮的作用也沒(méi)有很好的體現(xiàn)，基于此，將針對(duì)財(cái)政檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題提出相對(duì)應(yīng)的改進(jìn)策略。

關(guān)鍵詞：財(cái)政檔案；現(xiàn)代化管理；完善措施

中圖分類(lèi)號(hào)：F23

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.14.051

0 前言

隨著中國(guó)改革開(kāi)放，加速了中國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，檔案不僅要具有一定的社會(huì)效益，更要體現(xiàn)出對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要性。而對(duì)財(cái)政檔案實(shí)施現(xiàn)代化的管理，不僅是為了提升財(cái)政檔案的工作水平，也是為了跟緊現(xiàn)代化社會(huì)的腳步，在不影響正常工作的前提下，解放大量的人力、物力，使財(cái)政檔案工作真正達(dá)到高效率、高水平、高質(zhì)量的狀態(tài)。

1 檔案現(xiàn)代化管理的重要性

隨著信息數(shù)字化逐漸普及，信息已經(jīng)不再是單純存在于紙張上的文字，而是以一種更加簡(jiǎn)潔的數(shù)據(jù)形式存在。這一改革對(duì)各個(gè)行業(yè)都有很深遠(yuǎn)的影響，而檔案作為一種基礎(chǔ)的信息存在方式，在大環(huán)境影響下也應(yīng)該作出相應(yīng)的改變。財(cái)政檔案作為幫助企業(yè)記錄財(cái)政活動(dòng)的重要憑據(jù)，在傳統(tǒng)的管理工作中已經(jīng)出現(xiàn)了許多的問(wèn)題，比如大量的信息導(dǎo)致檔案分類(lèi)工作量過(guò)大，傳統(tǒng)的記錄方法致使工作時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，收錄過(guò)程較困難等。但如果將計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，把檔案信息的收集、整理以及分類(lèi)都與電子辦公相結(jié)合，就會(huì)使整個(gè)檔案工作變得輕松得多，也會(huì)變得更加高效。但與此同時(shí)，就需要提高檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化電子設(shè)備的掌握程度，以及熟練程度。

2 當(dāng)今財(cái)政檔案管理中的問(wèn)題

近年來(lái)，為了迎合國(guó)家的發(fā)展以及現(xiàn)在的盛行創(chuàng)新意識(shí)，財(cái)政檔案的工作也需要進(jìn)行創(chuàng)新，想要?jiǎng)?chuàng)新首要的工作應(yīng)該是找到現(xiàn)在財(cái)政工作中存在的問(wèn)題，有針對(duì)性的進(jìn)行改進(jìn)、完善。在改進(jìn)過(guò)后才能看到創(chuàng)新的具體點(diǎn)，跟上現(xiàn)代化管理的步伐，因此，總結(jié)出以下幾點(diǎn)財(cái)政檔案中存在的問(wèn)題。

2.1 財(cái)政檔案很難實(shí)現(xiàn)全部電子化

財(cái)政檔案電子化工作進(jìn)行起來(lái)難度系數(shù)大，且要求工作者能夠熟練地掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)軟件，但是現(xiàn)在在職的工作人員資歷較深，但新鮮事物接受的并不好，對(duì)電子文件和文檔的概念十分模糊，導(dǎo)致檔案存檔工作進(jìn)行的不徹底，工作中存在漏洞，還有一些員工因?yàn)楣ぷ髁看蠖辉敢鈱?shí)施電子化存檔。

2.2 相關(guān)工作者對(duì)現(xiàn)代化管理存在抵觸心理

所謂現(xiàn)代化管理，就是利用電子設(shè)備快速有效的完成檔案相關(guān)工作，但其中的老員工對(duì)于新的管理方式比較陌生，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，對(duì)新的工作方式需要時(shí)間去學(xué)習(xí)與適應(yīng)，而在這一過(guò)程中很容易產(chǎn)生煩躁情緒。

2.3 相關(guān)操作沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)章制度

目前，檔案工作的現(xiàn)代化管理操作沒(méi)有得到統(tǒng)一，使得工作人員的具體操作五花八門(mén)，雖然工作人員根據(jù)具體的工作環(huán)境使用了一些軟件開(kāi)展工作，但真正使用時(shí)，難免會(huì)遇到操作不規(guī)范等的問(wèn)題，使得財(cái)政檔案管理工作雖然實(shí)施了現(xiàn)代化，但實(shí)質(zhì)上實(shí)施得并不徹底，依舊沒(méi)有起到相應(yīng)的作用。

2.4 無(wú)法完整得收集財(cái)政檔案

財(cái)政檔案所涉及方面較多，其中不僅包括業(yè)務(wù)檔案，會(huì)計(jì)檔案也會(huì)非常多，因涉及的部門(mén)較多，而每個(gè)部門(mén)都會(huì)有自己的工作方式以及管理程序，在檔案收集上就很難做到每個(gè)部門(mén)的檔案都統(tǒng)一，而業(yè)務(wù)部門(mén)又事務(wù)繁多，這樣就大大增加了檔案收集以及歸檔工作的難度系數(shù)。

3 實(shí)現(xiàn)財(cái)政檔案現(xiàn)代化管理的方法

3.1 制定統(tǒng)一的檔案管理準(zhǔn)則

檔案現(xiàn)代化管理的現(xiàn)狀就是雜亂無(wú)章，因?yàn)槠涫褂密浖⒐芾硎侄味嫉貌坏浇y(tǒng)一，不同的檔案管理者有不同的工作方法，這使得檔案管理現(xiàn)代化遲遲得不到提升，因此，首先應(yīng)該改進(jìn)檔案管理的硬件設(shè)施，如互聯(lián)網(wǎng)提升、相關(guān)軟件的進(jìn)一步升級(jí)等?，F(xiàn)在真正影響檔案工作順利開(kāi)展的，不是計(jì)算機(jī)設(shè)備的缺乏，而是沒(méi)有相關(guān)規(guī)范的使用方法，使得計(jì)算機(jī)設(shè)備無(wú)法發(fā)揮其最大的作用。因此，檔案管理工作急需建立一套統(tǒng)一的管理準(zhǔn)則，并根據(jù)時(shí)代變化及時(shí)進(jìn)行更新?lián)Q代，為相關(guān)的檔案管理工作人員提供統(tǒng)一的行動(dòng)依據(jù)。管理人員通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，以及檔案的排序，為檔案存檔工作節(jié)省了大量的人力以及物力，還實(shí)現(xiàn)了檔案存檔的電子化。而針對(duì)一些館藏資料應(yīng)該加強(qiáng)管理，實(shí)施跟蹤管理，了解這些資料的動(dòng)向十分重要，并且在電子存檔的基礎(chǔ)上，依舊保管好相應(yīng)的紙質(zhì)資料，對(duì)其進(jìn)行雙重保管，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化。

3.2 建立合適的財(cái)政檔案管理制度

財(cái)政檔案的管理工作雖然要求進(jìn)一步的實(shí)現(xiàn)其現(xiàn)代化，但我們?cè)谕晟乒芾硐到y(tǒng)的時(shí)候，依舊不能忽略最重要的部分，即檔案管理工作的承載體——管理人員，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的目的是為了減少人力以及物力的資源浪費(fèi)，但不代表我們會(huì)完全放棄對(duì)人力的使用，因此，在完善檔案管理工作的同時(shí)，我們也應(yīng)該建立起合適的財(cái)政檔案管理制度，也就是對(duì)檔案管理工作人員提出一些要求。對(duì)于財(cái)政檔案管理這一個(gè)工作的工作特性，要求工作人員嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)心，并且在真正的工作過(guò)程中，時(shí)刻要求自己保持開(kāi)拓創(chuàng)新的精神，并且能夠主動(dòng)地去完成自己的本職任務(wù)，在服務(wù)其他部門(mén)的工作時(shí)保持謙遜的態(tài)度，以進(jìn)步式眼光看待日后的財(cái)政檔案管理工作，做到與時(shí)俱進(jìn)。

3.3 細(xì)化檔案管理工作分配

常見(jiàn)的檔案管理工作主要分為材料收集、整理與分類(lèi)、歸檔與存儲(chǔ)這三個(gè)步驟。對(duì)財(cái)政檔案管理工作同樣不夠重視，導(dǎo)致在工作分配上不夠合理，經(jīng)常出現(xiàn)一些工作人員忙得焦頭爛額，而一些工作人員卻沒(méi)有事情可做，因此，應(yīng)該進(jìn)一步細(xì)化，合理的分配其工作，做到人人有事做。比如采用串休模式，需要進(jìn)行資料采集工作時(shí)，負(fù)責(zé)檔案存檔的工作人員可以在家休息；又或者采用實(shí)時(shí)工作的方式，對(duì)每一份采集上來(lái)的資料，及時(shí)進(jìn)行整理分類(lèi)，使工作效率大幅度提升。

3.4 培養(yǎng)現(xiàn)代化人才

檔案管理的現(xiàn)代化要求硬件投入、軟件開(kāi)發(fā)，但一切的設(shè)備升級(jí)最終都要靠管理人來(lái)進(jìn)行支配，但是現(xiàn)在的管理人員資歷深卻缺乏電子軟件使用能力，因此，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，需要招募更多的新型人才，來(lái)支配先進(jìn)的管理軟件技術(shù)，使其發(fā)揮真正的作用。合理選拔人才，讓檔案管理工作可以適應(yīng)現(xiàn)在瞬息萬(wàn)變的環(huán)境，不斷進(jìn)行自我完善、創(chuàng)新，為國(guó)家的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理工作的現(xiàn)代化是當(dāng)下國(guó)家發(fā)展中財(cái)政部門(mén)的一個(gè)首要任務(wù)。財(cái)政局主管著國(guó)民經(jīng)濟(jì)，每一個(gè)工作細(xì)節(jié)都會(huì)帶來(lái)很大的影響，而財(cái)政檔案管理現(xiàn)代化對(duì)財(cái)政局的工作影響深遠(yuǎn)，需要財(cái)政管理人員在發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題時(shí)，盡快想出解決辦法，并實(shí)施科學(xué)有效的改進(jìn)措施，引進(jìn)相應(yīng)的創(chuàng)新型人才，并讓他們帶動(dòng)檔案管理的設(shè)備升級(jí)，以此實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，保證檔案工作可以正常運(yùn)行的基礎(chǔ)上，并提高其工作效率，使檔案局的工作也可以與時(shí)俱進(jìn)的跟上國(guó)家發(fā)展腳步，繼續(xù)發(fā)揮財(cái)政檔案的正向作用。

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