基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理創(chuàng)新工作模式探討

摘 要：近些年來我國社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，技術(shù)不斷取得創(chuàng)新和突破。隨著社會的高速發(fā)展，各項(xiàng)工作的要求和標(biāo)準(zhǔn)也越來越高，尤其檔案管理工作逐漸得到了社會的廣泛關(guān)注。檔案管理工作對于對于公司企業(yè)、政府機(jī)構(gòu)以及社會群眾都是至關(guān)重要的，它影響著公司企業(yè)的發(fā)展，政府部分的管理，社會群眾的工作生活。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí)代的到來，在檔案管理的過程中融入新型信息技術(shù)，可以解決檔案管理過程中遇到的各式各樣的問題，進(jìn)而提高檔案管理的質(zhì)量。本文首先研究了在檔案管理過程中應(yīng)用大數(shù)據(jù)的重要性，分析了基于大數(shù)據(jù)檔案管理的創(chuàng)新技術(shù)，探討了大數(shù)據(jù)檔案管理的創(chuàng)新工作模式，進(jìn)而提高我國檔案管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù)；檔案管理；創(chuàng)新模式

檔案管理工作主要是對個(gè)人信息或者是相關(guān)事務(wù)信息的存檔、歸檔、整理和存儲，保存?zhèn)€人和重要事件的有用信息，以備不時(shí)之需。在社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用，影響著社會發(fā)展的方方面面。但是傳統(tǒng)的檔案管理工作模式繁瑣、復(fù)雜，需要大量的人力、物力、財(cái)力，管理效率低下，有些特別的檔案不能及時(shí)歸檔、存檔，檔案存儲占用空間較大，整體上制約了公司企業(yè)、相關(guān)部門、社會群眾的發(fā)展，與新時(shí)代的發(fā)展要求相脫節(jié)。近些年來隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)走入了人們的視野，將新型的大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，簡化檔案管理工作程序，整合檔案信息材料，優(yōu)化方案存儲空間，將不同類型、不同種類的檔案分門別類，提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量，為公司企業(yè)、政府部門、社會群眾的工作需求提供有用的相關(guān)信息。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理工作中的重要性

當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)不斷創(chuàng)新，信息化、智能化應(yīng)用設(shè)備層出不窮，社會各行各業(yè)都都已進(jìn)入高端階段，與此同時(shí)對檔案管理工作提出了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。在方案管理工作的過程中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，整合檔案材料、簡化檔案管理流程、智能檔案管理方法，從而提高了方案管理工作的效率和質(zhì)量，也方便了各個(gè)部門檔案查詢。

大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案管理信息化提供了技術(shù)支持。過去信息資料都是以紙質(zhì)為載體，浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力，紙質(zhì)化檔案材料也不利于管理和存儲，占據(jù)了較大的空間。近些年來，隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子化檔案已成為當(dāng)前檔案存在的主要形式。電子檔案較傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案有著許多優(yōu)勢，比如電子化檔案存儲量大、存儲時(shí)間長、方便分類歸檔、便于搜索查詢等，節(jié)省了大量的人力、物力、財(cái)力，提高了檔案管理的工作效率。檔案電子化要想提高其服務(wù)質(zhì)量，滿足不同用戶的不同需求，優(yōu)化其工作流程，為用戶提供多元化的服務(wù)就需要借助相應(yīng)的信息技術(shù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)采用云空間、互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)、智能多功能移動終端等，可以大容量的存儲檔案信息，在較短的時(shí)間內(nèi)對檔案分門別類，提高檔案管理工作效率。

大數(shù)據(jù)技術(shù)可以優(yōu)化大容量的檔案信息?，F(xiàn)今各個(gè)領(lǐng)域生產(chǎn)發(fā)展突飛猛進(jìn)，檔案信息數(shù)量增加速度較快，電子檔案的存儲量已經(jīng)提升到PB級，甚至EB級別。面對大容量的檔案信息，如何高效的管理、整合、分類歸檔成為了電子檔案管理工作的重要內(nèi)容。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以建立方式多樣、功能強(qiáng)大的檔案數(shù)據(jù)庫，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和云計(jì)算對檔案信息進(jìn)行管理，優(yōu)化方案存儲，提高電子數(shù)據(jù)庫的使用效率，提高檔案管理工作效率，減少人力、物力、財(cái)力的支出。

二、基于大數(shù)據(jù)檔案管理的創(chuàng)新技術(shù)

基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理創(chuàng)新工作模式需要?jiǎng)?chuàng)新的技術(shù)加以支持，在創(chuàng)新技術(shù)的指導(dǎo)下，檔案管理工作的新模式才得以高效、穩(wěn)步的運(yùn)行。大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理工作創(chuàng)新模式運(yùn)用的新技術(shù)主要有以下幾種：

首先，物聯(lián)網(wǎng)。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的出現(xiàn)使得社會生活中的物物相連，它是在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的基礎(chǔ)上擴(kuò)展和延伸出來的一種新型網(wǎng)絡(luò)，能夠?qū)崿F(xiàn)各種數(shù)據(jù)信息的聯(lián)結(jié)和匯整。大數(shù)據(jù)技術(shù)下檔案管理工作創(chuàng)新模式需要物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的聯(lián)結(jié)和通信，從而高效率的整合、匯集檔案信息材料。

其次，云空間。近些年來，檔案材料日益繁多，需要大容量的空間來存儲必要的檔案材料，在大數(shù)據(jù)技術(shù)下檔案管理工作創(chuàng)新模式必須要必備云空間來存儲各式各類的檔案材料。云空間就是用服務(wù)器的硬盤來存儲檔案信息，系統(tǒng)的服務(wù)終端接受檔案信息，然后將檔案信息材料匯集整理存儲在服務(wù)器內(nèi)。云空間技術(shù)的存在解決了方案存儲空間的不足，簡化了方案管理的流程，方便了用戶查詢檔案。因此，云空間技術(shù)是大數(shù)據(jù)檔案管理創(chuàng)新工作必不可少的創(chuàng)新技術(shù)。

再者，移動終端。大數(shù)據(jù)技術(shù)是以智能終端設(shè)備為依托，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為核心的技術(shù)。隨著信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展飛速，無線移動終端被廣泛的應(yīng)用到各項(xiàng)工作中。大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理創(chuàng)新工作模式也離不開無線移動終端，通過這些移動終端管理人員可以隨時(shí)隨地的整理、管理、查詢相關(guān)檔案信息，提高了方案管理工作的效率，優(yōu)化了方案服務(wù)。

三、基于大數(shù)據(jù)技術(shù)存儲的檔案管理創(chuàng)新工作模式

1.檔案管理信息化時(shí)代的云存儲模式

云存儲模式是大數(shù)據(jù)技術(shù)中最可靠的一種檔案管理模式，利用云存儲模式管理方案信息能夠?yàn)闄n案管理提供存儲容量，解決了傳統(tǒng)方案管理容量不足的弊端。另外云存儲檔案管理模式較其他管理模式而言能夠有效的保障檔案信息的完整性和安全性，精確了方案信息的具體存檔位置，利于后期的利用和查詢，為公司企業(yè)、政府部門、個(gè)人提供了便捷、多元化的服務(wù)。云存儲檔案管理模式最重要的就是要加強(qiáng)檔案管理過程中所需基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提供功能性多樣化、應(yīng)用能力較強(qiáng)、利于使用存放的與電子檔案相互配套基礎(chǔ)軟件。此外，云存儲檔案管理模式還應(yīng)當(dāng)建立多功能的數(shù)據(jù)信息庫，以便將檔案存在的圖片、視頻和聲音等多媒體信息存儲到云平臺的系統(tǒng)中，確保檔案信息的完整。云存儲檔案管理模式優(yōu)勢較多，是檔案管理最佳的選擇，因此應(yīng)充分利用云存儲檔案管理模式，進(jìn)而與國家云檔案管理中心加強(qiáng)溝通與聯(lián)系，從而確保我國檔案信息的安全與完整。

2.增加用戶的數(shù)據(jù)分析服務(wù)endprint

在方案管理過程中融入大數(shù)據(jù)技術(shù)，優(yōu)化了方案管理工作流程，提供了多元化的服務(wù)機(jī)能，能夠?qū)Χ喾N類型的檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理，滿足了用戶不同的需求，擺脫了傳統(tǒng)方案管理過程中不能及時(shí)解決問題的弊端。所以大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理工作模式重要的一環(huán)就是要增加用戶數(shù)據(jù)分析服務(wù)，加強(qiáng)電子檔案的分析服務(wù)能力，以便在工作中能夠?yàn)椴煌目蛻籼峁┧麄兯璧男畔⒉牧希訌?qiáng)檔案服務(wù)能力，進(jìn)而幫助公司企業(yè)、政府部門、社會大眾的工作效率。在方案管理的過程中，相關(guān)人員要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來收集、了解用戶對于檔案的需求，根據(jù)用戶的需求來強(qiáng)化檔案部門數(shù)據(jù)分析能力，幫助用戶及時(shí)解決相關(guān)問題。此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理模式可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，將檔案部門的信息數(shù)據(jù)庫相連，擴(kuò)大檔案數(shù)據(jù)分析的范圍，更大程度的滿足用戶所需，進(jìn)而使得檔案信息發(fā)揮它巨大的價(jià)值。

3.提高數(shù)字化檔案的檢索能力

大數(shù)據(jù)技術(shù)檔案管理工作另一創(chuàng)新模式就是多元化、智能化的查詢能力。大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理工作就是利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)收集整理檔案信息，然后將各式各類的檔案信息進(jìn)行分析，進(jìn)而將其分門別類的管理，實(shí)現(xiàn)了方案信息數(shù)據(jù)的規(guī)范化、整齊化，大大提高了管理者或者用戶檢索效率。此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)n案信息進(jìn)行中可視化分析，不僅可以將檔案材料中的視頻、圖片、聲音完整保存，還可以以圖片、表格的形式將檔案材料中的重要信息展示出來，以可視化、直觀化的方式將信息內(nèi)容展現(xiàn)給用戶，更加有利于用戶檢索必要的所需信息。

四、結(jié)語

基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理工作創(chuàng)新模式較傳統(tǒng)方案管理模式有許多的優(yōu)勢，它不僅提供了超大的存儲空間、增強(qiáng)了檔案材料分析能力、提高了數(shù)字化檔案檢索能力，而且為用戶提供了多元化的服務(wù)機(jī)能，優(yōu)化了方案管理工作，為我國各行各業(yè)提供了信息支持。

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作者簡介：

羅曉哲（1977—）男，梅州豐順人，廣東農(nóng)工商職業(yè)技術(shù)學(xué)院，檔案專業(yè)館員/副科，研究方向：計(jì)算機(jī)、檔案管理、信息化。endprint