論信息化背景下高校會計檔案的規(guī)范管理

盛英

【摘要】高校財務會計檔案，它記錄和反映了高校財務收支操作流程，是高校制定財務規(guī)劃、控制高校經(jīng)費開支的主要參考依據(jù)，在高校管理工作中占據(jù)重要地位。新形勢下，隨著現(xiàn)代科學技術不斷發(fā)展，信息化管理是檔案管理發(fā)展的必然，高校必須加強會計檔案管理措施，規(guī)范會計檔案管理工作，提高會計檔案現(xiàn)代化管理水平。

【關鍵詞】會計檔案；電子數(shù)據(jù)；規(guī)范管理

隨著我國高校教育事業(yè)不斷發(fā)展，對高校會計檔案管理提出了更高的要求。2016年1月1日起實施的《會計檔案管理辦法》，明確將電子會計檔案納入會計檔案范圍，大力推動電子會計數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和有效利用，為管理者提供更多維度、更具參考價值的會計信息。高校應加強會計檔案管理工作，建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。

一、高校會計檔案管理工作內(nèi)容及特殊性

（一）會計檔案內(nèi)容

依據(jù)《會計檔案管理辦法》，會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。包括：

1、會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證。

2、會計賬簿，包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。

3、財務會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務會計報告。

4、其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

5、同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：①形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸。②使用的會計核算系統(tǒng)能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。③使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯(lián)的其他紙質會計檔案的檢索關系。④采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改。⑤建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。⑥形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。⑦滿足以上規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

（二）會計檔案管理工作特殊性

高校會計檔案由高校各項會計工作產(chǎn)生，包含高校日常所有財務收支項目，具有全面性特點，與學校其他人事、教學檔案管理相比具有以下特殊性：

1、高校會計檔案中會計憑證、會計賬簿、報務報表等內(nèi)容，均需要專業(yè)財會人員通過相應的會計專業(yè)知識、會計專業(yè)核算、結算來完成，具有專業(yè)性特點。

2、高校會計工作經(jīng)過多年發(fā)展，擁有較為科學、完整的財會工作體系，憑證錄入、會計核算、會計記賬、會計報表以及財務審核等工作均具有相應的規(guī)范要求，具有嚴謹性特點。

3、會計檔案與高校其他檔案相比，具有獨特的形式，在進行檔案管理時，通常會將會計檔案進行單獨分類、單獨管理，具有特殊形式管理。

二、高校會計檔案管理存在問題

（一）對于會計檔案管理工作重視不足，專業(yè)水平普遍偏低

在高校日常管理工作中，應用并不廣泛，除專職會計人員和檔案管理人員外，其他管理人員對其接觸較少，從而導致學校對會計檔案管理工作重視不足。多數(shù)高校會計檔案管理人員，并不具備相應的專業(yè)技能和管理技能，普遍由學校檔案室教師兼任。受專業(yè)限制，普通教師較難對不同種類、性質的會計檔案進行精準的分類，難以針對不同的會計檔案材料，進行科學系統(tǒng)管理，從而導致檔案管理混亂等問題。由于疏于管理，會計檔案管理各項設施、制度以及人員需求落實得不到有效保障，從而降低了會計檔案管理水平。

（二）管理模式老舊、管理制度缺失

1、多數(shù)高校檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的紙質檔案管理，管理模式老舊，不僅工作任務繁重，且不便于查找和整理。例如高校教師科研結題、各項審計、不定期檢查等，需調(diào)閱會計檔案，查尋會計數(shù)據(jù)費時費力，工作重復增加。

2、有的高校存在憑證裝訂不及時、檔案歸檔不及時的情況，容易造成會計檔案資料的缺失，無法保證會計資料的完整性。許多高校尚未組建相應的專業(yè)會計檔案管理部門，管理效率低、職責模糊。

3、沒有專門的檔案存放庫房，將會計檔案存放在辦公室內(nèi)，不能滿足會計檔案防水、防火、防光、防潮、防蛀等保存要求。檔案可以隨時借閱、不及時歸還，甚至存在損毀的現(xiàn)象，過期檔案鑒定及銷毀工作滯后嚴重。

（三）沒有專業(yè)人員保護管理，會計電子檔案容易泄露

隨著現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展，越來越多的高校、企業(yè)通過電子文檔進行檔案儲存。檔案信息化雖然提升了辦公的效率，但是在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，存在著泄密的隱患。計算機電子文件在使用、傳輸和管理過程中是能夠被竊取和篡改的，也就意味著電子檔案存在著較大的泄露風險。常見的泄露渠道有：通過計算機各種端口進行復制，例如USB、藍牙等；電腦病毒能完成對文檔的復制和破壞；通過網(wǎng)絡傳輸進行復制。電子檔案的泄露對企業(yè)和單位的發(fā)展造成嚴重影響，甚至會造成一定經(jīng)濟損失。

三、高校會計檔案規(guī)范管理對策

（一）加強會計檔案管理人員專業(yè)素質

高校應學習相關財會專業(yè)知識，正確認識會計檔案管理的重要作用，提升整體會計檔案管理意識，保障各項規(guī)范性改進措施的落實，促進高校會計檔案管理的良性發(fā)展。高校應聘用具有會計、檔案管理知識的專業(yè)人員負責會計檔案管理工作，如由學校教師兼任，則應加強對檔案管理教師的會計知識培訓，使其掌握相應的會計檔案管理技能，提高其會計檔案專項管理意識；培訓相關計算機知識，能夠采用科學的方法分類整理會計檔案，掌握相應的軟件運用方法、數(shù)據(jù)管理方法，能夠適應檔案管理信息化的需求，避免出現(xiàn)檔案管理混亂等問題。除管理技能培訓外，學校應重點加強管理意識、責任意識培訓，提高學校會計檔案管理整體水平。

（二）學習先進理念，完善高校會計檔案管理制度

高校應從自身管理問題人手，學習參考國內(nèi)外先進檔案管理經(jīng)驗，建立科學的檔案管理制度，完整的制度是優(yōu)質管理工作的基礎保障。

1、隨著互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，社會信息化水平不斷提高，電子會計資料在會計核算和財務管理工作中正逐步代替紙質會計資料，扮演著越來越重要的角色。高校應建立健全電子檔案的安全保障系統(tǒng)，規(guī)范電子檔案的歸檔與管理制度，保證會計檔案的真實性、完整性和保密性。

2、由學校統(tǒng)一管理組建專門的會計檔案管理部門，健全檔案管理人員崗位責任制，明確各崗位管理職責，完善檔案管理操作規(guī)定，使每一項檔案管理操作均有章可循，促進會計檔案管理規(guī)范性發(fā)展。

3、高校檔案部門要對各教學單位對口部門進行定期檢查、驗收、評比、反饋、總結。制定相應的獎懲制度，以提高管理工作者的責任意識。高校檔案管理還要突出“服務”理念，變被動為主動，加強各個部門之間的交流與溝通，提高檔案的利用質量和效果。

（三）推動高校信息化管理，做好電子信息檔案管理的保密防范工作

1、隨著現(xiàn)代科學技術不斷發(fā)展，信息化管理是檔案管理發(fā)展的必然。因此，各高校應增加投入，引進相應的設備、人員和技術，盡快完成信息化會計檔案管理，突破傳統(tǒng)檔案管理的限制，提高會計管理效率和質量，從而將會計檔案管理的推動作用最大化。

2、加強電子檔案使用保密措施的宣傳、學習，讓每個檔案使用者都了解檔案處理和使用的程序，了解電子檔案的防護和保密措施。了解哪些行為是不可取的，增加法律知識宣傳，提升使用者的法制觀念，有效降低檔案泄露發(fā)生率。要持續(xù)開展檔案保密培訓，時刻保持高度警惕，不能松懈，提升管理者的專業(yè)水平。檔案管理部門更是要有效利用互聯(lián)網(wǎng)，加強對電子檔案的保密，定期檢查檔案有無缺損或誤差，嚴格遵循保密法的相關標準和要求，不得對外泄露檔案內(nèi)容。要落實管理責任制，將保密工作貫穿于高校運營的全過程，做好檔案保管工作，確保電子檔案的安全性。

3、傳統(tǒng)檔案管理方式不能適應現(xiàn)代電子檔案管理的需求，這主要是由于現(xiàn)代檔案用計算機進行管理，而計算機是由軟件和硬件構成的，每個環(huán)節(jié)都存在風險，例如錄入錯誤、分級錯誤、誤刪操作、硬件設施過于陳舊、軟件運行錯誤導致資料丟失、機房建設不完善等因素都會導致電子檔案泄露。此外，電腦病毒、黑客攻擊等因素會通過各種方式破壞計算機的軟件和硬件防護網(wǎng)絡，導致電子文檔的丟失或系統(tǒng)的癱瘓。高校電子檔案主要是通過服務器、軟件和網(wǎng)絡實現(xiàn)儲存、查詢和共享的，因此必須加強電子檔案的軟、硬件設施建設。

4、有效運用現(xiàn)代先進防范技術。例如備份技術：電子檔案的備份可以從硬件、軟件和人工備份出發(fā)，這種多層次的備份才能夠減少檔案丟失造成的影響。防火墻技術：當今社會中的防火墻技術正朝著病毒預防、避免黑客入侵等方面努力，在電子檔案管理系統(tǒng)和機房安裝防火墻產(chǎn)品，從而控制訪問的安全，避免黑客的入侵。

與傳統(tǒng)紙質檔案相比，電子檔案在保持、搜索、修改和查詢等方面具有較好的應用效果；并且能夠通過網(wǎng)絡實現(xiàn)資源共享，提升了檔案的利用率，有助于降低費用成本。高校會計檔案是高校領導制定學校財務規(guī)劃、控制經(jīng)費支出、高校財務決策的主要參考依據(jù)。因此，高校應當提高管理意識、完善會計檔案管理制度、加強信息化建設、提高會計人員素質，確保高校會計檔案的安全性、完整性和保密性，提高會計檔案的管理水平，提高會計檔案的利用效率，推動高校教育事業(yè)的飛速發(fā)展。