信息化運(yùn)用于企業(yè)法務(wù)管理的思考

吳月明

摘要：在經(jīng)濟(jì)全球化的背景下，競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，企業(yè)經(jīng)營(yíng)的法律環(huán)境日益復(fù)雜。實(shí)施有效的法律事務(wù)管理，建立法律事務(wù)管理體系，全面、系統(tǒng)、科學(xué)地識(shí)別、分析、控制法律風(fēng)險(xiǎn)，成為當(dāng)前企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中一項(xiàng)十分重要、緊迫的工作。筆者期望通過(guò)對(duì)法務(wù)信息化的困惑和成功關(guān)鍵的簡(jiǎn)單分析，給在探索企業(yè)法務(wù)信息化過(guò)程中的法務(wù)管理人員以借鑒，也期望法務(wù)管理信息化能夠提升企業(yè)管理效率，同時(shí)降低法律風(fēng)險(xiǎn)。

關(guān)鍵詞：信息化；法務(wù)管理；系統(tǒng)集成

市場(chǎng)化經(jīng)營(yíng)的關(guān)鍵是依法經(jīng)營(yíng)，所以大型國(guó)企近年來(lái)都非常重視企業(yè)的法務(wù)管理工作的建設(shè)。多數(shù)大型國(guó)有企業(yè)都在探索、實(shí)踐法務(wù)管理信息。在這個(gè)探索、實(shí)踐的過(guò)程中有很多困惑，只有對(duì)這些困惑進(jìn)行深入的分析，才能保證法務(wù)管理信息化的成功。企業(yè)愈加關(guān)注法律事務(wù)管理，因?yàn)樗粌H僅是一個(gè)經(jīng)營(yíng)管理問(wèn)題，更是一個(gè)重大法律問(wèn)題。尤其是對(duì)有國(guó)際化需求的企業(yè)，需要更加了解當(dāng)?shù)氐姆煞ㄒ?guī)要求，并滿(mǎn)足合規(guī)的要求。

一、法務(wù)部信息化范圍的選擇

筆者認(rèn)為需要借助XXX模型進(jìn)行分析。這個(gè)分析模型從業(yè)務(wù)管理成熟和信息化依賴(lài)程度兩個(gè)緯度來(lái)分析。如果業(yè)務(wù)成熟度高（相關(guān)的制度和流程已經(jīng)很規(guī)范），信息化依賴(lài)程度也高（比如每年發(fā)生的數(shù)量非常多），這種情形下，就有信息化的基礎(chǔ)和信息化的必要性了。若業(yè)務(wù)管理成熟低，一定不要著急上信息化，這不僅僅IT供應(yīng)商的業(yè)務(wù)咨詢(xún)能力問(wèn)題，而是管理實(shí)踐和管理習(xí)慣的問(wèn)題。若信息化依賴(lài)程度低，比如有的企業(yè)發(fā)生糾紛的數(shù)量非常少，那么就沒(méi)有信息化的必要了。從筆者實(shí)踐來(lái)看，還是先將合同管理業(yè)務(wù)信息化，待合同管理信息化系統(tǒng)應(yīng)用比較成熟后，再將其他業(yè)務(wù)逐步信息化，風(fēng)險(xiǎn)更低，效果更顯著。而不是簡(jiǎn)單粗暴的一刀切，直接上一個(gè)法務(wù)管理一體化信息臺(tái)。

二、對(duì)于信息化供應(yīng)商類(lèi)別的選擇

因?yàn)槭袌?chǎng)上旺盛的需求，很多軟件廠(chǎng)商都投入到法務(wù)管理系統(tǒng)領(lǐng)域來(lái)。在當(dāng)前法務(wù)管理系統(tǒng)市場(chǎng)上的供應(yīng)商可以概括為兩類(lèi)：其一，強(qiáng)調(diào)自己IT開(kāi)發(fā)實(shí)力的供應(yīng)商，它們通常有比較成熟基礎(chǔ)產(chǎn)品，同時(shí)具備很強(qiáng)的定制開(kāi)發(fā)實(shí)力；其二，強(qiáng)調(diào)自己咨詢(xún)實(shí)力和IT開(kāi)發(fā)實(shí)力都很強(qiáng)的IT供應(yīng)商。到底該選擇誰(shuí)，好像是個(gè)非常難的問(wèn)題，其實(shí)是個(gè)非常簡(jiǎn)單的問(wèn)題。因?yàn)?，在激烈的?jìng)爭(zhēng)市場(chǎng)中，同時(shí)具備非常強(qiáng)的咨詢(xún)實(shí)力和IT開(kāi)發(fā)實(shí)力的IT供應(yīng)商是基本不存在的。若是法務(wù)管理的業(yè)務(wù)問(wèn)題需要解決，應(yīng)該找專(zhuān)業(yè)的咨詢(xún)公司或律師事務(wù)所來(lái)解決。你能相信一家本質(zhì)上是IT公司給你的提供的專(zhuān)業(yè)的合同文本，若真的能提供，將會(huì)由大批律師失業(yè)了。若是法務(wù)管理的業(yè)務(wù)沒(méi)有問(wèn)題，僅僅是信息化的問(wèn)題，就應(yīng)該選擇專(zhuān)業(yè)IT供應(yīng)商。若是兩者都有問(wèn)題，那就應(yīng)該找一家專(zhuān)業(yè)的律師事務(wù)所和一家專(zhuān)業(yè)的IT供應(yīng)商同時(shí)來(lái)解決問(wèn)題。

三、企業(yè)現(xiàn)行信息化（OA）系統(tǒng)對(duì)于法務(wù)管理的支持

法務(wù)管理的信息化系統(tǒng)的建立，需要確定管理目標(biāo)、需求分析、功能設(shè)計(jì)、代碼開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)測(cè)試、上線(xiàn)試運(yùn)行、正式上線(xiàn)7個(gè)階段。在系統(tǒng)建設(shè)完畢后，還要組織管理人員培訓(xùn)，系統(tǒng)完善，系統(tǒng)維護(hù)等。法務(wù)管理信息化系統(tǒng)的成功是個(gè)比較復(fù)雜并需要持續(xù)投入的事情。信息化項(xiàng)目的成功一定要有的領(lǐng)導(dǎo)支持、相關(guān)部門(mén)的密切配合，除此之外，操作者還應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：

一是制定與信息化要求匹配的法務(wù)管理制度。要健全和完善法務(wù)管理相關(guān)的業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范；以合同管理業(yè)務(wù)為例，包括合同分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)、合同編號(hào)規(guī)則、合同信息錄入規(guī)范、合同審核的電子化流程、合同執(zhí)行監(jiān)控要求、合同統(tǒng)計(jì)分析模型等等；為了防范信息外泄，還要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。如果沒(méi)有規(guī)范的制度和標(biāo)準(zhǔn)，信息化系統(tǒng)就無(wú)法建立；如果各級(jí)單位合同管理部門(mén)不按統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去做，各自為政，像一盤(pán)散沙，那么企業(yè)的合同信息化系統(tǒng)就無(wú)法暢通，資源共享也就難以實(shí)現(xiàn)了。

二是建立與其他系統(tǒng)集成。在新建一個(gè)信息系統(tǒng)時(shí)，必須充分考慮與其他系統(tǒng)的集成的問(wèn)題，避免信息孤島產(chǎn)生。在法務(wù)管理系統(tǒng)實(shí)施時(shí)，必須開(kāi)發(fā)標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)集成接口，實(shí)現(xiàn)與OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等系統(tǒng)的集成。

1.與財(cái)務(wù)系統(tǒng)集成。在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中支付模塊需要調(diào)用合同相關(guān)信息，完成付款審批，在合同管理模塊中查看合同付款情況，進(jìn)行合同履行監(jiān)控。在合同管理模塊查看相關(guān)預(yù)算執(zhí)行情況，進(jìn)行合同起草、審批中的預(yù)算控制。

2.與OA系統(tǒng)集成。合同管理模塊與OA系統(tǒng)，在合同管理模塊中使用相關(guān)事項(xiàng)審批信息，在OA首頁(yè)顯示合同待辦事項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一待辦。法務(wù)管理系統(tǒng)與單點(diǎn)登錄系統(tǒng)集成，實(shí)現(xiàn)用戶(hù)統(tǒng)一管理、單點(diǎn)登錄功能。

3.與ERP系統(tǒng)集成。合同管理模塊與ERP系統(tǒng)集成，保證合同相對(duì)方信息與ERP客戶(hù)、供應(yīng)商數(shù)據(jù)的一致性。

三是建立優(yōu)秀的法務(wù)管理隊(duì)伍。優(yōu)秀人才的作用在企業(yè)中越來(lái)越重要了，同樣法務(wù)管理信息化的實(shí)施的關(guān)鍵也離不開(kāi)優(yōu)秀管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。首先要提高法務(wù)管理人員的信息化意識(shí)。由于信息化文件的錄入、上傳、評(píng)審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計(jì)算機(jī)上實(shí)現(xiàn)的。這就要求法務(wù)管理人員不僅要熟悉管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，還要掌握計(jì)算機(jī)的操作和法務(wù)信息化管理系統(tǒng)的使用，以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。其次要重視提高法務(wù)管理人員的工作技能，企業(yè)要積極創(chuàng)造學(xué)習(xí)氛圍，定期舉行法務(wù)管理信息化的培訓(xùn)，提高法務(wù)管理人員的信息化工作技能。

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