企事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策解析

李崢

摘要：檔案信息化管理是指將信息化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，有效的提升檔案管理的工作效率、節(jié)約成本。本文通過分析當(dāng)前企事業(yè)單位中數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀，提出如何做好數(shù)字化檔案管理的相關(guān)措施，為企事業(yè)單位檔案管理人員提供參考。

關(guān)鍵詞：企事業(yè)；檔案管理；數(shù)字化；問題；建議

一、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)現(xiàn)狀

某企業(yè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)是于2009年1月建設(shè)完成并投入使用，2016年4月進(jìn)行了第1次升級(jí)改造。該系統(tǒng)是在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)了實(shí)體檔案和電子檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀全流程信息化管理。將電子檔案作為工作的重點(diǎn)，對(duì)其進(jìn)行處理上傳至服務(wù)器，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的目的，具體功能有3部分。

（一）文件信息管理部分

檔案管理系統(tǒng)通過數(shù)據(jù)一體化接口，按照檔案信息采集流程要求，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的待歸檔信息直接采集至檔案管理信息系統(tǒng)中。截至目前的檔案管理系統(tǒng)是與運(yùn)行的生產(chǎn)管理系統(tǒng)建立了無縫接口，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)產(chǎn)品電子文件從計(jì)劃——生產(chǎn)——質(zhì)量控制——?dú)w檔的全生命周期的管理。

（二）檔案管理部分

主要是完成日常的檔案管理工作。包括：1.驗(yàn)收整編、檔案管理；2.鑒定銷毀；3.檔案統(tǒng)計(jì)。驗(yàn)收整編和檔案管理主要完成對(duì)數(shù)據(jù)的管理，包括對(duì)各類檔案進(jìn)行整編、著錄、形成電子脊背，打印之后貼在案卷盒上即可。同時(shí)還可以對(duì)電子條目進(jìn)行維護(hù)，提高電子檔案的準(zhǔn)確性和完整性。鑒定銷毀主要完成檔案的鑒定工作和檔案的銷毀管理工作。檔案統(tǒng)計(jì)主要完成與檔案管理工作相關(guān)的各種統(tǒng)計(jì)工作：可以進(jìn)行檔案庫(kù)統(tǒng)計(jì)和借閱庫(kù)統(tǒng)計(jì)的工作，具體細(xì)化為歸檔率、館藏量、出圖費(fèi)用、借閱統(tǒng)計(jì)等。

（三）檢索利用部分

檔案查詢是通過網(wǎng)絡(luò)提供各種方式的檢索和利用，包括：普通檢索、分類檢索等多種網(wǎng)上信息檢索利用方式，實(shí)現(xiàn)在線瀏覽、查詢的功能，達(dá)到資源共享。檔案的借閱管理主要包括：1.在線辦理借閱審批手續(xù)；2.查看登記的在借用戶、待借用戶、催還用戶的信息。及時(shí)了解檔案借閱和出庫(kù)情況，各借閱用戶還可在其計(jì)算機(jī)上查詢到本用戶借閱內(nèi)容情況，及時(shí)掌握本用戶在借檔案，確保檔案的及時(shí)歸還。

二、信息化檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生的效益

（一）實(shí)現(xiàn)了電子文件全過程管理

由于某企業(yè)的生產(chǎn)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)高度集成化，無縫對(duì)接，沒有任何數(shù)據(jù)接口問題產(chǎn)生，工程設(shè)計(jì)資料在設(shè)計(jì)過程中進(jìn)行收集，經(jīng)過完成全質(zhì)量流程的生產(chǎn)作業(yè)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)一鍵式移交，在系統(tǒng)內(nèi)自動(dòng)生成PDF文件長(zhǎng)久保存，電子文件真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)。因此，實(shí)現(xiàn)了設(shè)計(jì)項(xiàng)目電子檔案100%歸檔，檔案完全來自設(shè)計(jì)流程，同時(shí)也確保了電子檔案與實(shí)物檔案內(nèi)容、版本的一致性。

（二）優(yōu)化了檔案管理流程

真正改變了傳統(tǒng)的檔案工作模式，將檔案管理前置到打印出版階段，原有的檔案整編模式進(jìn)一步整合并減少工作環(huán)節(jié)，改變了傳統(tǒng)的以案卷為單位的粗放型管理整編模式，優(yōu)化為包含電子文件在內(nèi)以件為保管單位而進(jìn)行的3個(gè)層級(jí)的管理。由于電子文件處理過程高效、結(jié)果精確，有效地減少了檔案人員的人工工作量，從而避免了人工操作誤差，提高了工作效率。

（三）提高了檔案利用效率

在工程設(shè)計(jì)資料利用上，以電子檔案為主，在線瀏覽取代了實(shí)體檔案借閱，生產(chǎn)人員可直接查詢、借閱電子檔案，提高了電子檔案利用率。另外，電子檔案也不再受到“孤本”的限制、不再受到地域、時(shí)間的限制，可以方便地通過網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行隨時(shí)隨地多人同時(shí)共享利用。便利的知識(shí)利用環(huán)境和豐富的電子檔案資源，促進(jìn)了生產(chǎn)設(shè)計(jì)人員的學(xué)習(xí)、使用電子檔案的積極性，方便了各級(jí)人員深入利用信息和知識(shí)資源，檔案資源得以充分利用。

（四）有利于原始檔案的保存

檔案在長(zhǎng)期保存過程中，不可避免地因?yàn)榉N種原因而受損。如反復(fù)利用對(duì)于實(shí)體檔案的破壞，實(shí)體檔案調(diào)閱出庫(kù)存在的遺失風(fēng)險(xiǎn)等。所以，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件后，電子文件可以代替原件使用，紙質(zhì)檔案的利用頻率將大幅度降低，實(shí)體檔案可以保存起來，減少人為接觸，降低在紙質(zhì)檔案利用過程中受到磨損和外力損壞的幾率，從而得到有效保護(hù)。

（五）電子檔案的備份方式靈活

通過利用磁盤和磁帶等載體，使得電子檔案的備份方式更加靈活，實(shí)現(xiàn)完全備份和差異備份的可行性遠(yuǎn)高于實(shí)體檔案，有效地降低了在突發(fā)事件中檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、企事業(yè)單位做好信息化檔案管理的建議

（一）完善檔案信息化管理體系

除傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案已實(shí)現(xiàn)信息化管理外，多門類綜合性檔案管理的信息化管理系統(tǒng)尚未健全，距離“數(shù)字化檔案室”的要求尚遠(yuǎn)。目前的檔案信息系統(tǒng)對(duì)于文書檔案、聲像檔案等其他類型檔案的電子文件仍無法進(jìn)行全生命周期的管理，與其相對(duì)應(yīng)的管理模式和管理水平已嚴(yán)重滯后于設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案。此外，企業(yè)發(fā)展轉(zhuǎn)型所開拓的新業(yè)務(wù)類型的檔案也未能在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)信息化管理。因此，需要在今后的檔案系統(tǒng)建設(shè)中整合、完善企業(yè)各類型檔案的信息化建設(shè)，從而豐富信息系統(tǒng)的檔案資源。

（二）應(yīng)推進(jìn)檔案信息系統(tǒng)集成化建設(shè)

目前的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中僅有生產(chǎn)管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)高度集成，而其他類型檔案仍停滯人工管理方式，從而影響了檔案信息資源的收集與利用。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要納入企業(yè)信息化建設(shè)的總體發(fā)展規(guī)劃之內(nèi)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)的同步發(fā)展。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高

檔案管理信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。在信息化條件下，檔案管理工作比傳統(tǒng)的檔案管理工作更需要標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，需要有統(tǒng)一的檔案信息采集標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的規(guī)范化數(shù)據(jù)類型。實(shí)行科學(xué)管理、統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、建立完善的檔案信息資源開發(fā)系統(tǒng)，快捷、有效、有序地把檔案信息資源數(shù)字化，大幅度地提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的信息量。搞好企業(yè)各類檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)是加強(qiáng)檔案信息化管理的前提和基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

隨著企業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)，對(duì)檔案管理工作的要求也不斷的提高。加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)，逐步完善檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案集中、有序地科學(xué)管理，并使其數(shù)字化、信息化，提升檔案管理的服務(wù)工作水平，才能為企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的決策、運(yùn)營(yíng)和管理提供有力保障，提高其運(yùn)營(yíng)質(zhì)量和效益，提升其在社會(huì)中的競(jìng)爭(zhēng)力。

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