關(guān)于加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的思考

祁曉靜

摘要：各個(gè)單位在尋找各種資源時(shí)，首先使用的是檔案里的信息，因此檔案具有重要的科學(xué)價(jià)值，有必要加強(qiáng)對(duì)檔案的有效管理。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)的要求了，對(duì)此，本文著重挖掘檔案管理的潛在的問(wèn)題，從而提出更好的解決方法。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；問(wèn)題

一般檔案管理主要分為整理、分類以及排序等部分，發(fā)揮管理的高效性作用。目前對(duì)檔案管理的新要求是提高管理的質(zhì)量，與現(xiàn)代的信息接軌以及實(shí)現(xiàn)智能化。

一、目前檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）缺乏完善的管理制度

在職權(quán)的劃分、規(guī)劃統(tǒng)籌、考核制度等方面，各自存在不同程度的問(wèn)題。例如檔案的內(nèi)容沒(méi)有及時(shí)補(bǔ)充新的索引目錄，導(dǎo)致后期的劃分凌亂。另外，收集的各種資料沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、裝訂等工作，對(duì)后期翻閱查看資料造成一定的影響。同時(shí)管理工作的人員在處理信息資料時(shí)，缺乏深入的交流，導(dǎo)致工作對(duì)接不順利。這會(huì)直接消減其工作積極性，例如缺勤率的增高與人員更換崗位次數(shù)的增多。

（二）與現(xiàn)代信息接軌差

隨著全球化經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，辦公理念趨于環(huán)保，提倡無(wú)紙化辦公并廣泛推廣。作為辦公的一部分，檔案管理必須更新其內(nèi)容來(lái)適應(yīng)當(dāng)前的信息技術(shù)發(fā)展。全面使用無(wú)紙化辦公仍存在一定的難度，因此大部分企業(yè)還是以紙質(zhì)為主的管理辦公，這在一定程度上導(dǎo)致檔案管理與現(xiàn)代模式脫軌。這對(duì)檔案管理帶來(lái)不好影響是較為嚴(yán)重的，一是企業(yè)須加大管理方面的資金，二是沒(méi)有充分利用管理潛在的資源以及可利用的空間。此外，企業(yè)還需重新調(diào)配人手來(lái)進(jìn)行管理工作，這不僅比檔案管理的效率低下，而且對(duì)查閱者造成使用問(wèn)題。

（三）缺乏優(yōu)秀檔案管理人才

作為檔案管理工作的核心力量，資歷深厚的管理人才無(wú)疑為單位發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的管理效果。大部分企業(yè)就以劃分的資料室或是檔案中心為核心，在人力資源方面缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，造成與現(xiàn)代信息接軌的管理人才的數(shù)量少。他們會(huì)選擇業(yè)余管理人員來(lái)進(jìn)行管理工作，并沒(méi)有做出完善的專職人才的選拔標(biāo)準(zhǔn)。相比于專業(yè)人士，業(yè)余管理者缺乏專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)檔案管理無(wú)法進(jìn)行深入的探討，以及工作熱情相當(dāng)?shù)拖隆Ａ硗?，業(yè)余管理者的選擇范圍更大，流動(dòng)性大，導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法更好與下一任對(duì)接，信息連貫性降低。即使有管理人才被企業(yè)招聘，但對(duì)其培訓(xùn)力度不足以及自身的素質(zhì)不高，無(wú)法更好帶動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展，缺乏實(shí)際與創(chuàng)新結(jié)合的思維。

二、新形勢(shì)下加強(qiáng)檔案管理工作的方法

（一）豐富檔案管理的法律內(nèi)涵

目前的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，企業(yè)一般采用法律手段保護(hù)自身利益。增強(qiáng)法律作用體現(xiàn)在一方面可為檔案管理提供有效的法律幫助，同時(shí)還可以利用法律手段規(guī)范檔案管理的制度，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)提高管理的質(zhì)量。改革開放后期，我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)多項(xiàng)文件來(lái)規(guī)范檔案管理制度，例如資料的收集、分類以及存檔等工作，加強(qiáng)法治建設(shè)。由于出臺(tái)的時(shí)間較為久遠(yuǎn)，其中內(nèi)容無(wú)法很好與現(xiàn)代的信息接軌。對(duì)此，除了法律文件支撐，應(yīng)充分利用檔案管理的資源來(lái)協(xié)助企業(yè)發(fā)展，發(fā)揮其信息價(jià)值?？蓮哪壳拔覈?guó)檔案管理的現(xiàn)狀分析，把握當(dāng)前檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，從而制定相應(yīng)的法律制度來(lái)規(guī)范。最為重要的是，檔案管理工作具有極大的靈活性，所以要根據(jù)不同地域特色來(lái)制定管理模式，從而滿足當(dāng)?shù)仄髽I(yè)對(duì)檔案資料的需求。

（二）提升檔案管理的質(zhì)量

檔案管理的技術(shù)水平隨著時(shí)代的發(fā)展，其要求也越來(lái)越高，提升的空間也很大。目前，急需解決的問(wèn)題是怎樣讓檔案管理工作添加信息技術(shù)相關(guān)內(nèi)容。作為檔案管理的核心人物，管理人員根據(jù)不同工作內(nèi)容的特性以及難易度，同時(shí)改變傳統(tǒng)的管理方式，從而實(shí)現(xiàn)管理先進(jìn)化與高質(zhì)量的工作目標(biāo)。同時(shí)人員本身還需補(bǔ)充自身專業(yè)知識(shí)，來(lái)挖掘檔案管理潛在的使用空間。企業(yè)各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)都必須加強(qiáng)凝聚力，并具有一定的耐心與決心來(lái)完成這一現(xiàn)代化的目標(biāo)，克服其中的困難。在檔案管理的基本工作中，例如收集、整理與存檔等，可將信息技術(shù)的內(nèi)容補(bǔ)充在各個(gè)環(huán)節(jié)之中，從而使兩者更好的融合。計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)在于用智能機(jī)器代替人工操作，減少人為錯(cuò)誤，從而加快資料查找的時(shí)間以及準(zhǔn)確性，大大降低企業(yè)的管理成本。

（三）加強(qiáng)檔案管理的制度規(guī)范

優(yōu)質(zhì)的檔案管理可為經(jīng)濟(jì)社會(huì)帶來(lái)便利，提供完善的經(jīng)濟(jì)信息等。根據(jù)市場(chǎng)的發(fā)展趨勢(shì)，調(diào)整檔案管理的內(nèi)容，充分弘揚(yáng)檔案管理的科學(xué)價(jià)值。在完成檔案管理的基本工作時(shí)，人員應(yīng)考慮當(dāng)代的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)選擇合適的檢索工具，從而高效提高檔案資料的質(zhì)量與水平。除了工作完成，還需有完備的監(jiān)督制度來(lái)監(jiān)控資料的完整性，尤其在處理重要的檔案資源。一個(gè)完整的管理制度還需有良好的客觀環(huán)境支持，例如完善檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施、調(diào)整檔案管理的模式以及措施等，從而營(yíng)造濃厚的工作氛圍。高效有序的制度管理不僅大大提高工作效率，也為社會(huì)作出貢獻(xiàn)。對(duì)此，作為檔案管理的一部分，管理人員應(yīng)加強(qiáng)自身的管理素質(zhì)，端正工作態(tài)度來(lái)協(xié)助企業(yè)的發(fā)展。

（四）加大對(duì)檔案管理人才的培訓(xùn)資金

從主觀來(lái)說(shuō)，檔案管理人員須與時(shí)俱進(jìn)。利用發(fā)達(dá)的信息交通工具來(lái)學(xué)習(xí)不同的檔案管理知識(shí)。例如可在圖書館或是社交軟件等途徑，獲取檔案管理的內(nèi)容，更新自身的管理思想?？蓞⒖紘?guó)外一些對(duì)企業(yè)的檔案管理改革成功的典型案例，從中汲取有用的信息，不斷創(chuàng)新自我。除了理論知識(shí)的豐富，管理人員還需多與各個(gè)部門進(jìn)行工作思想碰撞，從而更好實(shí)現(xiàn)檔案管理的各項(xiàng)工作的對(duì)接，保持資料的連貫性。從客觀來(lái)說(shuō)，企業(yè)要不斷加大資金投入，開展培訓(xùn)活動(dòng)來(lái)增強(qiáng)管理人才的競(jìng)爭(zhēng)能力。根據(jù)不同管理人才的素質(zhì)能力的特點(diǎn)，弄清工作完成的情況，制定不同的培訓(xùn)內(nèi)容以及培訓(xùn)模式等，從而更好切合管理人員的工作性質(zhì)，提高工作效率。同時(shí)也要意識(shí)到培訓(xùn)的作用是為了改善當(dāng)前管理人員的素質(zhì)，形成強(qiáng)大的人才支撐。

三、結(jié)束語(yǔ)

簡(jiǎn)而言之，新形勢(shì)下檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，滿足企業(yè)、社會(huì)的需求。同時(shí)檔案管理人員應(yīng)充分利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)工具，提升自身的創(chuàng)新能力，不斷完善管理制度，從而促進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]周虹.淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].科協(xié)論壇：下半月，2014，10（9）：159-161.

[2]劉影.淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].民營(yíng)科技，2014，6（3）：368-369.

[3]張?chǎng)?試論新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新[J].群文天地，2014，24（20）：204.