淺談公文標題寫作的規(guī)范化

李彬

摘要：公文是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書。標題是公文的眼睛，最能體現(xiàn)公文內(nèi)容的部分。準確、規(guī)范是標題寫作的基本要求，是體現(xiàn)公文質(zhì)量高低的重要標準。下面，簡單談?wù)勅绾我?guī)范公文標題寫作。

關(guān)鍵字：公文；標題；規(guī)范化

公文是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達指令、溝通信息的重要工具。標題是公文內(nèi)容的集中概括和直接體現(xiàn)，標題寫作是否準確、規(guī)范，直接影響到公文整體質(zhì)量和水平的高低，所以在寫作標題的過程中，一定要嚴格遵守準確、規(guī)范的原則。

一、公文標題的構(gòu)成要素

2012年4月16日，中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布《黨政機關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》），對公文寫作與處理工作提出了具體要求。其中，第三章第九條規(guī)定：“公文標題由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種組成”。

（一）發(fā)文機關(guān)名稱。

發(fā)文機關(guān)是公文擬制、發(fā)布的機關(guān)，位于公文標題的第一部分，在書寫時要寫明全稱或規(guī)范化簡稱。比如：《××省發(fā)展改革委員會關(guān)于××的通知》，也可以寫成《××省發(fā)展改革委關(guān)于××的通知》。另外，標題中的發(fā)文機關(guān)在滿足一定條件的基礎(chǔ)下可以省略，就是在一份公文版面上至少有兩處以上完整體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)名稱。比如：××單位擬制一份通知，在正文落款處有完整發(fā)文機關(guān)名稱，加蓋印章上有發(fā)文機關(guān)名稱，這樣就滿足了兩處完整體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的條件，再加上眉首上的發(fā)文機關(guān)標識，標題完全可以省略發(fā)文機關(guān)名稱，直接寫成關(guān)于××的通知。

（二）事由。

事由是對公文內(nèi)容的提煉和概括，是標題寫作的核心部分。在提煉事由時要做到準確、簡潔，既要反映出公文核心內(nèi)容，也不能過于冗長繁瑣，讓讀者抓不住重點。比如：《××局關(guān)于認真貫徹落實×發(fā)[××××]××號文件精神，積極組織領(lǐng)導(dǎo)干部下基層調(diào)研，保證轉(zhuǎn)變干部工作作風的情況的報告》。另外，在提煉事由時要注意與后面的文種相呼應(yīng)。不要畫蛇添足的使用一些修飾文種的詞，比如：《××局關(guān)于申請××××的請示》、《××市關(guān)于報送××××的報告》、《××廳關(guān)于××××的重要通知》。

事由提煉最能體現(xiàn)公文的水平，也是公文寫作者最需要提高的能力。對于公文事由的提煉需要做到幾點。一是事由提煉要具備嚴謹性。事由直接反映公文內(nèi)容，每一個詞語的使用都要精心挑選，既符合內(nèi)容要求，又符合語法要求，哪怕是一個助詞或介詞。比如標題中最常用的介詞是關(guān)于，對于這個詞的用法要注意，不是所有標題都要使用關(guān)于，使用時要確定符合公文主題。二是事由提煉要具備簡約性。公文標題的最大特點就是要收文者一目了然，清楚明白。簡約性就是要求提煉公文標題時必須高度概括、言簡意賅。特別是對于一些轉(zhuǎn)發(fā)性公文，被批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文的原標題比較長，或是層層轉(zhuǎn)發(fā)的公文，更要注意簡約性。三是事由提煉要具備精準性。準確是公文寫作的基本要求，標題寫作更需要精準無誤，讓讀者看一眼標題就能完全正確的領(lǐng)會發(fā)文目的和意圖。正所謂“一字入公文，九牛拔不出”，公文標題中一旦出現(xiàn)錯別字或方向、法規(guī)錯誤，其后果十分嚴重，必須引起高度重視。四是事由提煉要具備美感性。公文標題是公文的眼睛，是第一個進入收文者視線的部分，反映著公文的核心內(nèi)容，也代表著公文的形象。在排列構(gòu)建上既要符合《黨政機關(guān)公文處理工作條例》、《黨政機關(guān)公文格式》的要求，也要注意美感，讓人看著方便、舒服。最好是排列成梯形或菱形。

（三）文種。

《條例》第二章第八條規(guī)定：公文種類主要有決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函和紀要等15個文種。這15個文種按照行文方式可以分為上行文、下行文和平行文。其中，有幾對文種在實際操作中比較容易混淆，要認真區(qū)分，比如：請示（適用于向上級機關(guān)請求指示、批準）和報告（適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、回復(fù)上級機關(guān)詢問）。二者的共同點都是上行文，都需要想上級機關(guān)就某項事情做匯報；最大的區(qū)別在于請示需要事前請示，需要上級接到后給予回復(fù)。報告則是事前、事中、事后都可以，上級接到后一般采取閱存方式，不予回復(fù)。所以，《條例》第四章第十五條規(guī)定：“請示應(yīng)當一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項”。類似的還有決議和決定、公告和通告，一定要注意區(qū)分。

二、公文標題的標準格式

根據(jù)中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《黨政機關(guān)公文處理工作條例》的相關(guān)規(guī)定，2012年同時出臺了《黨政機關(guān)公文格式》（以下簡稱《格式》）。《格式》規(guī)定：“公文標題一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應(yīng)當使用梯形或菱形?！?這就要求我們在書寫標題時要控制字數(shù)，一般不要超過四行，在回行斷句時，要注意句意完整，不能產(chǎn)生歧義，在排列式樣時，保持美觀、實用。

總而言之，公文標題寫作時既要確保發(fā)文機關(guān)、事由和文種三要素齊備、準確，又要嚴格按照《格式》中的要求排列布局，讓公文標題寫作更加規(guī)范化。