高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的思考與建議

袁星++李軍鋒++劉偉++劉金揚(yáng)

摘 要：高校作為大型法人組織，在人員構(gòu)成、業(yè)務(wù)集群等方面有著多元化的特點(diǎn)，信息化建設(shè)在高校日常行政管理工作中起著至關(guān)重要的作用，正在并將繼續(xù)引發(fā)高校管理思想、管理體制、管理內(nèi)容和管理方法的重大變革。其中，辦公自動(dòng)化作為現(xiàn)代化的管理手段，對(duì)其應(yīng)用的程度已經(jīng)成為衡量高校管理水平的重要指標(biāo)之一?？v觀國(guó)內(nèi)各高校，在辦公自動(dòng)化建設(shè)方面與世界一流大學(xué)還有一定的差距。文章從人員、管理、技術(shù)三個(gè)方面系統(tǒng)分析了我國(guó)高校辦公自動(dòng)化發(fā)展的制約因素，并針對(duì)上述原因提出了改進(jìn)對(duì)策，為后續(xù)高校辦公自動(dòng)化建設(shè)提供借鑒，從而不斷推進(jìn)高校信息化建設(shè)工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；信息化建設(shè)；辦公自動(dòng)化

中圖分類號(hào)：G472.1 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-8454（2017）11-0048-04

一、前言

信息時(shí)代到來(lái)后，高校把信息化建設(shè)作為學(xué)校發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，信息化建設(shè)水平已成為一所高校形象和地位的重要標(biāo)志之一。辦公自動(dòng)化是高校行政管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容，也是衡量高校行政管理建設(shè)水平的重要指標(biāo)。辦公自動(dòng)化應(yīng)用興起于20世紀(jì)60年代的美國(guó)，70年代獲得快速推廣，并于80年代開(kāi)始傳入我國(guó)。經(jīng)過(guò)近40年的發(fā)展，已在我國(guó)政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位中廣泛運(yùn)用。辦公自動(dòng)化應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)顯著，極大地改善了原有的辦公模式，如降低了辦公成本、減少了人為失誤、提高了工作效率、規(guī)范了工作流程、協(xié)調(diào)了部門關(guān)系、強(qiáng)化了業(yè)務(wù)集成、改進(jìn)了人員觀念、轉(zhuǎn)變了管理方式、強(qiáng)化了服務(wù)意識(shí)等等。大學(xué)作為先進(jìn)科技和先進(jìn)文化的重要策源地，紛紛投入力量進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)，特別是985、211等高校均已建成了各類辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。目前，國(guó)內(nèi)各高校辦公自動(dòng)化的建設(shè)進(jìn)度各異，其過(guò)程中也存在一些問(wèn)題，值得進(jìn)一步的分析與總結(jié)。本文通過(guò)總結(jié)歸納高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，提出對(duì)策與建議，為兄弟高校后續(xù)進(jìn)行辦公自動(dòng)化建設(shè)提供有益借鑒。

二、高校辦公自動(dòng)化建設(shè)普遍存在的影響因素

高校辦公自動(dòng)化建設(shè)從引入我國(guó)到現(xiàn)在已有近40年的歷史，但相比歐美一流高校較為智能的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，國(guó)內(nèi)大部分高校的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還停留在事務(wù)型系統(tǒng)的水平，僅有少數(shù)幾所高校實(shí)現(xiàn)了信息管理型的辦公自動(dòng)化。而在支撐學(xué)校重大決策、提煉辦學(xué)核心指標(biāo)、動(dòng)態(tài)反映整體辦學(xué)狀況等方面，國(guó)內(nèi)高校幾乎鮮有實(shí)踐。具體來(lái)看，本文認(rèn)為主要存在人員、管理和技術(shù)等三方面的影響因素。

1.人員的影響因素

第一，認(rèn)識(shí)不到位。國(guó)內(nèi)高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)發(fā)展的核心瓶頸在于系統(tǒng)使用者對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)還不到位，對(duì)智能辦公的功能延展和迭代缺乏理解。事實(shí)上，辦公自動(dòng)化建設(shè)一方面需要有先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件系統(tǒng)和相關(guān)的軟件系統(tǒng)，軟硬件系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的手段工具，是辦公自動(dòng)化的“形”；另一方面需要建立相應(yīng)的管理機(jī)制、管理辦法和管理系統(tǒng)，是一所高校管理理念和管理文化的體現(xiàn)，是辦公自動(dòng)化的“神”。因此單純用錢購(gòu)買，是無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，頂多也就是“形似神不似”。也正因?yàn)槠涠獙傩裕环矫孓k公自動(dòng)化系統(tǒng)需要隨著新的軟硬件技術(shù)發(fā)展而發(fā)展，另一方面隨著用戶業(yè)務(wù)內(nèi)容和功能應(yīng)用的變更，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)自身也需要演化和升級(jí)。因此辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)該是有生命周期的，而日常維護(hù)和升級(jí)改造是其生命周期的必然過(guò)程。這就需要用戶不斷地迭代、改進(jìn)系統(tǒng)。

第二，管理者的重視程度不一。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)是學(xué)校行政管理體系的核心節(jié)點(diǎn)，也是學(xué)校行政工作運(yùn)行的中樞。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用中，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的使用習(xí)慣和使用頻率對(duì)辦公自動(dòng)化推進(jìn)程度至關(guān)重要。目前，國(guó)內(nèi)一些高校辦公自動(dòng)化建設(shè)較好，與學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)干部積極廣泛參與其中有著密切的關(guān)系。但總的來(lái)看，國(guó)內(nèi)高校自動(dòng)化辦公的推廣和升級(jí)還需要進(jìn)一步調(diào)動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)干部參與的積極性。

第三，使用者的個(gè)人素質(zhì)有待提升。機(jī)關(guān)辦公人員的自動(dòng)化辦公習(xí)慣和技能也是決定辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能否實(shí)現(xiàn)有序高效的核心要素。應(yīng)當(dāng)看到的是，國(guó)內(nèi)高校在機(jī)關(guān)辦公人員信息化和自動(dòng)化辦公技能的培訓(xùn)和要求上已經(jīng)取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，但傳統(tǒng)的辦公方式和辦公習(xí)慣對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的發(fā)展仍然存在一定的制約作用。

2.管理的影響因素

第一，頂層設(shè)計(jì)缺乏，規(guī)劃管理不足。由于辦公自動(dòng)化是“舶來(lái)品”，最早是學(xué)校各部門根據(jù)提升本部門的業(yè)務(wù)能力的需求，各自開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，這種自下而上的建設(shè)模式，在功能集成和統(tǒng)一管理的階段出現(xiàn)了三個(gè)方面的問(wèn)題。首先是集成困難。隨著信息化建設(shè)的推廣，學(xué)校各部門均有相應(yīng)的業(yè)務(wù)子系統(tǒng)，但由于開(kāi)發(fā)企業(yè)的不同，缺乏統(tǒng)一的對(duì)接標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)共享和交換困難，形成了一個(gè)又一個(gè)的信息孤島。其次是重復(fù)建設(shè)。因缺失有效的組織，各部門在開(kāi)發(fā)各自業(yè)務(wù)系統(tǒng)時(shí)，存在追大求全的現(xiàn)象，不少功能業(yè)務(wù)模塊都在重復(fù)建設(shè)，而且因標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，無(wú)法整合形成統(tǒng)一的信息共享平臺(tái)，存在極大的浪費(fèi)。再次是定位不高。各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)主要按照部門職能管理來(lái)進(jìn)行，往往缺少全局觀，主動(dòng)考慮服務(wù)師生的較少，因而普通一線教師參與度不高，系統(tǒng)用戶粘性差；不僅如此，各部門在開(kāi)發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)時(shí)視野僅局限在一個(gè)部門，缺少一個(gè)全校性的統(tǒng)一辦公平臺(tái)，因而很難實(shí)現(xiàn)全校各部門的協(xié)同辦公。

第二，標(biāo)準(zhǔn)體系尚未統(tǒng)一，制度化建設(shè)缺乏指導(dǎo)。首先，高校辦公自動(dòng)化作為國(guó)家大數(shù)據(jù)運(yùn)用的一個(gè)分支，理應(yīng)參照國(guó)家相關(guān)規(guī)定來(lái)治理。但是目前國(guó)家對(duì)數(shù)據(jù)主權(quán)、數(shù)據(jù)立法和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)尚未有明確的規(guī)定，存在政策的空白?，F(xiàn)行制度均是各個(gè)學(xué)校依據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，出臺(tái)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、管理制度及體系，還很不健全。其次，辦公自動(dòng)化是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，既包括軟硬件設(shè)備因素，又包含著制度決策因素，因而建立高效完善的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，需要“軟硬兼施”。但目前不少高校的工作重心集中在網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的采購(gòu)和軟件的開(kāi)發(fā)，對(duì)管理機(jī)制和管理辦法思考得較少，往往是出現(xiàn)了各種問(wèn)題，再事后整改，亡羊補(bǔ)牢。再次，系統(tǒng)啟動(dòng)建設(shè)時(shí)，各部門幾乎都是將原有的線下辦公流程直接挪到了網(wǎng)上，辦公管理模式依然是過(guò)去的條塊管理模式，然而隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，許多流程還有優(yōu)化的空間，可以創(chuàng)造出便于服務(wù)師生的基于工作流的項(xiàng)目管理模式，但前提是必須重新劃分各單位的職能范圍，同時(shí)也一定會(huì)出現(xiàn)過(guò)去不存在的流程審批職能，也需要重新明晰各職能部門的責(zé)任與義務(wù)。最后，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)缺乏操作監(jiān)督和效能反饋。系統(tǒng)建好后，使用情況如何、使用人數(shù)多少等情況，關(guān)注度不夠，沒(méi)有問(wèn)責(zé)機(jī)制，對(duì)延時(shí)辦理的行為缺乏警示，造成工作未能在規(guī)定或承諾時(shí)限內(nèi)辦結(jié)。這樣則無(wú)法展現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，也無(wú)益于系統(tǒng)的改進(jìn)和優(yōu)化，更喪失了通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)促進(jìn)學(xué)校管理提升的可能性。

第三，科學(xué)管理不夠，協(xié)同建設(shè)不足。高校辦公自動(dòng)化建設(shè)過(guò)程也是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不僅涉及行政辦公、教育教學(xué)管理、科研管理等全校各個(gè)業(yè)務(wù)部門，需要滿足各部門的業(yè)務(wù)需求；同時(shí)涵蓋了需求調(diào)研、推進(jìn)步驟、開(kāi)發(fā)模式、實(shí)施方式、培訓(xùn)模式、運(yùn)行維護(hù)等多個(gè)建設(shè)環(huán)節(jié)，需要科學(xué)合理的安排。因此高校辦公自動(dòng)化的具體實(shí)施不僅要結(jié)合學(xué)校工作目標(biāo)的實(shí)際需要，同時(shí)也需要充分考慮信息技術(shù)的實(shí)現(xiàn)可能，不斷修改、補(bǔ)充、調(diào)整方案，否則容易出現(xiàn)開(kāi)始階段一哄而起，最后階段一哄而散的尷尬局面。

3.技術(shù)的影響因素

第一，基礎(chǔ)條件方面。良好的基礎(chǔ)設(shè)施條件有利于實(shí)現(xiàn)大量數(shù)據(jù)的共享和網(wǎng)上信息傳遞，為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)提供了強(qiáng)有力的支持。近年來(lái)，高校在校園網(wǎng)建設(shè)方面投入了大量經(jīng)費(fèi)，數(shù)字化校園平臺(tái)建設(shè)日趨成熟；同時(shí)高校購(gòu)置了大量的計(jì)算機(jī)、電話、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀和數(shù)碼攝錄等辦公設(shè)備，硬件條件保障非常到位。但是在軟件技術(shù)基礎(chǔ)保障方面，各學(xué)校差距較大。網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)是辦公自動(dòng)化的核心技術(shù)，也是辦公自動(dòng)化建設(shè)的基礎(chǔ)。目前數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)各高校的水平高低不一，這也是影響高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的重要因素。

第二，信息安全方面。高校辦公自動(dòng)化的安全風(fēng)險(xiǎn)主要來(lái)自三個(gè)方面。首先，主要是硬件安全的風(fēng)險(xiǎn)，由于系統(tǒng)使用必須與因特網(wǎng)的校內(nèi)服務(wù)器頻繁連接，并配套安裝一些應(yīng)用軟件和程序，因此系統(tǒng)被破壞、被攻擊的概率也大大增加。其次，主要是信息安全的風(fēng)險(xiǎn)，辦公系統(tǒng)的信息量非常大，但不同人員對(duì)信息了解和處置的權(quán)力不同，如何讓應(yīng)當(dāng)知曉人知情，讓不應(yīng)知曉人無(wú)法了解。再次，主要是保密工作防范。目前不少高校不僅探索科學(xué)的前沿，也在服務(wù)國(guó)家的戰(zhàn)略需求，參與大量涉密課題的研究，保密也是不可忽視的重要問(wèn)題。

第三，新技術(shù)和新理念的使用。目前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)遍布各行各業(yè)，網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)變化日新月異，如何與新技術(shù)接軌，使辦公自動(dòng)化更加智能；同時(shí)伴隨新的管理理念的產(chǎn)生，如何通過(guò)技術(shù)服務(wù)促進(jìn)管理的改進(jìn)，這些都是影響高校辦公自動(dòng)化層次提升的重要突破點(diǎn)。

三、高校辦公自動(dòng)化建設(shè)的對(duì)策與思考

1.提高認(rèn)識(shí)，更新理念

辦公自動(dòng)化是一種新的工作理念和工作習(xí)慣，是信息社會(huì)深度發(fā)展的必然。因此高校的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)此應(yīng)有深刻的認(rèn)識(shí)，并高度重視和帶頭實(shí)踐，通過(guò)頂層設(shè)計(jì)、根據(jù)實(shí)際情況分類分步實(shí)施建設(shè)。對(duì)于那些已經(jīng)取得一定建設(shè)成果的高校，應(yīng)把重點(diǎn)放在如何提升辦公自動(dòng)化的層次，通過(guò)現(xiàn)有系統(tǒng)的升級(jí)改造，逐步統(tǒng)一信息化的標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)打通多系統(tǒng)的信息共享，構(gòu)建全校的辦公自動(dòng)化統(tǒng)一平臺(tái)，逐步由事務(wù)型或信息管理型向支撐決策型轉(zhuǎn)變；而對(duì)于尚未建設(shè)辦公自動(dòng)化的高校，則可充分發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢(shì)，精心統(tǒng)籌。重點(diǎn)在于頂層設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)制定、意識(shí)養(yǎng)成三個(gè)方面，以事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用開(kāi)始，逐步拓展功能，快速提升學(xué)校的辦公自動(dòng)化層次。

2.頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)籌開(kāi)發(fā)

第一，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化的頂層設(shè)計(jì)。將辦公自動(dòng)化的各個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)納入學(xué)校信息化建設(shè)的整體方案，建設(shè)全校各部門共用的統(tǒng)一平臺(tái)。把“資源共享、協(xié)同辦公、科學(xué)決策”的設(shè)計(jì)理念融入到系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的各個(gè)環(huán)節(jié)。第二，提高系統(tǒng)功能的可擴(kuò)展性。不僅在工作流程方面實(shí)現(xiàn)“流程引擎”的功能，要求能夠根據(jù)工作的需要，個(gè)性化設(shè)定流程，可輕松實(shí)現(xiàn)流程的擴(kuò)展與修改完善；而且在功能模塊方面，現(xiàn)實(shí)根據(jù)工作進(jìn)展的需要快速零編程完成功能擴(kuò)充和需求變更，有力支撐系統(tǒng)的自身演進(jìn)和二次開(kāi)發(fā)。第三，完善系統(tǒng)建設(shè)的集成性。系統(tǒng)建設(shè)滿足國(guó)家數(shù)字校園信息標(biāo)準(zhǔn)，采用數(shù)字門戶統(tǒng)一認(rèn)證和統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，與校內(nèi)其他系統(tǒng)接口統(tǒng)一，方便日后全校數(shù)據(jù)集成，無(wú)障礙進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，打破信息孤島。

3.科學(xué)安排，把握節(jié)奏

加強(qiáng)辦公自動(dòng)化建設(shè)的過(guò)程管理，需要科學(xué)安排，把握節(jié)奏。合理安排好建設(shè)之初、建設(shè)過(guò)程中和建設(shè)之后的各項(xiàng)任務(wù)。建設(shè)之初，重點(diǎn)在通過(guò)廣泛調(diào)研，梳理自身需求，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況和技術(shù)現(xiàn)實(shí)可能，確定學(xué)校的建設(shè)目標(biāo)。建設(shè)過(guò)程中，重點(diǎn)在于分期實(shí)施逐步擴(kuò)展。對(duì)于應(yīng)用模塊的建設(shè)，把握“先共性、后個(gè)性”的原則，優(yōu)先考慮各部門要求一致的共性模塊，并滿足各模塊的業(yè)務(wù)要求。對(duì)于各業(yè)務(wù)單元的個(gè)性化應(yīng)用需求，安排在共性模塊實(shí)施完畢后逐步建設(shè)。對(duì)于業(yè)務(wù)流程的建設(shè)，執(zhí)行“先固化、后優(yōu)化”的原則，在初步實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)上，再對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化，提升管理水平，以保證項(xiàng)目的順利推進(jìn)。建設(shè)完成后，重點(diǎn)在于運(yùn)行調(diào)試和系統(tǒng)培訓(xùn)。系統(tǒng)需要不斷運(yùn)行調(diào)試，不斷迭代修改，不斷接近理想狀態(tài)，同時(shí)廣泛系統(tǒng)地開(kāi)展培訓(xùn)，盡快讓各級(jí)人員熟悉使用。特別注意的是在系統(tǒng)完成后，技術(shù)服務(wù)部門要分散到各個(gè)單位，提供技術(shù)服務(wù)保障，初期重點(diǎn)解決計(jì)算機(jī)或軟件兼容等非系統(tǒng)本身的問(wèn)題，將非系統(tǒng)本身的影響因素降到最低，讓廣大師生能夠以最短的時(shí)間接受并實(shí)踐使用。

4.構(gòu)建機(jī)制，完善運(yùn)行

第一，可以通過(guò)組建信息化管理委員會(huì)等組織形式。打通學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、主要業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)和推廣專業(yè)隊(duì)伍之間的組織溝通渠道。第二，合理配置主責(zé)單位?？梢圆捎眯姓k公樞紐部門（如學(xué)校辦公室）和技術(shù)支撐部門（如信息中心）共同負(fù)責(zé)模式。學(xué)校辦公室側(cè)重在業(yè)務(wù)需求和功能模塊的運(yùn)行管理方面，信息中心則主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)的技術(shù)支持。與此同時(shí)，通過(guò)CIO信息化管理體系，明確學(xué)校各個(gè)部門的信息化工作負(fù)責(zé)人配合學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)工作，以及協(xié)調(diào)本部門信息化系統(tǒng)與學(xué)校系統(tǒng)的銜接工作。第三，完善制度建設(shè)。為加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的規(guī)范運(yùn)行，出臺(tái)相應(yīng)管理文件，明確系統(tǒng)管理和使用權(quán)責(zé)，對(duì)工作人員正常、準(zhǔn)確、安全地使用系統(tǒng)，提出具體要求。

5.加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)

一個(gè)全校性的通用數(shù)據(jù)庫(kù)是高效辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)，也是決策支持型系統(tǒng)必須滿足的條件。目前不少學(xué)校因歷史等多方面原因，數(shù)據(jù)庫(kù)不統(tǒng)一，形成了眾多信息孤島，無(wú)法形成統(tǒng)一的信息展示平臺(tái)，難以獲取全面準(zhǔn)確的信息，無(wú)法滿足決策支撐的需求。不僅如此，各業(yè)務(wù)子系統(tǒng)應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)將隨著新應(yīng)用的不斷產(chǎn)生而迅速增多，造成大量數(shù)據(jù)冗余，給數(shù)據(jù)維護(hù)和集成帶來(lái)極大的困難，成為了高校辦公自動(dòng)化層次的瓶頸。建議通過(guò)技術(shù)和管理兩方面解決途徑。一方面采用升級(jí)替換，建立數(shù)據(jù)交換協(xié)議和數(shù)據(jù)接口，以及通過(guò)集成平臺(tái)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用的集成。通過(guò)分布式模式的設(shè)計(jì)架構(gòu)，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)只需要通過(guò)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換平臺(tái)與共享數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，實(shí)現(xiàn)平臺(tái)數(shù)據(jù)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)之間的動(dòng)態(tài)和同步更新，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間則相對(duì)獨(dú)立，松散耦合。另一方面施行信息化“歸一路線”管理，即統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理。平臺(tái)數(shù)據(jù)建設(shè)中則遵循“誰(shuí)生產(chǎn)，誰(shuí)維護(hù)”的原則，所有數(shù)據(jù)均只有唯一維護(hù)者，從而保障全校數(shù)據(jù)的一致性、完整性和準(zhǔn)確性。開(kāi)發(fā)“公共標(biāo)準(zhǔn)維護(hù)”模塊，提供信息編碼規(guī)范的維護(hù)功能，能方便快速地展現(xiàn)和維護(hù)學(xué)校實(shí)際執(zhí)行的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。

6.加強(qiáng)安全性建設(shè)

積極加強(qiáng)安全建設(shè)，構(gòu)筑硬件安全、信息安全和保密安全的三位一體安全防范體系。第一，加強(qiáng)硬件的安全防范，及時(shí)完善和升級(jí)學(xué)校服務(wù)器、防火墻、上網(wǎng)行為管理產(chǎn)品的性能，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定和可靠，防止黑客的攻擊。第二，加強(qiáng)信息安全防范。通過(guò)加強(qiáng)軟硬件的備份，提高容災(zāi)備份的能力，保障數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全；通過(guò)痕跡保留、流程跟蹤和權(quán)限控制等內(nèi)控機(jī)制，保障數(shù)據(jù)操作安全；通過(guò)與學(xué)校統(tǒng)一認(rèn)證平臺(tái)綁定等加密傳輸手段，保障數(shù)據(jù)傳輸安全。第三，加強(qiáng)保密安全防范。明確上網(wǎng)不涉密、涉密不上網(wǎng)的原則。學(xué)校線上與線下相結(jié)合，保留紙質(zhì)運(yùn)轉(zhuǎn)體系，一方面所有涉密材料和敏感材料均通過(guò)線下紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)運(yùn)行；另一方面也是一種安全備份，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)存在問(wèn)題時(shí)，線下流轉(zhuǎn)便成了應(yīng)急處置的一套方案。

7.加強(qiáng)新技術(shù)、新理念的運(yùn)用

第一，加大對(duì)移動(dòng)端的開(kāi)發(fā)利用。隨著智能手機(jī)、iPad等智能設(shè)備的日漸普及，以及對(duì)移動(dòng)設(shè)備處理事務(wù)的逐步依賴，部分高校同步開(kāi)發(fā)了移動(dòng)辦公終端APP，大幅提高了辦公機(jī)動(dòng)性。首先，移動(dòng)端對(duì)待辦待閱事務(wù)主動(dòng)推送消息，無(wú)需登錄即可接受提示。其次，在功能設(shè)計(jì)方面，鑒于移動(dòng)設(shè)備屏幕相對(duì)較小的局限性，移動(dòng)端的定位在于滿足審批、查閱的需要，因而重點(diǎn)開(kāi)發(fā)了日常文件的審批流轉(zhuǎn)與信息查閱功能。再次，加強(qiáng)移動(dòng)辦公終端安全措施，進(jìn)行VPN認(rèn)證聯(lián)接。同時(shí)移動(dòng)端辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)只儲(chǔ)存在學(xué)校服務(wù)器中，手機(jī)端不進(jìn)行相關(guān)資料的存儲(chǔ)，并在退出軟件時(shí)，自動(dòng)清空緩存，刪除操作痕跡，最大限度地確保信息安全。

第二，加強(qiáng)知識(shí)管理模塊的開(kāi)發(fā)利用。在高校管理中，智慧成果等無(wú)形資產(chǎn)的管理、傳承與有形資產(chǎn)管理同等重要，部分學(xué)校在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)引入了知識(shí)管理模塊，將學(xué)校發(fā)展過(guò)程中的核心知識(shí)、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)積累下來(lái)，建立知識(shí)管理分類、知識(shí)積累渠道、知識(shí)運(yùn)用管道等知識(shí)管理模塊，讓知識(shí)源于工作、用于工作。這一模塊為各級(jí)用戶提供基于網(wǎng)絡(luò)文件存儲(chǔ)和安全共享服務(wù)，通過(guò)設(shè)置不同的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)學(xué)校學(xué)院重大會(huì)議活動(dòng)文稿資料的上傳、下載、查閱、存檔等，同時(shí)從工作應(yīng)用的角度思考知識(shí)的展現(xiàn)，加大有效知識(shí)積累和重復(fù)知識(shí)的篩查，避免成為知識(shí)“垃圾場(chǎng)”。知識(shí)管理模塊的推進(jìn)程度也決定了決策型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)程度。

綜上所述，辦公自動(dòng)化建設(shè)是高校自身建設(shè)、改革發(fā)展的必然要求，也是高校實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代管理和科學(xué)決策的重要手段。高校辦公自動(dòng)化建設(shè)程度已是高校綜合實(shí)力和管理水平的重要指標(biāo)之一，同時(shí)高校辦公自動(dòng)化建設(shè)更是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、長(zhǎng)期性的工作，需要人們?cè)谒季S和管理上有一個(gè)深層次的轉(zhuǎn)變。通過(guò)辦公自動(dòng)化建設(shè)不斷推動(dòng)高校信息化建設(shè)發(fā)展是高校深入進(jìn)行管理體制改革的重要舉措。因此各校應(yīng)結(jié)合自身情況，開(kāi)發(fā)與自身文化和管理理念相匹配的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，建立健全行政管理、服務(wù)信息化工作的實(shí)施平臺(tái)和體制機(jī)制，進(jìn)而有效整合學(xué)校資源，提升管理水平，以智能高效的行政辦公體系支撐服務(wù)好“雙一流大學(xué)”建設(shè)。

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（編輯：王天鵬）