淺談高校檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

摘要：高等教育的不斷發(fā)展對高校管理工作提出了更高的要求，作為高校管理重要組成部分的檔案管理工作，其意義也在不斷凸顯。而高校檔案的優(yōu)質(zhì)管理則離不開高素質(zhì)的檔案管理人員。本文結(jié)合當(dāng)下存在于高校檔案管理人員群體中的問題，簡要討論了提高其素質(zhì)的途徑，以供日后參考。

關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 素質(zhì)建設(shè)

高校檔案是指高校在日常管理活動中直接形成的對學(xué)生、教職工、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。在實際的檔案管理工作中，筆者發(fā)現(xiàn)檔案管理人員的素質(zhì)對管理工作的成效具有關(guān)鍵性影響。因此只有了解當(dāng)下高校檔案管理人員現(xiàn)狀剖析各種問題，不斷加強(qiáng)高校檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)，才能使其更好地為檔案管理工作服務(wù)，推動高校內(nèi)涵發(fā)展。

一、當(dāng)下存在于高校檔案管理人員群體中的問題

（一）整體文化水平偏低

長期以來，高校對于檔案管理工作的重要性缺乏科學(xué)的認(rèn)識，以致于對其重視程度不夠。高校檔案管理人員并非科班出身或缺乏完備的專業(yè)知識是該行業(yè)目前的通病，而不少高校甚至長期依賴于臨時招聘。這一現(xiàn)象帶來的直接影響就是高校檔案管理人員科學(xué)、文化、思想素質(zhì)水平偏低，這就引發(fā)了下文提到的一系列相關(guān)的編制問題、檔案管理人員責(zé)任心與工作能力水平較低等問題，同時也與高校管理人員整體文化水平不符，與當(dāng)下高校謀求順應(yīng)信息化潮流發(fā)展的步伐不一致。

（二）編制問題

正如筆者在上文所言，大多數(shù)高校由于對該崗位的重要性認(rèn)識不足，多采用臨時兼職人員而非專職人員擔(dān)任檔案管理工作人員。而兼職人員的身份所具有的較大的崗位流動性，在一定程度上使得這些臨時招聘的人員失去長期在崗位工作積累經(jīng)驗的機(jī)會。

（三）責(zé)任心與工作能力較低

由于缺乏專業(yè)的檔案管理知識做支撐以及作為臨時兼職的工作身份，高校檔案管理人員對于自身工作缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)精神以及相應(yīng)的工作熱情，難以應(yīng)對工作中可能出現(xiàn)的繁瑣或是困難的狀況。不僅如此，信息化時代的到來對高校檔案管理人員提出了更新更高的要求，這又要求其有不斷更新自身知識水平的能力。然而這對于高校管理人員中部分缺乏基礎(chǔ)專業(yè)知識以及工作熱情者來說，無疑難上加難，而這又將反過來桎梏高校檔案管理的發(fā)展，最終會成為高校發(fā)展的絆腳石。

二、提高高校檔案管理人員素質(zhì)的措施

（一）進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)

提升高校檔案管理人員素質(zhì)的根本措施是以正式崗位招收具有專業(yè)管理知識素養(yǎng)的人才，然而在現(xiàn)階段下實現(xiàn)這個目標(biāo)卻是難上加難，因此高?？梢赃x擇在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，通過職業(yè)培訓(xùn)的方式提高其專業(yè)素養(yǎng)。

同時為了適應(yīng)社會進(jìn)步對信息提出的新的需求，高校應(yīng)該著重增強(qiáng)檔案管理人員的信息意識。作為高校信息的集中收集存儲的場所，檔案管理人員應(yīng)具備敏銳的的信息意識與信息鑒別能力，從而能在信息井噴的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下做到既快速又準(zhǔn)確地收集檔案信息，并且根據(jù)信息資源的特點(diǎn)與高校對于信息的需求來組織和開發(fā)檔案信息。而為了與這些能力相適應(yīng)，具備一定程度的計算機(jī)技術(shù)操作能力等也尤為重要。目前高校檔案室大多都已配備以相應(yīng)的電子設(shè)備，文件也陸續(xù)實現(xiàn)電子化存儲，逐步向數(shù)字化管理的方向發(fā)展。這又對檔案管理人員提出新的要求：熟練掌握計算機(jī)操作、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息檢索技術(shù)等。

（二）進(jìn)行思想文化素質(zhì)教育

對高校檔案管理人員的思想素質(zhì)教育包括多個方面，如職業(yè)道德教育、個人素質(zhì)教育等。

由于檔案工作性質(zhì)的繁瑣與無味性，高校檔案管理人員愛崗敬業(yè)，樂于奉獻(xiàn)的精神就顯得較為重要——這就要求檔案管理人員具有堅韌的毅力與細(xì)致入微不厭其煩的責(zé)任心。因此高校可以定期或不定期舉辦相應(yīng)的宣傳講座、組織檔案管理人員向愛崗敬業(yè)模范學(xué)習(xí)，在全單位營造良好的職業(yè)氛圍，逐步提高檔案管理人員思想素質(zhì)水平。除此之外，較高的文化素養(yǎng)與思想素養(yǎng)相輔相成，檔案管理人員并不是簡單的信息搬運(yùn)工，因為只有在了解檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上才能準(zhǔn)確分類組卷、清晰地進(jìn)行檔案保管資料的編寫。因此高校應(yīng)鼓勵檔案管理人員博采眾長，運(yùn)用豐富的科學(xué)文化知識武裝自己。

（三）進(jìn)行法治教育提高政治素質(zhì)

首先，檔案管理工作具有很強(qiáng)的保密性，這就需要培養(yǎng)高校檔案管理人員樹立保密意識，明確保守檔案秘密、維護(hù)檔案的完整與安全是其義不容辭的職責(zé)。高校在日常管理中應(yīng)重視法治觀念的宣傳與普及，確保檔案管理人員了解與此相關(guān)的法律法規(guī)，明確應(yīng)該嚴(yán)格保守秘密的內(nèi)容與領(lǐng)域，使其了解到觸犯這些規(guī)定的后果，從而盡可能降低由于檔案管理人員法律意識的缺乏帶來的損失。

不僅如此，部分檔案管理人員工作責(zé)任心的缺失也是其法律意識不強(qiáng)、政治素質(zhì)較低的體現(xiàn)。這就體現(xiàn)出加強(qiáng)對其進(jìn)行黨的路線、方針、政策和科學(xué)發(fā)展觀等內(nèi)容教育的重要性，以及使其具有組織紀(jì)律性的必要性。

三、結(jié)語

高校檔案管理水平的提高離不開高素質(zhì)的檔案管理人員。為適應(yīng)高校檔案事業(yè)發(fā)展必須加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)，而只有當(dāng)這些檔案管理人員具有扎實的專業(yè)知識、過硬的政治素養(yǎng)和良好的思想文化素質(zhì)，才能進(jìn)一步提高檔案管理水平，從而為高校的發(fā)展提供基礎(chǔ)性保證，開創(chuàng)高校檔案工作新局面。

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（作者簡介：張敦潤，本科，青島大學(xué)，職稱：工程師，研究方向：檔案管理。）