社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化初探

郭立勇

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理中心的檔案管理工作已成為新的工作類型。在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)日常管理工作中記錄的檔案文件，具備一定的真實(shí)性，在社區(qū)管理中占據(jù)相當(dāng)關(guān)鍵的角色。在我國(guó)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理中心的檔案管理工作，目前還存在著許多問題，為此，進(jìn)一步提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理中心的檔案管理工作，也就與社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)的總體服務(wù)質(zhì)量息息相關(guān)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心；規(guī)范化

引言：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)的社區(qū)建設(shè)也在不斷的完善，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)事業(yè)也在高速發(fā)展中，其中社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案是對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作的重要支撐部分，為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作提供真實(shí)的記錄情況和重要的基礎(chǔ)性資料。推廣社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，可以提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理水平，做好社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)工作的重要因素之一。

1、檔案管理規(guī)范化的必要性

首先， 檔案管理中作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，是醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的必須條件之一。現(xiàn)階段而言，人們對(duì)于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理中心的檔案管理工作還比較陌生，通過最初的探索和研究，對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理的檔案管理工作的分類、功能和管理方法有了最初的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際工作中檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理的檔案管理工作影響較大。其次，對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理中心檔案管理的規(guī)范化，也是為適應(yīng)國(guó)家檔案建設(shè)的要求。眾所周知，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理中的服務(wù)檔案記錄著社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)的真實(shí)工作，是重要的檔案內(nèi)容，唯有提升社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理的管理水平，方能促進(jìn)國(guó)內(nèi)檔案資源管理的服務(wù)水平。最后，對(duì)于社會(huì)發(fā)展的自動(dòng)化管理方面也要求檔案管理必須要標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化。步入新社會(huì)以來信息化和自動(dòng)化一直在高速發(fā)展中，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)管理中心檔案管理也會(huì)往這個(gè)方向發(fā)展，如果在自動(dòng)化管理檔案工作時(shí)，檔案內(nèi)容不統(tǒng)一、管理方法和方式不標(biāo)準(zhǔn)，將無法實(shí)行檔案管理的信息化和自動(dòng)化工作。

2、我國(guó)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案的管理的現(xiàn)狀與存在問題

2.1檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)。

對(duì)于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心成立的前身和其特點(diǎn)，部分社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的管理者只將眼光放在衛(wèi)生業(yè)務(wù)管理制度上，對(duì)檔案管理的重要性意識(shí)不高，不重視檔案管理工作，沒有將檔案工作擺在正確的位置，也沒將檔案管理工作納入議事日程；檔案管理工作人員的專業(yè)水平不高，對(duì)檔案管理隨心所意，時(shí)長(zhǎng)會(huì)發(fā)生檔案內(nèi)容登記錯(cuò)誤的現(xiàn)象。

2.2檔案管理制度不夠完善，缺乏健全的網(wǎng)絡(luò)體系。

在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理的日常工作中，如果沒有健全的檔案管理制度，在日常執(zhí)行中數(shù)據(jù)信息就會(huì)收集不齊，管理分散。檔案管理制度的不完善將使得檔案資料收集工作滯后，使得信息管理與檔案管理不能有機(jī)的融合，使得檔案資料不健全，不能為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)支撐。與此同時(shí)，不健全的檔案資料所構(gòu)建的網(wǎng)絡(luò)體系也存在一定的問題，只流于形式，可操作性較差。在檔案日常管理工作日，往往偏重于老年人的健康檔案，其它類型的檔案沒有引起相關(guān)部門的重視，具有一定的片面性。

2.3資金投入少，致使檔案室設(shè)備不全

由各種各樣的原因直接導(dǎo)致社區(qū)單位對(duì)檔案管理的資金投入較少，通常這些資金的投入都是購(gòu)買一些必需的辦公用品，不會(huì)對(duì)檔案管理的其它設(shè)備上進(jìn)行投入太多。社區(qū)環(huán)境復(fù)雜，有些社區(qū)房屋資源有限，為此檔案存放的房間也比較狹小簡(jiǎn)陋，使得所有的檔案文件都堆砸在一起，非常不利于查閱檔案資料；另外一些社區(qū)沒有獨(dú)立的計(jì)算機(jī)管理檔案資源，以至于信息化技術(shù)無法運(yùn)用到檔案管理工作中，還是使用傳統(tǒng)的手工登記檔案資料的方式，嚴(yán)重妨礙了檔案管理的信息化開展工作和檔案內(nèi)容的有效利用。

3、加強(qiáng)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)的中心檔案管理的措施

3.1組織領(lǐng)導(dǎo)，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)

為了保證檔案管理的網(wǎng)絡(luò)組織建設(shè)開展檔案管理信息化，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度是其中的關(guān)鍵，社區(qū)服務(wù)中心的領(lǐng)導(dǎo)管理者要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的重視，建立健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，可以讓院長(zhǎng)分管，副院長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任負(fù)責(zé)，再由各職能部門負(fù)責(zé)人和檔案員為組員的檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式，設(shè)立綜合檔案室，最少需要配備一位專職檔案人員負(fù)責(zé)日常檔案的管理工作，同時(shí)各科兼職檔案員協(xié)助檔案管理工作。

3.2建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，做到有法可依、有章可循

檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性、管理性和政治性都很強(qiáng)的工作。在檔案管理中，堅(jiān)決按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的基本原則，將檔案的安全性與完整性做到最好，然后再進(jìn)行適當(dāng)?shù)男畔⒓庸?，為社區(qū)衛(wèi)生醫(yī)療和其它社區(qū)活動(dòng)提供有力的支持。因此，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心一定要按照《檔案法》和其相關(guān)法律法規(guī)的要求，再結(jié)合社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的實(shí)際情況，來建立社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)的檔案管理的規(guī)章制度，認(rèn)真做好檔案的管理、分析和支撐的工作，做到有法可依、有章可循，讓檔案管理規(guī)劃化落到實(shí)處。

3.3增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，做好開發(fā)利用工作

檔案管理的工作也屬于服務(wù)性行業(yè)，檔案管理工作的最終目的就是檔案信息的加工并開發(fā)利用，所以檔案管理員的服務(wù)水平和服務(wù)意識(shí)也決定了檔案管理工作的好壞。檔案資料的利用率、方便程度和真實(shí)性，就能夠反映檔案員的專業(yè)知識(shí)和服務(wù)管理水平。唯有將檔案信息轉(zhuǎn)換為臨床醫(yī)療所服務(wù)，方能使得醫(yī)生充分認(rèn)識(shí)到檔案資料對(duì)臨床試驗(yàn)工作指導(dǎo)意義和價(jià)值，檔案使用者也能夠進(jìn)一步的增強(qiáng)檔案意識(shí)，為臨床實(shí)踐提供更有力的支持。這就要求改變檔案管理員的傳統(tǒng)工作方式，由“等、靠、要”的被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)管理，由封閉式管理轉(zhuǎn)變?yōu)殚_發(fā)式管理，增強(qiáng)檔案管理員的專業(yè)能力和服務(wù)意識(shí)，把檔案信息資源充分發(fā)揮，也將檔案工作與醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益相關(guān)聯(lián)，做好主動(dòng)服務(wù)、跟蹤服務(wù)和開發(fā)再利用，不斷的更新檔案內(nèi)容和持之宇恒的完善檔案信息，不斷提高檔案工作質(zhì)量，讓社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)以檔案資料開發(fā)利用為依據(jù)，不斷的提高檔案工作在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的地位。更重要的是提高服務(wù)水平，制定服務(wù)措施，提供最方便最快捷的檔案內(nèi)容給臨床醫(yī)生和其它需求者，充分發(fā)揮檔案工作的工作內(nèi)容，提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)做支撐。

3.4創(chuàng)新檔案管理理念、加大硬件設(shè)施建設(shè)

對(duì)于檔案管理工作來說，有些檔案管理者對(duì)于傳統(tǒng)工作方式以根深蒂固，需要對(duì)這類檔案管理工作人員樹立全新的工作理念，改變現(xiàn)有的工作觀念。一定要充分利用先進(jìn)的管理方式和設(shè)備，以檔案文件的保密性、查詢便捷方面入手，在輔于規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)為基點(diǎn)，合理編制檔案信息的檢索工具。另外，檔案管理的預(yù)算要合理規(guī)劃，購(gòu)置較為先進(jìn)的硬、軟件設(shè)備，改變過去傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，要利用好社會(huì)發(fā)展帶來的科技成果，大大的提高檔案管理的工作俠侶，讓檔案管理規(guī)范化。具體來講，就是社區(qū)根據(jù)自身的條件，配備獨(dú)立的檔案管理庫(kù)房，要達(dá)到一定的要求。在檔案日常管理工作中，要安排專門的人員保管檔案資料，每天記錄好檔案存放室的溫度、濕度。一旦發(fā)現(xiàn)檔案存放室的環(huán)境變化，要及時(shí)采取相對(duì)應(yīng)的措施進(jìn)行解決。另外需要設(shè)置功能獨(dú)立的檔案辦公室和檔案預(yù)覽室。

結(jié)語

總而言之，在社會(huì)發(fā)展新時(shí)代下， 社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化有著深遠(yuǎn)的意義。工作規(guī)范化有利于檔案管理有序開展，減少繁雜程序，降低工作量，提高檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。因此，檔案管理工作要以科學(xué)發(fā)展觀作為指導(dǎo)思想，并不斷的創(chuàng)新工作理念，更新觀念，提高管理辦法，為滿足新時(shí)代發(fā)展下的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)檔案管理同時(shí)與國(guó)內(nèi)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生醫(yī)療建設(shè)質(zhì)量有重大關(guān)系，一定要加強(qiáng)規(guī)范化、現(xiàn)代化信息管理，為建設(shè)中國(guó)特色社區(qū)衛(wèi)生醫(yī)院檔案事業(yè)貢獻(xiàn)力量。

參考文獻(xiàn)：

[1]王玉萍.對(duì)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作的幾點(diǎn)建議[J].蘭臺(tái)世界，2013，56：129.

[2]陳小莉.初探社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化[J].黑龍江史志，2013，19：102.