淺談人事檔案管理現(xiàn)狀及對策

管英哲

近年來，我國的人事檔案管理現(xiàn)狀并不樂觀，甚至存在著檔案失真及材料不齊全等問題，要想從根源上解決我國人事檔案管理問題，就必須做到對癥下藥，真正地從問題出發(fā)，找出最佳解決方案。本文主要通過剖析當(dāng)前的人事檔案管理現(xiàn)狀，提出有效的解決對策，以全面提高人事檔案管理水平，發(fā)揮人事檔案的實(shí)用價值。

一、轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理思路，加速人事檔案管理的科學(xué)發(fā)展

在市場經(jīng)濟(jì)大背景下，特別是現(xiàn)代社會的各行各業(yè)在“互聯(lián)網(wǎng)+”的沖擊下，都發(fā)生了重大變革，在經(jīng)歷了紙質(zhì)媒體的繁榮到衰敗以后，人事檔案管理同樣也面臨著相同的困境。隨著經(jīng)濟(jì)與科技的不斷發(fā)展，我國的人員流動量不斷增大，在日常工作生活中，人事檔案使用起來相對麻煩，由于檔案歸屬人的工作變動和人事調(diào)動，往往會存在跨地區(qū)調(diào)檔的現(xiàn)象，而各地區(qū)的管理制度和流程各不相同，對于各類證明的需求也各不相同，時間久了，就會導(dǎo)致整體的人事檔案管理和調(diào)動效率低下，有的甚至因長期堆積導(dǎo)致出現(xiàn)檔案缺失等問題，對檔案歸屬人產(chǎn)生諸多不利影響。

因此，人力資源與社會保障局相關(guān)工作人員要積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理思路，利用信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的線上管理，促使人事檔案管理現(xiàn)代化，加速人事檔案管理的科學(xué)發(fā)展，而這也是人力資源與社會保障局服務(wù)人事工作以及進(jìn)行科學(xué)的人事改革的一項(xiàng)惠民舉措。例如，在人事檔案信息管理過程中，需要建立計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，根據(jù)不同的分類進(jìn)行不同的人事檔案管理，建立具體的人事檔案信息系統(tǒng)中心，然后，通過人事檔案信息系統(tǒng)來完善其他系統(tǒng)，如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、行政系統(tǒng)等，相關(guān)信息可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，做到多平臺共享，這樣不僅可以為個人的政績、業(yè)績的評價等提供相對而言量化的依據(jù)，同時也能夠促使相關(guān)管理工作的效率得到提升，促使人事檔案在人事調(diào)動與人員流動中確保完整性和準(zhǔn)確性。

二、提升人事檔案管理意識，堅(jiān)持人事檔案管理的長足發(fā)展

人事檔案管理盡管在各行各業(yè)中都是基礎(chǔ)工作，但是，在實(shí)際工作中，卻存在著認(rèn)識不足的問題，說起人事檔案，大家都清楚其重要性，但要論對其加強(qiáng)管理，卻都沒有做到位。無論是相關(guān)部門的工作人員還是企業(yè)、事業(yè)單位的人力資源相關(guān)工作人員，甚至是檔案歸屬人本人，對人事檔案管理的重要性都沒有足夠認(rèn)識。那么，人事檔案管理也就必然會存在問題。最明顯的就是管理缺乏專業(yè)性，盡管人力資源與社會保障局長期對人事檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行管理和指導(dǎo)，但是不少企業(yè)還是存在讓兼職人員管理人事檔案的情況，專業(yè)性低、歸檔不科學(xué)、遞交材料延遲等都會造成檔案信息缺失等問題，無論是對單位還是個人都有不利影響。

當(dāng)前，社會競爭激烈，這種競爭歸根結(jié)底就是人才的競爭，這就意味著，人事檔案管理將會更加重要。在經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，作為相關(guān)工作人員必須提高自己的管理意識，將人事檔案管理放在相對重要的位置，突出其重要性。要加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，這就需要加強(qiáng)對相關(guān)人才的專業(yè)化培訓(xùn)，當(dāng)然，對于人事檔案管理，不僅要對相關(guān)工作人員做專業(yè)性、強(qiáng)度大的培訓(xùn)，同時還要注重對廣大社會人才進(jìn)行普及性的培訓(xùn)，以此來提升人事檔案管理意識，從各個流程節(jié)點(diǎn)來提升對檔案的辦理和管理的認(rèn)識，確保人事檔案管理的長足發(fā)展。

三、強(qiáng)調(diào)人事檔案管理制度，確保人事檔案管理的規(guī)范發(fā)展

事實(shí)上，我國不同地區(qū)的人力資源與社會保障局的要求各不相同，同樣問題的解決策略和所需要提供的證明也各不相同，例如，河南省的高校畢業(yè)生，紙質(zhì)版簽署的三方協(xié)議就可以確保檔案的調(diào)動，而到了山東省，卻必須有網(wǎng)簽的就業(yè)協(xié)議。此外，針對不同科目、不同部門，人事檔案的管理與調(diào)動也存在著諸多待溝通問題，例如，山東省生源、師范類畢業(yè)生網(wǎng)簽歸口于教育局，而山東省與非山東省、非師范類歸口于人力資源與社會保障局，而非山東省生源的師范類畢業(yè)生在魯無法正常網(wǎng)簽，這一案例也充分說明，各地的人事檔案管理制度各不相同，亟需規(guī)范化，確保相關(guān)流程更加規(guī)范、順暢。

因此，加強(qiáng)制度建設(shè)對于人事檔案管理是非常重要的，這就要求我們牢牢地把握檔案的歸口，實(shí)現(xiàn)對檔案的規(guī)范化和統(tǒng)一化管理，如統(tǒng)一各類制度，規(guī)范辦理檔案手續(xù)以及檔案管理的流程，注重各類檔案管理中的必要審核點(diǎn)，歸檔完成后要注重梳理目錄、編排序號，裝訂整齊，并對一段時間內(nèi)缺少材料的檔案以過渡期保存，杜絕檔案存在缺失內(nèi)容就進(jìn)行歸檔的現(xiàn)象。

人事檔案管理在現(xiàn)代社會中越來越凸顯其重要性，因此，作為人力資源與社會保障局相關(guān)工作人員，要特別重視加強(qiáng)人事檔案管理，為廣大人才服務(wù)。同時，在注重創(chuàng)新發(fā)展的今天，管理人員也要主動尋找創(chuàng)新管理的突破口，以全面改革和優(yōu)化人事檔案管理工作。

（作者單位：扶余市人力資源和社會保障局）