基于房屋檔案信息化管理的措施研究

黃雅丹

摘要：文章首先介紹房產(chǎn)檔案信息化管理特點(diǎn)，分析房產(chǎn)檔案信息化管理存在的問題，最后探討加強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息化管理的措施。

關(guān)鍵詞：房產(chǎn)檔案；信息化；查詢；網(wǎng)絡(luò)化；措施

引言

房屋檔案信息化管理是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，其能夠有效提高效率，而且可以為房產(chǎn)糾紛仲裁、房產(chǎn)交易、史跡考證、權(quán)屬登記等提供重要的依據(jù)，城市的房屋檔案信息化管理對(duì)決策者和管理者而言是至關(guān)至要的，其在不斷地建設(shè)過程中，盡管取得了較大的成就，但仍會(huì)面臨較多的問題沒有解決，就比如檔案信息的采集系統(tǒng)、人員素質(zhì)等問題，這些對(duì)房屋檔案信息化管理建設(shè)都產(chǎn)生了阻礙。成為房屋檔案信息化建設(shè)者們亟待解決的問題。

1房產(chǎn)檔案信息化管理特點(diǎn)

房產(chǎn)檔案信息化管理是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)等高新技術(shù)，通過文字、圖形、圖像等形式，把各種房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化電子檔案信息，以電子信息形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序的檔案信息系統(tǒng)，及時(shí)有效進(jìn)行管理、提供利用，實(shí)施資源共享。

隨著房產(chǎn)檔案信息化管理的深入，計(jì)算機(jī)在房產(chǎn)檔案管理領(lǐng)域的普及應(yīng)用，使得信息能夠隨時(shí)隨地獲得，這大大提高了檔案管理的效率，也使房產(chǎn)檔案信息化管理優(yōu)越于一般的檔案管理，具有自己的特色：

1.1檔案資料存儲(chǔ)的數(shù)字化

房產(chǎn)檔案信息化管理就是要使各種房產(chǎn)資源轉(zhuǎn)化成數(shù)字化電子信息，這些信息能夠直接被計(jì)算機(jī)的程序識(shí)別和讀取。大量的資料在經(jīng)過整合處理之后，形成相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫，建立信息管理系統(tǒng)，對(duì)這些信息進(jìn)行收集、分類、整理、存儲(chǔ)，這樣在需要信息的時(shí)候可以方便、及時(shí)的查閱到。

1.2檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化

房產(chǎn)檔案信息化的核心就是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息傳遞和交流。通過借助互聯(lián)網(wǎng)的平臺(tái)，房產(chǎn)檔案信息可以在世界各地進(jìn)行異地傳輸，隨時(shí)隨地都可以查閱到你所需要的信息，有利于房產(chǎn)管理部門、房產(chǎn)開發(fā)商、需求者之間更好地交流，房產(chǎn)檔案的價(jià)值也能得到充分發(fā)揮。

1.3查詢應(yīng)用智能化

由于房產(chǎn)檔案信息存儲(chǔ)都是數(shù)字化，這使得檔案信息網(wǎng)上檢索智能化，瀏覽快捷方便，這樣節(jié)省了很多人力物力。

2房產(chǎn)檔案信息化管理存在的問題

2.1房屋檔案管理信息化建設(shè)資金短缺。

眾所周知，房屋信息化建設(shè)并不是一朝一夕就可以完成的過程，其需要對(duì)軟件進(jìn)行開發(fā)，對(duì)硬件進(jìn)行購買，由于資金不足，致使很多地方在房屋檔案信息化建設(shè)中受到嚴(yán)重的阻礙，從而信息化程度低下，網(wǎng)絡(luò)速度慢，信息不暢通，軟件無法跟上時(shí)代的步伐，仍停留在依靠手工進(jìn)行房屋檔案信息的查閱工作。

2.2缺乏先進(jìn)的房產(chǎn)檔案管理理念

長(zhǎng)期以來，某些房產(chǎn)檔案管理部門的工作人員形成了一定的思維定勢(shì)，這種定勢(shì)具有較強(qiáng)的慣性，很難在短期內(nèi)真正改變。觀念的滯后，必然導(dǎo)致行動(dòng)上的消極懈怠，這樣導(dǎo)致信息化建設(shè)的許多工作完成不力，影響信息的完整性和可靠性。

2.3檔案管理員專業(yè)素質(zhì)不高

房產(chǎn)檔案管理工作者的素質(zhì)，是房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素。但目前，房產(chǎn)檔案管理員專業(yè)素質(zhì)水平差異比較大，許多地方的房產(chǎn)檔案管理人員整體素養(yǎng)偏低，尤其是對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)了解甚少，而且學(xué)習(xí)能力和學(xué)習(xí)積極性、主動(dòng)性不高，缺乏開拓進(jìn)取的精神，滿足于現(xiàn)狀，業(yè)務(wù)水平、組織管理能力等方面都比較欠缺。

2.4技術(shù)手段落后

目前許多房產(chǎn)檔案管理部門無論是信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用水平，還是對(duì)互聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)識(shí)程度、參與程度等都遠(yuǎn)低于其它行業(yè)。多數(shù)房產(chǎn)部門的工作方式基本上是接收移交檔案，編目立卷、存出入庫、查閱調(diào)卷。辦公電腦的應(yīng)用主要還是在文字處理、財(cái)務(wù)管理等數(shù)據(jù)處理方面，管理介質(zhì)大多數(shù)仍為紙質(zhì)檔案，光盤技術(shù)和機(jī)讀方式等信息化手段雖已有運(yùn)用，但十分有限，數(shù)據(jù)庫的功能和水平與當(dāng)今信息傳輸技術(shù)和房產(chǎn)檔案應(yīng)用的要求相差比較遠(yuǎn)。

2.5檔案檢索效率不高

檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量就會(huì)越高。

3加強(qiáng)房產(chǎn)檔案信息化管理的措施

3.1加大房屋檔案管理信息化資金的投入。

房屋檔案信息化管理建設(shè)是一個(gè)需要大量花費(fèi)的長(zhǎng)期系統(tǒng)工程，由于受到資金制約，便無法有創(chuàng)新和突破。為此，可以采用多渠道籌集資金的方式來加大資金的投入力度，具體的籌措可以通過銀行加單位加財(cái)政支持，也可以對(duì)房屋檔案管理信息化建設(shè)資金納入各地方財(cái)政預(yù)算之中，實(shí)現(xiàn)?？顚Ｓ?，使得信息化發(fā)展得到資金保障，最后可以對(duì)房地產(chǎn)商征收房屋檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)資金。

3.2提高房產(chǎn)檔案管理人員的專業(yè)技能和素質(zhì)

提高房產(chǎn)檔案管理工作者的素質(zhì)，是加速房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)步伐、推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。房產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)，拓寬視野，了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)，提高自身素質(zhì)，增強(qiáng)對(duì)信息的概念、作用和檔案信息化的重要意義的認(rèn)識(shí)，運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作。加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是信息化素養(yǎng)的培訓(xùn)。幫助他們樹立改革意識(shí)、科技意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)等一系列全新的觀念。

在房產(chǎn)檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)中應(yīng)當(dāng)引入競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案管理部門長(zhǎng)期存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清醒地認(rèn)識(shí)到自己的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)，從而激發(fā)每個(gè)人的工作活力和開拓創(chuàng)新精神，最大限度地發(fā)揮個(gè)人潛力，使房產(chǎn)檔案管理工作出現(xiàn)充滿生機(jī)活力的新局面。

3.3完善房產(chǎn)檔案管理的技術(shù)系統(tǒng)

房產(chǎn)檔案管理的技術(shù)系統(tǒng)主要包括信息歸集系統(tǒng)、信息檢索系統(tǒng)、檔案咨詢系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)和信息安全系統(tǒng)等。信息歸集系統(tǒng)是全面、準(zhǔn)確地收集房屋產(chǎn)權(quán)的靜態(tài)與動(dòng)態(tài)信息，形成房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫的工作系統(tǒng)。完善信息歸集系統(tǒng)主要要做到兩點(diǎn)，一是要保證信息資料的準(zhǔn)確性和全面性，二是要及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫存的信息，保證房產(chǎn)檔案信息與房屋產(chǎn)權(quán)變動(dòng)情況同步。

信息檢索系統(tǒng)是房產(chǎn)檔案輸出和利用的系統(tǒng)，建立房產(chǎn)數(shù)字檔案的目的主要就是檢索方便，利用和管理方便。要充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，建立一個(gè)多功能、多角度、方便、快捷的檢索系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)庫存可以將房屋地址、產(chǎn)權(quán)人姓名、房屋面積、交易時(shí)間、產(chǎn)權(quán)狀況等與房屋產(chǎn)權(quán)管理相關(guān)的每一個(gè)要素作為檢索條件，并建立多級(jí)檢索系統(tǒng)，從而提供方便、快捷的檢索服務(wù)。數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)是發(fā)揮房產(chǎn)檔案管理的政策咨詢功能的一個(gè)系統(tǒng)。因?yàn)榉慨a(chǎn)檔案信息不僅要滿足房屋產(chǎn)權(quán)交易和咨詢的需要，而且也應(yīng)該為政府職能部門進(jìn)行宏觀調(diào)控提供科學(xué)的決策依據(jù)，所以必須建立完整的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，以便對(duì)房產(chǎn)檔案信息進(jìn)行多角度、多方面的分析、整理和利用，從而為政府適當(dāng)運(yùn)用宏觀調(diào)控手段，調(diào)整房地產(chǎn)市場(chǎng)的結(jié)構(gòu)、保證房地產(chǎn)市場(chǎng)的平衡，保證房地產(chǎn)市場(chǎng)健康發(fā)展提供準(zhǔn)確、科學(xué)的決策信息。

信息安全系統(tǒng)是保證房屋產(chǎn)權(quán)信息完整保存，不被損壞或丟失，不被非法篡改和利用的保障系統(tǒng)。數(shù)字檔案的安全保存存在許多技術(shù)上的問題。房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)充分研究房產(chǎn)數(shù)字檔案保存可能存在的諸多危險(xiǎn)因素，做到防微杜漸，并做好充分的技術(shù)保障。

3.4完善房產(chǎn)數(shù)字檔案管理的法律與制度

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展和廣大人民群眾法制觀念的不斷增強(qiáng)，涉及到房產(chǎn)方面的民事案件和刑事案件不斷增多?，F(xiàn)有的檔案法律法規(guī)和有關(guān)制度，一方面存在對(duì)新興的數(shù)字檔案管理的適應(yīng)性問題，同時(shí)檔案管理事業(yè)的發(fā)展日新月異，不斷地提出法律和制度方面的要求，因而關(guān)于房產(chǎn)檔案管理工作的法律和制度建設(shè)問題擺在我們面前。房產(chǎn)數(shù)字檔案資料是由產(chǎn)權(quán)人提供的歷史記錄和依據(jù)，既具有私人權(quán)益屬性，又屬于社會(huì)財(cái)富。所以在查閱、利用方面時(shí)常出現(xiàn)一些矛盾和沖突，為此，在查閱、利用房產(chǎn)數(shù)字檔案問題上，應(yīng)盡快建立健全相關(guān)法律依據(jù)和規(guī)章制度，在完善管理措施的基礎(chǔ)上，把檔案用活，最大限度地發(fā)揮房產(chǎn)檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

4結(jié)束語

房產(chǎn)檔案管理在土地管理和房屋管理中發(fā)揮著重要的作用，為了充分發(fā)揮房產(chǎn)檔案的價(jià)值，房產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)房產(chǎn)檔案的規(guī)范化管理。加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理的信息化管理，建立房產(chǎn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)模式，從而更好地發(fā)揮房產(chǎn)檔案的價(jià)值。