新時期機關事業(yè)單位人事檔案管理的基本策略研究

陳秀英

摘要：人事檔案管理是機關單位收集人力資源信息，加強資源配置，調(diào)動職工工作積極性的重要依據(jù)。隨著信息技術的發(fā)展，機關單位的人事檔案管理也朝著數(shù)字化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，但是一些機關單位由于傳統(tǒng)管理理念和管理體制的束縛，其在人事檔案管理中的問題依然突出，因此本文就從新時期機關事業(yè)單位人事檔案管理的重要性出發(fā)，針對其中存在的典型問題，對人事檔案管理的基本策略進行探究。

關鍵詞：新時期；機關事業(yè)單位；人事檔案；管理策略

引言：人力資源是機關事業(yè)單位存在與發(fā)展的關鍵，而人事檔案則是收集、整合人力資源信息的重要步驟。在機關事業(yè)單位，管理部門一方面要根據(jù)人事檔案對單位內(nèi)部的人員數(shù)量、結構、基本特點進行合理的分析，以作為工作考評的基本依據(jù)；另一方面人事檔案也是職工工資、崗位變動的有效憑據(jù)，由此可見做好人事檔案管理工作對于保證機關事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源調(diào)配，加強內(nèi)部控制，提高工作效率的作用是不可替代的，因此，面對人力資源管理理念和管理方式的變革，機關事業(yè)單位積極調(diào)整人事檔案管理策略也成了新時期的必然選擇。

一、新時期加強機關事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

對于機關事業(yè)單位而言，人事檔案涉及了職工個人信息的各個方面，如出生年月、學歷、工作經(jīng)驗、婚姻狀況等，這些信息可以為單位用人提供基本依據(jù)，并依照個人的目前工作狀態(tài)以及未來發(fā)展?jié)摿M行適當?shù)墓ぷ髡{(diào)整，以帶動職工工作熱情，實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。人事檔案還表明了職工的社會關系，社會性是人的基本屬性，在機關事業(yè)單位，人與周圍社會環(huán)境所產(chǎn)生的互動作用，通過檔案的方式記錄下來，這樣不僅能夠強化單位對個人的社會化管理，還能夠提高單位的內(nèi)部控制效果。此外，在信息技術不斷發(fā)展的情況下，紙質檔案管理的時代即將結束，利用信息系統(tǒng)錄入職工信息，加強信息間的傳遞與共享已經(jīng)成了現(xiàn)代社會發(fā)展的必然要求，基于此，在新時期加強對機關事業(yè)單位人事檔案的管理，也已成為推動單位管理信息化、系統(tǒng)化的有效途徑。

二、目前機關事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

首先，思想上缺乏對人事檔案管理的重視。在機關事業(yè)單位，無論是領導層還是基層管理人員，他們對于人事檔案管理工作的認識都存在一定的誤區(qū)，如在單位進行工作規(guī)劃和安排時，并沒有將人事檔案管理工作納入日程中來，而這樣的態(tài)度直接導致了管理人員在長期單調(diào)、重復的工作內(nèi)容中，失去了工作的熱情，降低了對工作的責任感，進而影響了管理效果。其次，專業(yè)的人事檔案管理人才的缺乏。機關事業(yè)單位的人事檔案主要歸人事部門，隨著信息技術在管理體系的普及，人事檔案管理的專業(yè)化程度越來越高，而在一些單位內(nèi)，人事部門管理人員并非專門的管理人員，他們在檔案管理中，只能從記錄、收集、整理的角度對人事檔案進行基本的管理，而不能從人力資源開發(fā)與利用的角度，對其進行有效的分析與整合；再次，缺乏有效的人事檔案管理規(guī)范。一些機關事業(yè)單位雖然逐漸開始重視人力資源管理的作用，但是相關制度、規(guī)范的制定卻依然落后于理論，人事部在工作過程中，往往缺乏系統(tǒng)的章程作為依據(jù)，這不僅影響了檔案的歸類和整理，更降低了檔案管理工作的效率。最后，人事檔案資料的價值有待提高。信息雜亂、收集過程盲目是目前機關事業(yè)單位檔案管理中的重要問題，這些資料在整理中由于缺乏相應的標準，管理人員缺乏篩選的能力，造成了檔案門類不清，內(nèi)容龐雜混亂，從而大大降低了檔案的應用價值。

三、新時期機關事業(yè)單位人事檔案管理的基本策略

1.單位內(nèi)部對檔案管理工作的認識

思想是行動的指導，在機關事業(yè)單位內(nèi)部創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，對于提高檔案管理工作在單位內(nèi)部管理地位具有重要意義。單位領導層首先提高思想認識，將人事檔案管理工作納入到單位的日常管理中來，以激勵人事部門轉變工作態(tài)度，不斷提高檔案管理工作效率；其次，要加強宣傳，在單位內(nèi)部管理的各個環(huán)節(jié)滲透人事檔案管理的作用，以提高單位內(nèi)部，尤其是基層管理人員對檔案的重視；最后，加強對人事檔案管理的投入，重視信息技術在改善檔案管理環(huán)境中的作用，積極引進新技術和新理念，以提高檔案管理工作的科學性。

2.不斷完善檔案管理工作制度規(guī)范

制度是工作落實的保障。機關事業(yè)單位在認識檔案管理的過程中，應該重視對制度規(guī)范的制定。首先明確人事部檔案管理工作的主要任務，以提高工作人員信息收集、整理、分析的積極性，保證人事檔案管理工作的正常開展；其次，落實責任制，將檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)落實到人，并利用責任制推動工作人員的工作效率，針對檔案錄入與使用情況制定嚴格的規(guī)定，以保證信息的及時收集，以及用后的及時歸還，保證檔案的完整性和實效性；最后，根據(jù)市場的基本要求，細化對員工信息的收集，以明確單位人才結構，加強內(nèi)部控制。

3.提高檔案管理人員的專業(yè)素質

工作人員的業(yè)務素質和管理水平直接影響著人事檔案的管理效果。機關事業(yè)單位在進行人事檔案管理的過程中，應該重視對專業(yè)人才的吸收和培養(yǎng)，以提高人事檔案管理的專業(yè)化水平。機關事業(yè)單位在人才管理過程中，首先要建立相應的制度做到專人專管，打破傳統(tǒng)管理模式中，兼職管理的情況，以保證檔案管理的一致性；其次，將檔案管理人員的培訓納入到單位內(nèi)部培訓中來，用現(xiàn)代化管理理念以及信息化管理方法，提高管理人員的工作技能和業(yè)務水平，最后，加強對專業(yè)管理人才的引進，采用相應的激勵機制，提升人才對檔案管理工作的評價，進而促使人才進入到檔案管理體系中來。

4.提高檔案內(nèi)容的有效性

為促使管理工作更科學專業(yè)的開展，提高機關事業(yè)單位內(nèi)部管理中效率，人事部門應該提高對檔案更新、鑒別、保存的意識，保證檔案內(nèi)容能夠與市場對人才的基本需求相符，同時加強與各部門人員的溝通，以保證其在信息收集、歸檔整理上能夠有充分的應對能力。此外管理人員不僅要做好數(shù)字化檔案的整理和歸檔，還應該加強紙質資料的管理工作，做好防火、防潮、防盜，提高檔案保存的安全性，而只有這樣才能真正發(fā)揮檔案在單位內(nèi)部管理中的價值。

四、結束語

機關事業(yè)單位人事檔案管理工作與管理觀念密切相關，在傳統(tǒng)管理環(huán)境下，由于缺乏對人力資源價值的正確認識，導致了人事檔案管理缺乏嚴謹性和先進性，而進入到新時期，人力資源管理理念逐漸滲透在機關事業(yè)單位的內(nèi)部管理中，同時信息技術的發(fā)展使得人事檔案管理的方式也發(fā)生了根本性的變化，因此在新時期，機關事業(yè)單位的人事部應該積極轉變思想，利用先進的管理理念、信息化的管理技術以及完善的管理制度，不斷規(guī)范、優(yōu)化人事檔案管理工作，從而有效地發(fā)揮人事檔案的重要作用。