數(shù)字化檔案管理中存在的問題及對(duì)策

張仁芬

【摘要】隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，極大提高了辦公效率，使檔案管理事業(yè)取得了實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。與此同時(shí)我們應(yīng)該看到現(xiàn)實(shí)中的數(shù)字化檔案管理還存在一些問題，制約著檔案管理數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。對(duì)此，本文簡(jiǎn)單闡述了數(shù)字化檔案管理的內(nèi)涵，分析了其問題所在，并提出了控制對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化檔案管理；問題；對(duì)策

檔案工作自古至今就是各個(gè)時(shí)期政治和社會(huì)管理的記錄過程，是社會(huì)發(fā)展過程中的主要記錄者。檔案記錄了社會(huì)發(fā)展中的方方面面，是一個(gè)歷史的客觀記錄，可以用來(lái)集中反映一個(gè)時(shí)期決策層的決策、的過程和成果，以給后人留下寶貴的財(cái)富。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，加速了檔案信息化的建設(shè)，也必然給檔案的工作產(chǎn)生重要的影響，一方面，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)為檔案信息開發(fā)提供了技術(shù)支持。另一方面，檔案信息的數(shù)字化又要求加快對(duì)檔案信息的開發(fā)利用。檔案信息的數(shù)字化也存在著信息不安全等問題，同時(shí)在操作層面也存在一些調(diào)整。整體而言，信息技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)檔案資源數(shù)字化的開發(fā)，既是一種機(jī)遇也是一個(gè)挑戰(zhàn)，如何更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，是很多政府和企事業(yè)單位面臨的共同問題。

一、數(shù)字化檔案管理內(nèi)涵

數(shù)字化檔案管理是將檔案的各種原始資料，如紙張、錄像、錄音等傳統(tǒng)儲(chǔ)存介質(zhì)，利用掃描、錄入、轉(zhuǎn)化等技術(shù)手段將其存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)，并對(duì)其進(jìn)行分類管理，從而便于快捷檢索，及時(shí)找到所需檔案，大大提高了辦公效率，同時(shí)還具有諸多優(yōu)點(diǎn)，如存儲(chǔ)空間較小、備份和維護(hù)簡(jiǎn)便、安全性較強(qiáng)等。因此建設(shè)數(shù)字化檔案管理是對(duì)時(shí)代發(fā)展要求的回應(yīng)，是檔案管理自身發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)于服務(wù)社會(huì)大眾、促進(jìn)國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要意義。

二、檔案信息數(shù)字化的優(yōu)點(diǎn)分析

檔案信息的數(shù)字化是檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，是提高檔案信息管理的重要手段和方法，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息更安全、更有效管理的前提。

1.檔案信息的數(shù)字化可以方便檢索

檔案信息數(shù)字化之后，檔案就可以存儲(chǔ)于光盤或磁盤上，很方便用于計(jì)算機(jī)來(lái)查詢。由于計(jì)算機(jī)自身強(qiáng)大的搜索能力，使得信息檔案的管理更為快捷和方便。同時(shí)檔案信息數(shù)字化之后改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)材料的操作方式，避免了因?yàn)槭止げ僮鞯牟粶?zhǔn)確、不完整信息帶來(lái)的問題，提高了效率，且僅需要在電腦上就可以完成操作，時(shí)間大大縮短，方便快捷，效率大大提高。

2.檔案信息的數(shù)字化可以方便保存

數(shù)字化之后檔案存儲(chǔ)于光盤和磁盤上。這樣和傳統(tǒng)的檔案相比較，可以有效防止發(fā)潮、發(fā)霉以及一些天災(zāi)的情況，可以重復(fù)使用，不僅節(jié)約了大量的紙張，而且很環(huán)保，且使用壽命很長(zhǎng)。更可以避免紙張發(fā)生的被氧化或者腐蝕的文獻(xiàn)，存儲(chǔ)容量大，占用空間小，大大提高了檔案信息管理的質(zhì)量。

3.檔案信息的數(shù)字化可以有效實(shí)現(xiàn)資源的共享

紙質(zhì)的檔案管理模式難以實(shí)現(xiàn)部門之間檔案信息的共享，大量的檔案被存放和閑置著，造成資源的大量浪費(fèi)。信息化的時(shí)代，使得數(shù)字化的檔案可以方便人們實(shí)現(xiàn)信息共享，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息的傳輸。

4.檔案信息的數(shù)字化可以有效提高了檔案?jìng)鬏數(shù)陌踩?/p>

傳統(tǒng)的檔案?jìng)鬏斒强咳肆?lái)完成，時(shí)間較長(zhǎng)，給傳輸帶來(lái)安全隱患，經(jīng)常出現(xiàn)傳輸過程中的信息丟失，同時(shí)郵寄過程安全性也很低。檔案信息的數(shù)字化可以方便地進(jìn)行傳輸，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象，綠色節(jié)能，大大節(jié)省了人力、物力和財(cái)力。

三、檔案信息數(shù)字化的缺點(diǎn)分析

1.檔案信息的數(shù)字化難以保證信息的真實(shí)性

早檔案信息電子化之后，因?yàn)殡娮有畔⒌目勺x寫性，人們可以對(duì)檔案信息進(jìn)行多次的修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。這樣保持的檔案信息可能失去了其原有的信息，而且難以通過傳統(tǒng)的辨認(rèn)字體來(lái)尋找信息的原始性，且檔案信息沒有親身簽名，難以辨別真?zhèn)危碗y以保證信息的真實(shí)性。

2.檔案信息的數(shù)字化帶來(lái)的安全問題很嚴(yán)峻

現(xiàn)在社會(huì)，通過網(wǎng)絡(luò)黑客或者網(wǎng)絡(luò)病毒攔截網(wǎng)上信息的時(shí)有發(fā)生，通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，或者使用計(jì)算機(jī)病毒，入侵電腦使得信息丟失，這些問題都使得檔案信息的數(shù)字化安全上帶來(lái)了較大的威脅。通過殺毒軟件可以減少病毒和黑客和入侵，但是不能絕對(duì)防止，而且計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)維護(hù)，也給信息的管理額外增加了一筆經(jīng)費(fèi)開支。

3.檔案信息的數(shù)字化對(duì)對(duì)管理人員的要求大大提高

檔案信息數(shù)字化的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)檔案管理的操作方法和操作技巧，還要求工作人員能夠熟練使用電子計(jì)算機(jī)，熟練掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，需要較高的字?jǐn)?shù)文化層次。但是目前我國(guó)的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。

4.檔案信息的數(shù)字化存在電子文件兼容問題

電子文件的通用問題比較嚴(yán)重，現(xiàn)在全世界各大軟件開發(fā)公司都相對(duì)獨(dú)立，為了獲得更多經(jīng)濟(jì)效益，不同信息之間的信息不一定能夠兼容，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這也為檔案管理人員增加了工作量，同時(shí)也增加了經(jīng)費(fèi)的支出。

四、檔案信息數(shù)字化的對(duì)策

1.樹立檔案信息數(shù)字化的原則

檔案信息數(shù)字化要堅(jiān)持下面三個(gè)原則：

（一）科學(xué)化規(guī)范化和精細(xì)化原則。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化是強(qiáng)化檔案信息數(shù)字化的重要原則，因?yàn)闄n案信息本身就是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，必須要進(jìn)一步細(xì)化檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能提高檔案管理的質(zhì)量和效率要求。

（二）快捷與安全同步的原則。信息的數(shù)字化在提高辦事效率、質(zhì)量和速度的同時(shí)，也給安全保密工作帶來(lái)諸多壓力和挑戰(zhàn)。所以，要在確保安全基礎(chǔ)上提高工作效率，不斷增強(qiáng)信息化條件下檔案管理的全安系數(shù)，強(qiáng)調(diào)安全使用和管理。

（三）效益與質(zhì)量兼顧的原則。因?yàn)闄n案信息數(shù)字化建設(shè)的艱巨性、復(fù)雜性和繁重性，因此需要投入相當(dāng)?shù)娜?、?cái)、物力，所以，要堅(jiān)持效益與質(zhì)量兼顧的原則，研究自身實(shí)力，分析客戶需求，思考

快捷安全建檔的途徑。

2.檔案信息數(shù)字化的觀念創(chuàng)新

現(xiàn)在很多企業(yè)和政府關(guān)于檔案信息管理的思維還很長(zhǎng)呢就，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，以及企業(yè)經(jīng)營(yíng)范圍的逐步擴(kuò)大。

政府和企業(yè)應(yīng)該樹立檔案信息是一種寶貴資源的觀念。有些領(lǐng)導(dǎo)還停留在“檔案就是寫在紙上的書面材料”，檔案信息在流動(dòng)和傳播中不斷增值的知識(shí)，是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中生成的重要的信息資源。因此，必須把檔案信息的數(shù)字化當(dāng)成單位信息化推進(jìn)的整體進(jìn)程中間去，充分發(fā)揮其作用。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是以科技為導(dǎo)向，要不斷培育自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力，不僅要靠企業(yè)的技術(shù)和整體戰(zhàn)略，同時(shí)還要靠最新的信息以及人才的優(yōu)勢(shì)。誰(shuí)掌握了最新的信息，就占有最新的機(jī)會(huì)。因此，檔案信息的數(shù)字化事關(guān)單位的工作效率，事關(guān)整個(gè)單位的整體發(fā)展水平。必須改變以往的觀念，促進(jìn)檔案信息數(shù)字化的統(tǒng)一意識(shí)，提供一種全方位的平臺(tái)。

3.檔案信息數(shù)字化業(yè)務(wù)的創(chuàng)新

面對(duì)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，檔案信息的工作也要圍繞一個(gè)企業(yè)的大局來(lái)。

首先應(yīng)加大檔案信息資源的采集，擴(kuò)展信息資源的范圍，增加信息資源的儲(chǔ)備，特別是加大對(duì)單位的戰(zhàn)略布局、管理方式資等信息的收集管理。其次，要優(yōu)化檔案資源的結(jié)構(gòu)。需要重新審視檔案室的結(jié)構(gòu)和質(zhì)量，增加高層次檔案信息含量，豐富檔案的載體形式。另外，要加強(qiáng)檔案的整理、鑒定，保證檔案信息資源的優(yōu)化，制定合理的歸檔范圍和保管期限。

在檔案信息的鑒定的基礎(chǔ)上，對(duì)一些永久保存的紙質(zhì)檔案采取必要的保護(hù)措施；對(duì)可以通過計(jì)算機(jī)建立的檔案，盡快建立信息化數(shù)字化檔案。

4.檔案信息數(shù)字化的管理創(chuàng)新

傳統(tǒng)的信息管理都是一種封閉式的管理，一般檔案室的材料只限定本單位的特定范圍，服務(wù)的對(duì)象也主要是本單位的一些主要負(fù)責(zé)人。隨著信息化的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)對(duì)信息資源的依賴性越來(lái)越大，以后的檔案信息管理應(yīng)該是一種開放式的服務(wù)咨詢機(jī)構(gòu)。所以檔案的信息化比如納入本單位的整體信息化系統(tǒng)中，發(fā)揮檔案信息資源網(wǎng)的輻射作用，使檔案真正成為本單位信息服務(wù)系統(tǒng)的重要組成部分。檔案信息數(shù)字化的管理創(chuàng)新要求在觀念和體制創(chuàng)新的基礎(chǔ)上對(duì)檔案管理全程進(jìn)行創(chuàng)新。

5.檔案工作的技術(shù)創(chuàng)新

技術(shù)創(chuàng)新是檔案信息數(shù)字化工作的根本手段。檔案信息管理要改變?cè)械耐ㄟ^人工操作方法和分割的組織體系，就要大力引入現(xiàn)代科技手段，建立檔案信息中心，實(shí)現(xiàn)檔案信息收集、整理、鑒定、保存、檢索、利用和傳播的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。實(shí)現(xiàn)信息的一體化，借助多媒體技術(shù)，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、加工，使檔案信息資源達(dá)到圖、文、聲一體化傳輸服務(wù)，使重要的歷史資料得以長(zhǎng)久保護(hù)和有效修復(fù)，也為未來(lái)檔案信息資源進(jìn)一步轉(zhuǎn)換利用創(chuàng)造條件。

6.加強(qiáng)人員管理，定期進(jìn)行教育培訓(xùn)

檔案信息數(shù)字化發(fā)展緩慢，檔案人員專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低也是一個(gè)制約因素。要加強(qiáng)人員的培訓(xùn)，經(jīng)過定期的教育培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠掌握較全面的電子化檔案管理方法，樹立較強(qiáng)的責(zé)任心，同時(shí)，提高他們的綜合文化水平，比如計(jì)算機(jī)操作水平等，加強(qiáng)思想教育，從根本上杜絕管理人員私自泄露檔案的事情發(fā)生，達(dá)到檔案管理的保密要求。

五、結(jié)語(yǔ)

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息高速發(fā)展的社會(huì)，檔案信息為檔案管理的重要組成部分，是歷史軌跡的再現(xiàn)者。隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異，檔案信息電子化已經(jīng)成為當(dāng)前信息檔案管理的重要手段。信息化檔案已經(jīng)逐步取代紙板的檔案，為實(shí)現(xiàn)檔案信息的精細(xì)化管理提供有效前提，加強(qiáng)。加強(qiáng)科學(xué)管理，確保檔案電子信息的安全可靠，使其準(zhǔn)確地提供可靠的，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用，有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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