企業(yè)檔案保管期限標(biāo)時(shí)法應(yīng)用及難點(diǎn)分析

張子敏

摘 要：檔案的保管期限是衡量和表示檔案價(jià)值的一種標(biāo)識(shí)，能夠?yàn)闄n案鑒定工作提供統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及參照?qǐng)?zhí)行的依據(jù)。

關(guān)鍵詞：檔案保管；期限；依據(jù)

一、三分法與標(biāo)時(shí)法

根據(jù)筆者對(duì)不同企業(yè)檔案保管期限劃分方法的調(diào)查，各家單位現(xiàn)以使用三分法及標(biāo)時(shí)法為最多。其中三分法的優(yōu)點(diǎn)如下：1、三分法包含了一定的時(shí)間幅度，靈活性較高；2、劃分難度較小，對(duì)檔案人員的文檔業(yè)務(wù)水平要求較低；

而三分法的劣勢(shì)也較為明顯：1、三分法在對(duì)長期及短期進(jìn)行劃分時(shí)，只對(duì)最長期限作了規(guī)定，企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行到期鑒定時(shí)，一般習(xí)慣于從長處理，大量檔案的生命被無意義延長；2、館藏檔案無法及時(shí)進(jìn)行到期鑒定，不利于館藏檔案結(jié)構(gòu)及質(zhì)量的優(yōu)化；增加了檔案的管理成本，也影響后續(xù)檔案資源的開發(fā)利用。

與之相對(duì)應(yīng)，標(biāo)時(shí)法可以有效解決上述弊端：1、標(biāo)時(shí)法保管期限的劃分直觀、明確、界限清晰；2、標(biāo)時(shí)法有利于定期開展檔案的到期鑒定工作，能夠加快剔除無利用價(jià)值檔案的頻率，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)及質(zhì)量，減輕檔案保管工作的壓力。

當(dāng)然，標(biāo)時(shí)法也有其劣勢(shì)：1、標(biāo)時(shí)法在對(duì)檔案保管期限的具體劃分上缺乏彈性；2、標(biāo)時(shí)法的劃分難度較大，加大了檔案到期鑒定工作的難度，對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)水平要求較高。

可以說，三分法與標(biāo)時(shí)法的應(yīng)用在企業(yè)檔案管理工作中各有側(cè)重及利弊，與三分法相比，標(biāo)時(shí)法劃分難度更大，但從長遠(yuǎn)角度考慮，在檔案鑒定、檔案資源優(yōu)化及開發(fā)等層面，標(biāo)時(shí)法具有不可替代的優(yōu)勢(shì)。

據(jù)國家檔案局發(fā)布的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》），企業(yè)檔案保管期限應(yīng)統(tǒng)一采用標(biāo)時(shí)法。由于《規(guī)定》以令的形式頒布，屬于國務(wù)院部門規(guī)章，其效力高于其他規(guī)范性文件，是以各企業(yè)應(yīng)按照《規(guī)定》中要求，梳理并制定本單位的檔案保管期限表。

二、檔案保管期限鑒定工作的問題

與各機(jī)關(guān)單位相比，企業(yè)檔案涉及業(yè)務(wù)領(lǐng)域更廣、檔案類型更為豐富，因此在檔案保管期限鑒定工作方面也有更大的難度：

（一）行業(yè)內(nèi)缺少深入有效的指導(dǎo)、參照文件

企業(yè)檔案保管期限標(biāo)時(shí)法最主要的指導(dǎo)文件即為《規(guī)定》，而由于各企業(yè)所產(chǎn)生的文件材料內(nèi)容差異較大，《規(guī)定》的保管期限表中只列出了管理類檔案。

根據(jù)國家檔案局編寫的《<規(guī)定>實(shí)施指南》，“管理類以外的文件材料保管期限可以參照現(xiàn)有的辦法或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。如基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類可參照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）、及《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42-2009）。”但DA/T28中所列保管期限表所采用的依然是三分法，DA/T42雖然適用于大中型工業(yè)企業(yè)，由于未能按照行業(yè)進(jìn)行具體區(qū)分，許多行業(yè)也無法直接參照進(jìn)行編制。由此可見，對(duì)于檔案保管期限標(biāo)時(shí)法，現(xiàn)階段許多企業(yè)仍未有較為深入有效的指導(dǎo)及參照文件。

（二）同行業(yè)企業(yè)在檔案工作中缺少深入交流

根據(jù)《<規(guī)定>實(shí)施指南》，“如企業(yè)無現(xiàn)成的辦法或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的可借鑒相關(guān)企業(yè)現(xiàn)成的樣本，結(jié)合企業(yè)實(shí)際制定。”從當(dāng)前情況來看，同行業(yè)內(nèi)的各家企業(yè)在檔案工作上基本上都是“各自為政”，缺少深入有效的交流，各企業(yè)的檔案工作局限在內(nèi)部小范圍施展，檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化工作缺位，各家企業(yè)在檔案保管期限的編制工作上也很難有所借鑒。

（三）檔案保管期限表編制工作挑戰(zhàn)較大

企業(yè)檔案保管期限標(biāo)時(shí)法的制定，需做好充分的前期調(diào)研及準(zhǔn)備工作，包括組織準(zhǔn)備、文件學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)職能分析、工作方案制訂等。在編制過程中，除了文檔部門統(tǒng)一組織及協(xié)調(diào)外，作為檔案保管期限鑒定的主體，各業(yè)務(wù)部門需負(fù)責(zé)對(duì)本部門產(chǎn)生的文件材料進(jìn)行梳理并對(duì)其保管期限進(jìn)行鑒定。在完成檔案保管期限表的編制后，應(yīng)由文檔部門上報(bào)相關(guān)主管單位進(jìn)行審查，以使之更為完善和科學(xué)。

從上述編制過程可以發(fā)現(xiàn)，檔案保管期限表的編制是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，工作周期長，涉及業(yè)務(wù)廣、參與人員多，企業(yè)在人力及時(shí)間安排上都面臨著較大的挑戰(zhàn)。

（四）項(xiàng)目檔案保管期限統(tǒng)一性問題

許多企業(yè)會(huì)產(chǎn)生工程項(xiàng)目檔案，其移交主體為工程承包單位，而由于工程項(xiàng)目一般情況下建設(shè)周期較長，如在項(xiàng)目檔案移交過程中修改檔案保管期限的劃分方法，為保證企業(yè)檔案管理制度的一致適用性，除企業(yè)內(nèi)部產(chǎn)生檔案按照新制定的標(biāo)時(shí)法執(zhí)行外，工程項(xiàng)目檔案勢(shì)必也需要將保管期限做相應(yīng)修改，這就導(dǎo)致同一工程下的同類檔案出現(xiàn)兩種保管期限方式，使得項(xiàng)目檔案的管理模式較為混亂，對(duì)之后的檔案到期鑒定工作也存在一定影響。

三、建議

為解上述問題、筆者有如下幾點(diǎn)建議：

1、主動(dòng)向檔案及企業(yè)所在行業(yè)主管單位尋求指導(dǎo)，就工作中的難點(diǎn)尋求相應(yīng)的處理建議或意見、指導(dǎo)性文件或培訓(xùn)資源。

2、同行業(yè)之間的企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案工作的溝通交流，建立行業(yè)內(nèi)檔案業(yè)務(wù)交流渠道，通過開展檔案業(yè)務(wù)對(duì)標(biāo)工作等形式的交流，互相借鑒學(xué)習(xí)，推動(dòng)行業(yè)間檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化的建立，以求共同提升企業(yè)的檔案工作管理水平。

3、企業(yè)內(nèi)部應(yīng)重視檔案管理工作，建立完善的檔案工作制度并投入足夠的人力、物力、財(cái)力資源，自上而下支持并推動(dòng)檔案管理工作，成立檔案保管期限表編制小組，且小組應(yīng)有系統(tǒng)科學(xué)的組織架構(gòu)。

4、做好銜接及準(zhǔn)備工作、選擇合適時(shí)間推行檔案保管期限標(biāo)時(shí)法。為保證企業(yè)工程項(xiàng)目檔案保管期限的一致性，應(yīng)完成在建項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收工作后，再選擇合適時(shí)間啟動(dòng)檔案保管期限標(biāo)時(shí)法的制定工作。

企業(yè)檔案保管期限的劃分是企業(yè)檔案鑒定工作的重要基礎(chǔ)，也是一個(gè)值得各家企業(yè)長期學(xué)習(xí)探索的課題，希望各企業(yè)能夠以《規(guī)定》為指導(dǎo)，結(jié)合企業(yè)自身情況，加強(qiáng)與同行業(yè)間企業(yè)的業(yè)務(wù)交流，不斷提升檔案管理工作水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳兆.加強(qiáng)檔案保管期限的研究[J].蘭臺(tái)世界，1996（02）.