高校人事檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)及意義

【摘要】針對(duì)高校人事檔案信息化管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，突出表現(xiàn)在檔案管理重視程度不足，網(wǎng)絡(luò)管理綜合效果不佳等方面，并基于高校人事檔案管理要求，提出信息化管理的實(shí)現(xiàn)方式，旨在全面提升高校人事檔案信息化管理的綜合效果。

【關(guān)鍵詞】高校人事檔案；信息化管理；檔案管理

高校人事檔案中記載著教學(xué)、科研以及行政管理等具體情況，對(duì)高校人員的晉升、選用等等均能夠產(chǎn)生重要影響。傳統(tǒng)的高校人事檔案信息化管理中，多存在著管理內(nèi)容相對(duì)較高，管理理念比較落后的問(wèn)題，難以滿(mǎn)足當(dāng)前高校人事檔案管理的實(shí)際需求。信息化管理模式在高校人事檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效改善這一問(wèn)題，對(duì)現(xiàn)代高校人事檔案管理質(zhì)量、管理能力的提升均能夠產(chǎn)生重要影響。文章將基于高校人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)研究帶來(lái)一定的參考價(jià)值。

一、高校人事檔案信息化管理中存在的問(wèn)題分析

縱觀當(dāng)前高校人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀而言，多存在著檔案管理重視程度不足，網(wǎng)絡(luò)管理綜合效果不佳等方面問(wèn)題，影響著高校人事檔案信息化管理的綜合效果。

1.檔案管理重視程度不足

當(dāng)前我國(guó)正處于深化人事檔案制度改革的過(guò)程中，很多高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校人事檔案管理工作的重視程度不足，這種問(wèn)題會(huì)直接影響高校人事檔案管理工作開(kāi)展的質(zhì)量，人事檔案管理與創(chuàng)新發(fā)展受到限制，對(duì)高校人事管理工作的深入開(kāi)展也會(huì)產(chǎn)生不利影響[1]。同時(shí)，當(dāng)前很多高校中缺乏完善的管理制度，也影響著高校人事檔案管理工作的持續(xù)開(kāi)展。

2.網(wǎng)絡(luò)管理綜合效果不佳

信息化時(shí)代背景下為我們的生活帶來(lái)了更多便利條件，但是在高校人事檔案管理中，很多高校卻存在著網(wǎng)絡(luò)管理綜合效果不佳的問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)沒(méi)有到位[2]。很多高校盡管已經(jīng)使用信息化管理技術(shù)，但是人事資源共享能力卻相對(duì)較差，資源運(yùn)用的重點(diǎn)仍然處于學(xué)校部門(mén)和部門(mén)之間，對(duì)資源的綜合分析能力、應(yīng)用能力不足[3]。一些高校盡管能夠認(rèn)識(shí)到資源共享的價(jià)值，但是卻沒(méi)有將信息資源落實(shí)到實(shí)際的工作中，使用范圍相對(duì)比較狹窄，難以切實(shí)展現(xiàn)高校人事檔案信息化管理的重要價(jià)值。

二、高校人事檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)對(duì)策

高校人事檔案信息化管理的過(guò)程中，可以通過(guò)提升檔案信息化管理重視程度，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)維護(hù)機(jī)制；豐富檔案信息化管理建設(shè)內(nèi)容，提升管理系統(tǒng)的建設(shè)速度以及加強(qiáng)檔案信息化安全管理，預(yù)防信息數(shù)據(jù)泄露問(wèn)題的發(fā)生等方式積極改善現(xiàn)狀，真正展現(xiàn)高校人事檔案信息化管理的價(jià)值。

1.提升檔案信息化管理重視程度，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)維護(hù)機(jī)制

信息化時(shí)代背景下，高校人事檔案管理中需要堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)的管理理念，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化管理的重要價(jià)值[4]。高校相關(guān)管理人員需要提升檔案信息化管理的重視程度，投入更多的資金、精力和人力等，積極構(gòu)建高校人事檔案信息化管理平臺(tái)。

同時(shí)，高校相關(guān)管理人員還應(yīng)當(dāng)積極學(xué)習(xí)人事檔案信息化管理的先進(jìn)理念、管理的相關(guān)對(duì)策以及技術(shù)應(yīng)用方式等等，在信息化管理建設(shè)中，保持信息素養(yǎng)，全面推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，積極收集相關(guān)的人事檔案資料，構(gòu)建全面的人事檔案信息管理系統(tǒng)，錄入人事檔案信息。日常管理中，應(yīng)當(dāng)注重系統(tǒng)數(shù)據(jù)中的維護(hù)，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)維護(hù)機(jī)制，保證儲(chǔ)存服務(wù)器數(shù)據(jù)的定期更新與數(shù)據(jù)優(yōu)化等。

針對(duì)于高校人事檔案系統(tǒng)管理工作范圍“狹窄”的問(wèn)題，需要與高校實(shí)際發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行綜合分析，人事檔案信息變動(dòng)通過(guò)信息傳遞，注重各項(xiàng)維護(hù)升級(jí)工作的開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)人事檔案信息資料的收集與處理，提升人事檔案信息管理的準(zhǔn)確性，也能夠通過(guò)信息技術(shù)實(shí)時(shí)傳遞的方式，保證高校人事檔案信息化管理活動(dòng)能夠有序開(kāi)展。

2.豐富檔案信息化管理建設(shè)內(nèi)容，提升管理系統(tǒng)的建設(shè)速度

高校中的人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，能夠保證各項(xiàng)人事管理活動(dòng)的有序開(kāi)展，對(duì)高校建設(shè)與高校發(fā)展均能夠產(chǎn)生重要影響[5]。高校人事檔案信息化管理中，需要將現(xiàn)代化的基礎(chǔ)設(shè)施作為建設(shè)的前提與技術(shù)保障，學(xué)校需要投入更多的先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，分配專(zhuān)門(mén)的人事檔案信息化機(jī)房，保證各項(xiàng)人事檔案信息化管理活動(dòng)能夠有序開(kāi)展。

人事檔案信息化管理的過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)積極借助各類(lèi)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)控制技術(shù)，提升管理系統(tǒng)的建設(shè)速度，同時(shí)做好人員資料收集與錄入工作，積極推動(dòng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和發(fā)展，完善校內(nèi)人力資源數(shù)據(jù)服務(wù)器。高校人事檔案信息化管理內(nèi)容繁多，高校需要投入更多的時(shí)間與經(jīng)歷，培養(yǎng)更多優(yōu)秀人才，配備專(zhuān)業(yè)的計(jì)算機(jī)、掃描儀等等。同時(shí)，還需要聘用一些具有專(zhuān)業(yè)技能水平、良好的職業(yè)素養(yǎng)以及具有豐富經(jīng)驗(yàn)的管理人員實(shí)現(xiàn)綜合性管理。

3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，預(yù)防信息數(shù)據(jù)泄露問(wèn)題的發(fā)生

高校人事檔案信息化管理盡管能夠?yàn)楦咝Ｈ耸聶n案管理工作帶來(lái)更多的便利，但是隨之也產(chǎn)生了諸多的安全問(wèn)題。在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)入侵問(wèn)題、病毒影響問(wèn)題頻頻發(fā)生，直接影響著人事檔案信息化管理的安全性。故而在當(dāng)前高校人事檔案信息化管理的過(guò)程中，需要做好服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)和計(jì)算機(jī)的安全保護(hù)措施，避免因系統(tǒng)漏洞發(fā)生人事資源泄漏現(xiàn)象。

高校人事檔案信息化管理中，數(shù)據(jù)內(nèi)容相對(duì)較多，在實(shí)際的管理中可以采用掃描或者縮微等方式，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文件。高?？梢曰谌耸聶n案的實(shí)際管理需求，設(shè)計(jì)文檔規(guī)劃處理軟件，基于信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)格式，對(duì)服務(wù)器內(nèi)的電子文檔進(jìn)行存儲(chǔ)和整理。電子文檔儲(chǔ)存管理中，還應(yīng)當(dāng)注重信息化安全管理，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的防火墻裝置，做好文件備份活動(dòng)，預(yù)防網(wǎng)絡(luò)黑客的進(jìn)入，降低各類(lèi)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題的發(fā)生率。高校可以構(gòu)建單獨(dú)的人事資源管理信息庫(kù)，其中包含職工姓名、工作時(shí)間以及相關(guān)證書(shū)等等。創(chuàng)設(shè)人事信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)中主要包含信息維護(hù)更新、資料處理、信息借閱辦理和轉(zhuǎn)檔等，將高校人事檔案管理中所需要涉及的各項(xiàng)內(nèi)容融入管理系統(tǒng)中。如果高校人事需要信息更變，則可以借助系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)更新，開(kāi)展現(xiàn)代化管理模式，通過(guò)系統(tǒng)化管理方式，提升人事檔案管理的綜合效果以及整體工作質(zhì)量。同時(shí)在全面的安全管理模式下，預(yù)防信息數(shù)據(jù)泄露問(wèn)題的發(fā)生。

結(jié)束語(yǔ)

人事檔案作為一種信息資源，對(duì)現(xiàn)代高校管理質(zhì)量的提升能夠產(chǎn)生重要影響。在當(dāng)前高校人事檔案管理的過(guò)程中，需要全面認(rèn)識(shí)到信息化管理的重要價(jià)值，通過(guò)提升檔案信息化管理重視程度，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)維護(hù)機(jī)制；豐富檔案信息化管理建設(shè)內(nèi)容，提升管理系統(tǒng)的建設(shè)速度以及加強(qiáng)檔案信息化安全管理，預(yù)防信息數(shù)據(jù)泄露問(wèn)題的發(fā)生等方式，保證高校人事檔案管理的綜合效果，為高校的建設(shè)與持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：楊永靜（1973—），男，漢族，四川郫縣人，館員，本科，單位：成都農(nóng)業(yè)科技職業(yè)學(xué)院，研究方向：高校檔案管理。