淺談加強院校辦公的微機化管理

武曉橋　程役超　王偉東

【摘要】當今社會是信息的社會，微機化管理已經(jīng)作為一種重要的管理手段，尤其是院校辦公日益顯露出舉足輕重的地位，它的發(fā)展與運用已成為人們掌握新知識、新技能的一種手段，知識更新、創(chuàng)新以及院校的管理都是與計算機密不可分的，大到?jīng)Q策小到日常管理，都離不開計算機，隨著計算機技術(shù)的迅速發(fā)展，院校辦公基本上都脫離了人工粗放式管理，而進入了微機化時代，院校辦公微機化管理的重要性日益凸顯。

【關(guān)鍵詞】院校；辦公；微機化；管理

院校管理是整個高等教育管理中的核心環(huán)節(jié)，管理的好壞直接影響到教學(xué)質(zhì)量、人員的調(diào)配、財務(wù)核算等。當今時代， 計算機信息處理技術(shù)在院校的廣泛應(yīng)用，為院校微機化處理辦公提供了有力手段。所以，院校要實現(xiàn)管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化、有序化，要走在時代的先進行列，關(guān)鍵就在于要運用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，建立院校辦公微機化管理系統(tǒng)， 實現(xiàn)管理的微機化。

一、辦公微機化管理是院校發(fā)展的必然要求

院校的辦公管理是一個非常復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它包括人事管理、教學(xué)管理、后勤管理、學(xué)籍管理等多個方面，每一種管理都是一個非常復(fù)雜而且信息量比較大的工程，微機化管理就是對學(xué)校的各方面的綜合信息資源進行梳理與控制，來維持院校工作的正常運轉(zhuǎn)。

在信息時代飛速發(fā)展的形勢下，隨著社會的不斷進步和微機化管理的發(fā)展，加速了學(xué)校的教育現(xiàn)代化、規(guī)范化和管理現(xiàn)代化的步伐。那么院校辦公也應(yīng)當現(xiàn)代化、規(guī)范化和有序化。為響應(yīng)國家政策，不斷深化改革，大多數(shù)院校的管理體制不斷改革和調(diào)整，辦公形式更加多樣化、復(fù)雜化，那么院校的信息的處理與工作安排越來越繁重和復(fù)雜，傳統(tǒng)的辦公管理方式已不能適應(yīng)新形勢的發(fā)展和工作的需要，也不能滿足現(xiàn)代化的需要。因此，運用計算機及其網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來辦公是一種必然的趨勢。為了適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢，微機化管理將起主導(dǎo)作用，微機化管理在院校辦公過程中將發(fā)揮巨大的作用。

二、院校辦公微機化管理的可行性

自從第一臺計算機問世以來，計算機的發(fā)展已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，計算機變得越來越小型化、高速度、網(wǎng)絡(luò)化、智能化、容量大等特點，已經(jīng)成為社會中不可缺少的重要工具，現(xiàn)階段計算機的應(yīng)用廣度和深度已經(jīng)成為衡量一個院校的現(xiàn)代化水平的重要標志，辦公系統(tǒng)通過微機化管理可以綜合人、機器、信息資源三者的關(guān)系，既減少了工作人員，又提高了數(shù)據(jù)處理精度，同時也減少了不必要的費用，可以說計算機技術(shù)的發(fā)展，為實現(xiàn)微機化管理提供了非常有效的工具，為院校實施微機化管理提供了必要條件。

三、微機化管理的有效性

（一）微機化管理的實現(xiàn)，可以提高辦公質(zhì)量。在專業(yè)化效率日漸提高的今天，在辦公自動化軟件平臺上，院校除了實現(xiàn)協(xié)作靈活性、時效性和管理效率的提高，同時也增添了院校工作流程的規(guī)范性，使院校最大限度降低人員離職時所帶來的人事成本，實現(xiàn)了院校在辦公自動化平臺上成本最小化、效率最大化的發(fā)展愿望。計算機可以對輸入的信息進行分析、評估，可以避免人對事情的重復(fù)或數(shù)據(jù)的重復(fù)帶來的失誤，同時也可以消除人工處理的感情因素影響，微機處理的文件、報告、表格整齊且美觀，微機化辦公也是對外交流的重要窗口，從另一方面講提高辦公質(zhì)量可以更好地宣傳整個院校。

（二）微機化管理的實現(xiàn)，可以提高辦公效率，降低成本。傳統(tǒng)的辦公方式，主要靠人工整理資料、起草文件、傳達事情、統(tǒng)計報表、處理數(shù)據(jù)等，這種辦公方式不僅消耗了大量的精力和時間，同時也消耗了大量的人力、物力，但最終的處理結(jié)果往往不夠準確。而利用計算機處理大量的數(shù)據(jù)、文件等其他信息速度快、耗時少、準確率高，計算機管理完全可以充分融入院校辦公中，使工作人員通過一定的軟件操作界面，進行簡單的公式編輯和文字輸入，便可以輕松完成平時的工作，而且還可以隨時記錄當時的工作情況和進行重要信息的保存，從而使院校管理工作擺脫紙筆記錄和人員繁復(fù)操作的情況，大大降低了復(fù)雜工作所帶來的高失誤率，提高了工作效率，進而有助于提高各種信息保存的安全性和工作的保密性，這樣節(jié)省了大量的人力、物力、時間，不僅降低了辦公成本，更重要的是提高了辦公的效率，最大限度地發(fā)揮了微機化管理的作用。

（三）微機化管理的實現(xiàn)，可以提高決策質(zhì)量。高校深化改革的形勢下，院校不僅要保持正常的教學(xué)秩序，不斷提高教學(xué)質(zhì)量的同時，還要搞科研、研發(fā)成果，既要對外宣傳，又要加大學(xué)科建設(shè)力度，可以說信息量大、工序繁雜，院校不僅要完成正常的工作，還要收集、歸納、總結(jié)信息，向領(lǐng)導(dǎo)反映意見，為重要決策提供可靠的依據(jù)，這些事情靠傳統(tǒng)的管理方式根本無法完成，反而容易出錯，如果采用計算機來管理，對需要的信息進行收集、整理、分析，便可以在第一時間提供決策依據(jù)，提高決策質(zhì)量。

（四）微機化管理的實現(xiàn)，可以推進無紙化辦公。隨著計算機技術(shù)的快速更新發(fā)展，為院校辦公環(huán)境創(chuàng)造了有利條件，從而引發(fā)了微機化管理的改革。加速推進辦公環(huán)境逐步向自動化、現(xiàn)代化、集成化的辦公模式發(fā)展，辦公自動化集成了計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)等先進的科學(xué)技術(shù)，院校借助先進計算機管理，通過局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)，采用各種媒體形式，管理和傳輸信息，改變傳統(tǒng)辦公的面貌，從而最大限度地提高辦公效率和改進辦公質(zhì)量及辦公環(huán)境和條件，實現(xiàn)院校辦公的自動化與科學(xué)化。通過院校的微機化管理，形成微機化管理服務(wù)體系，逐步實現(xiàn)無紙化辦公。

四、加強微機化管理辦公的途徑

（一）科學(xué)化管理。院校辦公管理中的主要任務(wù)是計算機數(shù)據(jù)信息處理。利用計算機編輯功能對輸入的數(shù)據(jù)進行計算、篩選，可以快速的得到人們需要的結(jié)果，但是計算機只能判斷可以識別的數(shù)據(jù)，這就要求院校辦公管理工作要做到科學(xué)化、規(guī)范化、有序化，院校的辦公管理工作與計算機形成共同的準則，這也是院校微機化管理工作能與其他部門進行信息交流，同時也是達到高效、高質(zhì)完成各項任務(wù)的保障?？茖W(xué)化、規(guī)范化的管理才能帶來高效率的微機信息管理。

（二）健全規(guī)章制度。院校管理部門專門制定各項嚴格、嚴密的規(guī)定和條例，結(jié)合院校實際情況進行具體、量化的管理。例如教學(xué)計劃制定與執(zhí)行管理體系、人事工作管理與評估指標體系、學(xué)生學(xué)籍與管理體系、院校宣傳與考務(wù)管理體系等條文，使管理監(jiān)督者及對象有章可循、有法可依，規(guī)范化操作，從而使計算機管理系統(tǒng)得以正常運行。

（三）加大物力投入。學(xué)校要加大辦公信息系統(tǒng)建設(shè)的投入 ， 保障資金，配置先進的計算機系統(tǒng)軟硬件 ， 創(chuàng)造良好的網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境，確保微機化管理順利實施。同時，配備辦公所需要的軟硬件以及相關(guān)的售后服務(wù)，保證軟硬件實時更新，以適應(yīng)與時俱進的管理模式，學(xué)校實行微機化辦公提供物質(zhì)保障。

（四）提高管理人員素質(zhì)。院校管理工作中要想成功導(dǎo)入計算機技術(shù) ，首先必須配備專業(yè)的計算機管理人員 ，或者利用培訓(xùn)組織人員集中學(xué)習(xí)來提升現(xiàn)有院校管理人員的計算機操作水平。這就需要提高院校管理工作人員不斷地學(xué)習(xí)，管理者不僅需要懂得管理的有關(guān)知識，而且還要精通計算機相關(guān)專業(yè)的知識， 這兩方面需要緊密地結(jié)合起來。所以，熟練掌握電腦基本操作技能并不斷更新電腦知識，是院校管理人員的基本素質(zhì)要求。如果條件允許，學(xué)校管理部門應(yīng)該配備一些計算機專業(yè)的管理人員。

五、結(jié)語

傳統(tǒng)的管理模式與管理理念已經(jīng)滿足不了現(xiàn)代院校的管理要求，實現(xiàn)院校辦公自動化的高效管理和運行必然選擇微機化管理，不但可以提高辦公效率、辦公質(zhì)量，還可以為院校的日常工作提供必要的決策，所以學(xué)校應(yīng)該加大力度對計算機管理人員及設(shè)備的投入，不斷提升管理人員的素質(zhì)，不斷更新計算機軟硬件，這樣才能使微機化管理在院校辦公中發(fā)揮著巨大的作用。