醫(yī)院人事檔案實施信息化管理的思路探索

張寧

【摘要】人事檔案管理作為醫(yī)院管理中的重要組成部分，對醫(yī)院的整體管理水平有很大的影響。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷完善，計算機(jī)技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于各個領(lǐng)域當(dāng)中，醫(yī)院也深刻認(rèn)識到了信息化管理在人事檔案管理中的重要作用，不斷完善醫(yī)院的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，推動醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案；信息化管理

醫(yī)院的人事檔案中主要記錄了醫(yī)院工作人員的工作表現(xiàn)、工作能力、工作水平、綜合實力等方面的信息，是醫(yī)院選拔人才時的重要參考依據(jù)。現(xiàn)階段醫(yī)院發(fā)展的功利性比較嚴(yán)重，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)過于重視醫(yī)院發(fā)展中的具體事務(wù)，忽視了人事檔案管理的重要性，人事檔案無法作為選拔人才時的重要依據(jù)，不利于醫(yī)院綜合實力的提升。目前，我國醫(yī)院正在針對人事檔案管理工作進(jìn)行改革，加強(qiáng)人事檔案的信息化管理，保證人事檔案的重要作用。

一、我國醫(yī)院人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案查詢效率低。造成醫(yī)院人事檔案查詢效率低的原因主要有兩個：一是醫(yī)院職工多、檔案多，查找起來有很多的不方便之處；另一個是醫(yī)院的人事檔案中僅僅包括人事信息，想要獲得比較全面的資料還需要到相對應(yīng)的科室進(jìn)行查詢。醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理的時候，人事部門只會對職工的人事信息進(jìn)行記錄，其中涉及到的內(nèi)容非常少。而職工其他部分的資料信息則分散在各個部門當(dāng)中，如果醫(yī)院想要獲取某個職工的檔案信息，需要到各個部門中調(diào)取與這名職工相關(guān)的資料，然后再從很多資料中篩選出自己需要的信息進(jìn)行使用，這種大范圍的檔案查詢方式大大降低了人事檔案的查詢效率。

（二）無法保證人事檔案的安全性。傳統(tǒng)的人事檔案管理還停留在紙質(zhì)化的階段，不僅會增加人事檔案管理人員的工作量，降低人事檔案的查詢效率，還有可能造成人事檔案信息泄露的風(fēng)險。很多醫(yī)院為了盡可能地避免出現(xiàn)人事檔案信息泄露的情況，當(dāng)人事檔案管理人員對人事檔案進(jìn)行整理的時候，都會委派一名跟隨人員對其工作過程進(jìn)行監(jiān)督與管理。但是，這種方式并不能夠有效地預(yù)防查詢?nèi)藛T的不軌行為，畢竟跟隨人員不可能無時不刻對查詢?nèi)藛T進(jìn)行監(jiān)督，而且還有可能出現(xiàn)跟隨人員與查詢?nèi)藛T串通一氣的情況。一旦人事檔案被銷毀或被篡改，又沒有備份，對于日后人事工作的開展會有很大的影響，對檔案當(dāng)事人的影響更為嚴(yán)重。

（三）歸檔和管理具有一定的困難。醫(yī)院職工的人事信息經(jīng)常會出現(xiàn)各種各樣的改變，像是學(xué)歷提升、年度考核記錄等，在進(jìn)行這些信息整合的過程中，無法保證一次性整合結(jié)束，給人事檔案的歸檔增加了很大的難度。另外，由于醫(yī)院人事檔案管理都是紙質(zhì)化，而且都是整卷歸檔，但是在查詢的時候只會針對其中的一些內(nèi)容進(jìn)行，所以在查詢過程中無法及時地找到所需要的信息，浪費了大量的時間，影響人事檔案管理的進(jìn)度。

二、我國醫(yī)院人事檔案實施信息化管理的思路

（一）全面推廣醫(yī)院人事檔案的信息化管理。醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理的時候，應(yīng)該充分利用計算機(jī)技術(shù)，通過計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行人事檔案輸入，不僅能夠避免人工抄寫出現(xiàn)的錯誤，還能夠?qū)n案人員從繁重的勞動中解放出來，為人事檔案查詢與管理都節(jié)省了很多時間，對于提升檔案人員的工作效率有很大的幫助。另外，將醫(yī)院人事檔案存放在計算機(jī)中，有利于材料的完整保存，延長了檔案的使用壽命，即使檔案出現(xiàn)被銷毀的情況，也有相對應(yīng)的備份，不會造成非常嚴(yán)重的影響。

（二）建立規(guī)范化的人事信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件。醫(yī)院應(yīng)該積極地進(jìn)行人事信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件的開發(fā)，建立完善的數(shù)據(jù)資料庫系統(tǒng)，在規(guī)章制度的約束下進(jìn)行人事檔案信息的采集與整理，確保人事檔案信息的準(zhǔn)確性與可靠性，并且將完整的信息輸入到計算機(jī)當(dāng)中，利用人事信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件進(jìn)行自動化管理，節(jié)省了很多不必要的中間環(huán)節(jié)，提升了人事檔案的使用效率。另外，醫(yī)院還應(yīng)該定期對人事信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件進(jìn)行調(diào)整與升級，將更加成熟的計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在軟件設(shè)計當(dāng)中，推動醫(yī)院人事檔案的信息化管理。

（三）聘請專業(yè)的計算機(jī)管理系統(tǒng)應(yīng)用人才。為了更好地發(fā)揮出信息化管理在醫(yī)院人事檔案管理中的重要作用，醫(yī)院應(yīng)該聘請專業(yè)的計算機(jī)應(yīng)用人才，將計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的靈活使用作為人事檔案管理人才的招聘標(biāo)準(zhǔn)。不僅能夠為醫(yī)院招納更多計算機(jī)應(yīng)用人才，提高醫(yī)院的綜合實力；還要招收到計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)培訓(xùn)的導(dǎo)師，專門對人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提升人事檔案管理人員的綜合實力，對醫(yī)院人事檔案的信息化管理會有很大的幫助。

三、結(jié)語

綜上分析可知，信息化管理在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用非常重要，與傳統(tǒng)的人事檔案管理方式相比具有很多的優(yōu)勢，能夠更好地對醫(yī)院的人事檔案進(jìn)行歸檔，保證醫(yī)院人事檔案的信息安全，減輕了人事檔案管理人員的工作強(qiáng)度。現(xiàn)代醫(yī)院應(yīng)該全面推廣人事檔案的信息化管理，建立規(guī)范化的人事信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件，聘請專業(yè)的計算機(jī)應(yīng)用人才，確保人事檔案在醫(yī)院中的重要作用能夠充分發(fā)揮出來。

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