淺談醫(yī)院安全保衛(wèi)工作中的檔案管理措施

伍肇民

【摘要】本文論述了醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案管理的作用和特點；結(jié)合工作實際提出醫(yī)院安全保衛(wèi)工作中的檔案管理措施。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；安全保衛(wèi)工作；檔案管理；措施

醫(yī)院安全保衛(wèi)工作屬于醫(yī)院行政管理工作中的一個重要組成部分，其工作檔案是在組織實施各種安全保衛(wèi)活動中逐漸形成的，具有一定查閱及保存價值的材料、文件、聲像、圖表等不同形式的歷史記錄。從醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案的作用、類型及特點方面，探究如何提高其檔案管理的措施，具有非常重要的意義。

一、醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案管理的作用

醫(yī)院的安全保衛(wèi)工作檔案是對曾經(jīng)工作中發(fā)生及遇到的狀況的真實記錄，能夠充分為現(xiàn)實的安全保衛(wèi)工作服務(wù)。首先，它具有一定的憑證作用。由于檔案客觀地記載了歷史情況，是歷史的真實憑證，因此可以為現(xiàn)實工作查考并處理問題提供服務(wù)。其次，檔案具有一定的參考作用。檔案不僅對曾經(jīng)工作中遇到的情況有所記錄，同時也記錄了在以往安全保衛(wèi)工作進行中的形勢變化、思想發(fā)展、工作成果以及經(jīng)驗教訓(xùn)等，為現(xiàn)實工作考查和借鑒，提供了巨大的參考作用。第三，檔案還具有一定的服務(wù)作用。一般安全保衛(wèi)工作的檔案都具有大量豐富的內(nèi)容，能夠為安全保衛(wèi)工作組織相關(guān)機構(gòu)進行科學研究、教學、宣傳教育和現(xiàn)實工作等提供必要的服務(wù)。

二、醫(yī)院安全保衛(wèi)工作中的檔案管理分類

醫(yī)院的安全保衛(wèi)工作檔案管理一般分為兩類：即文書檔案管理和業(yè)務(wù)檔案管理。文書檔案管理主要包括有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門下發(fā)的一些重要文件；安全保衛(wèi)機構(gòu)的工作計劃、報告、總結(jié)、會議記錄和統(tǒng)計報表等文書材料；安全保衛(wèi)工作條例、規(guī)章制度、評選先進工作者和積極分子等登記表以及相關(guān)事跡材料；安全保衛(wèi)機構(gòu)內(nèi)部辦公設(shè)備及財產(chǎn)的登記表和賬目等。業(yè)務(wù)檔案，主要包括治安工作檔案（如各重點部位或要害部位確定的根據(jù)、批準材料、報告、防護設(shè)備和措施；治安、刑事案件的立案及調(diào)查處理材料等）、消防工作檔案（如火災(zāi)、火情事故發(fā)生的情況記錄、調(diào)查報告、結(jié)論報告、火災(zāi)隱患及相關(guān)治理整改情況、消防設(shè)備的設(shè)置時間和部位等等）、政保工作檔案等（年度信息工作檔案、突發(fā)事件及處理情況、醫(yī)院內(nèi)部政治案件的相關(guān)調(diào)查、偵察及處分結(jié)論等材料）。

三、醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案的特點

醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案具有如下特點：第一，多樣性。醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案的內(nèi)容多、數(shù)量多、類別也多。其中既有調(diào)查檔案、案件檔案、重要項目的安全保衛(wèi)檔案、重大事故檔案，同時還有文書檔案、治安處罰檔案、監(jiān)督及改造檔案等。第二，現(xiàn)實性。醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案是對現(xiàn)實安全保衛(wèi)工作的記錄及積累，又為現(xiàn)實安全保衛(wèi)工作提供直接服務(wù)。第三，動態(tài)性。醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案會隨著工作手段的變化及問題性質(zhì)的改變而發(fā)生轉(zhuǎn)化。第四，機密性。安全保衛(wèi)工作由于在實施過程中可能會涉及到一些保密事件或黨政機密性文件，因此，安全保衛(wèi)工作檔案具有很強的機密性。

四、醫(yī)院安全保衛(wèi)工作中的檔案管理措施

（一）建立信息化、標準化檔案管理。建立標準化檔案管理，就是指對檔案工作的各項內(nèi)容進行標準化要求。包括分類規(guī)則、組卷的格式、檔案文獻的編纂規(guī)則、檔案著錄及標引規(guī)則等。在標準化的基礎(chǔ)上，充分利用計算機等現(xiàn)代化科學技術(shù)，對檔案的保存、管理及處置提供系統(tǒng)化管理，以期獲得更高的工作效率、經(jīng)濟及社會效益。例如，規(guī)范檔案整理和標引、著錄工作的標準化，然后利用計算機軟件建立相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，有計劃、有目標地將光盤技術(shù)和縮微技術(shù)應(yīng)用到檔案的管理工作中，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)管理。提升醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案管理的自動化、便利化及高效化，進而提高其工作效率、使用價值及經(jīng)濟效益。

（二）提高醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案管理人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案管理質(zhì)量及水平的高低，并不取決于檔案管理人員的數(shù)量，而是取決于檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)、工作方法、整體素質(zhì)以及科學的管理體制等綜合因素。因此必須提高醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案管理人員的綜合素質(zhì)。例如，當前醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案管理人員，主要是臨床專業(yè)或其他非檔案管理專業(yè)的人員，素質(zhì)水平參差不齊。因此，要想真正提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，使檔案管理逐步實現(xiàn)全面的規(guī)范化、專業(yè)化、統(tǒng)一化標準，必須提升相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)。首先，在對檔案管理工作人員的選拔上，采取公開招聘，公平競爭的方式。選擇時要注意挑選社會關(guān)系相對簡單、思想素質(zhì)較好，并擁有較強專業(yè)技能的檔案管理專業(yè)人才。并給予優(yōu)厚的待遇條件，確保其能夠踏實穩(wěn)定地開展檔案管理工作。其次，對于當前在崗的檔案管理工作人員，可以對其專業(yè)技能層次進行劃分，并邀請檔案局具有豐富實踐技能的專家或?qū)I(yè)人才，對他們進行檔案專業(yè)知識及技能培訓(xùn)。同時還要對他們的計算機應(yīng)用知識和英語的必要聽說讀寫能力提出一定的學習要求，使其真正能夠適應(yīng)新時期的信息化、國際化檔案管理模式。另外，還應(yīng)該定期對醫(yī)院安全保衛(wèi)工作檔案管理人員進行專業(yè)理論知識及實踐技能的檢測。采用優(yōu)勝劣汰的方式，逐漸優(yōu)化檔案管理工作的人員結(jié)構(gòu)。

五、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院安全保衛(wèi)工作的檔案，是對工作中出現(xiàn)及遇到的各種大事的記錄，對于查考及指導(dǎo)安全保衛(wèi)工作的有序開展，都有極其重要的作用。因此，應(yīng)該充分利用現(xiàn)代化科學技術(shù)，建立信息化、標準化的檔案管理系統(tǒng)，提高相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，為該工作的長遠有序發(fā)展提供堅實保障。

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