在學(xué)校評建創(chuàng)優(yōu)過程中對檔案管理工作的思考

申彥芹

【摘要】學(xué)校檔案管理工作在新時期內(nèi)暴露出了越來越多的不足，對學(xué)校評建創(chuàng)優(yōu)形成了一定的阻礙。本文結(jié)合實際工作經(jīng)驗，反思了當(dāng)前學(xué)校檔案管理過程中存在的不足并結(jié)合實際提出了對應(yīng)的改進(jìn)與管理措施。

【關(guān)鍵詞】評建創(chuàng)優(yōu)；檔案管理；管理缺陷；管理方法

在新的發(fā)展時期內(nèi)，學(xué)校管理工作整體質(zhì)量亟須提升。檔案管理是日常管理中的重要構(gòu)成，對于提高學(xué)校信息利用效率、促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展具有重要的意義。檔案管理工作是一個系統(tǒng)的環(huán)節(jié)，包括資料整理、價值鑒定、檢索、研究等多個方面，因此在管理層面存在一定的難度，需要講究方式方法。

一、反思當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作中存在的不足

關(guān)于學(xué)校檔案管理工作中存在的不足，首先是來源于認(rèn)識程度的不足。由于不受重視，學(xué)校檔案管理工作長期沿用傳統(tǒng)的管理方式，效率較低，比如關(guān)于學(xué)校檔案資料的整理，大部分管理認(rèn)為只是單純地對資料進(jìn)行收集和存放，缺乏后續(xù)的整理和利用，導(dǎo)致檔案資料的管理工作與學(xué)校其他部門的管理工作配合度不高，大大降低了檔案資料的利用效率，無法利用檔案資料對學(xué)校的評建創(chuàng)優(yōu)作出貢獻(xiàn)。

檔案管理工作是一項系統(tǒng)性的工作，需要工作人員掌握科學(xué)的管理理念與方法。但實際上，很多學(xué)校的檔案管理工作由于不受重視，其管理人員也并不專業(yè)，基本上都是從其他崗位調(diào)到檔案管理崗位上來，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，無法做好檔案管理工作。或者很多學(xué)校是由其他部門的工作人員兼任檔案管理工作，這不僅加大了工作人員的日常工作壓力，也容易出現(xiàn)檔案缺失、遺漏等問題，有時工作人員為了完成任務(wù)不會過多地追究這些問題，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理的質(zhì)量難以提升。

在這些因素的影響下，學(xué)校檔案管理工作中存在著兩個比較突出的問題。一方面，檔案原始資料不全面。由于缺少必要的管理和監(jiān)督機制，很多部門對于檔案資料的收集并不重視，對于一些比較復(fù)雜的資料得過且過，收集不完善。比如對于學(xué)校在學(xué)年之內(nèi)的活動，很多學(xué)校只是有大致的、階段性的記錄，卻并沒有詳細(xì)記錄活動的具體內(nèi)容和具體效果，這對學(xué)校后續(xù)的活動和工作無法提供幫助和指導(dǎo)。另一方面，由于學(xué)校檔案資料的來源不同，其收集和管理難度也不同，為了快速完成檔案資料收集的任務(wù)，很多學(xué)校并不重視校外資料的收集與管理，這嚴(yán)重破壞了學(xué)校檔案資料的完整性。

二、提高學(xué)校檔案管理質(zhì)量的具體途徑

首先，為了充分發(fā)揮檔案管理工作促進(jìn)學(xué)校評建創(chuàng)優(yōu)的作用，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者需要加強檔案管理相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，充分意識到檔案管理工作的重要性，促進(jìn)檔案管理部門提高檔案管理效率，為學(xué)校評建創(chuàng)優(yōu)提供充足的檔案資料和信息。學(xué)校需要召開相關(guān)會議，以不斷完善檔案資料、提高檔案管理質(zhì)量為主題，號召學(xué)校其他部門的工作人員重視檔案資料的收集與整理工作。

在此基礎(chǔ)上，學(xué)校需要針對檔案管理工作制定完善的檔案資料管理制度。鑒于檔案資料收集、整理的復(fù)雜性，只有配合完善的管理制度，才能促使檔案資料收集與整理的完整性。關(guān)于檔案收集，學(xué)校需要制定硬性規(guī)定，并將內(nèi)部檔案與外部檔案資料的收集與整理情況作為相關(guān)管理人員的年終考核與評價標(biāo)準(zhǔn)。其次，對于檔案資料的內(nèi)容、格式等，學(xué)校需要做出統(tǒng)一的規(guī)定，不同部門均需要按照統(tǒng)一的格式框架進(jìn)行檔案資料的收集和遞交，以保證檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性。

為了不斷提高學(xué)校檔案資料的管理質(zhì)量，學(xué)校一定要成立專門的檔案資料管理部門，促使檔案管理工作不斷完善，為學(xué)校的評建創(chuàng)優(yōu)工作提供良好的服務(wù)。一方面，學(xué)校一定要改變其他部門工作人員兼任檔案管理工作，以及檔案資料管理團(tuán)隊不專業(yè)的問題。招聘專業(yè)的檔案資料管理人才，構(gòu)建年輕化、專業(yè)化的學(xué)校檔案管理團(tuán)隊。并結(jié)合最新的檔案資料管理要求，定期對相關(guān)工作人員開展培訓(xùn)工作，使其了解學(xué)校關(guān)于檔案資料的管理要求，加強對檔案管理工作的責(zé)任感。另一方面，需要在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)之上積極引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的有效結(jié)合。紙質(zhì)檔案資料具有其他形式所不具有的優(yōu)勢，因此學(xué)校需要成立專門的檔案資料室，便于紙質(zhì)檔案的存檔和管理。同時需要積極構(gòu)建學(xué)校內(nèi)部專門的檔案資料管理系統(tǒng)，實現(xiàn)不同檔案資料的電子化存檔，并為每一份檔案設(shè)置對應(yīng)編號，方便進(jìn)行檔案資料的存檔和資料的查詢利用，提高檔案資料的利用效率。需要注意的是，學(xué)校檔案資料屬于重要的信息資源，因此在設(shè)計電子檔案管理系統(tǒng)時，既要注重于其他部門、單位的對接，又要充分做好內(nèi)部資料的保密工作，防止不法分子盜取檔案資料，構(gòu)成不利影響。

三、結(jié)語

綜上所述，文中對當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行了深入的思考，分析了檔案管理無法為學(xué)校評建創(chuàng)優(yōu)活動作出貢獻(xiàn)的具體原因，并認(rèn)為，想要提高學(xué)校檔案資料的管理質(zhì)量，就要不斷提高認(rèn)識、引進(jìn)人才、完善管理制度，希望文中相關(guān)思考可以對相關(guān)學(xué)校管理人員起到一定的啟迪與借鑒作用。

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