大數(shù)據(jù)背景下科技項(xiàng)目檔案管理相關(guān)問(wèn)題探討

秦渝

【摘要】本文結(jié)合現(xiàn)階段我國(guó)科技發(fā)展的迅猛趨勢(shì)，正確認(rèn)識(shí)科技項(xiàng)目檔案管理的重要意義，在總結(jié)科技項(xiàng)目檔案管理中存在的主要問(wèn)題的基礎(chǔ)上，探討和分析提升科技項(xiàng)目檔案管理水平的可行對(duì)策，具有現(xiàn)實(shí)的意義。

【關(guān)鍵詞】科技項(xiàng)目；檔案管理；大數(shù)據(jù)

本文所述的科技項(xiàng)目檔案是圍繞科研項(xiàng)目所進(jìn)行的所有研究工作的檔案資料。通常情況下，一個(gè)科技項(xiàng)目由多個(gè)課題組成，檔案形成的周期不一，在管理上具有一定的復(fù)雜性。同時(shí)，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨為科技項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)了新的機(jī)遇，應(yīng)合理地應(yīng)用這一技術(shù)，提升檔案管理水平。

一、科技項(xiàng)目檔案管理的重要意義

科技項(xiàng)目科研檔案是指在科技項(xiàng)目科研活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料，是科技工作人員進(jìn)行項(xiàng)目科學(xué)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，它記載和反映了項(xiàng)目科學(xué)研究活動(dòng)的全部過(guò)程和具體成果，是項(xiàng)目科研人員的勞動(dòng)成果和智慧的結(jié)晶。尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代，先進(jìn)科技成果能夠大幅度提升工作效率，在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)管理，能夠有效推進(jìn)智能管理水平。

二、科技項(xiàng)目檔案管理存在問(wèn)題分析

（一）管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，不僅要求從事科技項(xiàng)目檔案管理的工作人員具備較高檔案管理技能，更要求其具備較高的計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。實(shí)際工作中，多數(shù)從事科技項(xiàng)目檔案管理的人員在計(jì)算機(jī)技術(shù)方面僅限于簡(jiǎn)單的應(yīng)用，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和快速檢索分析技術(shù)的掌握程度較低。由此導(dǎo)致在建設(shè)信息化的科技項(xiàng)目檔案過(guò)程中，不能快速準(zhǔn)確地完成信息的檢索和錄入，致使科技項(xiàng)目檔案信息化水平不高。

（二）科技項(xiàng)目檔案管理體系有待改進(jìn)?？萍柬?xiàng)目歸檔材料復(fù)雜（包括研究課題的可行性論證材料、申請(qǐng)立項(xiàng)材料，立項(xiàng)后各階段的試驗(yàn)原始記錄材料，總結(jié)報(bào)告、成果報(bào)告、成果鑒定等）、科技項(xiàng)目的多人參與屬性和形成周期不一的特性（科技項(xiàng)目一般需經(jīng)過(guò)論證、立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收、推廣等過(guò)程，短的需要幾個(gè)月，長(zhǎng)的需要幾年甚至十幾年時(shí)間），都給項(xiàng)目資料的收集、整理、歸檔設(shè)置了一定的障礙。因此，如何利用數(shù)字化，更加合理、科學(xué)地整理、歸檔成為科技項(xiàng)目管理體系亟待改進(jìn)的方向。

（三）科技項(xiàng)目檔案保密管理有待提升。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)在給予人們獲取信息資料便捷的同時(shí)，也增加了檔案利用中的資料信息的安全風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)前的檔案信息安全，大多停留在政策層面，缺乏網(wǎng)絡(luò)技術(shù)層面的支持。與此同時(shí)，科研項(xiàng)目檔案有著它自身特殊的保密管理要求。由于科研項(xiàng)目檔案涉及科研成果的前期申報(bào)、立項(xiàng)、實(shí)施、專家評(píng)審等環(huán)節(jié)，其保密級(jí)別的管理不能一概而論。比如科研項(xiàng)目中的專家評(píng)審部分不能公開(kāi)，而項(xiàng)目名稱、課題研究方向則屬于需要公開(kāi)的范圍。因此，如何有效地解決科技項(xiàng)目檔案開(kāi)放利用與信息安全保護(hù)的矛盾成為項(xiàng)目檔案保密管理亟需提升的方向。

三、提升科技項(xiàng)目檔案管理水平

第一，提高思想認(rèn)識(shí)，重視科技項(xiàng)目檔案管理工作。科技項(xiàng)目檔案管理工作的重要性，已經(jīng)越來(lái)越凸顯，應(yīng)該引起單位和組織管理層的充分重視，將科技項(xiàng)目檔案管理工作納入到日常的項(xiàng)目管理中去，積極主動(dòng)地做好科技項(xiàng)目檔案管理工作。

第二，加強(qiáng)動(dòng)態(tài)監(jiān)管?？萍柬?xiàng)目檔案的管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，在此過(guò)程中需要對(duì)其進(jìn)行定期的維護(hù)和更新，需要做到以下幾點(diǎn)：首先，加強(qiáng)檔案的前端控制?？蒲许?xiàng)目的驗(yàn)收環(huán)節(jié)應(yīng)包括相關(guān)資料的歸檔手續(xù)，只有在正式歸檔之后，才能舉行相應(yīng)的結(jié)題驗(yàn)收和成果鑒定。其次，科學(xué)規(guī)劃歸檔分類。在2年以內(nèi)的科研項(xiàng)目及科研成果應(yīng)以辦結(jié)年限為準(zhǔn)按照項(xiàng)目類別進(jìn)行分類歸檔，在2年以上的較為復(fù)雜的，按照論證、立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收、推廣的年度進(jìn)行分段歸檔。其三，培養(yǎng)數(shù)據(jù)定期更新意識(shí)，委派專職人員對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行信息更新和系統(tǒng)維護(hù)，實(shí)時(shí)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)。

第三，理清科技項(xiàng)目檔案的管理和歸屬問(wèn)題。在科技項(xiàng)目檔案進(jìn)行歸檔和保存的過(guò)程中，實(shí)行課題組長(zhǎng)負(fù)責(zé)制，多個(gè)課題及多個(gè)單位參與的項(xiàng)目，參與單位負(fù)責(zé)所承擔(dān)課題的資料收集和歸檔工作，最終由課題組長(zhǎng)進(jìn)行審核，協(xié)作單位的檔案須將副本交給主持單位，如確實(shí)涉及協(xié)作單位合法權(quán)益的，應(yīng)在提交的材料中明確注明歸屬問(wèn)題。

第四，加強(qiáng)檔案管理的安全性?？萍柬?xiàng)目檔案是國(guó)家的重要財(cái)產(chǎn)，一旦泄露，可能造成較為嚴(yán)重的后果。為此，必須在科研項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔、查閱的不同階段加強(qiáng)安全管理，杜絕資料外泄。歸檔時(shí)必須設(shè)置不同的保密層級(jí)，如專家評(píng)審內(nèi)部資料應(yīng)該設(shè)置最高級(jí)別的保密權(quán)限，項(xiàng)目科研內(nèi)容設(shè)置中級(jí)的保密權(quán)限，方便項(xiàng)目主辦單位的后期查閱，而項(xiàng)目名稱、課題研究方向信息可設(shè)置公開(kāi)權(quán)限，方便大眾查閱。運(yùn)用技術(shù)隔離，設(shè)置分級(jí)訪問(wèn)權(quán)限；健全專人負(fù)責(zé)制和檔案查閱申請(qǐng)制，從制度、人防、技防三方面加強(qiáng)檔案安全管理。

第五，建立更加完善的科技項(xiàng)目檔案管理體系。現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展為檔案管理工作提供了更為便利的手段，將現(xiàn)代化的統(tǒng)計(jì)分析技術(shù)與傳統(tǒng)的科技項(xiàng)目檔案管理模式相結(jié)合，能夠更加有效地促進(jìn)科技項(xiàng)目檔案管理工作的開(kāi)展和高效發(fā)展，例如在科技項(xiàng)目的收集和歸檔過(guò)程中使用數(shù)字化資料，同時(shí)建立每個(gè)科技項(xiàng)目的檢索目錄、主要成果和詳細(xì)摘要等關(guān)鍵內(nèi)容，便于后期的使用；同時(shí)數(shù)字化并不單單是整理電子文檔等材料，應(yīng)結(jié)合數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等，應(yīng)用更為智能化的管理系統(tǒng)。

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