淺談提升辦公室秘書素質(zhì)的對策

張文昊

【摘要】伴隨我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，企業(yè)之間出現(xiàn)越來越多的競爭，辦公室秘書素質(zhì)的提升顯得十分重要。企業(yè)辦公室秘書不單單對自身的服務(wù)者、督辦者以及參謀角色要有十分明確的認(rèn)識，還應(yīng)當(dāng)不斷地學(xué)習(xí)，使得自身的價(jià)值不斷提升。

【關(guān)鍵詞】秘書素質(zhì)；對策研究

辦公室在企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)工作中發(fā)揮著關(guān)重要的作用。在企業(yè)中，辦公室可以進(jìn)行信息的溝通，給企業(yè)各個(gè)部門傳達(dá)工作信息，幫助企業(yè)的管理者進(jìn)行工作安排，協(xié)調(diào)企業(yè)各個(gè)部門的工作。同時(shí)，接到企業(yè)上級領(lǐng)導(dǎo)的指示后，可以與下級部門或者單位進(jìn)行聯(lián)系，使得油田企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)得到了促進(jìn)，使得企業(yè)各部門的工作效率得到提高。除此之外，辦公室還必須協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)做好協(xié)調(diào)工作，促進(jìn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益的同步發(fā)展。在企業(yè)辦公室的日常工作中，辦公室秘書的作用十分關(guān)鍵，往往影響著整個(gè)辦公室工作的質(zhì)量。因此，提升企業(yè)辦公室秘書的綜合素質(zhì)，對于我國企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。

一、現(xiàn)代企業(yè)辦公室秘書的崗位職責(zé)

伴隨我國經(jīng)濟(jì)科學(xué)的發(fā)展，信息化技術(shù)在企業(yè)的日常生產(chǎn)中占有越來越重的比例，企業(yè)管理工作也隨之變得復(fù)雜，辦公室秘書工作的技術(shù)性和專業(yè)性的要求日漸提高。企業(yè)辦公室秘書作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作上的協(xié)助者，專業(yè)知識的儲備就尤為重要，對辦公內(nèi)外信息網(wǎng)絡(luò)功能的熟練掌握，確保辦公室秘書能夠?qū)⑵髽I(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖準(zhǔn)確理解，同時(shí)能夠有效地進(jìn)行信息的采集和處理，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供準(zhǔn)確的信息，促使企業(yè)工作順利開展。

然而現(xiàn)階段，我國企業(yè)對于辦公室秘書工作一直存在一個(gè)錯誤的認(rèn)識，認(rèn)為辦公室秘書的工作任務(wù)仍然僅限于收發(fā)文件和傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)精神等輔助工作，但是在當(dāng)下的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，企業(yè)辦公室秘書工作的重要性已經(jīng)不能僅從上面的內(nèi)容體現(xiàn)了。完善企業(yè)辦公室秘書工作，需要提高企業(yè)辦公室秘書人員整體素質(zhì)，使得企業(yè)秘書人員的培訓(xùn)工作得到加強(qiáng)，讓企業(yè)秘書人員對國家目前的各項(xiàng)方針政策全面了解，對全球經(jīng)濟(jì)技術(shù)的動向準(zhǔn)確把握，對企業(yè)的動態(tài)全面掌握?，F(xiàn)代企業(yè)對辦公室秘書的素質(zhì)提出了更高的要求，秘書人員不僅需要了解企業(yè)的經(jīng)營管理模式，還要具有組織和協(xié)調(diào)能力，這樣才能保證辦公室秘書在面對企業(yè)中諸多問題和現(xiàn)象時(shí)，能夠幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)將問題順利解決，對企業(yè)發(fā)展趨勢做出準(zhǔn)確的判斷和預(yù)測。

二、油田企業(yè)辦公室工作存在的問題

油田企業(yè)辦公室秘書作為樞紐，承擔(dān)著服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、聯(lián)系職工、協(xié)調(diào)各個(gè)方面的職責(zé)，在企業(yè)工作的開展中起到了不可缺少的作用。然而現(xiàn)代企業(yè)的辦公室工作，對辦公室秘書的素質(zhì)有著越來越高的要求，能否配合領(lǐng)導(dǎo)將管理任務(wù)下傳，能否做好企業(yè)各部門之間的協(xié)調(diào)工作，就顯得十分重要。然而現(xiàn)階段，企業(yè)的辦公室秘書工作中，存在著很多問題：

（一）競爭機(jī)制的缺乏?，F(xiàn)階段我國的絕大多數(shù)企業(yè)，為了降低成本，節(jié)約開支，往往縮減人員數(shù)量，減少設(shè)備開支，取得了部分成效。然而，因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部沒有合理的競爭機(jī)制，這種降低人員數(shù)量與減少設(shè)備開支的手段也造成了一些負(fù)面的影響，使得辦公室在管理中的作用被極大地降低了，加上管理人員的管理水平有限，專業(yè)技術(shù)知識儲備不到位，對企業(yè)的發(fā)展帶來了不利的影響。

（二）不能嚴(yán)格地執(zhí)行計(jì)劃。在我國企業(yè)的日產(chǎn)工作中，辦公室雖然會制定經(jīng)濟(jì)管理計(jì)劃，但是在對計(jì)劃的執(zhí)行力度上，往往不能盡如人意。首先，在經(jīng)濟(jì)管理計(jì)劃的編制上，系統(tǒng)的編制體系往往不具備，計(jì)劃過于簡單，同時(shí)缺乏準(zhǔn)確性。其次，在辦公室人員對計(jì)劃的執(zhí)行方面，辦公室秘書往往單純依賴自己的工作經(jīng)驗(yàn)，缺乏系統(tǒng)科學(xué)的指導(dǎo)。與此同時(shí)，加之辦公室的服務(wù)人員缺乏服務(wù)的意識，工作的熱情和積極性不高，不能夠?qū)⒂?jì)劃嚴(yán)格的執(zhí)行，這些都給企業(yè)的工作效率帶來了負(fù)面的影響。

三、提升辦公室秘書能力的對策

（一）培養(yǎng)企業(yè)辦公室秘書人員的技術(shù)素質(zhì)。伴隨我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)的進(jìn)步，現(xiàn)代化辦公設(shè)備越來越普及，原有的企業(yè)辦公室秘書的工作方式已經(jīng)不能與當(dāng)前企業(yè)工作的方式相適應(yīng)，現(xiàn)代企業(yè)需要現(xiàn)代化的辦公室秘書人員，現(xiàn)代辦公室秘書人員需要具備較強(qiáng)的技術(shù)能力，對計(jì)算機(jī)操作、復(fù)印機(jī)和傳真機(jī)的使用做到了如指掌，同時(shí)能夠熟練接發(fā)電子郵件和查閱網(wǎng)上信息，與時(shí)代接軌。只有辦公室秘書能夠主動去適應(yīng)并掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)，將辦公室秘書工作的應(yīng)用水平全面提高，這樣才能完善現(xiàn)代企業(yè)秘書工作。

（二）培養(yǎng)企業(yè)辦公室秘書的文字功底。文字功底是對現(xiàn)代企業(yè)辦公室秘書人員的最基本要求，擁有扎實(shí)的文字功底才能進(jìn)行材料的撰寫，這也是辦公室秘書的基本職責(zé)之一。為了提升企業(yè)辦公室秘書工作人員的綜合水平，需要做到以下幾點(diǎn)：第一，要留心寫作，這樣就需要辦公室秘書人員對各種結(jié)構(gòu)和格式的作品做到全面的了解，對好的作品進(jìn)行細(xì)讀和細(xì)品，融會貫通成為自己的素材。第二，做到潛心寫作，辦公室秘書人員要有長期寫材料的思想準(zhǔn)備和工作習(xí)慣，這樣在接到寫作任務(wù)后能夠快速地做好寫作材料的準(zhǔn)備工作，盡早完成領(lǐng)導(dǎo)安排的工作任務(wù)。

（三）培育創(chuàng)新思維。為了應(yīng)對現(xiàn)代市場日新月異的變化，辦公室秘書想要在企業(yè)的發(fā)展中起到作用，就必須加強(qiáng)自己的思維創(chuàng)新能力。企業(yè)需要通過多種措施對辦公室秘書的創(chuàng)新思維進(jìn)行鍛煉和培訓(xùn)。舉例來說，企業(yè)在組織管理活動時(shí)，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)向辦公室秘書征詢工作安排的意見的時(shí)候，辦公室秘書提出的建議應(yīng)既要滿足活動的需要，同時(shí)充滿創(chuàng)新精神，這樣才能體現(xiàn)出個(gè)人的價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展提供有效的助力。

【參考文獻(xiàn)】

[1]付劉娜.淺談提升企業(yè)辦公室秘書素質(zhì)的對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（09）.

[2]李世光.提升企業(yè)辦公室秘書素質(zhì)的對策[J].化工管理，2016（03）.

[3]曹闖.提升辦公室秘書素質(zhì)的對策探討[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2014（08）.