醫(yī)院檔案信息化管理的重要性

高麗

【摘要】本文結(jié)合工作實(shí)際，論述了醫(yī)院檔案信息化管理的重要性。將檔案信息化處理以后，可以提高檔案的運(yùn)行效率，這是檔案事業(yè)順應(yīng)社會(huì)信息化潮流的趨勢(shì)所在。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案信息化管理；重要性

隨著各行各業(yè)信息化的迅速發(fā)展，檔案信息化管理也成為現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生管理工作的重要內(nèi)容。在紙質(zhì)文件時(shí)代，采用手工操作的方式，檔案人員要花相當(dāng)多的時(shí)間和精力埋頭于整理檔案、登記目錄、查找檔案。而將檔案進(jìn)行信息化處理后，可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行工作，大大改善了工作條件，有效地提高了工作效率。

一、醫(yī)院檔案管理信息化是當(dāng)今信息社會(huì)發(fā)展的形勢(shì)需要

現(xiàn)代信息社會(huì)日新月異，各行業(yè)對(duì)內(nèi)對(duì)外交流日益增多，人們對(duì)各種時(shí)效性強(qiáng)、具有高價(jià)值的檔案信息需求量越來(lái)越大。當(dāng)前，由于各級(jí)醫(yī)院管理意識(shí)、設(shè)備和技術(shù)方法比較落后，檔案管理和利用水平較低。面對(duì)這種沖擊和挑戰(zhàn)，各級(jí)醫(yī)院只有順應(yīng)時(shí)勢(shì)，加快檔案信息化建設(shè)，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，進(jìn)而使檔案管理工作適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求。

二、醫(yī)院檔案管理信息化是確保醫(yī)療事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要

醫(yī)療事業(yè)需要發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批的建設(shè)人才，而只有翔實(shí)全面地掌握人事檔案材料，才能合理使用人才，充分發(fā)揮人才的作用，確保實(shí)現(xiàn)醫(yī)院事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化就顯得十分迫切和必要。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為醫(yī)院事業(yè)發(fā)展服務(wù)，而且將會(huì)使檔案信息資源得到更加充分的開(kāi)發(fā)利用，同時(shí)可以延長(zhǎng)檔案的壽命。

三、檔案信息化有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的需要

將檔案信息化處理后，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統(tǒng)，使用時(shí)只需輸入關(guān)鍵詞，相關(guān)資料信息就可呈現(xiàn)在電腦上。電子文件比檔案原件更易于查詢，可增強(qiáng)對(duì)原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍，更有利于醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室按需瀏覽，并保持隨機(jī)存取，進(jìn)一步提高了檔案原件的利用率，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

四、檔案信息化有利于檔案信息資源的長(zhǎng)期存儲(chǔ)

在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中，檔案資料大多是以紙質(zhì)化的形式存在的。隨著時(shí)間的推移，檔案資料日積月累，占用了大量的儲(chǔ)存空間。另外，由于紙張的特性，檔案庫(kù)房還要按不同季節(jié)做好各項(xiàng)溫度、濕度控制和防蟲(chóng)工作，在管理模式上存在著管理成本高，使用效率低，原件容易損壞等問(wèn)題。醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，將重要、珍貴資料進(jìn)行信息化處理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)對(duì)原件進(jìn)行電子掃描，之后以電子文件的形式進(jìn)行收藏、管理和使用，可以有效地避免檔案原件被過(guò)多地直接使用、借閱等造成原件的損壞，可以有效地降低和避免重要資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)，從而有效地保護(hù)檔案原件。

總之，將檔案信息化處理以后，可以提高檔案的運(yùn)行效率，使檔案信息更加形象、直觀，最大限度地方便檔案檢索和利用，并且節(jié)省了大量的儲(chǔ)存空間，同時(shí)又保障了檔案的安全備份。檔案資源整合重在體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和共享性，其最終目的是進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的使用范圍，這是檔案事業(yè)順應(yīng)社會(huì)信息化潮流的趨勢(shì)所在。