電力施工企業(yè)檔案管理信息化

余譚英

【摘要】信息時代的迅速發(fā)展，讓越來越多的管理機制開始變得電子信息化，而檔案管理也是一樣的。通過信息化的管理完善電力施工企業(yè)檔案管理制度，方便了檔案管理人員，化繁瑣的檔案處理為簡單的電腦操作。本文根據(jù)電力施工企業(yè)檔案管理信息化的狀況提出強化建議，以便企業(yè)了解狀況及時處理，提高企業(yè)的工作效率，有利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】電力施工企業(yè)；檔案管理；信息化

隨著社會的不斷發(fā)展，社會的各個生活領(lǐng)域?qū)τ陔娏Φ男枨蟛粩嘣黾?，電力企業(yè)也迅速崛起。電力施工企業(yè)也就任重而道遠(yuǎn)，許多地方需要不斷地被發(fā)現(xiàn)和改進，以提高電力施工企業(yè)的工作效率。而對于施工企業(yè)的檔案，其記錄著企業(yè)的發(fā)展歷程，儲存著電力施工企業(yè)的工程建設(shè)成果，也是電力施工企業(yè)施工水平和企業(yè)實力的真實寫照。檔案管理的電子信息化建設(shè)，對于企業(yè)的發(fā)展起著積極的作用，對于企業(yè)的發(fā)展有著極大的促進作用。由于我國信息化技術(shù)起步較晚，在信息化建設(shè)領(lǐng)域中，有許多的問題有待解決，這就給電力企業(yè)檔案管理的發(fā)展帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

一、電力施工企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀問題

檔案管理是指企業(yè)對于各個事項的記錄，資料的處理、存儲以及查詢等的工作職能；對于企業(yè)的發(fā)展有著清晰明了的記錄，為企業(yè)今后的發(fā)展起著奠基性的作用，同時還可以給企業(yè)規(guī)劃者為企業(yè)規(guī)劃提供一個方向，展示給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者企業(yè)中存在的完美和缺陷，以便對癥下藥，尋找措施，改善企業(yè)的施工效率。而我們傳統(tǒng)的檔案管理，都是依靠手工的記錄和處理，其方式不但減緩了工作的效率也耽擱了企業(yè)工程的施工進程。手工的查閱也增加了企業(yè)對于檔案的查詢不便，所有的記錄都得一頁一頁去翻，時間和效率得不到保證，造成了許多不必要的麻煩。由于檔案都是紙質(zhì)文件，在查詢的過程中需不斷翻閱，容易造成檔案資料的損壞，也給公司帶來經(jīng)濟上的損失。但是隨著科技的不斷進步，現(xiàn)代企業(yè)的檔案管理模式，將結(jié)合手工與信息技術(shù)，不斷地優(yōu)化檔案的管理、接收和處理，增加了企業(yè)檔案的可用性，提高了檔案工作者對于檔案處理的效率。對于現(xiàn)代化電子技術(shù)的利用，其優(yōu)勢就是可以將復(fù)雜的手工整理實體檔案劃分為不同的類型，進行必要專業(yè)的分類，以防止檔案資料的丟失，增加檔案資料的安全性。

雖然，檔案管理電子技術(shù)的利用相對于手工處理，其工作效率有明顯的提高，而且文件保存的穩(wěn)定性得到保障，查閱也相對便利。但是仍然會有一些不足的存在，其無法完美地滿足企業(yè)發(fā)展的需求。比如，一方面，部分技術(shù)對于檔案的查閱不具備全文檢索和查詢功能，那么對于檔案的利用也帶來了極大的不便；另一方面，在軟件安裝的過程中，數(shù)據(jù)的輸入沒有備份，這樣的話，一旦發(fā)生文件的損壞或丟失，就難以挽回，這樣檔案資料的安全性處理就沒有得到相對的保障。所以，企業(yè)的檔案管理還需要有相對完善的策略，可以適當(dāng)?shù)貙⒉糠种匾募堎|(zhì)文件進行數(shù)據(jù)化處理，以及將企業(yè)生產(chǎn)和管理過程中的重要視頻、錄音等其他記錄進行數(shù)據(jù)化處理，以方便后期的使用查詢，這就要求企業(yè)在檔案管理方面加快和完善信息化建設(shè)的進程。

二、電力施工企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)

（一）檔案管理信息化建設(shè)的必要性。檔案的管理對于企業(yè)的發(fā)展起著重大的作用，檔案記錄著企業(yè)的各項資料，其接受、處理和儲存公司的各項資料，給公司各項規(guī)劃提供了參考性的資料，通過今夕業(yè)績對比幫助公司作出策略性的規(guī)劃，以便規(guī)劃公司未來的發(fā)展。檔案管理不僅有利于公司的發(fā)展，還對我們國家經(jīng)濟建設(shè)、政治建設(shè)、文化建設(shè)有著重要意義。隨著信息技術(shù)化的不斷發(fā)展，檔案管理信息化處理已經(jīng)成了現(xiàn)代各個企業(yè)時代性的發(fā)展趨勢，我們的電力施工企業(yè)也毫不例外。

信息化發(fā)展帶動工業(yè)化發(fā)展已經(jīng)成了現(xiàn)代工業(yè)發(fā)展的主流趨勢，各個企業(yè)都應(yīng)當(dāng)對此具有足夠的認(rèn)識。企業(yè)需要在檔案管理工作中不斷地完善信息體制在檔案管理中的建設(shè)，同時利用檔案管理機制了解企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r。信息化的檔案管理成了企業(yè)實現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的主要途徑。

（二）電力施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在的阻礙。首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案的管理缺乏重要的認(rèn)知，導(dǎo)致檔案管理得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視。由于企業(yè)的檔案信息化處理涉及到各個部門，需要各個方面的專業(yè)性技術(shù)性人才，需要企業(yè)全部的人員都積極地配合，尤其是領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，對于企業(yè)的發(fā)展起著領(lǐng)導(dǎo)性的作用?，F(xiàn)在好多企業(yè)，領(lǐng)導(dǎo)者會覺得檔案的管理跟企業(yè)的發(fā)展無關(guān)，認(rèn)為檔案的管理只是文字的處理和記錄，跟企業(yè)的施工、生產(chǎn)、銷售、服務(wù)等無關(guān)，對企業(yè)的經(jīng)濟效益無太大影響，不需要有太多的關(guān)注和管理，也不必花費太多的人力、物力、財力去完善檔案信息化建設(shè)。存在這樣錯誤的觀念，將導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理工作信息化得不到相應(yīng)的發(fā)展和完善，也阻礙了企業(yè)檔案信息化建設(shè)的步伐。其次，信息化建設(shè)設(shè)施不完備。畢竟我國信息化建設(shè)起步比較晚，對于信息化的處理還不夠完善，倘若發(fā)生在查閱過程中檔案的損失，需要把損失的檔案補救回來就需要極大的技術(shù)含量。最后就是缺乏專業(yè)性技術(shù)人員。檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用，對于企業(yè)的發(fā)展有著清晰明了的記錄，為企業(yè)今后的發(fā)展起著奠基性的作用，同時還可以給企業(yè)規(guī)劃者制定后期的發(fā)展目標(biāo)提供參考性的依據(jù)，展示給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者企業(yè)中存在的完美和缺陷。但是，對于當(dāng)前的企業(yè)，其檔案管理人員大都缺乏對專業(yè)性知識的認(rèn)知，沒有充分地認(rèn)識到檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性。沒有專門的部門對檔案進行管理，就容易導(dǎo)致重要的檔案信息丟失而不重要的檔案信息得到保存。

二、完善電力施工企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的建議

對于企業(yè)檔案信息化建設(shè)的完善，企業(yè)需要對其作出相應(yīng)的對策。以下是筆者對于檔案管理在信息化建設(shè)中存在的不足作出的幾點建議：

首先，完善各項檔案管理制度。對于檔案管理來說，其對于企業(yè)和國家的發(fā)展都存在重大的意義。對于國家而言，早已制訂出檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，而對于我們的電力施工企業(yè)，應(yīng)該在國家相關(guān)的法律法規(guī)基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展?fàn)顩r，制定符合企業(yè)的發(fā)展計劃，落實和貫徹企業(yè)的管理制度。并且在各項管理制度運行的過程中，不斷加強監(jiān)督，對各項制度進行完善和修訂。以確保企業(yè)檔案管理制度的規(guī)范性、科學(xué)性、有效性實施，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供相應(yīng)的保障。其次，企業(yè)應(yīng)該加強信息化的創(chuàng)新和研發(fā)。企業(yè)應(yīng)該有效地結(jié)合計算機、網(wǎng)絡(luò)通信來提高企業(yè)檔案管理的運行效率。對于我們電力企業(yè)，信息化建設(shè)方面的專業(yè)性不夠，企業(yè)需要增加專業(yè)性人才的招攬，積極創(chuàng)新和研發(fā)檔案信息化建設(shè)。再者，就是要保證企業(yè)對于檔案管理信息化建設(shè)資金的投入。企業(yè)要建設(shè)完美的檔案管理信息化機制，不是一朝一夕的事情，其設(shè)備、技術(shù)等的投入需要企業(yè)舍得花費更多的資金和人員去改善。最后，需要增強企業(yè)人員對于檔案管理信息化建設(shè)的意識，讓企業(yè)人員認(rèn)識到信息化建設(shè)的重要性。同時還需要加強專業(yè)型人才的培養(yǎng)，為企業(yè)未來的發(fā)展提供相應(yīng)的保障。

總之，檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展有著決定性的作用，因此，我們電力企業(yè)也需要看到檔案管理給企業(yè)帶來的便利，同時結(jié)合信息化給檔案建設(shè)帶來相應(yīng)的改善。檔案管理信息化建設(shè)不但可以提高企業(yè)工作的效率，也給企業(yè)未來的發(fā)展規(guī)劃提供參考。

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