中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)探析

趙紅

【摘要】中小企業(yè)作為企業(yè)群中的重要組成部分，對(duì)我國的國民經(jīng)濟(jì)增長發(fā)揮著重要促進(jìn)作用。全面改革實(shí)施后，中小企業(yè)在各方面的管理上也提出了更高要求，其中檔案管理信息化就是重要管理內(nèi)容。本文主要就中小企業(yè)檔案管理信息化需求以及作用發(fā)揮進(jìn)行分析，然后結(jié)合實(shí)際對(duì)中小企業(yè)檔案管理信息化問題和建設(shè)措施詳細(xì)探究。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；檔案信息化；問題

中小企業(yè)的諸多管理工作中，檔案管理是重要管理內(nèi)容，這對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)展決策以及整體管理水平的提高，都起著積極作用。信息化發(fā)展背景下，加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)就顯得比較重要，這是促進(jìn)檔案管理水平提高的重要舉措，在信息化技術(shù)支持下，對(duì)檔案管理人員的工作效率提高提供了技術(shù)支持，也對(duì)檔案管理模式的優(yōu)化創(chuàng)造了有利條件。

一、中小企業(yè)檔案管理信息化必要性及重要性分析

（一）中小企業(yè)檔案管理信息化必要性。信息化時(shí)代的到來，為中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)提供了良好環(huán)境，中小企業(yè)要想提高市場競爭力，就必須要注重新技術(shù)以及新管理模式的科學(xué)應(yīng)用。在中小企業(yè)管理工作中，檔案管理作為比較重要的管理內(nèi)容，是提高企業(yè)市場競爭力的重要保障力量，這也是檔案管理未來的發(fā)展趨勢(shì)。中小企業(yè)的發(fā)展，需要新技術(shù)的支持，企業(yè)管理水平的提高也需要新技術(shù)的支持，檔案管理的信息化建設(shè)是企業(yè)全面發(fā)展的必要環(huán)節(jié)，只有在這一層面得以實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)目標(biāo)，才能真正促進(jìn)中小企業(yè)的良性發(fā)展。

（二）中小企業(yè)檔案管理信息化重要性分析。通過檔案管理信息化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，就能有助于檔案資源的共享，提高檔案管理的整體效率水平。計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步也對(duì)中小企業(yè)檔案管理工作提供了技術(shù)支持，信息化檔案管理從整體上節(jié)約了管理時(shí)間。信息化的檔案管理能提高檔案查詢的效率，對(duì)檔案資源也能充分利用。工作人員可通過組合查詢以及模糊查詢等方式，來查找自己所需要的檔案資料內(nèi)容，這就極大地提高了工作人員的工作效率。

另外，中小企業(yè)檔案管理信息化也有利于提高企業(yè)的決策效率，能為企業(yè)的計(jì)劃以及組織等工作順利進(jìn)行打下基礎(chǔ)。信息化的檔案管理工作能迅速地進(jìn)行檔案備份，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源高效化的管理。

二、中小企業(yè)檔案管理信息化問題和建設(shè)措施

（一）中小企業(yè)檔案管理信息化問題分析。從當(dāng)前我國的中小企業(yè)檔案管理信息化現(xiàn)狀來看，其中還存在著諸多不足有待解決。一些中小企業(yè)對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)比較薄弱，有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理的思想觀念上，沒有和時(shí)代發(fā)展需求相結(jié)合，對(duì)信息化管理人才不重視。在檔案信息化的推動(dòng)方面缺乏信心，這就對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案信息化目標(biāo)產(chǎn)生了阻力。

再者，中小企業(yè)檔案信息化管理人才比較缺乏，在信息化管理的安全性方面需要進(jìn)一步強(qiáng)化。檔案信息化管理，需要有專業(yè)化人才的支持，從當(dāng)前中小企業(yè)的檔案信息化管理人才的培養(yǎng)情況來看，企業(yè)在這一層面還需要加強(qiáng)，沒有及時(shí)將人才知識(shí)結(jié)構(gòu)單一化的問題有效解決。在檔案信息化的安全性方面也沒有加強(qiáng)，這些都不利于中小企業(yè)的競爭力提高。

檔案信息化建設(shè)發(fā)展中，沒有重視軟硬件的更新以及維護(hù)。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化目標(biāo)，就要在硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面不斷加強(qiáng)和深化。但是從實(shí)際的發(fā)展情況來看，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者并沒有充分重視軟硬件的更新以及維護(hù)，造成檔案信息化管理的整體效率比較低。

（二）中小企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)措施。第一，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視。要想促進(jìn)檔案信息化管理水平提高，中小企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者就要對(duì)此充分重視，認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的價(jià)值，對(duì)具體的管理工作要有詳細(xì)的了解。并要能在檔案管理信息化建設(shè)的宣傳工作上加強(qiáng)重視，通過多種手段方式進(jìn)行宣傳，讓企業(yè)員工認(rèn)識(shí)到信息化檔案管理的重要性。第二，注重信息化檔案管理人才培養(yǎng)。檔案信息化管理需要專業(yè)人員支持，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分重視對(duì)專業(yè)化管理人才的培養(yǎng)，不斷提高檔案信息化管理人員的綜合素質(zhì)以及業(yè)務(wù)能力。通過定期的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德以及技術(shù)能力，在這些基礎(chǔ)層面得到了完善，才能有助于整體服務(wù)水平提高。通過構(gòu)建高素質(zhì)高技能的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)中小企業(yè)的檔案管理信息化程度和水平就能有效提高。第三，構(gòu)建完善的檔案信息化管理制度。良好的管理制度能規(guī)范管理人員的行為，對(duì)促進(jìn)檔案管理的規(guī)范性操作有著保障作用。地方行政管理部門，要進(jìn)一步強(qiáng)化中小企業(yè)的檔案管理工作指導(dǎo)以及監(jiān)督，遵循國家的政策方針，在信息化建設(shè)過程中，積極發(fā)揮新技術(shù)的應(yīng)用作用，為檔案管理質(zhì)量提高打下基礎(chǔ)。行政部門要對(duì)中小企業(yè)的檔案收集以及整理和保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理進(jìn)行加強(qiáng)，在信息化檔案管理建設(shè)方面的完善性得以保障。第四，加強(qiáng)檔案信息化的安全保障措施實(shí)施。要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的安全工作，從多方面實(shí)施安全保障措施，實(shí)施生物識(shí)別身份以及加密措施，充分保證檔案信息的安全性。

三、結(jié)語

總而言之，中小企業(yè)的檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)信息化的目標(biāo)，是促進(jìn)中小企業(yè)競爭力的基礎(chǔ)。通過從理論上對(duì)中小企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行研究分析，就能為實(shí)際檔案信息化管理發(fā)展提供理論依據(jù)，從而更好地促進(jìn)中小企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

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